電子信息檔案管理在事業(yè)單位中的應(yīng)用研究

1、    電子信息檔案管理在事業(yè)單位中的應(yīng)用研究    周璇 魏婷婷摘 要 由于近代社會電子信息技術(shù)的發(fā)展，信息管理技術(shù)也得到了大規(guī)模的應(yīng)用，企事業(yè)單位檔案庫的歸納與整理是信息管理技術(shù)最為常見的應(yīng)用。本文將關(guān)注點(diǎn)放在了信息管理技術(shù)在企事業(yè)單位的應(yīng)用及在應(yīng)用的過程中可能存在的問題，通過對電子信息技術(shù)在企事業(yè)單位應(yīng)用過程中存在的問題進(jìn)行探討研究并提出對策。關(guān)鍵詞 事業(yè)單位 檔案管理 信息技術(shù) 應(yīng)用因為科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和社會的進(jìn)步，企事業(yè)單位管理檔案的方式也隨之發(fā)生改變，從以前依靠人工整理到現(xiàn)在依靠信息技術(shù)來進(jìn)行管理，機(jī)器淘汰人工，傳統(tǒng)的管理機(jī)制發(fā)生了改變。對比傳

2、統(tǒng)的管理模式，電子信息檔案無疑占據(jù)了較大的優(yōu)勢，憑借其優(yōu)越性，電子信息檔案得到了推廣和認(rèn)可。但電子信息管理也存在一定的缺陷，在使用的過程中不可避免的帶來了一定的問題。為了獲得更好的使用效果，我們應(yīng)當(dāng)在使用之前進(jìn)行檢查力求將風(fēng)險降到最低，而本文的重點(diǎn)就是在企事業(yè)單位進(jìn)行電子信息管理的過程中，針對可能出現(xiàn)的問題進(jìn)行探討，降低企事業(yè)單位在進(jìn)行信息管理過程中的風(fēng)險。一、電子信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用電子信息技術(shù)比較傳統(tǒng)的信息管理技術(shù)具有地域及時間上面的優(yōu)勢，突破了傳統(tǒng)信息管理技術(shù)時間、空間上的限制，與傳統(tǒng)信息管理技術(shù)相比，電子信息技術(shù)所用時間短，工作效率高。電子信息技術(shù)在企事業(yè)單位信息管理方面

3、的應(yīng)用有以下幾個方面：一是內(nèi)容管理，是對檔案內(nèi)容依據(jù)要求進(jìn)行歸納整理，讓內(nèi)容更為簡潔而清晰，提高了工作效率。二是管理系統(tǒng)。運(yùn)用電子信息管理技術(shù)來創(chuàng)建管理程序，減少人們在查詢這一方面所花的時間。三是檔案資料的存儲保護(hù)，節(jié)省了傳統(tǒng)信息管理技術(shù)所需要的空間，提高了信息管理技術(shù)的科學(xué)性和效率。二、加強(qiáng)檔案管理中電子信息應(yīng)用的策略（一）提高規(guī)范化水平俗話說：“無規(guī)矩不成方圓。”作為信息管理人員應(yīng)當(dāng)提高自己的思想覺悟，自覺遵守工作守則，做到愛崗敬業(yè)。要對于文檔整理報以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，做好文件格式，對于語焉不詳?shù)奈臋n資料要進(jìn)行審核并依據(jù)真實(shí)情況進(jìn)行修改，即使是電子文檔也要做好工作，防止出現(xiàn)檔案丟失的情況。工作人

4、員也要提高自身的知識儲量，自覺吸收先進(jìn)的信息管理技術(shù)，培養(yǎng)良好的專業(yè)素質(zhì)，提高自己的實(shí)踐應(yīng)用能力和管理技術(shù)，保證電子檔案的質(zhì)量。（二）提高電子信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用水平電子信息管理技術(shù)因為具有快捷和方便的特點(diǎn)，在檔案管理工作方面具有一定的優(yōu)勢，推動了檔案管理工作朝現(xiàn)代化、智能化發(fā)展的步伐，企事業(yè)單位要抓住機(jī)會，根據(jù)現(xiàn)代社會的發(fā)展促進(jìn)電子信息技術(shù)與檔案信息管理進(jìn)行結(jié)合，更好地掌握電子信息管理技術(shù)的應(yīng)用方法，檔案管理的工作團(tuán)隊更應(yīng)當(dāng)憑借這個便利，提高團(tuán)隊的工作效率，減少不必要的時間損耗。（三）減少或避免出現(xiàn)安全隱患檔案信息合理的保存是電子信息檔案管理工作較為重要的一部分，只有妥善地對電子檔案進(jìn)

5、行存檔才能表示檔案管理工作的告一段落。為了減少安全隱患，應(yīng)該對檔案管理方面進(jìn)行要求，即規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，并提高檔案管理的安全性，如設(shè)置安全秘鑰，對于網(wǎng)絡(luò)安全性進(jìn)行評估等，都能在一定程度上提高檔案工作的安全性。三、電子信息檔案管理風(fēng)險控制的措施電子檔案雖然比傳統(tǒng)檔案在空間和時間上占據(jù)優(yōu)勢，但這并不能表明電子信息檔案就是無懈可擊的。現(xiàn)在是信息時代，在網(wǎng)絡(luò)上尋找一個人的資料是輕而易舉的，這也代表人們的隱私安全得不到保證，同樣作為電子檔案的安全問題也是不容忽略的。雖然電子檔案在發(fā)展過程中起到非常重要的作用，但并不是說就是萬無一失的。在互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)的電子檔案管理中想要真正實(shí)現(xiàn)電子檔案的保密工作是當(dāng)下發(fā)展不

6、得不面對的一個問題。在信息技術(shù)時代，最新的電子檔案管理方式也有弊端，但根據(jù)實(shí)際狀況來看，電子信息檔案并沒有得到完全的優(yōu)化，所以相關(guān)事業(yè)單位在使用電子檔案管理時也應(yīng)該注意信息的安全性，積極采用一些防范措施，使信息管理更加安全。（一）積極引進(jìn)最新技術(shù)由于時代的進(jìn)步和信息技術(shù)的發(fā)展，計算機(jī)技術(shù)正悄無聲息地滲透人們的生活，而計算機(jī)的發(fā)展速度也已經(jīng)超乎了人們的預(yù)期，在檔案管理引進(jìn)電子信息管理技術(shù)不僅能提高檔案管理的安全性和隱秘性，更重要的是提高了檔案管理的穩(wěn)定性。電子檔案管理更多的是利用計算機(jī)技術(shù)，在計算機(jī)技術(shù)使用的過程中要采取多種工作方法相結(jié)合的方式，提高工作效率。為了提高工作的安全程度，需要對工作進(jìn)行加密，良好的密碼機(jī)制是提高工作安全性的一個途徑，而在現(xiàn)代信息易于搜索的今天，對信息進(jìn)行加密也是網(wǎng)絡(luò)時代工作者需要做到的工作。（二）制訂相應(yīng)的規(guī)章制度建立健全相應(yīng)的制度可以保證管理的時效性，推進(jìn)員工參與制度建設(shè)，為企事業(yè)單位的發(fā)展提出更多的建議。企事業(yè)單位加強(qiáng)制度建設(shè)不僅僅是節(jié)約成本更重要的是提高制度運(yùn)行的規(guī)范化、制度化程度，為電子檔案存儲的完善性貢獻(xiàn)力量，也指明了今后的發(fā)展方向，提供了發(fā)展思路。四、結(jié)語企事業(yè)單位中的檔案管理屬于管理工作的一部分，所以對于工作人員的要求極高，需要其綜合性較強(qiáng)，能夠熟