醫(yī)療檔案管理信息化中存在的問題及對策

1、    醫(yī)療檔案管理信息化中存在的問題及對策    白蕾摘 要：隨著人民醫(yī)療安全意識的不斷提高，醫(yī)療檔案管理占有越來越重要的地位，并且，隨著時代發(fā)展，醫(yī)療檔案管理工作也取得了較大的發(fā)展。近年來，由于信息技術(shù)對人們工作、生活的改變，醫(yī)療檔案管理也逐漸開始了與信息技術(shù)的融合。許多醫(yī)院紛紛開始使用電子檔案管理系統(tǒng)，不僅提高了該項工作的效率，也優(yōu)化了檔案查詢、提取、使用等服務(wù)流程。雖然信息技術(shù)為醫(yī)療檔案管理工作帶來了許多優(yōu)勢，但在實(shí)際工作中仍存在不少問題，甚至產(chǎn)生了不利的影響。本文即從醫(yī)療檔案信息化概述著手，分析其中存在的問題，并試圖探討其優(yōu)化措施，以期對實(shí)際工

2、作提供理論指導(dǎo)，推動醫(yī)療檔案信息化的進(jìn)一步發(fā)展。關(guān)鍵詞：醫(yī)療檔案；信息化；問題；對策醫(yī)療檔案包括患者個人基本信息，各種醫(yī)囑信息，檢查化驗結(jié)果，患者病情變化等內(nèi)容，為患者的進(jìn)一步治療提供了可依據(jù)的資料，在醫(yī)療糾紛鑒定、維護(hù)患者權(quán)益等方面起到重要作用，醫(yī)療檔案的管理水平也往往反映了一家醫(yī)院的管理水平。特別是近年來，隨著社會生活水平提高，人們的自我保護(hù)意識越來越強(qiáng)，對醫(yī)療服務(wù)的要求越來越高，醫(yī)療檔案的重要性也就越來越強(qiáng)。1 醫(yī)療檔案管理信息化概述醫(yī)療檔案信息化，顧名思義，就是將檔案管理與信息技術(shù)相結(jié)合，通過將患者的各項就醫(yī)信息錄入系統(tǒng)、生成個人醫(yī)療檔案，利用網(wǎng)絡(luò)平臺對這些檔案信息進(jìn)行處理，包括資料收

3、集、鑒定、儲存、編目、查詢、提取使用等。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需要較大的儲存空間和較為嚴(yán)格的儲存環(huán)境，并可能因保存不當(dāng)或不良借閱行為而出現(xiàn)檔案被污染、缺頁甚至丟失，而且由于信息量巨大，人工檢索、查閱非常不便，管理效率也較低。2 醫(yī)療檔案信息化的問題2.1 檔案管理信息化意識淡薄多數(shù)醫(yī)院管理層對醫(yī)療文書檔案管理的認(rèn)識不足，觀念較為陳舊，對信息化環(huán)境下的檔案管理仍采取老方法，難以滿足新時期信息化技術(shù)對醫(yī)院檔案管理的新要求，也并沒有意識到信息技術(shù)對檔案管理工作的重要作用。因此，由于領(lǐng)導(dǎo)層的忽視，會明顯影響到醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)。許多醫(yī)院檔案室仍沿襲傳統(tǒng)手工管理模式，對于醫(yī)療檔案的收集、保存、使用等方面過

4、于重視，而對檔案的整理、統(tǒng)計、編研等方面重視不足。2.2 缺乏完善的檔案信息化管理制度多數(shù)醫(yī)院的檔案管理仍遵循傳統(tǒng)手工檔案管理的制度，沒有專門針對信息化管理而設(shè)立的制度。而且，醫(yī)院的檔案管理工作，往往受到多個部門管理，沒有專職專管，缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)。比如，綜合檔案室主要管理醫(yī)院檔案中的文書、影像等類型的資料，負(fù)責(zé)收集、整理、編碼、入庫等。但除了綜合檔案室，主管醫(yī)療的部門可能會對其中的病歷檔案書寫內(nèi)容、各項檢查化驗結(jié)果進(jìn)行管理，財務(wù)科可能會對其中的財會檔案負(fù)責(zé)，而人事科可能會對人事檔案實(shí)施管理。不同科室要求不同，對檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)不同，參與管理的科室過多，就會導(dǎo)致標(biāo)準(zhǔn)、水平各異的情況，更不利于統(tǒng)

5、一規(guī)范的信息化管理制度的建立。2.3 檔案室工作人員信息化素質(zhì)較低醫(yī)院的檔案管理信息化，不僅要求管理人員具備專業(yè)的檔案管理技能，也要求人員有一定的信息化素養(yǎng)。但就目前來說，許多醫(yī)院由于本身對檔案管理的不重視，認(rèn)為醫(yī)院檔案僅僅是簡單的收集各種紙質(zhì)檔案資料，整理、裝訂成卷、入庫保存，必要時幫助查找并做好歸檔等，并沒有意識到其中的技術(shù)含量。因此，不少檔案管理人員并不具備基本的專業(yè)素質(zhì)，更不用說計算機(jī)運(yùn)用能力了，甚至有不少醫(yī)院是由其他科室人員兼職檔案管理，造成了檔案管理信息化素質(zhì)整體的低下。2.4 對檔案室信息化投入不足由于醫(yī)院管理層面對檔案管理的缺乏重視，對信息化管理的認(rèn)識不足，直接導(dǎo)致在醫(yī)院各項工

6、作進(jìn)行發(fā)展規(guī)劃時，對檔案室的信息化建設(shè)投入不足，整體的硬件、軟件設(shè)施均較為落后。許多醫(yī)院檔案室沒有配備加密計算機(jī)、掃描儀、專用機(jī)房及專用于檔案的移動存儲工具等，也有不少單位沒有專門的局域網(wǎng)用作本院的檔案管理。上述這些問題，都不利于醫(yī)院檔案管理的正常信息化進(jìn)程。3 對該項工作的有效對策探討3.1 院領(lǐng)導(dǎo)需加強(qiáng)檔案信息化意識加強(qiáng)醫(yī)院的檔案管理信息化建設(shè)，首先需讓院領(lǐng)導(dǎo)提高對該項工作性質(zhì)、內(nèi)容及其重要性的認(rèn)識。只有從領(lǐng)導(dǎo)層面提高認(rèn)識，在進(jìn)行醫(yī)院一定階段內(nèi)的發(fā)展規(guī)劃時，才可能將檔案室的信息化建設(shè)提上日程。并且，由于上行下效的緣故，檔案部門工作人員也會隨之提高對本職工作的重視程度。3.2 完善相關(guān)的管理

7、制度醫(yī)院需針對信息化的檔案管理建立相應(yīng)的制度，不僅對檔案管理的各項工作需不斷細(xì)化，對其中各個環(huán)節(jié)，如檔案錄入格式、整理、存檔、查閱等均需制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，需責(zé)任到人，而且，檔案需由固定、專門的部門管理，由專門的部門對檔案管理工作負(fù)責(zé)，避免以往的多部門同時管理造成的標(biāo)準(zhǔn)難以統(tǒng)一的情況。對于檔案部門的管理人員，需建立合理的績效考核制度，針對檔案管理具體工作內(nèi)容設(shè)置相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，制定科學(xué)、合理的激勵機(jī)制，促進(jìn)員工的工作責(zé)任心和積極性，以最大化滿足醫(yī)院的日常管理需要，保證該項工作的正常運(yùn)行。3.3 定期組織員工培訓(xùn)任何部門的工作離不開部門內(nèi)部員工的素質(zhì)，或者說，部門員工的專業(yè)素質(zhì)是影響檔案管理信息化工作發(fā)展

8、的關(guān)鍵。因此，醫(yī)院檔案部門需一方面加強(qiáng)優(yōu)秀人才的引進(jìn)，用完善的體制吸引人才、留住人才。另外，對于部門現(xiàn)有人員，需定期組織員工專業(yè)培訓(xùn)，更新人員的知識儲備。培訓(xùn)后需對員工進(jìn)行考核，將其成績與績效相掛鉤，對于通不過的員工，需考慮調(diào)離原崗位，對于考核成績好的員工，需給予適當(dāng)?shù)莫剟?，從而促使員工能自覺自愿的提高自身專業(yè)技能，打造一支高素質(zhì)的員工隊伍。3.4 加大對信息化建設(shè)的投入在提高認(rèn)識，健全制度，充實(shí)人才儲備后，醫(yī)院管理層需將檔案管理信息化建設(shè)作為本院工作的重點(diǎn)內(nèi)容之一，加大對該項工作的投入。一方面需要定期更新設(shè)備，引進(jìn)先進(jìn)的硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)，設(shè)置專門的人員負(fù)責(zé)檔案系統(tǒng)局域網(wǎng)的定期維護(hù)。另一方面

9、，需加大資金投入，用于員工培訓(xùn)、提高員工待遇、建立激勵機(jī)制等，以最終確保醫(yī)院的檔案管理部門擁有足夠先進(jìn)的硬件設(shè)備和足夠高素質(zhì)的人才儲備，提高檔案部門工作效率。4 小結(jié)總之，將檔案管理和信息技術(shù)相結(jié)合，可極大提高工作效率，減少儲存空間，改善資料的查找、整理、使用效率。各醫(yī)院需認(rèn)真分析本院醫(yī)療檔案管理信息化中存在問題，從提高思想認(rèn)識、完善制度建設(shè)、提高員工素質(zhì)、加大信息化建設(shè)投入等方面著手，以期最終促進(jìn)本院檔案管理信息化工作高效運(yùn)行。參考文獻(xiàn)1章磊.信息化背景下醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀與對策分析j.才智，2017（28）：357.2劉曉華.新形勢下醫(yī)院檔案管理信息化的問題與對策研究j.中國管理信息化，2016，19（2）.3慕曉