會議管理制度(20211130200924)

1、會議管理制度（一）基本原則1、堅持以多種會議形式貫徹和落實公司各種規(guī)章制度及有關決定，及時研究和解決工程建設管理中存在的問題，多方交流信息，加快信息反饋的速度，不斷完善和改進管理工作。2、所召開的會議本著既要解決問題，又要縮短時間的原則。盡量精簡會議頻率，可開可不開的會，堅決不開；可在基層現(xiàn)場解決的問題，不在會上研究；屬于部門職責范圍內的事情，不開全體會議。必須召開的會議，應于會前通報議題，事先準備好供會議討論的重要事項或文件材料。凡涉及對外或需向上級請示的，一定要在會前做好協(xié)調和請示等準備工作。要使各種會議開得有內容、有決議、有效果。3、各次會議要明確主辦部門，同時明確召集人和會議籌備人員，

2、準備好與會人員簽到表。凡屬部門專業(yè)性質的業(yè)務會議，原則上各個業(yè)務部門自行組織召集會議，辦公室協(xié)辦。4、凡涉及到公司會議，或者兩個部門以上參加的會議，以及要求上級領導參加的會議，均需事前報辦公室備案并取得協(xié)調安排后，始得召開。5、凡會議需要費用開支的，主辦部門必須提前做好會務方案，專門編制預算，經(jīng)辦公室、財務部門審核并報公司領導批準后，由辦公室統(tǒng)籌安排。6、會議決定的事項由辦公室或會議主辦部門根據(jù)會議紀要逐項負責落實、督辦，應將執(zhí)行情況及時向公司領導匯報。7、對會議決定的事項，各部門要堅決執(zhí)行、抓緊辦理。在執(zhí)行過程中如存在問題，應及時反饋。對各自職責范圍內的問題，要積極協(xié)調解決；對涉及其他部門經(jīng)

3、協(xié)商仍解決不了的，要如實向公司分管領導反映并提取建議，由公司領導協(xié)調解決。（二）會議形式工程建設管理會議按召開類別主要可分為公司員工大會、公司周辦公例會、部門內部工作會、工地現(xiàn)場會、技術專題研討會、工程重大問題專題會（質量、安全、進度） 、監(jiān)理協(xié)調會、工地會議等形式。工程建設管理會議召開時間可分為定期會議和臨時會議兩種。定期會議要有固定的議題、 時間、參加人員和會議地點。 臨時會議一般是指由針對性解決專項問題的專題會議。（三） 、會議的組織與落實1、員工大會公司員工大會是臨時會議，主要任務是傳達公司董事會和公司領導層對建設項目管理的要求， 本項目總體工作計劃安排和發(fā)展目標，公司最新決策、決議，

4、以及公司下一步重要工作事項布置等。員工大會一般每季度或半年召開一次，由總經(jīng)理主持，公司全體員工參加。會議由辦公室負責籌辦和召集，并擬定會議議程報公司經(jīng)理審定。辦公室負責會議記錄并在會后3 天內整理出會議紀要，由總經(jīng)理簽發(fā)并送公司各部門。2、公司周辦公例會周辦公例會，一般在每周初或末召開，會議由總經(jīng)理或委托副總經(jīng)理主持，公司各部門副職以上人員參加，辦公室負責會議召集并做好會議記錄，會后，需督促各部門積極完成公司布置的各項工作。會議的主要議題是：（1）檢查落實上周公司主要工作完成情況；（2）各部門提出本周工作重點；（3）對各部門之間的工作協(xié)調以及重要問題的討論研究；（4）其他需要在工作會議上討論決

5、定的事項。3、部門（項目工作站）內部工作會議部門（項目工作站）內部工作會議可根據(jù)各部門的工作需要定期或不定期召開，由各部門（項目工作站）負責人主持，主要是傳達公司領導的相關指示和對本部門（項目工作站）的工作要求，討論和解決本部門（項目工作站）工作中存在的問題等。會議需做好會議記錄，以備查核。4、工地現(xiàn)場會議工地現(xiàn)場會議是針對施工現(xiàn)場質量、進度、安全等問題的協(xié)調和討論設計變更、技術問題等方面的臨時性會議，一般由監(jiān)理代表擬訂會議議題，書面向公司相關部門（項目工作站）提出申請，也可由公司有關部門（項目工作站）提出。公司相關部門（項目工作站）根據(jù)具體事項，約定時間、地點，提前 24 小時書面通知承包人

6、、監(jiān)理代表處和公司有關部門人員參加，必要時邀請公司領導和其他有關人員參加。工地現(xiàn)場會議由公司分管領導、主辦部門（項目工作站）負責人或授權人主持，監(jiān)理代表處負責召集，并負責會議記錄和整理會議紀要，經(jīng)會議主辦部門（項目工作站） 審查后，由公司分管領導 （或授權項目工作站負者人）簽發(fā)，在會后 3 天內發(fā)布。5、技術專題研討會議技術專題研討會議就是工程建設中重大技術問題和重要施工方案討論而召開的臨時會議， 由公司有關業(yè)務部門書面提出申請（包括會議議題、 時間、地點、參加人員、擬邀請專家名單、會議費用預算等），經(jīng)總工程師審查后報總經(jīng)理批準后召開。會議由總工程師主持，辦公室負責籌辦及會務工作，相關業(yè)務部門

7、有關人員參加會議。技術質量部負責會議記錄和整理會議紀要，報總工程師審定后，由總經(jīng)理簽發(fā)。會后5 天內發(fā)布。6、工程重大問題專題會議工程重大問題專題會議是指工程建設中，為加強施工質量、安全、進度管理，開展勞動競賽活動等專門召開的大型動員、總結會議。由總經(jīng)理主持，各監(jiān)理代表處、各承包人及有關建設協(xié)作單位代表、公司各部門主管以上人員參加。必要時請董事長及上級主管部門領導參加。辦公室負責會議籌辦和召集工作，提前3 天預訂和布置會場，擬訂會議議程報總經(jīng)理審定，發(fā)出書面會議通知。會議開支預算由辦公室專題簽報批準。辦公室負責會議記錄和整理會議紀要，會后7 天內發(fā)布。7、監(jiān)理協(xié)調會監(jiān)理協(xié)調會是項目工作站與監(jiān)理

8、代表處針對工程施工管理問題進行交流的會議，由項目工作站負責主持，每月下旬在各監(jiān)理代表處分別定期召開。要求監(jiān)理代表處總監(jiān)、駐地高監(jiān)及專業(yè)監(jiān)理工程師參加，工程管理部門負責人及有關主管參加，公司領導酌情參加。主要議程：（1）各合同段駐地高監(jiān)匯報各自職責范圍內的工作情況和存在問題，提出有關工作方面的建議和意見；（2）總監(jiān)總結本月監(jiān)理代表處工作，對公司管理工作提出建議和改進意見；（3）項目工作站和公司各工程管理有關部門負責人對監(jiān)理代表處轄區(qū)內的監(jiān)理工作提出建議和改進意見，并交流工作體會；（4）項目工作站及公司各工程管理有關部門負責人對監(jiān)理代表處提出的問題和意見進行答復。8、工地會議工地會議分第一次工地會

9、議和常規(guī)工地會議（一下簡稱工地例會），由監(jiān)理代表處組織召開。第一次工地會議是在各合同段正式開工前必須召開的會議，會議由監(jiān)理代表處總監(jiān)主持，參加人員包括公司領導、公司各工程相關管理部門負責人、質量監(jiān)督站代表、設計代表、監(jiān)理代表處專業(yè)工程師、相關駐地監(jiān)理辦駐地高監(jiān)和駐地監(jiān)理工程師及合同段承包人授權代表、合同段項目經(jīng)理、技術負責人及當?shù)卣淼取h主要議程如下：（1）介紹各方人員及組織機構（包括地址及通訊）公司應向監(jiān)理工程師授權，并聲明自己仍保留哪些權利；宣布公司職能機構、主要人員及職責范圍。監(jiān)理工程師將授權書、監(jiān)理組織機構框圖、職責范圍及全體監(jiān)理工程師名單提交承包人。承包人應書面提交工地代表（

10、項目經(jīng)理）授權書、主要人員名單、項目經(jīng)理部職能機構框圖、職責范圍及有關人員的資料材料，以取得監(jiān)理工程師的批準；監(jiān)理工程師應在本次會議中進行審查并口頭予以批準（或有保留的批準），會后正式予以書面確認。（2）宣布承包人的施工進度計劃在第一次工地會議上，監(jiān)理工程師應就施工進度計劃作出如下說明：施工進度計劃可于何日批準或哪些分項已獲得批準；根據(jù)批準或將要批準的施工進度計劃，承包人何時可以開始哪些工程施工準備，有無其他條件限制；有哪些重要或復雜的分項工程還應單獨編制進度計劃提交批準。（3）檢查承包人的施工準備承包人應就施工準備情況按如下主要內容提出陳述報告，監(jiān)理工程師應逐項予以澄清、檢查和評述。主要施工

11、管理人員和施工人員（含項目經(jīng)理、技術負責人、部門負責人、主要技術人員及主要機械操作人員）是否進場或將何日進場，并應提交進場人員計劃及名單；用于工程的進場材料、機械、儀器和設備是否進場或將于何日進場，是否將會影響施工，并應提交進場計劃及進場清單；用于工程的本地材料來源是否落實，并應提交料源分布圖、供料計劃清單及向甲方提供的供材計劃；施工進度及臨時工程的進展，并應提交駐地及臨時工程建設計劃和布置圖；工地試驗室、流動試驗室及其設備是否安裝就緒或將于何日安裝就緒，并應提交試驗室布置圖、流動試驗室分布圖及儀器設備清單；施工測量的基礎資料是否已經(jīng)落實并經(jīng)過復核，施工測量是否進行或將于何日完成，并提應交施工

12、測量計劃及有關資料；其他與開工條件有關的內容及事項。（4）檢查業(yè)主負責的開工條件公司應就工程占地、拆遷以及其他與開工條件有關的問題進行說明；監(jiān)理工程師應根據(jù)批準或將批準的施工進度計劃安排，對上述事項提出建議及要求。（5）明確施工監(jiān)理例會程序在第一次工地會議上，監(jiān)理工程師應溝通與承包人的聯(lián)系渠道，明確工作例行程序，提出有關表格及說明：計量控制的主要程序、表格及說明；計劃進度控制的主要程序、圖表及說明；計量支付的主要程序、證書、報表及說明；延期與索賠的主要程序、報表及說明；工程變更的主要程序、圖表及說明；工程質量事故及安全事故的報告程序、表格及說明；函件的往來傳遞交接程序、格式及說明；確定工地例會

13、的時間、地點及程序。（6）檢查討論與開工條件有關的其它事項。第一次工地會議由監(jiān)理代表處負責會議記錄和整理會議紀要，由總監(jiān)簽發(fā)，在會后 3 天分別送各有關單位。工地例會時根據(jù)“ fidic ”條款和合同管理要求，在建設施工中各參建方進行協(xié)調的定期會議。它應在工程開工后的整個施工活動期內定期舉行，每一個月召開一次，每次半天或一天，其具體時間間隔可根據(jù)施工中存在問題的緩急程度由監(jiān)理工程師決定，工地例會由監(jiān)理代表處或駐地監(jiān)理辦組織召開，參加人員為項目工作站、公司工程管理相關部門、監(jiān)理工程師及承包人的相關人員，每月月底召開。承辦人項目經(jīng)理部各工程管理有關部門負責人也必須參加會議。各承包人應在會議召開前4

14、8 小時提交書面匯報材料（統(tǒng)一格式） 。在工地例會中如出現(xiàn)延期、索賠及工程事故等重大問題，可另行召開專門會議協(xié)調處理。工地例會應按既定的例行議程進行，一般應由承包人逐項進行陳述并提出問題和建議措施；監(jiān)理工程師應逐項組織討論并作出決定或決議的意向。工地例會一般包括主要議程如下：（1）落實和確定上次工地例會所決定事項的完成情況，征詢意見并在本次會議進一步落實未完成事項；（2）承包人匯報上月工程計劃完成情況和質量、安全狀況，以及施工中存在的問題和原因分析。根據(jù)合同規(guī)定向監(jiān)理和公司提出工程實施中急需解決的問題和要求，并對下月的工程計劃作出安排；（3）審查工程進度：主要是關鍵線路上的施工進展情況及影響施工進度的因素和對策；（4）審查現(xiàn)場情況：主要是現(xiàn)場機械、材料、勞力的數(shù)額以及對進度和質量的適應情況并提出解決措施；（5） 審查工程質量：主要應針對工程缺陷和質量事故， 就執(zhí)行控制標準、施工工藝、檢查驗收等方面提出問題及解決措施；（6）審查財務事項：主要是期中支付、價格調整、額外的臨時金額等發(fā)生或將發(fā)生的問題及初步處理意見或意向；（7）審查安全事項：主要是對發(fā)生的安全事故或隱藏的不安全