公司行政后勤管理制度(草擬)

1、行政管理制度（草擬）目錄：第一章、考勤管理第二章、公文管理第三章、資料檔案管理第四章、合同管理第五章、印章管理第六章、會(huì)議管理第七章、公司鑰匙管理第八章、辦公區(qū)域管理規(guī)定第九章、辦公、清潔用品管理規(guī)定第十章、固定資產(chǎn)管理規(guī)定第十一章、公司廢舊物資、物料的處理管理規(guī)定第一章 考勤管理第一條：公司每天上班時(shí)間為早上8：30-12：00；下午13：30-17：30，時(shí)間為周一至周六。第二條：職員上班和下班時(shí)須各指紋刷卡一次。因故未能正常刷卡的，須申明原因并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)后報(bào)總經(jīng)理辦公室審批，否則，按曠工處理。第三條：請(qǐng)假、外出培訓(xùn)、考察或出差，必須提前填寫請(qǐng)假申請(qǐng)表或出差申請(qǐng)表，按規(guī)定程序報(bào)批并辦

2、妥工作交接手續(xù)，同時(shí)交人事部備案后方可離崗。第四條：職員不得要求他人代為刷卡，或替他人刷卡。每發(fā)現(xiàn)一次，對(duì)替人刷卡者和要求他人代為刷卡者，各罰款100元，通報(bào)批評(píng)，當(dāng)月績(jī)效考核分?jǐn)?shù)歸零。 第五條：公司級(jí)會(huì)議、培訓(xùn)、集體活動(dòng)考勤罰則：遲到或早退3分鐘以上、10分鐘以下：遲到者本人及其直接上司分別罰款20元；以上則加倍；無(wú)故缺席罰款100元。第六條：公司規(guī)定，以下情況視為曠工：（一）無(wú)故缺勤兩小時(shí)以上，返回公司上班后1個(gè)工作日內(nèi)也未補(bǔ)辦請(qǐng)假手續(xù)或補(bǔ)辦手續(xù)未獲批準(zhǔn)；（二） 請(qǐng)假未獲批準(zhǔn)即擅自不上班（包括續(xù)假未獲批準(zhǔn)）視同無(wú)故缺勤；（三） 以虛假理由請(qǐng)假獲批準(zhǔn)而不上班第七條：公司對(duì)于曠工的處理：（一）

3、 曠工期間勞動(dòng)報(bào)酬不予發(fā)放。（二） 曠工計(jì)算時(shí)間為半天，不足半天按半天計(jì)。（三）連續(xù)曠工超過(guò)五天，或一年內(nèi)累計(jì)曠工超過(guò)十天，作過(guò)失性辭退處理，公司不負(fù)擔(dān)任何經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償。第八條：凡試用期員工,一月內(nèi)內(nèi)累計(jì)考勤違紀(jì)達(dá)三次的,則直接予以辭退。第二章 公文管理第一條：公司公文是傳達(dá)方針、發(fā)布指示、通報(bào)情況、交流信息的重要工具。公司公文包括通知、呈批文件、工作聯(lián)絡(luò)函、會(huì)議記錄、工作報(bào)告等。公文處理必須做到準(zhǔn)確、及時(shí)、簡(jiǎn)便。各部門須指派人員進(jìn)行公文日常管理工作。所有公文擬寫、審批都須注明時(shí)間。第二條：各部門公文在草擬完畢后，須交部門負(fù)責(zé)人審閱、修改并報(bào)總經(jīng)理審批后，方可下發(fā)執(zhí)行。第三條：公司內(nèi)所有公文原件必

4、須統(tǒng)一交由辦公室存檔和銷毀。第四條：公文的處理包括收文和發(fā)文。收文包括傳遞、簽收、分發(fā)、擬稿、歸檔等程序。發(fā)文包括擬稿、審核、簽發(fā)、用印、打印、登記、分發(fā)、歸檔等程序。第五條：公文草擬要求及標(biāo)準(zhǔn)：1，符合公司經(jīng)營(yíng)管理制度和條例；2，情況要具體，觀點(diǎn)要明確、內(nèi)容要全面、表達(dá)規(guī)范、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)練、標(biāo)點(diǎn)要準(zhǔn)確。3，引文要準(zhǔn)確，時(shí)間應(yīng)寫具體的年、月、日。 第三章 資料、檔案管理第一條：公司的文件，有打印必要時(shí)方予打印。私人資料，不得在公司打印、復(fù)印。特殊情況可予以一定方便第二條：收到的文件，應(yīng)及時(shí)給有關(guān)部門、人員送發(fā)。檔案管理人員應(yīng)樹立嚴(yán)格的保密意識(shí)，不得隨意將打印、復(fù)印或傳真資料中有關(guān)

5、商業(yè)秘密或公司管理中須保密的事項(xiàng)透露給他人。第三條：檔案歸檔范圍：公司的規(guī)劃、勞動(dòng)工資、人事行政檔案、決議、合同、項(xiàng)目方案、協(xié)議等具有價(jià)值的文件材料。第四條：檔案管理要指定專人負(fù)責(zé)，明確責(zé)任，保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級(jí)檔案必須保證安全。第五條：部門負(fù)責(zé)人借閱檔案可通過(guò)檔案管理人員辦理借閱手續(xù)，直接提檔；公司其他人員需借閱檔案時(shí)，要經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及以上人員批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。第六條：借閱檔案必須愛護(hù)，保持整潔，嚴(yán)禁涂改，注意安全和保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確屬工作需要必須摘錄和復(fù)制，凡屬密級(jí)檔案，必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制，一般內(nèi)部檔案部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。第七條

6、：任何人非經(jīng)允許無(wú)權(quán)隨意銷毀公司檔案；若按規(guī)定需要銷毀時(shí)，凡屬機(jī)密檔案須經(jīng)總經(jīng)理審批，一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可銷毀；經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理人員要認(rèn)真填寫，編制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀。 第四章 合同管理第一條：公司合同按類別可分為以下八類：勞動(dòng)合同、辦公用品及設(shè)備購(gòu)置合同、業(yè)務(wù)合作合同、銷售合同、維修合同、投資合同、擔(dān)保合同、其他合同第二條：勞動(dòng)合同和公司發(fā)生的業(yè)務(wù)合同，必須交公司顧問(wèn)律師審核后方可使用。第三條：勞動(dòng)合同由董事長(zhǎng)直接簽署或由董事長(zhǎng)委托人簽署。第四條：公司所有合同必須簽訂一式兩份，原件交由辦公室處編號(hào)存檔，凡涉及經(jīng)濟(jì)往來(lái)的經(jīng)濟(jì)類合同，必須由辦公室將原件或復(fù)印件

7、報(bào)財(cái)務(wù)有關(guān)人員備份；經(jīng)辦部門只允許保留復(fù)印件作為工作開展的依據(jù)或存入部門、客戶檔案。第五條：凡公司簽訂的各項(xiàng)合同均屬公司機(jī)密文檔，任何人不得對(duì)外泄密，凡泄密者一經(jīng)發(fā)現(xiàn)立即解雇；因此造成的經(jīng)濟(jì)損失必須由泄密人承擔(dān)相應(yīng)法律責(zé)任并負(fù)責(zé)賠償因此對(duì)公司造成的所有經(jīng)濟(jì)損失。以上規(guī)定公司全體人員必須嚴(yán)格遵守，如有違反并給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或不良影響的，立即解雇，并追究其法律責(zé)任。 第五章 印章管理第一條：印章分為：1，公章：公司向主管機(jī)構(gòu)登記的公司印鑒及特定業(yè)務(wù)專用的公司印章。2，合同章：公司對(duì)外簽訂合同、協(xié)議等使用的印章。3，財(cái)務(wù)專用章：財(cái)務(wù)部門開展業(yè)務(wù)使用的專用印章。4，部門章：刻有公司及部門名銜的印章第

8、二條：公章由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)保管。公章的使用，由用章人如實(shí)填寫“用章申請(qǐng)單”報(bào)部門經(jīng)理確認(rèn)后，報(bào)總經(jīng)理審批，方可蓋印。如違反規(guī)定造成的后果由直接責(zé)任人負(fù)責(zé)。公司所有需要蓋印章的介紹信、說(shuō)明及對(duì)外開出的任何公文，統(tǒng)一編號(hào)，以備查詢、存檔。第三條：公司一般不允許開具空白介紹信，如因工作需要或其他特殊情況確需開具時(shí)，須經(jīng)部門經(jīng)理簽字，并報(bào)辦公室主任批準(zhǔn)后，方可開具。持空白介紹信外出工作人員，回公司后必須向辦公室匯報(bào)介紹信用途，未使用的必須交回；蓋章后出現(xiàn)的意外責(zé)任由部門批準(zhǔn)人負(fù)責(zé)。第四條：印章制發(fā)的申請(qǐng)。因業(yè)務(wù)需要，由部門向辦公室提出申請(qǐng)，核準(zhǔn)后由辦公室負(fù)責(zé)制發(fā)。第五條：印章的印文磨損需要換發(fā)時(shí)，由

9、部門向辦公室提出申請(qǐng)，并注明拓具印模。第六條：原有廢舊印信應(yīng)于換發(fā)的印章收到后，交由辦公室毀損。第七條：種印章由各監(jiān)印人員負(fù)責(zé)保管，如有遺失或誤用情況由監(jiān)印人員負(fù)完全責(zé)任。第八條：由辦公室門指定專人負(fù)責(zé)印信的制發(fā)、換發(fā)等管理工作，并設(shè)立“印信登記表”，拓具印模，裝訂成冊(cè)，以利管理。 第六章 會(huì)議管理第一條：參會(huì)人員必須嚴(yán)格按照會(huì)議通知時(shí)間準(zhǔn)時(shí)到會(huì),不得遲到、找人替代參加或無(wú)故缺席,如因公事或因病不能參加會(huì)議,必須會(huì)前一小時(shí)報(bào)會(huì)議召集人批準(zhǔn)。如未經(jīng)同意遲到、缺席的，一律按照考勤制度遲到、曠工相關(guān)規(guī)定予以懲戒。第二條：各與會(huì)者不得在會(huì)間做與會(huì)內(nèi)容無(wú)關(guān)的事情、手機(jī)必須調(diào)為振動(dòng)、均不得在會(huì)上吸煙。第三

10、條：會(huì)議內(nèi)容清晰，會(huì)議目的明確.第四條：相關(guān)會(huì)議記錄人必須如實(shí)、認(rèn)真、詳細(xì)記錄會(huì)議內(nèi)容，字跡清晰、工整.第五條：會(huì)議形成決議的內(nèi)容，須記錄后報(bào)分管副總審批，方可下發(fā)。 第七章 公司鑰匙管理第一條：公司所有鑰匙由后勤專員編號(hào)，并發(fā)放給專用人領(lǐng)用（各辦公桌抽屜鑰匙除外）。第二條：辦公室應(yīng)做好鑰匙領(lǐng)用登記表鑰匙移交表的記錄，負(fù)責(zé)登記鑰匙的保管現(xiàn)狀。第三條：重要鑰匙需一式二把，辦公室留存一把。第四條：鑰匙未經(jīng)允許不得私自配備，若遺失后果自負(fù)。第五條：凡鑰匙遺失的必須及時(shí)報(bào)后勤專員，由后勤專員安排配發(fā)或換鎖，由此產(chǎn)生的相關(guān)費(fèi)用均由遺失人自行承擔(dān)。 第八章 辦公區(qū)域管理規(guī)定第一條：應(yīng)以普通話低音量在辦公區(qū)

11、域內(nèi)進(jìn)行交流。禁止高聲喧嘩、污言穢語(yǔ)，手機(jī)應(yīng)始終調(diào)為振動(dòng)狀態(tài)。 第二條：不得在任何時(shí)間內(nèi)將與工作無(wú)關(guān)的人員帶入辦公區(qū)域，如有人員來(lái)訪，應(yīng)由有關(guān)人員接待。第三條：愛護(hù)辦公區(qū)域內(nèi)的一切設(shè)施，不得隨意毀壞、涂抹，不得將公共設(shè)施及物品據(jù)為已有，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將要求責(zé)任人按損壞或丟失物品的原價(jià)進(jìn)行賠償。第四條：節(jié)約公司一切能源，隨時(shí)注意關(guān)閉電源、水源開關(guān)。隨意浪費(fèi)者，公司將進(jìn)行相應(yīng)處罰。第五條：工作時(shí)間內(nèi)不得進(jìn)行上網(wǎng)聊天、玩游戲、打牌、下棋等娛樂(lè)活動(dòng)。第六條：注意保持辦公區(qū)域的衛(wèi)生，不得亂扔雜物不得隨地吐痰，外出或下班離開時(shí)，應(yīng)收拾好與工作有關(guān)的資料文件及個(gè)人物品，關(guān)閉電腦電源。第七條：上班時(shí)間應(yīng)衣著整潔，

12、不得穿短褲、短裙、背心及袒胸露背衣裙及拖鞋。第八條：下班時(shí)必須關(guān)好門窗，做好防盜、防火工作。第九條：電話使用行為規(guī)范：1、公司電話僅供工作之需，不得使用公司電話撥打私人電話。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，按公司懲戒細(xì)則進(jìn)行處罰，并由本人承擔(dān)所需費(fèi)用。2、工作電話通話時(shí)間應(yīng)盡量簡(jiǎn)短，如確需長(zhǎng)時(shí)間討論細(xì)節(jié)，應(yīng)盡量安排面談。3、電話響鈴三聲以內(nèi)必須馬上接聽，若本人不在座位上，電話臨近的員工必須幫助接聽，并問(wèn)清楚對(duì)方需溝通的事宜，或記下對(duì)方電話，待本人回來(lái)后及時(shí)轉(zhuǎn)達(dá)。4、接聽電話必須使用禮貌用語(yǔ)普通話。第十條：電腦使用管理1、公司所購(gòu)電腦，產(chǎn)權(quán)歸公司所有，使用人具有維護(hù)保養(yǎng)之義務(wù)，須愛惜使用，精心保管。電腦使用人應(yīng)保持辦

13、公室內(nèi)電腦整潔，對(duì)電腦的主機(jī)、顯示器、鍵盤、鼠標(biāo)都應(yīng)定期進(jìn)行清潔，不得有明顯積塵；2、因電腦本身質(zhì)量問(wèn)題所引起的維護(hù)修理費(fèi)用由公司承擔(dān)。3、因人為因素?fù)p壞（如：碰撞、進(jìn)水等）的維修費(fèi)用由使用者本人承擔(dān)并依情節(jié)給予懲戒。4、因人為因素?fù)p壞導(dǎo)致機(jī)器報(bào)廢，由電腦使用人向公司賠償，賠償額度為：購(gòu)置款減去折舊率。5、下班前各部門電腦使用人應(yīng)按正常程序關(guān)閉電腦和顯示器，發(fā)現(xiàn)下班人走后，電腦和顯示器未關(guān)閉者，依情節(jié)給予懲戒。第十條：空調(diào)使用管理1、夏季室內(nèi)溫度高于或等于32時(shí)開啟，溫度設(shè)定為26。2、未按上述規(guī)定使用空調(diào)者，經(jīng)查實(shí)給予減薪20元。3、公司空調(diào)由辦公室負(fù)責(zé)監(jiān)督與管理。4、各部門人員應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定

14、開啟和關(guān)閉空調(diào)，并在下班前對(duì)所有空調(diào)進(jìn)行檢查。5、各部門人員應(yīng)定期對(duì)空調(diào)進(jìn)行保養(yǎng)清洗工作。 第九章 辦公、清潔用品管理規(guī)定第一條：凡由公司購(gòu)進(jìn)的為日常工作服務(wù)的物品，包括電腦、電話、計(jì)算器、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、桌椅、紙張、文件夾、移動(dòng)硬盤、U盤、剪刀、訂書機(jī) 、裁紙刀、電腦耗材、打印耗材、膠水、 膠帶、傳真紙、回型針、大頭針等均為辦公用品；拖把、掃帚、簸箕、手套、洗手液、洗衣粉、肥皂、抹布等均為清潔用品。第2條 ：辦公用品計(jì)劃 1、各部門根據(jù)本部門辦公用品消耗和使用情況，每月25日前編制并提報(bào)下月辦公用品領(lǐng)用計(jì)劃報(bào)行政部前臺(tái)，主要列清本部門下月各類辦公用品的需求，清楚描述品牌、型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量，以

15、便行政部統(tǒng)一安排采購(gòu)。逾期不報(bào)視為自動(dòng)放棄，由此造成工作受阻，責(zé)任自負(fù)。 2、行政部負(fù)責(zé)將各部門的辦公用品需求計(jì)劃匯總，經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后統(tǒng)一采購(gòu)。第三條：一般辦公用品由行政部每月按照計(jì)劃到指定供應(yīng)商處采購(gòu)。特殊辦公用品（固定資產(chǎn)類及辦公家具等）由需求部門提出申請(qǐng)，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，專門購(gòu)買。 第四條：備用的辦公用品由行政部統(tǒng)一保管。每月7日前，各部門填寫辦公用品領(lǐng)用表，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字后，直接到行政部領(lǐng)取。行政部指定專人負(fù)責(zé)辦公用品的管理工作，要做到分類存放，碼放整齊，清潔有序。 第五條：行政部要認(rèn)真做好新購(gòu)物品入庫(kù)前的檢查、驗(yàn)收工作，要建立辦公用品管理臺(tái)賬，做到入庫(kù)有手續(xù)、發(fā)放有登記。發(fā)

16、放出去的辦公用品要做好相應(yīng)的領(lǐng)用記錄，明確領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、領(lǐng)用日期及責(zé)任人，由責(zé)任人負(fù)責(zé)保管。 第六條：對(duì)因個(gè)人工作失誤、非正常使用而對(duì)辦公用品造成的異常損耗，根據(jù)個(gè)人責(zé)任的大小，由責(zé)任人承擔(dān)因其造成損失的賠償。 第十章 固定資產(chǎn)管理 第1條 ：為了更好的利用固定資產(chǎn)，實(shí)行固定資產(chǎn)歸口管理，加強(qiáng)對(duì)固定資產(chǎn)的維修與保養(yǎng)，建立崗位責(zé)任制和操作規(guī)范。財(cái)務(wù)部作為資產(chǎn)監(jiān)管部門，應(yīng)建立鍵全相關(guān)資產(chǎn)的明細(xì)賬及總賬，定期（每年）與不定期（需要時(shí)）組織主管部門對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行盤點(diǎn)。1、各使用部門為固定資產(chǎn)的管理部門，負(fù)責(zé)本部門的設(shè)備管理工作，部門負(fù)責(zé)人為本部門管理人員，每臺(tái)設(shè)備要明確使用、保管、維護(hù)的責(zé)任者。2、嚴(yán)

17、格執(zhí)行公司制訂的管理細(xì)則，技術(shù)操作堆積和維護(hù)保養(yǎng)制度，確保設(shè)備的完好、清潔、潤(rùn)滑和安全使用。3、根據(jù)公司相關(guān)部門的要求配合固定資產(chǎn)的盤點(diǎn)，做到賬、卡、物三相符。4、對(duì)部門使用的資產(chǎn)按公司要求貼資產(chǎn)管理標(biāo)簽，標(biāo)簽一旦發(fā)生損壞，立即到相關(guān)部門索要標(biāo)簽，重新粘貼。第二條：固定資產(chǎn)的購(gòu)置、驗(yàn)收、領(lǐng)用1、由于工作和生產(chǎn)需要，各需求部門購(gòu)置固定資產(chǎn)，由相關(guān)部門填寫申請(qǐng)報(bào)告，需報(bào)部門主管、財(cái)務(wù)部、總經(jīng)理審批后方可組織采購(gòu)。2、購(gòu)設(shè)備進(jìn)廠后，由需求部門及主管部門組織聯(lián)合工箱檢查，驗(yàn)收，設(shè)備安裝完畢后，填“資產(chǎn)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告”，財(cái)務(wù)部門根據(jù)“資產(chǎn)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告”建立固定資產(chǎn)卡片及臺(tái)賬，并貼好資產(chǎn)管理卡片。第三條：固定資產(chǎn)的

18、調(diào)撥與轉(zhuǎn)移1、凡列入公司的固定資產(chǎn)未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理同意，任何部門不得擅自調(diào)撥、轉(zhuǎn)移、借出和出售。公司設(shè)備的調(diào)撥與轉(zhuǎn)移必須通過(guò)財(cái)務(wù)部門辦理轉(zhuǎn)移手續(xù)，同時(shí)由調(diào)出、調(diào)入部門的雙方領(lǐng)導(dǎo)及經(jīng)辦人簽字，財(cái)務(wù)部辦理轉(zhuǎn)賬手續(xù)。2、公司對(duì)外處理固定資產(chǎn)一般實(shí)行有償價(jià)調(diào)撥方式，相關(guān)部門根據(jù)設(shè)備的使用年限、折余價(jià)值、新舊程度按質(zhì)論價(jià)，原則上，調(diào)出設(shè)備價(jià)值不得低于設(shè)備的折余價(jià)值。報(bào)財(cái)務(wù)部審核、總經(jīng)理審批方可辦理相關(guān)手續(xù)。3、未經(jīng)財(cái)務(wù)同意，各使用部門無(wú)權(quán)辦理設(shè)備轉(zhuǎn)移及處理，一經(jīng)發(fā)理，將追究部門及經(jīng)辦人的責(zé)任。第四條：固定資產(chǎn)的報(bào)廢與封存1、公司的固定資產(chǎn)報(bào)廢處理時(shí)，須使用部門提出申請(qǐng)，填寫設(shè)備報(bào)廢單一式二份經(jīng)部門主管確認(rèn)后，由財(cái)務(wù)部門將其凈損失上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)后辦理報(bào)廢相關(guān)手續(xù)。2、凡符合下列條件可申請(qǐng)報(bào)廢 A超過(guò)使用年限，主要結(jié)構(gòu)陳舊，生產(chǎn)效率低，耗能高，而且不能改造利用的。 B損壞嚴(yán)重?zé)o法修復(fù)的。 C老化失效，性能低劣無(wú)修復(fù)價(jià)值的。 D因工房改造又不能運(yùn)遷的設(shè)備必須折除的。