文件管理控制程序

1、24文件管理程序1 目的及范圍：建立公司文件制作、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、回收及更新、保存等程序，確保公司文件得到及時(shí)準(zhǔn)確的處理和安全有效的運(yùn)轉(zhuǎn)。該程序適用于以上環(huán)節(jié)所涉及的相關(guān)部門(mén)及個(gè)人。2 職責(zé)：2.1 總經(jīng)理室負(fù)責(zé)公司文件管理的總協(xié)調(diào)及總監(jiān)督，并受理各部門(mén)有關(guān)文件延誤的投訴；2.2 各部室資料員負(fù)責(zé)文件管理的具體工作，即收發(fā)、登記、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷(xiāo)毀等。3 工作流程：3.1 文件分類(lèi)：3.1.1 通用文件：指公司在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中普遍使用的文件，分為內(nèi)部文件、外來(lái)文件和外送文件。 A. 內(nèi)部文件：即公司制作的只在公司內(nèi)部使用的文件。如請(qǐng)示單、報(bào)告、工作聯(lián)系函、通知、會(huì)議文件、周記、制度

2、文件等B. 外來(lái)文件：即公司收到的由外單位制發(fā)的文件。如法律法規(guī)、政府來(lái)文、供方來(lái)文、顧客來(lái)文、公共事業(yè)單位來(lái)文等C. 外送文件：即公司制作的對(duì)外發(fā)出的文件。如對(duì)政府、供方、顧客、公共事業(yè)單位發(fā)出的文件等 3.1.2 專(zhuān)用文件：指只在公司一定工作部門(mén)或業(yè)務(wù)范圍內(nèi)使用的專(zhuān)門(mén)文件。分為技術(shù)文件、財(cái)務(wù)文件、人事資料、合同文件和簽價(jià)單和決算資料等。A 技術(shù)文件：即以圖紙為核心的工程建設(shè)專(zhuān)用文件。如報(bào)批文件、標(biāo)準(zhǔn)圖集、內(nèi)業(yè)資料、圖紙等。B 財(cái)務(wù)文件：即在公司會(huì)計(jì)工作中形成和使用的會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)材料。如會(huì)計(jì)憑證、帳簿、報(bào)表及相關(guān)的財(cái)務(wù)報(bào)告等。C 人事資料：即公司員工在應(yīng)聘、轉(zhuǎn)正、考評(píng)等人事活動(dòng)中形成的反映個(gè)

3、人基本情況、工作表現(xiàn)的個(gè)人資料。D 合同文件：即在公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中與外單位簽定的具有法律效力的文件。如各類(lèi)工程合同、設(shè)計(jì)合同、售樓合同等。E 簽價(jià)單：即審計(jì)核算部在簽價(jià)認(rèn)價(jià)時(shí)專(zhuān)用的文件。 F 決算資料：即審計(jì)核算部在辦理工程結(jié)算審核過(guò)程中產(chǎn)生的文件。 3.1.3 記錄：即公司各項(xiàng)質(zhì)量活動(dòng)留下的記錄，是一種特殊類(lèi)型的文件。如合格供應(yīng)商名錄、培訓(xùn)記錄、各類(lèi)簽到表、登記表等3.2 總要求：3.2.1 文件處理必須做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。3.2.2 內(nèi)外行文要求做到格式統(tǒng)一、要素完整、文號(hào)分明。對(duì)外行文采用國(guó)家公文格式，內(nèi)部行文按公司慣例采用英文格式。（格式及具體規(guī)定詳見(jiàn)第三層次文件融僑集團(tuán)文件處理辦

4、法之第二章“文件格式”）3.2.3 各部室資料員為公司文件流轉(zhuǎn)的進(jìn)出口，文件不允許由擬寫(xiě)人直接送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人，因特殊情況必須越過(guò)傳遞的，應(yīng)于事后按程序補(bǔ)辦登記。3.2.4 各部室資料員要做好文書(shū)立卷工作。每年年初，根據(jù)以往本部門(mén)文件的運(yùn)轉(zhuǎn)情況，預(yù)計(jì)當(dāng)年可能形成的文件，擬制或修訂立卷類(lèi)目。3.2.5 各部室資料員要建立本部門(mén)的文件清單。即根據(jù)3.2.4訂立的立卷類(lèi)目，將空白的文件清單置于該類(lèi)目的最前面；隨時(shí)將已發(fā)放完畢的文件按已編好的類(lèi)目歸入卷內(nèi)，并按文件收進(jìn)順序填寫(xiě)文件清單。 3.2.6 文件的管理一般要經(jīng)過(guò)如下幾個(gè)環(huán)節(jié)：A 編制：文件由相關(guān)部門(mén)或個(gè)人擬寫(xiě)，所在部室資料員進(jìn)行編號(hào)登記；若以公司名

5、義對(duì)外行文則由總經(jīng)理秘書(shū)編號(hào)。B 批準(zhǔn)：文件內(nèi)容和發(fā)放范圍由相應(yīng)的批準(zhǔn)人審核簽發(fā)；需要多個(gè)部門(mén)批準(zhǔn)的，須進(jìn)行會(huì)簽，簽發(fā)時(shí)須注明簽發(fā)時(shí)間；應(yīng)用軟件的使用權(quán)限需報(bào)送總經(jīng)理批準(zhǔn)。C 登記：收發(fā)文（除便條、介紹信、回執(zhí)等）應(yīng)登記在相應(yīng)的收文發(fā)文登記本上或直接在文件上簽收并及時(shí)整理文件目錄。來(lái)圖加蓋受控分發(fā)號(hào)。D 用?。汗居≌掠煽偨?jīng)理秘書(shū)保管，部門(mén)公章由各部室資料員保管。用印時(shí)，應(yīng)以相關(guān)部門(mén)主管簽發(fā)的文字或經(jīng)部門(mén)經(jīng)理簽字的蓋章聯(lián)系單為依據(jù)。E 發(fā)放：各部室資料員根據(jù)批準(zhǔn)的發(fā)放范圍進(jìn)行分發(fā)。制度文件換版時(shí)，由總經(jīng)理室或相關(guān)部門(mén)根據(jù)發(fā)放清單發(fā)出新版文件。F 傳閱：分為張貼傳閱和傳遞傳閱。張貼傳閱指知曉性文

6、件由發(fā)出部門(mén)的資料員在公司布告欄上予以張貼，各部門(mén)資料員在所在部門(mén)布告欄上張貼；傳遞傳閱指需要傳閱的文件由資料員加蓋閱文章，填寫(xiě)需傳閱人員名單，傳閱人員閱畢簽字。G 更改：技術(shù)文件需要更改時(shí)，應(yīng)由發(fā)布該文件的個(gè)人或部門(mén)提出，并填寫(xiě)文件更改申請(qǐng)單，通過(guò)資料員報(bào)原審批人批準(zhǔn)，并由原文件發(fā)布部門(mén)按原發(fā)放范圍下發(fā)，同時(shí)作好登記。H 版本公布：制度文件換版時(shí)，由總經(jīng)理室主任編制最新版本號(hào)；總經(jīng)理室于每年6月份匯總各部室上交的法律法規(guī)清單及制度文件版本情況并給予公布。I 回收：文件持有人因離職或工作調(diào)動(dòng)不再符合持有資格時(shí)，所在部門(mén)資料員負(fù)責(zé)及時(shí)收回。J 歸卷：各部室資料員要做好平時(shí)歸卷和定期歸卷工作。平時(shí)

7、歸卷即隨時(shí)將發(fā)放完畢的文件按事前編制的立卷類(lèi)目歸入卷內(nèi)；定期歸卷即一個(gè)較長(zhǎng)時(shí)間段后，對(duì)手頭的所有文件進(jìn)行清理，對(duì)無(wú)存檔價(jià)值的文件材料可備文件夾單獨(dú)存放。聯(lián)合辦理的文件原件由主辦部門(mén)歸卷，其他部門(mén)保存復(fù)印件。涉及付款的合同和請(qǐng)示單原件由財(cái)務(wù)計(jì)統(tǒng)部保存。K 借閱：文件需要借閱或復(fù)印時(shí)，借閱人應(yīng)填寫(xiě)文件借閱登記表或圖紙借閱登記表。公司文件不外借給其他單位，如遇特殊情況，需經(jīng)部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn)。L 保護(hù)：文件不管處于使用或是保存狀態(tài)，都要注意保持字跡清晰、份數(shù)完整。歸卷時(shí)，復(fù)寫(xiě)件、圓珠筆書(shū)寫(xiě)件或傳真件等均應(yīng)重新復(fù)印。M 歸檔：各部室按規(guī)定的歸檔時(shí)間將整理過(guò)的有保存價(jià)值的文件向圖書(shū)檔案室移交，無(wú)歸檔或存查價(jià)值

8、的文件，經(jīng)鑒別和主管部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后銷(xiāo)毀。3.2.7 在文件處理時(shí)限方面，一般文件2個(gè)工作日，加急文件1個(gè)工作日（加急文件可加蓋加急章）。若超過(guò)時(shí)限，必須先通知文件發(fā)出部門(mén)，并說(shuō)明原因和預(yù)計(jì)文件處理完結(jié)時(shí)間。牽涉到較大審核工作量的文件在審計(jì)核算部、財(cái)務(wù)計(jì)統(tǒng)部等控制性部門(mén)的處理時(shí)間可根據(jù)實(shí)際需要合理延長(zhǎng)，但必須將延長(zhǎng)的時(shí)限告知文件發(fā)出部門(mén)。部門(mén)之間也應(yīng)加強(qiáng)橫向聯(lián)系，發(fā)文部門(mén)應(yīng)對(duì)已明顯延誤的文件進(jìn)行追蹤。3.2.8 在文件處理權(quán)限方面，部門(mén)經(jīng)理和副經(jīng)理之間因應(yīng)進(jìn)行合理分工。在正職經(jīng)理出差或病假或因其他原因未能及時(shí)履行處理、簽發(fā)文件職責(zé)時(shí)，由副經(jīng)理替代，必要時(shí)可通過(guò)電話向正職經(jīng)理請(qǐng)示，有若干個(gè)副經(jīng)理的

9、部門(mén)應(yīng)明確指定常務(wù)副經(jīng)理。3.2.9 總經(jīng)理室指定專(zhuān)人將正式合同與會(huì)簽的合同草案進(jìn)行核定并簽認(rèn)，以省略各部室二次重復(fù)會(huì)簽的環(huán)節(jié)。（具體做法參見(jiàn)合同管理制度）。3.2.10 總經(jīng)理室負(fù)責(zé)對(duì)文件的傳遞、執(zhí)行情況進(jìn)行督查，受理各部室有關(guān)文件延誤的投訴，并定期向總經(jīng)理匯報(bào)；3.2.11 各部室可根據(jù)實(shí)際需要制定各類(lèi)表單，但必須根據(jù)本程序提供的相應(yīng)表單樣式及要素進(jìn)行調(diào)整；若需要增設(shè)程序以外的表單，在部門(mén)內(nèi)部使用的需經(jīng)部門(mén)經(jīng)理審批同意，涉及其他部門(mén)的需經(jīng)涉及部門(mén)主管同意并報(bào)總經(jīng)室。3.2.12 電子郵件及傳真收發(fā)時(shí)應(yīng)進(jìn)行登記和存盤(pán)，如需要電話確認(rèn)的應(yīng)在備注欄做好確認(rèn)記錄。3.3 分類(lèi)管理： 3.3.1 通

10、用文件： A 內(nèi)部文件： a 請(qǐng)示單：即各部室請(qǐng)求總經(jīng)理指示意見(jiàn)或批準(zhǔn)事項(xiàng)時(shí)使用的陳述性文件，以固定的表單形式出現(xiàn)。經(jīng)辦人有時(shí)限要求的需在文中注明，各級(jí)審批人無(wú)法實(shí)現(xiàn)的需及時(shí)向經(jīng)辦人反饋。各部室資料員分發(fā)給經(jīng)辦人各部室資料員交部門(mén)經(jīng)理審閱總經(jīng)理秘書(shū)分發(fā)給各部室資料員總經(jīng)理簽發(fā)總經(jīng)理秘書(shū)登記相關(guān)部室會(huì)簽或所在部室經(jīng)理簽發(fā)所在部室資料員編號(hào)登記經(jīng)辦人擬寫(xiě) 報(bào)告：即各部室向總經(jīng)理匯報(bào)工作情況時(shí)使用的陳述性文件，在我司，可視為請(qǐng)示單的補(bǔ)充形式。 a) 知曉性報(bào)告：相關(guān)部門(mén)或個(gè)人擬寫(xiě)總經(jīng)理審閱簽發(fā)總經(jīng)理秘書(shū)登記該部室資料員登記該部室經(jīng)理審核簽發(fā) b） 執(zhí)行性報(bào)告：部門(mén)經(jīng)理安排執(zhí)行相關(guān)部門(mén)或個(gè)人擬寫(xiě)總經(jīng)理

11、秘書(shū)蓋章（必要情況下）部門(mén)資料員簽收、存檔總經(jīng)理審閱簽發(fā)總經(jīng)理秘書(shū)登記該部室資料員登記該部室經(jīng)理審核簽發(fā)通知：即總經(jīng)理室或人力資源部要求全公司或相關(guān)部室了解或辦理事項(xiàng)時(shí)使用的文件，一般公司層面的、指示性質(zhì)的通知由總經(jīng)理室發(fā)出，周知性通知由人力資源部發(fā)出。總經(jīng)理秘書(shū)登記編號(hào)總經(jīng)理委托相關(guān)個(gè)人擬寫(xiě)總經(jīng)理或辦公室主任簽發(fā)總經(jīng)理秘書(shū)公布并存檔 a）總經(jīng)理室發(fā)文：人力資源部經(jīng)理擬寫(xiě)或委托相關(guān)個(gè)人擬寫(xiě)b）人力資源部發(fā)文：人力資源部資料員登記編號(hào)人力資源部經(jīng)理簽發(fā)人力資源部資料員公布并存檔 d工作聯(lián)系函：即公司部門(mén)之間進(jìn)行的一般日常工作聯(lián)系時(shí)使用的告知性函件。有反饋需求的，須在文末寫(xiě)明此種需求和反饋時(shí)限。如

12、有抄送部門(mén)，對(duì)方反饋時(shí)應(yīng)同時(shí)將反饋情況函告抄送部門(mén)。部門(mén)資料員發(fā)給對(duì)方部門(mén)資料員，并存檔一份部門(mén)經(jīng)理簽發(fā)部門(mén)資料員登記相關(guān)個(gè)人擬寫(xiě)對(duì)方部門(mén)資料員交部門(mén)經(jīng)理審閱相關(guān)人員根據(jù)經(jīng)理意見(jiàn)反饋或執(zhí)行e會(huì)議性文件：即記載公司經(jīng)理例會(huì)、專(zhuān)題例會(huì)、工程監(jiān)理例會(huì)等會(huì)議的主要精神、主要情況及議定事項(xiàng)的一種文件。文件流程詳見(jiàn)會(huì)議制度。f 周記：即各部室每周的工作總結(jié)及計(jì)劃、存在問(wèn)題的文字記錄。部門(mén)資料員自存一份，送交總經(jīng)理室四份部門(mén)資料員登記部門(mén)經(jīng)理簽發(fā)部門(mén)經(jīng)理擬寫(xiě)或委托相關(guān)人員擬寫(xiě)總經(jīng)理室編制當(dāng)前版本號(hào)并根據(jù)批準(zhǔn)的范圍發(fā)放給各部門(mén)?？偨?jīng)理或管理者代表審核簽發(fā)總經(jīng)理室組織相關(guān)人員評(píng)審，并擬定發(fā)放范圍總經(jīng)理室組織人員

13、編寫(xiě)或修改g 制度文件：即公司對(duì)某項(xiàng)工作或某一方面活動(dòng)所制定的要求，具有約束力。制度文件作為一種規(guī)范，其編制、批準(zhǔn)、發(fā)放、評(píng)審、更改、換版等均須嚴(yán)格受控。如質(zhì)量手冊(cè)由總經(jīng)理批準(zhǔn)，管理制度和程序文件由管理者代表批準(zhǔn)。各部門(mén)內(nèi)部使用的制度文件（第三層次文件）由各部室主管批準(zhǔn)。在制度運(yùn)行階段，總經(jīng)理室負(fù)責(zé)收集和匯總反饋信息結(jié)合內(nèi)外審、管理評(píng)審及制度平時(shí)運(yùn)行情況，由總經(jīng)理室組織人員進(jìn)行評(píng)審并確定是否進(jìn)行修改B.外來(lái)文件：相關(guān)個(gè)人收到外來(lái)文件或通過(guò)入會(huì)、與信息站掛鉤等形式收到外來(lái)文件a 法律法規(guī)：資料員交所在部門(mén)經(jīng)理審閱，并根據(jù)經(jīng)理確定的發(fā)放范圍向相關(guān)部門(mén)傳遞交所在部室資料員登記各部室于每年6月份向總經(jīng)

14、理室上交法律法規(guī)清單。b 外部來(lái)文：如政府來(lái)文、供方來(lái)文、顧客來(lái)文等資料員根據(jù)經(jīng)理指示分發(fā)并存檔一份經(jīng)理確定傳遞范圍或指定專(zhuān)人經(jīng)辦資料員進(jìn)行登記并交部門(mén)經(jīng)理審閱個(gè)人收到外部來(lái)文后交本部室資料員以部門(mén)名義對(duì)外發(fā)文的交本部門(mén)資料員登記編號(hào)和蓋章、存檔，以公司名義對(duì)外發(fā)文的，填寫(xiě)蓋章聯(lián)系函后交總經(jīng)理秘書(shū)登記編號(hào)和蓋章，并存檔一份相關(guān)部門(mén)經(jīng)理審閱認(rèn)可相關(guān)個(gè)人擬寫(xiě)C外送文件：如對(duì)政府、供方、顧客等發(fā)出的文件3.3.2 專(zhuān)用文件： A技術(shù)文件： a. 圖紙：具體管理詳見(jiàn)設(shè)計(jì)過(guò)程管理程序 b. 施工專(zhuān)用文件：具體管理詳見(jiàn)施工管理程序 B財(cái)務(wù)文件：具體管理詳見(jiàn)財(cái)務(wù)管理制度 C人事資料：具體管理詳見(jiàn)人力資源管理

15、體系之人事檔案控制程序 D. 合同文件：具體管理詳見(jiàn)合同管理制度 E簽價(jià)單：具體管理詳見(jiàn)工程造價(jià)管理程序 F決算資料：具體管理詳見(jiàn)工程造價(jià)管理程序3.3.3 記錄：記錄歸檔前的管理嚴(yán)格按本程序執(zhí)行，歸檔后則按檔案管理程序管理。4. 相關(guān)文件： 4.1 融僑集團(tuán)文件處理辦法（見(jiàn)第三層次文件融僑集團(tuán)檔案工作手冊(cè)之文件處理辦法） 4.2 設(shè)計(jì)過(guò)程管理程序 4.3 施工管理程序 4.4 財(cái)務(wù)管理制度 4.5 合同管理制度 4.6 工程造價(jià)管理程序5. 相關(guān)表單： 5.1 發(fā)文登記表 5.2 收文登記表 5.3 文件清單/移交清單5.4 請(qǐng)示單登記表5.5 文件借閱登記表5.6 工作請(qǐng)示單5.7 工作聯(lián)

16、系函5.8 工作周記5.9 蓋章聯(lián)系單5.10 圖紙收發(fā)登記表(見(jiàn)設(shè)計(jì)過(guò)程管理程序)5.11 圖紙作廢通知單(見(jiàn)設(shè)計(jì)過(guò)程管理程序)5.12 圖紙借閱登記表 (見(jiàn)設(shè)計(jì)過(guò)程管理程序)5.13 文件更改申請(qǐng)表編制：包秋霞日期：2002.4.22審核：林立強(qiáng)、陳衛(wèi)斌日期：2002.4.28批準(zhǔn)：林 權(quán)日期：2002.4.30融僑/元洪房地產(chǎn)有限公司發(fā)文登記表類(lèi)目名稱(chēng)： 頁(yè)號(hào)：頁(yè)號(hào)文件編號(hào)責(zé)任者日期文件名稱(chēng)簽收融僑/元洪房地產(chǎn)有限公司收文登記表類(lèi)目名稱(chēng)： 頁(yè)號(hào)：頁(yè)號(hào)文件編號(hào)責(zé)任者收到日期來(lái)件部門(mén)文件名稱(chēng)備注融僑/元洪房地產(chǎn)有限公司文件清單/移交清單部門(mén)名稱(chēng)：類(lèi)目名稱(chēng)： 頁(yè)號(hào)：頁(yè)號(hào)文件編號(hào)責(zé)任者文件名稱(chēng)日期備注移交人： 移交時(shí)間： 接收人： 接收時(shí)間：融僑/元洪房地產(chǎn)有限公司請(qǐng)示單登記表 頁(yè)號(hào)：頁(yè)號(hào)來(lái)件編號(hào)日期請(qǐng)示內(nèi)容簽收部門(mén)經(jīng)辦人簽收備注 融僑/元洪房地產(chǎn)有限公司文件借閱登記表 頁(yè)號(hào)：借閱日期借閱部門(mén)借閱人名稱(chēng)文件名稱(chēng)份數(shù)用途歸還日期簽收人備注無(wú)憂商務(wù)網(wǎng) x5ucomx 共享和傳播管理資源，引導(dǎo)管理人實(shí)現(xiàn)卓越管理 工 作 請(qǐng) 示 單請(qǐng) 示部 門(mén)請(qǐng)示部門(mén)經(jīng)理簽字呈 送部 門(mén)請(qǐng)示內(nèi)容 附 件部室會(huì)