《質(zhì)量管理體系文件》CW-QP4.2.3-01文件管制程序

1、編制:楊正行審核:批準(zhǔn):分發(fā)號(hào):修訂情況版次日期狀態(tài)描述a/02017-04-28有效首次制定1.目的：為對(duì)文件的制訂、發(fā)放、修改、作廢及回收進(jìn)行有效控制，以保證各部門使用的文件為最新版的有效版本。2.范圍：所有受控文件及資料。3.權(quán)責(zé)文件類別制訂審查核準(zhǔn)管理品質(zhì)環(huán)境手冊(cè)指定部門管理者代表總經(jīng)理文控中心程序文件指定部門管理者代表總經(jīng)理作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)使用部門部門主管部門經(jīng)理表格隨相關(guān)程序、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等文件一并審核4.定義4.1品質(zhì)環(huán)境手冊(cè)（一階文件）是執(zhí)行質(zhì)量環(huán)境管理體系中的過程順序及其相互關(guān)系之陳述，依照行業(yè)屬性，明確其范圍之文件。 4.2作業(yè)程序文件（二階文件）依照管理體系標(biāo)準(zhǔn)之有關(guān)要素所要求的文件

2、化程序，是執(zhí)行質(zhì)量、環(huán)境等管理體系有關(guān)要素的具體實(shí)施文件。4.3 作業(yè)指導(dǎo)書（三階文件）依照人員的技術(shù)與訓(xùn)練程度，并結(jié)合作業(yè)過程的復(fù)雜程度與關(guān)聯(lián)性，而制定的實(shí)施細(xì)則。4.4表單、記錄（四階文件）執(zhí)行管理活動(dòng)所填寫的標(biāo)準(zhǔn)格式及記錄。 4.5外來文件：指國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、客戶提供之圖紙和相關(guān)之品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)、文件或資料及法律、法規(guī)及其他要求等。4.6受控文件凡會(huì)影響作業(yè)品質(zhì)及環(huán)境之文件，如公司品質(zhì)環(huán)境手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書及表單、外來文件均列入文控中心予以統(tǒng)一發(fā)行。5.作業(yè)內(nèi)容5.1文件制作：5.1.1文件之外觀格式按文控中心確定的格式為準(zhǔn)。5.1.2文件之架構(gòu)5.1.2a目的：敘述編寫此文件之意圖。5.1

3、.2b范圍：敘述此文件之適用于組織內(nèi)特定人、物、事、地。5.1.2c定義：說明此文件中特殊或?qū)Ｓ妹~、詞匯之意義。5.1.2d權(quán)責(zé)：界定此文件中相關(guān)單位之工作內(nèi)容。5.1.2e作業(yè)內(nèi)容：敘述特定人員在何種時(shí)機(jī)或狀況，以何種方式執(zhí)行某種特定工作，并產(chǎn)生某些記錄、報(bào)告，作為實(shí)際作業(yè)現(xiàn)況之依據(jù)。5.1.2f參考資料：敘述此文件中所引用參考之其它文件名稱。5.1.2g附件表單：執(zhí)行此文件所產(chǎn)生之記錄表單表格。5.1.3文件編寫5.1.3a品質(zhì)環(huán)境手冊(cè)，程序文件編碼系統(tǒng) 流水號(hào)適用體系文件屬性宸幃公司5.1.3b作業(yè)指導(dǎo)書文件編號(hào)系統(tǒng)： 文件流水號(hào)部門代碼文件屬性博海公司5.1.3c文件屬性碼，名稱（類

4、別） a.qm品質(zhì)環(huán)境手冊(cè)（一階文件） b.qp作業(yè)程序文件（二階文件） c.wi作業(yè)指導(dǎo)書（三階文件） d.d外來文件（客戶提供圖紙除外） e.q代表質(zhì)量環(huán)境管理體系 f.e代表環(huán)境管理體系g.u代表質(zhì)量環(huán)境等管理體系共用h.cw代表宸幃公司5.1.3d流水號(hào)作業(yè)程序文件以阿拉伯?dāng)?shù)字01、02、03等為順序，品質(zhì)環(huán)境手冊(cè)無流水號(hào)。作業(yè)指導(dǎo)書、外來文件以阿拉伯?dāng)?shù)字001、002、003等為順序。5.1.3e文件附件及表單編號(hào) 封面及內(nèi)容頁、附件不加編號(hào)，表單編號(hào)在表單右下角，其編碼為：cwf-流水號(hào)001-版本abc,cw代表宸幃，f代表表單。a.部門代碼對(duì)照表部門代碼部門代碼部門代碼總經(jīng)辦g

5、m客服部cs業(yè)務(wù)部sd物控部pmc工程部es品管部qa生產(chǎn)部pd行政部ad采購部pu宸幃電子cw管理者代表mr體系管理iso財(cái)務(wù)部fdb.部門表單流水號(hào) 每部門表單以阿拉伯?dāng)?shù)字01、02、03等為順序，（外來文件依以上5.1.3a5.1.3d編號(hào)執(zhí)行）。c.版次 表單版次以英文字母a、b、cz為順序。5.1.3f頁次以內(nèi)容、作業(yè)流程圖為頁次，其它附件不編頁次。5.1.3g附件應(yīng)于表單右上角標(biāo)示（附件×）。5.1.4版本變更：5.1.4a第一次制訂之原案為第一版，以“a版”表示。5.1.4b若有修改，經(jīng)同意后重新改版發(fā)行，則封面版本項(xiàng)以abc為順序。5.1.5版次變更：5.1.5a品質(zhì)

6、環(huán)境等管理手冊(cè)版次以“×/×”表示，其中前“×”用阿拉伯?dāng)?shù)字表示版本，后“×”用字母表示版次，某版本的第一版用“a”表示，版次變更后用“b版”表示，依此類推.5.1.5b程序文件及三階文件之作業(yè)指導(dǎo)書，只有版次無版本，以“abc”表示，首版次為“a版”，版次變更后為“b版”，以此類推。5.1.6文控中心進(jìn)行復(fù)印，在文件每頁內(nèi)蓋上受控文件章分發(fā)給使用部門，原版文件于背面加蓋受控文件章，保存于文控中心。5.1.6a發(fā)行文件時(shí)由文控中心用文件收發(fā)記錄表要求文件接收單位簽收，包括接收份數(shù)、日期、接收人姓名。5.1.6b若文件破損或丟失，或因工作需要，需文控中心增

7、發(fā)/補(bǔ)發(fā)文件時(shí)，相關(guān)部門可填寫文件修改補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)單給上級(jí)主管核準(zhǔn)后，將文件修改補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)單交文控中心，由文控中心及時(shí)按5.1.6進(jìn)行發(fā)行作業(yè)。5.1.6c品質(zhì)環(huán)境手冊(cè)、程序文件發(fā)到部級(jí)以上單位，作業(yè)指導(dǎo)書發(fā)到使用部門。5.1.7文件之增訂、修訂、回收、作廢：5.1.7a需對(duì)文件進(jìn)行修訂/增訂之部門要填文件修改補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)單并連同文件初稿交核準(zhǔn)后，送文控中心，文控核準(zhǔn)文件修改補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)單及文件初稿是否按規(guī)定格式施行及被核準(zhǔn)，若為新增文件，由文控對(duì)其編號(hào)，對(duì)初稿文件按5.1.2、5.1.3進(jìn)行排版、列印，依5.1.6、5.1.7b進(jìn)行收發(fā)。5.1.7b 文控中心發(fā)行修訂后之文件時(shí)，應(yīng)將舊版文件與新版文件一對(duì)

8、一抽換回收，若現(xiàn)行使用文件被申請(qǐng)作廢由文控中心按文件收發(fā)記錄表進(jìn)行全數(shù)回收，在文件收發(fā)記錄表備注欄內(nèi)注明作廢，該作廢文件不再使用。5.1.7c表單的增訂、修訂由使用部門直接進(jìn)行，但須經(jīng)過文控中心受控，原使用表單作廢，啟用修改之表單。5.1.7d所有回收之受控文件由文控中心蓋作廢文件章，予以作廢。5.1.7e 受控文件的電子檔都要在文件更改發(fā)行的同時(shí)發(fā)給文控中心一份備查。5.1.8文件表單的管理 5.1.8a公司所有之正在使用之內(nèi)部受控文件、表單，文控中心須保留一份原件，并對(duì)文件記錄于文件總覽表、表單記錄于記錄表單總覽表5.1.8c作廢、修訂過的舊版文件原件須保存一年，已過保存規(guī)定期限時(shí)，由文控中心進(jìn)行銷毀，已過保存期限的其它品質(zhì)、環(huán)境記錄自動(dòng)作廢，各使用部門自行銷毀5.1.10b欲借閱其它單位之文件，需至文控中心填寫文件修改補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)單，經(jīng)文控中心同意后，始能至文控中心借閱。5.1.10c欲復(fù)印本單位及其它單位之文件，需至文控中心填寫文件修改補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)單，管理代表簽字同意后，方能到文控中心復(fù)印，文控中心應(yīng)在復(fù)印文件上蓋“受控文件章”5.1.11外來文件之受控：5.1.11a 本公司各部門接到外來文件需送至文控中心，經(jīng)管理代表核準(zhǔn)后，文控中心應(yīng)登記于文件總覽表中，如需發(fā)行時(shí)，則由文控中心按5.1.6、5.1.7b進(jìn)行收發(fā)等作業(yè)，外來文件無版次區(qū)