如何提高工作效率

1、1. 確定方向 不走冤枉路俗話說(shuō)： " 馬壯車好不如方向?qū)?"，這句話的典故來(lái)自春秋戰(zhàn)國(guó)時(shí)期，有位夫子備了很多 物品，欲前往南方楚國(guó)，便向路人問(wèn)路，路人答：" 此路非往楚國(guó)。 "夫子說(shuō)： "我的馬很壯，沒(méi)關(guān)系。 " 路人又再?gòu)?qiáng)調(diào)這不是去楚國(guó)的方向，夫子依然固執(zhí)的說(shuō)：" 我的車很堅(jiān)固。 "路人只好嘆息的說(shuō)： " 這不是往楚國(guó)的方向??！ " 方向錯(cuò)誤，再怎么努力都枉然。仔細(xì)想想做這項(xiàng)工作的重點(diǎn)是什么， 希望藉此得到什么結(jié)果， 這樣做之后是不是真的能 得到想要的結(jié)果，與你的主管及上下游流程的同事一同討

2、論，再?zèng)Q定整個(gè)方向及流程。小箴言：光是忙碌是不夠的。問(wèn)題在于：我們到底在忙些什么？ 美國(guó)自然主義作家亨利大衛(wèi)梭羅( Henry David Thoreau )2. 做行事歷及項(xiàng)目執(zhí)行計(jì)劃事先做好計(jì)劃表可以幫助你理清想做完的事，你可以利用以下的工具：計(jì)算機(jī)軟件，例如 Outlook 內(nèi)有計(jì)劃表、行程表和日歷。日歷或是商務(wù)日志。自行設(shè)計(jì)的簡(jiǎn)單表格。以一天的計(jì)劃表來(lái)說(shuō)， 首先列出你必須做的事， 這些是你今天的首要工作； 然后再列出 應(yīng)該做的事， 以及可以做但并不急于一時(shí)的事。 然后評(píng)估各項(xiàng)工作所需的時(shí)間， 再?zèng)Q定如何 把時(shí)間分配到這些工作上。記住，應(yīng)該把最重要的事情放在一天中狀況最好的時(shí)間內(nèi)去做。

3、一天的時(shí)間規(guī)劃完成后， 可以延伸成一周的計(jì)劃， 決定一周內(nèi)最重要及必須做的事。 每天要 確認(rèn)行程是否照計(jì)劃進(jìn)行。小箴言： 知道計(jì)劃何時(shí)開始， 就開始列進(jìn)度， 但不要讓做計(jì)劃的時(shí)間取代了執(zhí)行的時(shí)間。 波士頓顧問(wèn)公司副總裁史塔克( George Stalk)3. 運(yùn)用系統(tǒng)思考，工作分門別類進(jìn)行養(yǎng)成把握重點(diǎn)，循序漸進(jìn)，集中力量的習(xí)慣，決定次序，從最重要的事情著手。我們必 須先決定哪一個(gè)工作比較重要， 必須優(yōu)先去做；那些比較不重要， 可以緩辦。不考慮優(yōu)先次 序所產(chǎn)生的另一結(jié)果，常是一無(wú)所成，而且被拖延或耽擱的事情， 等之后再提出時(shí)，往往已 失去時(shí)效性。依工作的重要性決定完成工作的優(yōu)先級(jí)。依工作的重要性

4、決定投入工作的時(shí)間。同性質(zhì)、同種類、類似性高的工作一次解決。 不斷地思考是否有更有效率的工作方法。 心理學(xué)與避免用過(guò)大的手段達(dá)成較小的目的以造成浪費(fèi)，如殺雞焉用牛刀。 小箴言：不要浪費(fèi)時(shí)間做 "垃圾 "工作，去做那些會(huì)增加你生產(chǎn)力的工作。 行為專家羅貝塔羅史( Roberta Roesch)4. 事前準(zhǔn)備需周到在工作過(guò)程中再花時(shí)間去尋找所需的資料或工具， 只會(huì)事倍功半， 徒增出錯(cuò)的機(jī)會(huì)。 事 前即將一切所需都準(zhǔn)備好，即取即用。隨時(shí)準(zhǔn)備好 "最新 "的信息： "資料 "的隨時(shí)更新與增刪，可以讓我們永遠(yuǎn)掌握到最新的訊 息，并隨時(shí)將它做好整

5、編、歸類等的工作，以供我們隨時(shí)掌握最新的狀況， 并可迅速做出正 確的思考判斷。要有 "工具庫(kù) "的觀念：隨時(shí)將自己的知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)、技能等，做好轉(zhuǎn)換成工具的觀念，以 便隨時(shí)可以拿出來(lái)運(yùn)用，或重新組合，以便縮短時(shí)間、提高效率，增加更多的成功機(jī)率。尋找自己的 "良師 "：在公司內(nèi)外尋求一群具備不同專業(yè)技能與職位的良師，藉由良師的經(jīng)驗(yàn)、智能與人脈關(guān)系，可以提供各類的協(xié)助。小箴言：當(dāng)你在做小事情的時(shí)候，你必須想" 大事情 " ，以便讓所有的小事情都能朝正確的方向前進(jìn)。 趨勢(shì)專家艾文托佛勒( Alvin Toffler )5. 不斷學(xué)習(xí)新的知識(shí)與技

6、能在十倍速生涯里， 工作變換得快， 工作速度本身也快， 加上外在環(huán)境及產(chǎn)業(yè)新知識(shí)加速 產(chǎn)生， 若不加緊學(xué)習(xí)腳步， 就可能像老牛拖著重車， 或是一個(gè)折舊嚴(yán)重的汽車卻開在高速公 路上一樣， 不僅充滿了無(wú)力感， 更會(huì)遭受時(shí)代無(wú)情的淘汰。 "苦干 "是成功的充分或基本條件， 但它并不能保證成功，今天我們還要聰明工作，只有不斷學(xué)習(xí)才能提升工作效率及創(chuàng)新。不斷學(xué)習(xí)對(duì)工作能力的增進(jìn)很重要， 綜觀古今中外成功人士， 或是觀察卓越企業(yè)的主管， 主動(dòng)發(fā)問(wèn)、 參加課程，甚至只是默默觀察別人怎么做，都能從中學(xué)習(xí)到新知與技術(shù)，再消化 出更有效的做事方法與解決問(wèn)題之道。小箴言： 今天要追求成功， 和是

7、否擁有能夠開花結(jié)果的知識(shí)、 知識(shí)多少與能夠開花結(jié)果成正比。 企管顧問(wèn)與作家畢德士( Tom Peters)6. 創(chuàng)意使你輕松做事有創(chuàng)造力， 才不會(huì)為了一些問(wèn)題苦思對(duì)策， 在無(wú)例可循的情況下， 急得像熱鍋上的螞蟻， 坐立難安。 時(shí)時(shí)評(píng)估創(chuàng)意帶來(lái)的好成果， 在過(guò)程中你會(huì)領(lǐng)悟到， 利用創(chuàng)意來(lái)解決問(wèn)題是一種 快樂(lè)而有趣的事，培養(yǎng)創(chuàng)意絕對(duì)是企業(yè)人必備的技巧之一。培養(yǎng)創(chuàng)造力的方法有以下幾種：開放心胸， 經(jīng)常注意周遭的環(huán)境， 就像科學(xué)家一樣善于觀察四周的一舉一動(dòng)， 就可發(fā)現(xiàn) 很多新方法能解決老問(wèn)題。檢視所有可能的方案，千萬(wàn)別因 "不可能 "、"幼稚"、"沒(méi)人

8、成功過(guò) "或是 "從沒(méi)聽說(shuō)過(guò) "而 輕易放棄。善用自己的第六感，保有敏銳的感覺(jué)，放松身心，運(yùn)用你的靈感，突破思維的限制。抽離各個(gè)解決問(wèn)題方案的精華， 予以分類整理，再重新組合， 看看彼此的關(guān)系如何，能 否衍生出新的觀點(diǎn)。小箴言： 現(xiàn)在的公司需要很多好點(diǎn)子才能應(yīng)付各種改變，但往往斤斤計(jì)較員工是否準(zhǔn)時(shí)上班。 管理專家馬克艾普勒（ Mark Eppler ）7. 適當(dāng)?shù)?e 化工具輔助高科技能幫助你節(jié)省時(shí)間，不過(guò)先決條件是要選適合自己的，考量你希望它為你做什 么？它對(duì)你有用嗎？購(gòu)買軟件前你需先做研究， 確定它的功能符合你的需求， 要讓 e 化工具 確實(shí)幫你提升效率，請(qǐng)遵

9、循以下步驟：請(qǐng)教同時(shí)熟悉科技產(chǎn)品與你的工作內(nèi)容的高手，了解你正考慮采用的工具有哪些利弊， 是否能節(jié)省時(shí)間、提升生產(chǎn)力，增加你的工作優(yōu)勢(shì)。列一張采購(gòu)評(píng)量表，跟賣場(chǎng)的銷售人員再討論一次?；c(diǎn)時(shí)間練習(xí)該工具的基本技巧，這時(shí)候所花的時(shí)間，將來(lái)都會(huì)加倍帶來(lái)利益。一般會(huì)使用的 e 化工具，包括計(jì)算機(jī)及各式管理軟件、備份系統(tǒng)、電子郵件、網(wǎng)際網(wǎng)絡(luò) （包含線上服務(wù)、全球信息網(wǎng)、新聞布告欄等） 、個(gè)人數(shù)字助理（ PDA ）、行動(dòng)電話、掃描儀 等，即使平常使用的電話、傳真機(jī)、錄音機(jī)等，其實(shí)都有一些功能可以提升效率。 新格無(wú)線通訊小箴言：如果你不了解科技，就永遠(yuǎn)不可能讓科技成為你的幫手。Cingular Wirele

10、ss )執(zhí)行長(zhǎng)史帝芬卡特( Stephen Carter)要讓工作有效率， 分工合作甚至找專家?guī)兔Χ际欠椒ㄖ唬?授權(quán)是節(jié)省時(shí)間的終極武器， 也是增加效率的法寶。 投資一點(diǎn)時(shí)間常常和你的員工溝通， 會(huì)產(chǎn)生很大的效益， 尤其要讓他 們搞清楚狀況，否則他們就不可能分擔(dān)工作負(fù)荷。以下基本原則幫助你更有效地授權(quán)：1. 決定什么事要授權(quán)出去。授權(quán)和交托正常工作任務(wù)是不同的。授權(quán)是交付某人完成你 的工作職責(zé)，但是你保有控制權(quán)，并負(fù)有責(zé)任。2. 說(shuō)明清楚你要的結(jié)果。一般來(lái)說(shuō)，被授權(quán)者都會(huì)用自己的方式去完成任務(wù)，如果你希 望運(yùn)用特定的方法來(lái)完成，一開始就要讓對(duì)方知道。3. 清楚界定責(zé)任。確定對(duì)方了解他所應(yīng)負(fù)的

11、責(zé)任，如果他不了解任務(wù)及目標(biāo)，或是不符 合你的期望，要重新仔細(xì)檢討整件事。小箴言：高績(jī)效者會(huì)集中心力于解決問(wèn)題，而不會(huì)集中心力于責(zé)怪問(wèn)題的發(fā)生。Performance Sciences Corp. 總裁查爾斯佳飛爾( Charles Garfield )9.做好情緒管理每份工作都有壓力，我們的壓力就在于自己的情緒管理上。 情緒管理就像大禹治水一樣， 最好能夠疏導(dǎo)， 如果一股腦將不滿情緒 發(fā)泄在工作或同事身上，只會(huì)讓工作受阻，代價(jià)更大。丹尼爾高曼( Daniel Goleman )提出提升情緒智商的五個(gè)步驟：1. 我想成為什么樣的人？想象一下幾年后自己想成為怎樣的人？思考一下自己典型的 一天是什么樣子？2. 我到底是誰(shuí)？看清自己的弱點(diǎn)很重要，但也要了解自己的長(zhǎng)處。3. 我要如何改變？擬定計(jì)劃朝目標(biāo)去改變，按部就班，從自我覺(jué)醒開始練習(xí)。4. 改變要如何持續(xù)？改變要靠實(shí)踐， 要一遍又一遍地提醒自己要打破過(guò)去的思考和行為 模式。5. 找誰(shuí)幫忙？要增進(jìn)情緒管理的能力，一定要有人幫忙，創(chuàng)造支持我們改變的環(huán)境。小箴言：在他人所輕蔑的事獲得成功，是了不起的事。因?yàn)椋@必須克服他人和自己。 笑傲職場(chǎng)一書作者波德斯塔( Connie Podesta)10.適度休息消除壓力很多人都有一種錯(cuò)誤的觀念，以為多做一點(diǎn)事情