管理信息系統(tǒng)案例2庫存管理系統(tǒng)

1、案例2：庫存管理系統(tǒng)第一節(jié)系統(tǒng)調(diào)查與分析以美國某批發(fā)服務(wù)公司的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)為例。該公司從生產(chǎn)廠家購進(jìn)各類商品放入倉庫，接受各地零售商的訂單，按要求將貨物運(yùn)到指定 地點(diǎn)。一般說來零售商總喜歡首先到這個(gè)公司訂貨由于它的批發(fā)價(jià)格較為低廉。但是，如果某個(gè)零 售商的訂貨要求得不到滿足，它就會轉(zhuǎn)向其它公司訂貨，從而使這個(gè)公司失去顧客。零售商的訂貨 fi:是受季節(jié)影響的。為了滿足顧客訂貨要求并盡量減少庫存積壓，該公司計(jì)劃開發(fā)一個(gè)庫存控制系統(tǒng)。主要目的 有：1）為顧客訂貨提供更好的服務(wù)；2）控制庫存水平:3）決定向廠家訂貨的時(shí)間和批量。一、系統(tǒng)調(diào)查與分析系統(tǒng)開發(fā)隊(duì)伍由用戶、計(jì)算機(jī)工作人員和上層領(lǐng)導(dǎo)。它們用幾

2、周吋間調(diào)查了現(xiàn)系統(tǒng)的工作情況 和存在問題。產(chǎn)生了如下報(bào)告。1. 現(xiàn)存系統(tǒng)現(xiàn)存系統(tǒng)的工作流程如圖6-1所示。全部處理工作都是由手工來進(jìn)行的。有的商品由于擔(dān)心訂 貨無法滿足而造成嚴(yán)重積壓；有的商品由于錯(cuò)過了合適的實(shí)際而使顧客轉(zhuǎn)移到其它公司。目前的訂 貨時(shí)間基本上是rti倉庫保管人員決定的。它們憑經(jīng)驗(yàn)給出一個(gè)最佳訂貨點(diǎn)，當(dāng)發(fā)現(xiàn)庫存貨物低于此 點(diǎn)時(shí)，便向采購部門發(fā)出訂貨要求。同時(shí)倉庫保管人員無法參考銷售預(yù)報(bào)結(jié)果。2. 計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的目標(biāo)在不降低顧客服務(wù)水平的前提下，減少庫存水平改善訂貨策略對于山季節(jié)變化和具有緩慢變化趨勢的商品，改善它們的庫存管理搜集銷售數(shù)據(jù)，從中分析銷售趨勢以保證適當(dāng)?shù)馁徺I策略和庫存水

3、平。3. 決策內(nèi)容每一季度中都應(yīng)訂購什么貨物？在季節(jié)中應(yīng)追訂哪些貨物？何時(shí)追訂？每次應(yīng)追訂多少貨物？哪些貨物應(yīng)該從倉庫中淘汰？4. 信息流倉庫保管人員每天檢查實(shí)際庫存。當(dāng)發(fā)現(xiàn)庫存貨物低于訂貨點(diǎn)時(shí)，便于h末向采購部門發(fā)出 訂貨要求。采購部門檢查該商品的是否已經(jīng)在訂，如果沒有則發(fā)出訂貨書，如已在訂，則催促廠方 盡快交貨。在每季度末，采購部門分析釆購的訂單并估計(jì)下一季度各種商品各需要訂貨多少，據(jù)此 確定下一季度的訂單。各月平均發(fā)出的訂單數(shù)量如表1所示。表2-1信息流量調(diào)查結(jié)果月份平均訂單數(shù)月份平均訂單數(shù)-月4100七月5, 000二月6, 700八月5, 100三月7, 800九月6, 200四月&

4、amp; 400十月9, 500五月5, 400十一月10, 100六月4, 600十二月& 200合計(jì)81, 100每月平均訂單數(shù)每天平均訂單數(shù)每天最多訂單數(shù)每張訂單上的平均商品類數(shù)6, 7582225005. 15.幾種不同方案的比較如表2-2:表2-2選取方案方案1對現(xiàn)系統(tǒng)稍加改善方案2用簡單的經(jīng) 濟(jì)訂單批量模型 進(jìn)行計(jì)算機(jī)批處 理方案3購頭現(xiàn)成 的庫存控制軟 件包方案4開發(fā)在線 的庫存控制系 統(tǒng)可滿足多少指 定的目標(biāo)5%75%60%95%可節(jié)約的金額5 000美元/年20 000美元/年15 000美元/年15 000美元/年無形的利益10%30%25%50%開發(fā)所需時(shí)間3個(gè)月

5、18個(gè)月6個(gè)月2年以上總開發(fā)費(fèi)用10 000美元50 000美元55 000美元80 000美元6. 兒種不同方案的詳細(xì)分析（1）方案一工作方式一一所需費(fèi)用最低，對組織的影響最小，但可以達(dá)到部分改善效果。決策和信息流一一最佳訂貨點(diǎn)和訂貨批量的決定變的較為科學(xué)，其它不受影響，信息處理方 式不變。所用設(shè)備一一可不用計(jì)算機(jī)。開發(fā)步驟一一2、3個(gè)月即可。對組織的影響一一幾乎沒有影響。對人員的影響一一采購人員工作稍多一些，倉庫人員工作相對減少。費(fèi)用和利益一一計(jì)算最佳訂貨點(diǎn)的機(jī)時(shí)費(fèi)和打印費(fèi)。利益是可以減少庫存積壓和選取單位成木最低的訂貨量。工作方式一一庫房人員每周向計(jì)算機(jī)輸入貨物進(jìn)出數(shù)量2次。計(jì)算機(jī)自動完

6、成訂貨檢查和通知。 采購部門按照通知訂貨，并通知計(jì)算機(jī)訂貨情況。該系統(tǒng)能夠隨吋查詢。決策和信息流一一對四種決策都起到較好的作用。倉庫和采購部門輸入信息，采購部門還要從 計(jì)算機(jī)得到信息。所用設(shè)備一一可用穿孔卡片于輸入，打印訂貨通知作為輸出。在磁帶上建立一個(gè)文件以存儲各 類商品的最佳訂貨點(diǎn)點(diǎn)和最佳批量。計(jì)算機(jī)可放在公司本部，而在批處理終端上運(yùn)行本系統(tǒng)。開發(fā)步驟一一大約需用一年時(shí)間。但為了謹(jǐn)慎起見，估計(jì)為18個(gè)月.它包扌舌最佳訂貨點(diǎn)和訂 貨批量的計(jì)算以及相應(yīng)文件的建立；批處理軟件的設(shè)計(jì)、編程和調(diào)試；輸入輸出格式的設(shè)計(jì)；培訓(xùn) 庫房和采購部門如何填寫輸入表格，培訓(xùn)從事卡片穿孔和數(shù)據(jù)輸入等工作的專門操作員

7、。對組織的影響一一有必要在庫房中專門安排兒個(gè)人從事數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備和控制工作，也要有人負(fù)責(zé) 把倉庫填寫的報(bào)表傳送給批處理終端上的操作人員。據(jù)調(diào)查、倉庫管理人員很歡迎不再每天核對實(shí) 際庫存與最佳訂貨點(diǎn)，他們反映，這項(xiàng)核對工作十分麻煩又易出錯(cuò)。如果由計(jì)算機(jī)來口動核對，會 減輕負(fù)擔(dān)。采購部門人員也表示歡迎由計(jì)算機(jī)自動開訂貨單和催貨單.因?yàn)樗麄兡壳懊刻於家獜膸?房接到許多訂貨通知，而且都要查對是否已經(jīng)在訂。對人員的影響一一從表面上看，人員工作方式變化不大，但影響的范圍較廣泛，各類人員的工 作方式都會有些變化。倉庫人員和釆購人員都要為向計(jì)算機(jī)輸入準(zhǔn)備數(shù)據(jù)，上層管理人員可以隨時(shí) 向計(jì)算機(jī)查詢并得到各種報(bào)告.不過

8、，具體到每個(gè)人來說，都沒有增添什么額外的工作。費(fèi)用和利益一一由于計(jì)算機(jī)對最佳訂貨點(diǎn)不會發(fā)生錯(cuò)誤，所以更好地保證了對顧客服務(wù)的水 平，更大地減少了庫存積壓，可以更準(zhǔn)確地利用最佳批量的折扣，從而降低采購成木。所發(fā)生的費(fèi) 用主要是系統(tǒng)開發(fā)的人工費(fèi)用，50 000美元是根據(jù)本公司的計(jì)算機(jī)人員開發(fā)其它系統(tǒng)所用的費(fèi)用 估算出來的。(3) 方案三：購買現(xiàn)成的庫存控制軟件包工作方式一一開發(fā)小組分析了幾種可以買到的庫存控制軟件包并選定了其中最理想的一種。這 個(gè)軟件包的工作方式與批處理系統(tǒng)大致一樣。但該軟件包具備一些對我們毫無用處的功能，同時(shí)有 些我們所需要的功能它又沒有，需要加以改造。決策和信息流一一同批處理系

9、統(tǒng)。所用的設(shè)備一一同批處理系統(tǒng)。幵發(fā)步驟一一購買和裝置軟件包，進(jìn)行必要的改造以適合本公司需耍，人員培訓(xùn)等.估計(jì)要用 半年左右時(shí)間。對組織的影響一一同批處理系統(tǒng)。對人員的影響一一同批處理系統(tǒng)。費(fèi)用和利益一一利益與批處理系統(tǒng)差不多，但費(fèi)用會略高一些，因?yàn)檐浖旧碣M(fèi)用就是40 000 美元，還要加以改造和實(shí)施。(4) 方案四：在線系統(tǒng)工作方式一一這種系統(tǒng)最為理想。它不需要有人專門從事鍵盤輸入工作，而是在倉庫、銷售部 門和采購部門均設(shè)有終端。數(shù)據(jù)山用戶隨時(shí)在終端上鍵入。決策和信息流一一對決策的影響與批處理相同，但更為及時(shí)。信息流會發(fā)生變化，書面上的內(nèi) 容會大大減少，用戶直接與計(jì)算機(jī)“會話”。所用的設(shè)

10、備一一文件將不再存于磁帶上。而必須存于磁盤上以備各種用戶隨時(shí)存取，文件結(jié)構(gòu) 也將變得復(fù)雜，輸出方式也多種多樣，有些是打印報(bào)表，有些是屏幕顯示。開發(fā)步驟一一雖然該公司已經(jīng)有了兒個(gè)在線計(jì)算機(jī)系統(tǒng)在運(yùn)行，但要開發(fā)這種在線庫存控制系 統(tǒng)，仍需要較大的努力。因此所用人工和時(shí)間都會較長。對組織的影響一一會對組織有較大影響。因?yàn)楦鞣N人的工作方式都發(fā)生了較大變化，不再以書 面文字為主要媒介，而代之以直接同計(jì)算機(jī)打交道。也可能會出現(xiàn)計(jì)算機(jī)出故障從而影響止常工作 的問題。各種備份文件也必須隨時(shí)準(zhǔn)備。對人員的影響一一系統(tǒng)用起來會十分順，減少了大量的文牘工作。但有個(gè)問題，就是各類人員 必須盡快熟悉這種終端上的工作方式

11、。山于多年來人們已習(xí)慣于利用書面材料，所以這種工作方式 的轉(zhuǎn)換有個(gè)接受過程。費(fèi)用和利益一一利益很大，主要是由于數(shù)據(jù)來源于現(xiàn)場，十分及時(shí)，十分可靠。但運(yùn)行費(fèi)用將 會高于批處理系統(tǒng)。二、領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)系統(tǒng)調(diào)查的分析結(jié)果上報(bào)給公司上層的委員會。委員們討論后同意開發(fā)小組對現(xiàn)存系統(tǒng)的分 析，認(rèn)為應(yīng)該開發(fā)一個(gè)新的系統(tǒng)。對于具體開發(fā)的四種方案，委員們否決了小改小革和購置軟件包 兩個(gè)方案（注：事實(shí)上，從上面的分析中可以看出購置現(xiàn)成軟件包是最為可取的方案。拒絕此方案 只是為了教學(xué)的需要，以便引入系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段）。對于二、四兩個(gè)方案，委員們觀點(diǎn)不一致，因此 要求開發(fā)小組作進(jìn)一步的可行性研究。開發(fā)小組乂用了兩周時(shí)間，詳細(xì)比

12、較了兩種方案的優(yōu)劣，經(jīng) 過細(xì)致的估算，得知第一次報(bào)告的估算過于保守。事實(shí)上，批處理系統(tǒng)只要12個(gè)月和8萬美元， 而在線系統(tǒng)只需18個(gè)月和11萬美元。鑒于各類用戶對終端工作很不熟悉，所以同意開發(fā)批處理系統(tǒng)，但是要求開發(fā)小組在設(shè)計(jì)時(shí) 留有充分的余地，以便在條件成熟時(shí)，可以較順利的轉(zhuǎn)入在線系統(tǒng)。根據(jù)上述指示，開發(fā)小紐進(jìn)入了系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段的工作。第二節(jié)系統(tǒng)設(shè)計(jì)一、代碼設(shè)計(jì)倉庫中全部零件可分為兒十類，每類中又各有兒十個(gè)類，每小類中又各有兒十種商品。所以 商品代碼取六位數(shù)字即可。但為了減少輸入錯(cuò)誤，多位代碼后邊加一個(gè)校驗(yàn)值，所以一共是7位數(shù)。二、輸出設(shè)計(jì)系統(tǒng)的主要輸出有四個(gè)：庫存總帳、追訂報(bào)告、訂單分析報(bào)告

13、、庫存盤點(diǎn)的調(diào)整報(bào)告。下面 分別進(jìn)行描述。1. 庫存總帳去向一一銷售部門、釆購部門、倉庫、財(cái)會部門。形式一一縮微膠片。順序一一依商品代號排序。2. 追訂報(bào)告去向一采購部門。形式一一打印。順序一一依商品代碼排序。頻率一一每批處理打卬一次。3. 訂單分析報(bào)告去向采購部門。形式一一打卬。順序一一依商品代碼次序或依訂貨廠方順序。內(nèi)容一一代碼、商品名稱、單位、年訂貨量、最佳訂貨點(diǎn)、最佳批量、缺貨數(shù)量。4. 庫存盤點(diǎn)后的調(diào)整報(bào)告形式一一打印。順序一一依商品代碼次序。頻率每次盤點(diǎn)后打印。內(nèi)容一一代碼、商品名稱、單位、前十二個(gè)月的盈余、帳面盈余、前十二個(gè)月的支出、本月支 出、盤點(diǎn)日期、調(diào)整數(shù)量。三、輸入設(shè)計(jì)輸

14、入的數(shù)據(jù)有四種，分別為顧客訂貨單、入庫通知、采購部門的訂貨通知和錯(cuò)誤改正。分別 描述如下：1. 顧客訂貨單來源一一銷售部門媒體一一卡片（每張訂單上的®種貨物各占用一張卡片）字段一一顧客代碼（八位數(shù)字型）商品代碼（八位數(shù)字型）訂貨數(shù)量（六位數(shù)字型）廠方代碼（六位數(shù)字型）單價(jià)（八位數(shù)字型一兩位小數(shù)）估計(jì)卡片數(shù)量一一每天平均1 600張每天最多2 500張2. 入庫通知來源一一庫房媒體r片（每到一種貨物占用一張卡片）字段一一商品代碼（八位數(shù)字型）數(shù)量（六位數(shù)字型）廠方代碼（六位數(shù)字型）訂單發(fā)出日期（六位數(shù)字型）估計(jì)卡片數(shù)量每天平均800張每天最多1 500張3. 訂貨通知來源一一采購部門媒

15、體r片（每訂一項(xiàng)商品占用一張卡片）字段一一商品代碼（八位數(shù)字型）數(shù)量（六位數(shù)字型）4. 錯(cuò)誤改正來源一一所有用戶媒體一一卡片字段一一市負(fù)責(zé)改錯(cuò)工作的程序員設(shè)計(jì)（也包括盤點(diǎn)后的實(shí)際庫存的輸入）四、文件設(shè)計(jì)要使用7個(gè)文件，其中3個(gè)位于磁盤上，四個(gè)存于磁帶上。對它們分別描述如下：1. 主文件主文件共有20個(gè)字段：字段名稱長度類型商品代碼8數(shù)字型商品名稱50字符型單位5字符型上期結(jié)余8數(shù)字型本期結(jié)余8數(shù)字型過去十二個(gè)月結(jié)余8*12=96數(shù)字型本期支出6數(shù)字型過去十二個(gè)月支出6*12=72數(shù)字型提前期內(nèi)支出6數(shù)字型追訂數(shù)量8數(shù)字型最新訂貨成本9數(shù)字型（小數(shù)2位）在訂數(shù)量8數(shù)字型訂貨日期6數(shù)字型缺貨個(gè)數(shù)3

16、數(shù)字型三家新零售商6*3=18數(shù)字型這三家本年訂單張數(shù)3*3=9數(shù)字型這三家本年訂貨總額7*3數(shù)字型這三家的地址代碼6*3數(shù)字型超前期（天）3數(shù)字型刪除標(biāo)記1數(shù)字型備用空間20數(shù)字型2. 索引文件它存于磁盤上。它按照商品代碼進(jìn)行索引。3. 報(bào)表格式文件它存于磁盤上。所存錄的格式與二種打印輸出格式相同。4. 編輯文件它存于磁帶上，用來暫時(shí)存放輸入的數(shù)據(jù)。5. 排序文件它存于磁帶上，用來存放經(jīng)過排序以后的輸入數(shù)據(jù)。6. 庫存總帳文件它存于磁帶上。其內(nèi)容與輸出的庫存總帳一樣，用來準(zhǔn)備產(chǎn)生縮微膠片。7. 報(bào)告文件它存于磁帶上，用來存放三種打印輸出報(bào)表所需要的全部信息。五、過程設(shè)計(jì)圖2-1系統(tǒng)流程圖圖2

17、 1給出了該系統(tǒng)的簡單流程圖。可以解釋如下：四種輸入均先經(jīng)過一個(gè)編輯程序進(jìn)行編 輯，使得輸入的數(shù)據(jù)完全具備以后處理所必需的格式。然后，經(jīng)過一個(gè)排序程序?qū)@些輸入數(shù)據(jù)予 以排序(按商品代碼)。排好序的數(shù)據(jù)被更新程序用來更新主文件，并產(chǎn)生新的庫存總帳文件和報(bào) 告文件，如有錯(cuò)誤也立即打卬出來。報(bào)告生成程序參照報(bào)表格式文件所描述的格式將報(bào)告文件生成 三種打印報(bào)表。除此z外，還有一個(gè)專門的檢索程序，它可幫助用戶隨時(shí)進(jìn)行自己所關(guān)心的查詢檢 索。六、由人工進(jìn)行的輸入準(zhǔn)備工作1 顧客訂貨單的輸入準(zhǔn)備工作顧客訂貨單的處理分同步進(jìn)行，分別如同2-2 (a)和2 2(b)所示。在圖2-2 (a)中，由接收顧 客訂單開始。先檢查該訂單上的貨物是否在同一倉庫。如果在不同倉庫，則應(yīng)將訂單分成幾份送往 各自的倉庫。倉庫人員則按照發(fā)貨的h期把訂單納人自已的文件夾中。(a)圖2-2顧客訂單輸入準(zhǔn)備工作2. 訂貨通知的輸入準(zhǔn)備工作采購部門由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)得到追訂報(bào)告，著手準(zhǔn)備訂單,圖2-3表明訂單通知的輸入準(zhǔn)備工作。一式8份。其中