檔案管理信息化

1、檔案管理信息化 第一、檔案信息的數(shù)字化，它是指利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等 技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子 檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)。 檔案信息數(shù)字化的原 則：規(guī)范性原則、安全性原則、效益性原則。檔案信息數(shù)字化的內(nèi)容有兩個(gè)不同層次：一是檔案目錄信息的數(shù)字化，二是檔案全文信息的數(shù) 字化。目前我國(guó)面臨的主要困難是：技術(shù)還不成熟且不經(jīng) 濟(jì);數(shù)字化的對(duì)象問(wèn)題;合作問(wèn)題。第二、檔案網(wǎng)站建設(shè)，它是指檔案網(wǎng)站是檔案機(jī)構(gòu)在公共信息服務(wù)網(wǎng) 站上建立的站點(diǎn)，它一般是以主頁(yè)方式提供相關(guān)檔案服務(wù)和開(kāi)展檔案 宣傳。檔案網(wǎng)站建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的重要步驟,是檔

2、案部聯(lián)系社會(huì)的重要窗口。檔案網(wǎng)站的功IS有:服務(wù)功能、宣傳功能、 交流功能。檔案網(wǎng)站的主要內(nèi)容:檔案工作信息、檔案機(jī)構(gòu)信息、檔案資源信息檔案 利用服務(wù)信息。第三、數(shù)字檔案館建設(shè)，它是指利用電子網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程獲取檔案文件信息的一種 方式，它強(qiáng)調(diào)的是在數(shù)字化檔案館環(huán)境下用戶開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源 的便利。數(shù)字檔案館的主要特點(diǎn)：A存在方式上的特點(diǎn)，是一種無(wú)形 的信息組織與利用環(huán)境；B運(yùn)行方式上的特點(diǎn)，存取檔案信息的網(wǎng)絡(luò) 化；C功能定位上的特點(diǎn)，以存取為中心。數(shù)字檔案館與現(xiàn)行實(shí)體檔案 館的關(guān)系：A現(xiàn)行實(shí)體檔案館的館藏檔案是數(shù)字檔案館形成的基礎(chǔ)；B數(shù)字檔案館的出現(xiàn)對(duì)現(xiàn)行實(shí)體檔案館的館藏建設(shè)提出了新的要求； C數(shù)

3、字檔案館為現(xiàn)行實(shí)體檔案館提供了新的管理和服務(wù)機(jī)制。兩者不 是替代關(guān)系，而是相互依賴、相互促進(jìn)的關(guān)系。目前檔案信息化面臨的主要問(wèn)題是：1、規(guī)劃和設(shè)計(jì)滯后主要原因是,檔案信息的生成和管理是按時(shí)間和空間分割的受權(quán)限、資金、 規(guī)范的制約，全國(guó)統(tǒng)一制定規(guī)劃很難，以地方為主做起,較為可行。另外的原因還有， 與檔案信息化連接的前期對(duì)象處于變化之中，使檔案信息化本身也不得 不跟著變化。如產(chǎn)生電子文件和電子檔案的部門(mén)的信息化建設(shè)正在進(jìn) 行，本身處在變化中，造成檔案信息化管理系統(tǒng)的不確定性。或者由 于檔案部門(mén)的參與指導(dǎo)不到位，使電子文件和電子檔案的采集與歸檔 方法帶有缺陷，難以保證電子文件的真實(shí)和完整。中國(guó)的電子

4、政務(wù)信 息化的變化與體制改革相關(guān)聯(lián)。目前多數(shù)行政職能部門(mén)正處于從管理 向服務(wù)的轉(zhuǎn)變之中。由此造成信息系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)中較強(qiáng)調(diào)權(quán)利的分割、 流 程控制和手續(xù)的嚴(yán)密，辦理一件事的過(guò)程中，多數(shù)部門(mén)處于等待狀態(tài)， 效率較低。各個(gè)職能部門(mén)只掌握自己的數(shù)據(jù)，部門(mén)之間存在較嚴(yán)重的 數(shù)據(jù)共享壁壘。由于體制限制，不少單位為解決此問(wèn)題多次下文，企 圖實(shí)現(xiàn)信息共享，但很難奏效。如北京某科技園區(qū)管理中遇到工商、 稅 務(wù)公安部財(cái)政等多個(gè)職能部門(mén)的信息壁壘問(wèn)題，使對(duì)用戶辦事期限的時(shí)間 承諾難以兌現(xiàn)。2、檔案信息化的服務(wù)觀念和方式滯后檔案信息化的服務(wù)對(duì)象擴(kuò)展 迅速，其從內(nèi)部擴(kuò)展到外部，從領(lǐng)導(dǎo)層擴(kuò)展到基層，從法人 擴(kuò)展到自然人。東南

5、沿海地區(qū)的電子政務(wù)網(wǎng)已經(jīng)擴(kuò)展普及到鄉(xiāng)鎮(zhèn)（90% 以上聯(lián)網(wǎng)）甚至村級(jí)。北京的某些區(qū)縣的電子政務(wù)系統(tǒng)也正在向鄉(xiāng)鎮(zhèn)發(fā) 展，有的區(qū)縣已有90%勺鄉(xiāng)鎮(zhèn)和20%勺村聯(lián)網(wǎng)。但在呆密和安全對(duì)策、控制與 開(kāi)放、支持決策和面向社會(huì)、社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益獲取等方面存在諸多障 礙。3、相關(guān)法規(guī)體系不完善 中國(guó)的檔案法規(guī)已有一定基礎(chǔ)，但是還不夠 完善?？偟脑瓌t是面向計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)直接采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn) 或國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)；一般性的信息處理標(biāo)準(zhǔn)優(yōu)先采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，檔案屬性 較為明顯的信息技術(shù)要求制定行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，總之要盡量減少檔案自定標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)量，可以加快標(biāo)準(zhǔn)體系的形成和提 高標(biāo)準(zhǔn)化程度。利于與國(guó)家信息系統(tǒng)兼容，防止形成檔案信息孤島。

6、 以下相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和問(wèn)題應(yīng)給予特別關(guān)注。如，電子文件的法律地位問(wèn)題 正在解決過(guò)程之中，已頒布的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)體現(xiàn)了對(duì)電子文件生命周期 的超前管理和全程監(jiān)控的原則，對(duì)電子文件的真實(shí)性和完整性保證提 供了規(guī)范化的方法。電子文件和電子檔案加工和存儲(chǔ)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)還未出 臺(tái)，造成的相關(guān)問(wèn)題還有很多。如經(jīng)實(shí)際檢測(cè)，目前光盤(pán)的數(shù)據(jù)存儲(chǔ) 質(zhì)量規(guī)范多為企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)而且針對(duì)的是聲像信息。其缺陷率規(guī)定的較高（ 220塊/ 秒甸扭56字節(jié)），對(duì)存儲(chǔ)以文字信息為主的檔案信息存儲(chǔ)質(zhì)量要 求，顯得過(guò)于寬松，會(huì)使被認(rèn)為合格的光盤(pán)中的文字錯(cuò)誤率超過(guò) 允許范圍。因此急需制定符合檔案信息化要求的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。4、重設(shè)施建設(shè)輕信息資源建設(shè)的傾向依然存在

7、檔案信息化建設(shè)的重中之重是信息資源建設(shè)。很多單位對(duì)此有所忽 視。常見(jiàn)一些信息化建設(shè)中資金投向幾乎全部是設(shè)備， 信息資源建設(shè) 投入幾乎沒(méi)有或者很少。在中等規(guī)模的檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)中，正確 的資金投入大致比例應(yīng)當(dāng)是硬設(shè)備占40%軟件20%標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范制 定和應(yīng)用模式調(diào)整占10%信息資源建設(shè)占30%經(jīng)實(shí)際調(diào)查多數(shù)單位 未能達(dá)到上述指標(biāo)，致使不少單位設(shè)備幾次更新，但信息化的應(yīng)用成 果一直未見(jiàn)到的原因。檔案部門(mén)一定要轉(zhuǎn)變觀念，必須把信息化作為 檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的重點(diǎn)內(nèi)容來(lái)抓，這是因?yàn)闄n案管理信息化重要而 緊迫，主要表現(xiàn)在以下3點(diǎn)：1、檔案管理信息化是必然趨勢(shì)。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的開(kāi)展，特別是隨著計(jì)算機(jī)管理檔案

8、軟件的開(kāi)發(fā)、利用、 升級(jí)、以計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)為主體的檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)已經(jīng)在各層次 檔案管理系統(tǒng)廣泛地應(yīng)用。但是從目前實(shí)際情況看，作為檔案主管部 門(mén)的各級(jí)檔案局（館），由于多種條件的制約，利用的廣度和深度遠(yuǎn) 遠(yuǎn)沒(méi)有系統(tǒng)外廣泛和普遍。例如郵電、銀行等部門(mén)，檔案管理現(xiàn)代化 水平已經(jīng)具備一定的規(guī)模。在這種情況下，如果我們的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)不充 分認(rèn)識(shí)檔案管理現(xiàn)代化的緊迫性，不僅會(huì)使自身檔案管理水平滯后， 而且也會(huì)在檔案指導(dǎo)、監(jiān)督等方面出現(xiàn)知識(shí)領(lǐng)域的“空白”。 發(fā)展下 去，將使我們這支隊(duì)伍由“內(nèi)行”變成“外行”，由常規(guī)型的指導(dǎo)專(zhuān)家變成“科盲”、“機(jī)盲”。認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，我們各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)必須自上 而下地研究解決檔案管理

9、現(xiàn)代化、信息化所需要的經(jīng)費(fèi)、手段、技術(shù)應(yīng)用等問(wèn)題。2、檔案管理信息化可以拓展檔案工作的服務(wù)領(lǐng)域。檔案管理歸根結(jié)底是信息資源的管理信息資源的社會(huì)價(jià)值在于開(kāi)發(fā)利用，開(kāi)發(fā)利用的效果取決于開(kāi)發(fā)的時(shí) 效和利用的廣泛程度。相比較而言，現(xiàn)代化管理手段儲(chǔ)存的各種信息， 更便于利用和開(kāi)發(fā)，也就能產(chǎn)生更廣泛的社會(huì)效益。例如銀行部門(mén)的 檔案管理實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)內(nèi)計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)，各種信息資源在所有的科室都可 以開(kāi)發(fā)利用；領(lǐng)導(dǎo)也可以通過(guò)微機(jī)調(diào)閱各種信息 ，指揮生產(chǎn) 開(kāi)展工作, 所需材料很快就能打印出來(lái),體現(xiàn)了現(xiàn)代化管理的優(yōu)勢(shì)。有人曾以微軟公司的總裁 比爾？蓋茨的辦公模式為例，對(duì)電子文件的易操作性作了特例描述： 比爾？蓋茨可以坐在

10、自己的家里通過(guò)視頻系統(tǒng)和一些高層次員工開(kāi) 會(huì)，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)與客戶在異地同起草一份合同文件。如果我們檔案系統(tǒng)上下也能構(gòu)成微機(jī)網(wǎng)絡(luò)，那么利用開(kāi)發(fā)的檔案資料就十分便捷， 服務(wù)領(lǐng)域也就能拓寬。3、檔案信息化管理可以增加信息存儲(chǔ)量?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，特別是縮微技術(shù)、描技術(shù)、光盤(pán)技術(shù)的廣泛利用， 可以大大增加檔案信息的存儲(chǔ)量，存儲(chǔ)密度比紙質(zhì)檔案高出許多倍。 以軟盤(pán)為例，一張3. 5英寸的盤(pán)子，有1 .44M字節(jié)，理論上可以存 儲(chǔ)7 0萬(wàn)漢字，超過(guò)厚厚的一本紅樓夢(mèng)，一張光盤(pán)的容量可以達(dá)到 6004000MB,可以存儲(chǔ)35萬(wàn)張打印紙上的文字或十萬(wàn)頁(yè) 圖形信息。一個(gè)保存30萬(wàn)卷檔案的中等規(guī)模的省級(jí)檔案館， 其

11、紙質(zhì)檔案的排列長(zhǎng)度可達(dá)4 5公里，如果將其文字信息錄入計(jì)算 札用CD R刻錄保存僅需4 0 0片，用DVD的密度刻錄保存， 僅需60片，完全可以裝在一個(gè)公文包里。紙質(zhì)載體的文件一般只能 記錄文字、圖形、圖表等信息，但電子文件卻可以在一份文檔里同時(shí)記錄文字 圖 形 圖表、聲音、動(dòng)畫(huà)等各種媒體信息。這樣利用很小的空間就可以保存 大量的信息，而且開(kāi)發(fā)利用的速度快。具有直觀性、選擇性、易操作 性。如何加快檔案信息化的建設(shè)，這我們?cè)诮窈髮⒅攸c(diǎn)關(guān)注的問(wèn)題檔案信息化應(yīng)遵循以下三個(gè)原則：1、規(guī)范性原則：制定和實(shí)施檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，是檔案工作現(xiàn) 代化的需要，是提高工 作質(zhì)量和效率的需要。實(shí)現(xiàn)館（室）藏當(dāng)案信息

12、化，一方 面可以將館（室）藏的檔案通過(guò)掃描等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成計(jì)算機(jī)可識(shí)別和處理的數(shù)字化信息，另一方面可以通過(guò)接收電子文件進(jìn) 館，但不管是通過(guò)館（室） 藏當(dāng)案數(shù)字化還是接收電子文件，都應(yīng)該堅(jiān)持規(guī)范性原則，制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)、 規(guī)范和法規(guī)，如：字符內(nèi)部編碼標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)處理格式標(biāo)準(zhǔn)、信息輸出 標(biāo)準(zhǔn)（包括信息的顯示、打印、傳遞等直接面向網(wǎng)絡(luò)用戶的服務(wù)格式） 及數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)。只有這樣才能使電子文件的歸檔,傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化，數(shù)字 化檔案的保管、傳遞、利Ll用等工作都實(shí)現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，避免 出現(xiàn)各自為政，互不兼容，重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象發(fā)生。2、安全性原則：隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入，網(wǎng) 絡(luò)的脆弱

13、性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)出來(lái)。 因此，我們必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安 全技術(shù)的研究與開(kāi)發(fā)，采取有力的安全策略，充分保證檔案信息的安 全性。在保證檔案信息的安全性方面我們可以采?。何锢戆踩呗?；訪問(wèn)控制策略；（如入網(wǎng)訪問(wèn)控制、網(wǎng)絡(luò)的權(quán)限控制、目錄級(jí)安全控制、屬性安全 控制、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器安全控制、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測(cè)和鎖定控制、網(wǎng)絡(luò)端口和節(jié)點(diǎn) 的安全控制、防火墻控制等。）信息加密策略；網(wǎng)絡(luò)安全管理策略等。3、效益性原則：由于檔案信息數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)巨大的系統(tǒng)工程， 需要投入相當(dāng)?shù)娜肆?、物力、?cái)力，因此必須要遵守效益性原則，講 究信息化工作的效益，要根據(jù)自身的能力，根據(jù)館（室）藏基礎(chǔ)，分析用戶 需求，研究館（室）藏體系還要考慮

14、館（室）藏檔案的利用率。選擇數(shù)字化的內(nèi)容 要“經(jīng)典”，主要與社會(huì)利用“熱點(diǎn)”相結(jié)合，把重要的，利用率較高的檔案 進(jìn)行數(shù)字化，把那些利用率較高且利用后能產(chǎn)生較大經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì) 效益的檔案數(shù)字化，可以帶來(lái)巨大的效益。而那些利用率不高的檔案 則無(wú)需數(shù)字化，否則浪費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力。還可以根據(jù)館（室）藏檔案 的特色選擇這些檔案進(jìn)行數(shù)字化，提供獨(dú)具優(yōu)勢(shì)的服務(wù)。因?yàn)閺哪撤N意義上 說(shuō)，特色就是優(yōu)勢(shì)，特色館藏信息和特色服務(wù)往往是贏得用戶和創(chuàng)造 效益與價(jià)值的關(guān)鍵所在。在進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)時(shí)，要以用戶的需求為導(dǎo) 向，做到按“需”數(shù)字化。檔案管理現(xiàn)代化、信息化，其核心是管理 手段的現(xiàn)代化和保護(hù)技術(shù)的現(xiàn)代化，管理手

15、段的現(xiàn)代化和保護(hù)技術(shù)的 現(xiàn)代化主要是采用計(jì)算機(jī)及其配套設(shè)備， 縮微機(jī)及其相關(guān)設(shè)備，保護(hù) 技術(shù)的現(xiàn)代化，要是檔案存儲(chǔ)環(huán)境控制檔案存儲(chǔ)載體更新改造的科學(xué) 化。加大檔案信息資源 管理力度，全面整合各類(lèi)檔案信息資源，促進(jìn)檔案信息資 源總、量增加,質(zhì)量提高，結(jié)構(gòu)優(yōu)化；加強(qiáng)多種形式多層次共享平臺(tái)建設(shè)推進(jìn)服 務(wù)機(jī)制創(chuàng)新，促進(jìn)檔案信息資源的公開(kāi)、共享和再利用；加快保障環(huán)境優(yōu) 化步伐，建立長(zhǎng)效發(fā)展機(jī)制，促進(jìn)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用水平和能力的全面提升。本著“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、標(biāo)準(zhǔn)先行利用優(yōu)先、分步實(shí)施的原則，有序推進(jìn)傳 統(tǒng)載體檔案數(shù)字化進(jìn)程。制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范當(dāng)案數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，按照共建共享、互聯(lián)互通的要求，建立與完善

16、國(guó)家檔案信息目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、 紙質(zhì)檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)等各類(lèi)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)和共享。要加快檔案管理現(xiàn)代化、信息化的建設(shè)， 主要做好幾方面的工作。第一、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、提高認(rèn)識(shí)。加快檔案信息化的建設(shè)，要更新各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的知識(shí)領(lǐng)域，使檔案信息化有一個(gè)明確的引路人。一個(gè)部門(mén)如果沒(méi)有一名知識(shí)型的領(lǐng)導(dǎo)主管業(yè) 務(wù)工作，檔案管理現(xiàn)代化、信息化就是一句空話，市、縣檔案主管部 門(mén)要在提高領(lǐng)導(dǎo)的現(xiàn)代化管理水平方面多搞一些培訓(xùn)工作，改變現(xiàn)有 領(lǐng)導(dǎo)群眾的知識(shí)結(jié)構(gòu)。以適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要。努力把檔案信息化 建設(shè)作為政務(wù)建設(shè)的一個(gè)重要內(nèi)容，逐步構(gòu)建起各地檔案信息平臺(tái)， 提高工作水平和工作效率、提高服務(wù)質(zhì)

17、量。第二、加大投入、增配軟、硬件設(shè)施。要加快檔案信息化的建設(shè)。首 先，要舍得投入財(cái)力，配置與檔案管理現(xiàn)代化相適應(yīng)的軟、硬件。當(dāng) 前，各級(jí)檔案部門(mén)的財(cái)力主要來(lái)源于各級(jí)政府，這就需要做大量的工作， 引進(jìn)資金加快更新改造的步戈同時(shí)，作為上級(jí)檔案主管部門(mén)，也可以與相關(guān)部門(mén)溝 通協(xié)商 共同提出解決問(wèn)題的辦法在政策上給下級(jí)部門(mén)創(chuàng)造條件，使檔 案信息化建設(shè)加快發(fā)展。第三、引進(jìn)和培養(yǎng)現(xiàn)代化管理人才。從目前基層檔案工作人員學(xué)歷上 看，獲成人教育大專(zhuān)學(xué)歷的居多，大專(zhuān)院校畢業(yè)的大專(zhuān)以上學(xué)歷的人 員居少，這對(duì)檔案管理現(xiàn)代化、信息化工作的開(kāi)展十分不利，要改變 這種狀況，簡(jiǎn)捷的辦法就是調(diào)入大專(zhuān)院校畢業(yè)生，改變隊(duì)伍素質(zhì)結(jié)構(gòu)， 適應(yīng)新的工作需要，對(duì)有發(fā)展前途的年輕同志，加大業(yè)務(wù)培訓(xùn)，在兩 年內(nèi)完成全員上崗