提升企業(yè)檔案管理水平探索

1、提升企業(yè)檔案管理水平探索【摘要】隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，如何管理好、 使用好檔案成為擺在企業(yè)管理者面前的一個(gè)重要課題，本文 就如何更好的提升企業(yè)檔案管理水平，使其更好的服務(wù)于企 業(yè)的科研、生產(chǎn)、決策等各環(huán)節(jié)，提出一些探索意見?！娟P(guān)鍵詞】企業(yè)檔案管理 科學(xué)規(guī)范一體化管理檔案管理是企業(yè)基礎(chǔ)管理工作中的重要環(huán)節(jié)，要以''四 化”建設(shè)（專業(yè)化、信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、高端化）為抓手，全 面提升企業(yè)的檔案管理水平，更新檔案管理觀念，創(chuàng)新檔案 管理模式，加強(qiáng)檔案資源開發(fā)，只有這樣才能為企業(yè)的生產(chǎn)、 經(jīng)營(yíng)管理和決策提供一流的服務(wù)，為企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展做出 更積極的貢獻(xiàn)。1以管理專業(yè)化為基礎(chǔ)，建立高效務(wù)

2、實(shí)的檔案組織體系 組織領(lǐng)導(dǎo)到位。要建立健全檔案管理組織體系，全方位、 全過(guò)程高效推進(jìn)檔案管理工作。企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔 案管理工作，重要工作親自部署，重大問(wèn)題親自過(guò)問(wèn)，重要 環(huán)節(jié)親自調(diào)度，重要事項(xiàng)親自督辦，確保企業(yè)檔案管理工作 與企業(yè)效益同步發(fā)展。管理科學(xué)規(guī)范。要把檔案工作納入企業(yè)的整體發(fā)展規(guī) 劃，在全面完成檔案管理規(guī)劃的基礎(chǔ)上，繼續(xù)制定并落實(shí)新 一時(shí)期檔案工作發(fā)展規(guī)劃，明確年度工作任務(wù)，制定分階段 實(shí)施計(jì)劃，確保檔案管理工作的規(guī)范性、科學(xué)性和系統(tǒng)性。 要開展檔案專業(yè)自評(píng)和綜合自評(píng)，通過(guò)自查，發(fā)現(xiàn)在業(yè)務(wù)建 設(shè)、信息化建設(shè)以及設(shè)施設(shè)備建設(shè)等方面的問(wèn)題，制定改進(jìn) 措施計(jì)劃，明確“量、質(zhì)、期”要

3、求，做到“責(zé)任、壓力、 操作、監(jiān)督”四到位。人員配備充足。根據(jù)企業(yè)發(fā)展需要，企業(yè)檔案室要配備 專職檔案員數(shù)名，應(yīng)具備專業(yè)技能及副館員以上職稱，還要 面向基層配置兼職檔案員。只有完備的檔案管理三級(jí)網(wǎng)絡(luò)和 相對(duì)穩(wěn)定的檔案工作隊(duì)伍，才能有力保證企業(yè)檔案管理工作 的正常開展。要高度重視檔案管理教育培訓(xùn)工作，每年通過(guò) 組織檔案法、檔案管理考核辦法等法規(guī)制度的培訓(xùn)考 核，使有關(guān)管理干部和專業(yè)技術(shù)人員掌握檔案管理的基本知 識(shí)和工作技能，成為企業(yè)檔案管理工作的能手。2.以檔案信息化為核心，加快推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化步伐 優(yōu)化協(xié)同辦公系統(tǒng)應(yīng)用。要迅速推廣應(yīng)用協(xié)同辦公系 統(tǒng)，充分認(rèn)識(shí)該系統(tǒng)對(duì)檔案管理信息化的重要意義，

4、全面組 織人員參加培訓(xùn)班，對(duì)檔案管理模塊提出應(yīng)用改進(jìn)建議，使 系統(tǒng)更加符合企業(yè)檔案管理工作的實(shí)際。加深與企業(yè)信息系統(tǒng)的融合。依托生產(chǎn)管理系統(tǒng)(pms), 實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)建設(shè)領(lǐng)域檔案數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)更新、查閱、操作的全數(shù) 字化管理。以空間圖形(gis平臺(tái))為載體，建設(shè)完善圖模 一體化平臺(tái)，對(duì)每次操作的數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)記錄存儲(chǔ)。積極開發(fā)檔案信息資源。充分利用現(xiàn)代化設(shè)備，將文書 檔案、音像檔案、科技檔案全部錄入檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)， 實(shí)現(xiàn)了檔案的網(wǎng)上存貯、統(tǒng)計(jì)、分類、檢索、開發(fā)和異地查 閱等功能。加強(qiáng)檔案實(shí)體與信息的安全防護(hù)，企業(yè)檔案信息 數(shù)據(jù)庫(kù)全部實(shí)現(xiàn)異地備份，確保網(wǎng)絡(luò)傳輸及檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的安 全。3以流程標(biāo)準(zhǔn)化為抓手

5、，為中心工作提供高效便捷的服 務(wù)實(shí)現(xiàn)檔案資料收集標(biāo)準(zhǔn)化。要嚴(yán)格規(guī)范基礎(chǔ)檔案資料的 收集工作，明確劃分車間、部室資料歸檔的職責(zé)、范圍和要 求，確保文書檔案、財(cái)務(wù)檔案、實(shí)物檔案以及科技檔案的及 時(shí)、完整移交，要做到檔案完整率、歸檔率和準(zhǔn)確率均達(dá)到 100%o實(shí)現(xiàn)檔案查詢標(biāo)準(zhǔn)化。積極拓寬檔案服務(wù)內(nèi)容，建立起 科學(xué)完善的檔案總目錄、分類目錄、卷內(nèi)目錄、全引目錄、 字號(hào)索引目錄、底圖目錄以及機(jī)讀目錄等多種檢索工具平 臺(tái)，最大限度滿足檔案使用者的需求。規(guī)范電話咨詢、來(lái)人 查詢、提供資料、出具證明等檔案查詢標(biāo)準(zhǔn)服務(wù)流程，為企 業(yè)工作的正常開展和領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策提供方便快捷、翔實(shí)可 靠的資料服務(wù)。實(shí)現(xiàn)檔案資源加

6、工標(biāo)準(zhǔn)化。深入開發(fā)利用檔案信息資 源，有計(jì)劃開展檔案資源的深層次、標(biāo)準(zhǔn)化加工，積極編寫大事記、史料匯編、資料匯編等編研資料，促進(jìn)企 業(yè)各項(xiàng)工作的順利開展。強(qiáng)化檔案管理工作的上下聯(lián)動(dòng)，形 成政令暢通、資源共享、協(xié)調(diào)一致的集約化檔案管理工作新 機(jī)制。4.以配套高端化為支撐，打造先進(jìn)的檔案管理軟硬件環(huán) 境堅(jiān)持高端引領(lǐng)、加大投入，持續(xù)加強(qiáng)檔案管理軟硬件設(shè) 施建設(shè)，為檔案管理水平的提升提供堅(jiān)強(qiáng)支撐。強(qiáng)化硬件環(huán)境建設(shè)。根據(jù)企業(yè)發(fā)展需要和檔案工作規(guī) 劃，要拓展檔案管理辦公區(qū)域，實(shí)行庫(kù)房、閱覽室和辦公室 的三室分開，檔案管理庫(kù)房實(shí)用面積、配置密集均要滿足新 形勢(shì)下企業(yè)檔案管理工作的需要。強(qiáng)化技術(shù)裝備完善。提高

7、檔案管理高端裝備水平，引進(jìn) 數(shù)碼相機(jī)、復(fù)印機(jī)、繪圖儀、大型工程掃描儀、文件掃描儀 等全套數(shù)字化設(shè)備，提升企業(yè)檔案管理數(shù)字化、信息化和實(shí) 用化水平。有能力的企業(yè)可安裝投運(yùn)pde檔案管理系統(tǒng)，實(shí) 現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)各信息系統(tǒng)的無(wú)縫鏈接，將文檔、科 檔查詢系統(tǒng)進(jìn)行集成統(tǒng)一，新增圖紙矢量化、文檔ocr、0a 文件導(dǎo)入等功能，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理。強(qiáng)化檔案安全管理。嚴(yán)格按照檔案管理“九防措施”要 求，在庫(kù)房配齊溫、濕度測(cè)試儀以及滅火器等消防器材，配 備了 1211鹵代烷自動(dòng)滅火系統(tǒng)，確保檔案安全管理工作萬(wàn) 無(wú)一失。從管理與技術(shù)兩方面加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)安全工作，對(duì) 于可開放的檔案，通過(guò)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)公開提供利用，屬不公開的 檔案信息從物理層面杜絕與局域網(wǎng)的連接。同時(shí)，企業(yè)檔案 信息數(shù)據(jù)庫(kù)要全部實(shí)現(xiàn)異地備份，保證企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的安 全可靠。面對(duì)企業(yè)發(fā)展的新形勢(shì)、新任務(wù)、新挑戰(zhàn)，要進(jìn)一步增 強(qiáng)檔案管理工作的緊迫感、責(zé)任感和使命感；按照檔案管理 “集團(tuán)化運(yùn)作、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、信息化應(yīng)用”的管理要求，全 面推進(jìn)檔案管理機(jī)制、標(biāo)準(zhǔn)制度、信息化和素質(zhì)能力“四個(gè) 建設(shè)”，加快推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化和工作價(jià)值的“兩個(gè)提 升”，推動(dòng)檔案管理不斷邁上新的臺(tái)階，為企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展提 供更