淺談提高房產檔案管理水平的途徑策略

1、    淺談提高房產檔案管理水平的途徑策略    嚴少倩【摘 要】文章首先介紹房產檔案管理的特點，提出了房產檔案管理的新路徑，完善的管理體制和高效的管理手段，提高房產檔案管理部門的工作效率?！娟P鍵詞】房產檔案；檔案管理；信息化；管理機制引言隨著房地產行業(yè)的快速發(fā)展，房地產檔案管理也變得越來越重要。房地產檔案具體指的就是房地產行政管理部門在進行一系列的管理活動時按照一定的規(guī)則記錄反映房屋產權變化的資料。它能夠真實的反映房產產權的變化情況，是一種重要的憑證。既然房地產檔案對房地產發(fā)展和城市建設會產生這么重要的影響，我們就必須重視對檔案的管理工作，使其能夠更加

2、的規(guī)范。一、房產檔案管理的特點新時期下，房產檔案管理具備以下特點：其一，法律性。房產檔案是除房產權屬證書外法律認可的，是確認房產權利歸屬方，鑒證房產處置的有效法律證明。在司法執(zhí)法的過程中，可將房產產權檔案作為執(zhí)法的重要依據；其二，區(qū)域壟斷性。房產管理部門是本地區(qū)房產管理的唯一部門，是政府的行政管理機構，對在本地區(qū)內的所有房產檔案擁有管理權和獨占權；其三，社會性。房產檔案管理工作必須真實記錄和客觀反映房地產經濟的運行過程，對房產地項目的建設情況進行詳細記錄，從而為城市建設和城市經濟發(fā)展服務，促進社會經濟的快速發(fā)展；其四，動態(tài)性。房產檔案一經形成，并不是始終固定不變，而是隨著房屋損壞倒塌，城市建設

3、和房地產業(yè)發(fā)展，房屋買賣、繼承、交換、贈與等權屬轉移的不斷發(fā)生而變動，這就要求房產檔案必須實施動態(tài)管理，對房產檔案資料進行及時更新；其五，服務多元化。房產檔案管理所提供的服務是針對所有信息的全部披露，是一種多元化、全方位的服務模式，房產檔案管理部門通過建立網站，實現多元化服務的目標，并為信息利用者提供了一個相互交流和溝通的平臺。二、房產檔案管理的新路徑（一）加快房產檔案信息化建設進程1.提高房產檔案管理信息化建設的認知隨著計算機技術、網絡技術以及通信技術的快速發(fā)展，將這些技術應用于房產檔案管理工作中，利用先進的設備儀器和應用軟件實現檔案的自動化檢索、存儲和管理工作，是檔案管理發(fā)展的必然趨勢。房

4、產檔案是社會信息業(yè)的重要組成部分，必須樹立現代化的管理理念，以滿足社會發(fā)展的需求。在房產檔案管理中運用現代信息處理技術，勢必會提高房產檔案資源開發(fā)和利用效率，推動房產檔案管理深化改革和創(chuàng)新，促進檔案管理事業(yè)信息化水平的提升。2.推動房產檔案數字化建設進程房產檔案數字化建設是房產檔案信息化建設的前提和基礎。將房產檔案資料予以數字化處理，再利用計算機強大的檢索功能進行整編，可以將產權人姓名、房屋地址、房屋面積等房產信息中的每一個組成要素作為檢索點，生成檢索工具，從而減輕手工檢索的工作量，提高檢索的工作效率，為檔案資料利用者提供高效、便捷的信息查詢服務。3.建立房產檔案信息歸集系統(tǒng)為了確保房產信息收

5、集的全面性和準確性，應當將房產檔案信息系統(tǒng)與房產交易系統(tǒng)相結合，使房產交易過程中生成的全部產權信息自動歸集到房產檔案信息管理系統(tǒng)中，并形成文本信息加以保存。此外，房產檔案管理部門還應當利用數碼照相機、掃描儀等技術設備將房產資料處理成圖像信息，歸入到房產檔案信息系統(tǒng)中進行管理。當原始檔案數據錄入到計算機系統(tǒng)后，利用計算機分類、檢索、組合等功能建立房產檔案數據庫。由于房產信息具有動態(tài)變化性特點，所以應對房產檔案數據庫進行及時維護和更新，實現對房產檔案的實時控制，確保房屋產權變動狀況與檔案信息管理協(xié)調同步進行。（二）建立健全管理機制1.建立競爭激勵機制競爭激勵機制是房產檔案管理部門進行管理創(chuàng)新的重要

6、內容，主要包括管理理念創(chuàng)新、管理方式創(chuàng)新、管理內容創(chuàng)新以及管理功能創(chuàng)新等。從當前房產檔案管理部門運行現狀來看，其內部管理效率偏低，究其根本原因在于未形成有效的競爭激勵機制，導致管理人員的工作積極性和創(chuàng)造性不高。所以，房產檔案管理部門應當根據自身發(fā)展需要創(chuàng)新激勵機制，如用人制度、獎懲制度、收入分配制度等，并將個人工作業(yè)績作為考核的重要內容，使考核評價結果與人員勞動報酬、職位晉升相掛鉤，從而有效激發(fā)工作人員的潛能。2.改革用人機制房產檔案管理部門應當從改革用人機制入手，完善內部管理制度，提高內部管理效率。房產檔案管理部門應對單位內部所有的干部職工實施按件計酬的分配模式，根據工作任務的難易程度確定業(yè)

7、務系數，并將其作為計件取酬的衡量標準。全體員工在完成每月任務量后，扣除差錯部分的業(yè)務量，按照實際業(yè)務量進行計件考核取酬。同時，房產檔案管理部門還應將員工工作業(yè)績和能力素質作為收入分配的考量依據，遵循按能定崗、按崗定責、多勞多得的原則全面落實計件取酬機制。3.建立崗位培訓機制房產檔案管理人員的綜合素質高低與其內部管理水平有著直接的關系。所以，房產檔案管理部門應當建立崗位培訓機制，提高全體員工的業(yè)務操作技能、豐富其專業(yè)知識，增強其管理素質，同時使他們掌握現代化的管理手段和管理技術，具備工作崗位所需求的知識結構。培養(yǎng)高素質的房產檔案管理人員是開展檔案管理創(chuàng)新活動的人力資源保障，也是建設檔案管理信息化

8、和數字化的動力源泉。（三）轉變被動式服務為主動式服務隨著知識信息時代的到來，社會各界對房產檔案資料的需求日益增強，并且呈現出需求多樣化的發(fā)展趨勢，這就要求檔案管理工作人員必須轉變傳統(tǒng)的被動式服務觀念，樹立主動式服務意識，在服務態(tài)度、服務手段、服務機制上不斷完善和提高。首先，房產檔案管理部門要與時俱進地開展多樣化的服務形式，以適應社會發(fā)展的客觀需要。房產檔案管理部門還應當加大對房產檔案的宣傳服務力度，提高社會公眾對房產檔案管理的認知，使其正確認識到房產檔案管理的重要性及其價值，掌握房產檔案檢索系統(tǒng)的正確使用技能；其次，房產檔案管理部門要做好檔案信息資料開發(fā)利用研究工作，將有使用價值的檔案信息集中向社會公布，并向檔案信息利用者提供便捷的服務，同時還應當著重發(fā)展檔案信息中介服務機構。三、結束語總而言之，在社會經濟與現代科技快速發(fā)展的今天，房產檔案管理部門應當認清檔案管理工作所面臨的新形勢和新變化，積極探尋有效途徑加快自身的改革與建設，以正確的管理理念、完善的管理體制和高效的管理手段，提高房產檔案管理部門的工作效率。同時，房產檔案管理部門應當重視高素質人才隊伍的培養(yǎng)，充分發(fā)揮人才的創(chuàng)造性和工作潛能，從而全面提升房產檔案管理工作質量。參考文獻：1張翠文.關于推動房產檔案管理數字化的思