探討文書檔案管理如何實現(xiàn)現(xiàn)代化管理

1、    探討文書檔案管理如何實現(xiàn)現(xiàn)代化管理    摘 要：由于社會經(jīng)濟水平的飛速發(fā)展，我國科技實力的不斷提高，傳統(tǒng)的文書檔案管理已經(jīng)不能夠滿足現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展形式，所以企業(yè)實現(xiàn)文書檔案管理工作現(xiàn)代化是大勢所趨。但是由于現(xiàn)代化管理技術(shù)尚未成熟，在發(fā)展中也存在不少問題，給企業(yè)帶來了一定程度上的影響?；诖?，本文分析了現(xiàn)代化技術(shù)對于企業(yè)文書檔案管理的重要性，并且對優(yōu)化其管理提出幾點有效方案。關(guān)鍵詞：文書檔案;現(xiàn)代化;管理文書檔案對于企業(yè)來說是重要的信息收集、查閱、記錄工作，能夠幫助企業(yè)及時了解公司信息，作出全面規(guī)劃和調(diào)整。社會的進步同樣帶動企業(yè)發(fā)展，企業(yè)在不斷擴大

2、規(guī)模中，其所要收錄的信息漸漸變得繁重，文書檔案工作從而出現(xiàn)了不少問題，給企業(yè)進一步發(fā)展帶來了阻礙。引入現(xiàn)代化管理技術(shù)，可以減輕文書檔案管理工作的負擔，使工作變得高效，以此促進企業(yè)進步。1 現(xiàn)代化管理文書檔案工作的重要意義由于文書檔案工作涉及各行各業(yè)，所以對其進行現(xiàn)代化管理對于社會進步來說具有重要意義。傳統(tǒng)的管理工作主要是對紙質(zhì)版檔案進行歸檔、分類、整理等，這樣就需要大量的人力和時間。在這樣以人力為主的工作形式當中，難免會在裝訂檔案、抄寫文件內(nèi)容過程中產(chǎn)生誤差，給管理工作帶來困難，甚至嚴重程度上還會給公司造成經(jīng)濟損失。通過引入現(xiàn)代信息技術(shù)，可以減少很多繁瑣的工作環(huán)節(jié)，利用計算機進行分類、歸檔，節(jié)

3、省了人力和時間?，F(xiàn)代檔案管理還可以提高文書檔案的利用率，工作人員可以自由地在電腦上輸入關(guān)鍵信息，快速簡便地調(diào)用所需要地文檔，以此來提高工作效率。傳統(tǒng)的管理工作需要工作人們對文檔歸還情況做出嚴格地監(jiān)督，及時檢查發(fā)現(xiàn)是否存在信息丟失地情況。但是現(xiàn)代化管理就很好的解決了這個問題，不僅減少了工作環(huán)節(jié)，還實現(xiàn)了文檔信息互通，其他相關(guān)公司的人員也可以靈活查閱文檔信息，加強公司之間的緊密程度1。2 文書檔案現(xiàn)代化管理的具體內(nèi)容2.1 管理思想的創(chuàng)新化企業(yè)文書檔案管理的核心內(nèi)容就是有創(chuàng)新化管理思想，因為正確前衛(wèi)的思想可以指導(dǎo)人們做出更好的決定。所以這就需要文書檔案的工作人員能夠?qū)鹘y(tǒng)的管理思想進行創(chuàng)新，及時更

4、新管理措施方法，引入現(xiàn)代化管理技術(shù)，并且定期給公司上層管理人員做出工作反饋，從而對管理模式做出更好地調(diào)整。文書檔案工作進行現(xiàn)代化管理，還需要工作人員擁有科學(xué)的方法觀念，并且能夠做到大力宣傳，讓其他工作人員和相關(guān)聯(lián)的公司人員，也能夠意識到管理思想創(chuàng)新化的重要性，從而加強整個工作鏈的緊密程度。2.2 人才培養(yǎng)的現(xiàn)代化人才對于企業(yè)文書檔案管理工作來說也是關(guān)鍵因素，而加強對人才的現(xiàn)代化管理信息技術(shù)的培養(yǎng)，提高文檔工作管理要求，能夠促進一個企業(yè)蓬勃發(fā)展?，F(xiàn)代化文書檔案管理人員能夠熟練應(yīng)用計算機，對大量的文檔進行記錄、分類、歸檔、調(diào)用查閱等工作，并且還可以同時對文檔進行高效利用，更新自身知識水平，不斷提高

5、自己的職場素養(yǎng)。所以對于文檔管理工作崗位來說，需要引入復(fù)合型人才，并且重視對人才的現(xiàn)代化管理技術(shù)培養(yǎng)，實現(xiàn)文書檔案管理現(xiàn)代化要求2。2.3 現(xiàn)代化管理方法企業(yè)想要實現(xiàn)文書檔案管理現(xiàn)代化工作，就需要做到數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和安全化相統(tǒng)一的管理目標。全面引入數(shù)字化設(shè)備，例如掃描器等，通過對紙質(zhì)版文書進行掃描，來獲得電子版信息，從而進行備份，讓其他工作人員可以簡單快速查閱所需要的文檔，提高工作效率。公司還需要建立內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)，利用便捷的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，讓文書檔案通過電子文檔的形式，隨時隨地都可以被靈活調(diào)用。這樣的現(xiàn)代化管理就打破了傳統(tǒng)的空間限制，讓文檔通過電腦，就可以自由傳閱，從而加強了與其他合作公司的緊密程度，使

6、得企業(yè)文書檔案的流動性、透明度、實時性都得到大力加強3。3 實現(xiàn)現(xiàn)代化管理文書檔案工作的有效途徑雖然我國文書檔案管理近幾年在很多方面都做出了改進，并且也取得了較好的成績，但是從社會調(diào)查來看，依然存在不少工作細節(jié)方面的問題。比如說現(xiàn)代化管理的創(chuàng)新意識不能滲透到公司各個層面，管理人員文化素質(zhì)不高，在技術(shù)操作方面能力也不強等問題。所以文化檔案管理工作還需要進一步加強，主要是在以下幾個方面做出優(yōu)化調(diào)整：3.1 構(gòu)建完善標準的管理制度企業(yè)需要對文書檔案管理工作做出科學(xué)統(tǒng)一的規(guī)劃和部署，制定合理的管理方案，從而來構(gòu)建完善的管理制度。對于建立現(xiàn)代化的管理制度，首要的一步就是廢除傳統(tǒng)的管理規(guī)定，將原本的管理模

7、式做出統(tǒng)一更新。企業(yè)管理人員需要在國家法律合法規(guī)定的基礎(chǔ)上面，再通過結(jié)合企業(yè)自身的實際情況和需要，做出合理的調(diào)整。在企業(yè)內(nèi)部，高層人員也需要定期都文書檔案工作部門進行綜合評價，監(jiān)督工作人員的工作規(guī)范性和科學(xué)性。嚴格把控文書檔案工作的門檻，篩選合適的人才進入管理部門當中，從而提高工作的有效性和市場競爭實力4。3.2 加強現(xiàn)代化文書檔案管理的人才培養(yǎng)制度現(xiàn)代化的信息管理對人才培養(yǎng)方案提出了新要求，需要管理人才不但能夠做到熟練操作計算機對文檔進行處理，還要提高自身的職業(yè)素養(yǎng)，做到有效利用文書檔案。但是目前來看，很多公司對于文書檔案管理這一工作，都缺少必要的重視，有的企業(yè)甚至認為文書檔案工作屬于后勤部

8、門管理，不需要專業(yè)人員進行處理。所以很多部門的文書檔案管理的成員普遍素質(zhì)低下，人員短缺，并且也不能夠熟練進行計算機操作。所以企業(yè)需要重視在這個領(lǐng)域的人才引進，例如去一些高等院校進行招聘，給出較好的工資待遇，從而引入復(fù)合型人才，提高文檔管理工作的效率，從而提升企業(yè)的市場競爭實力。定期對文書檔案管理部門進行考核，優(yōu)勝劣汰，提高工作效率，并且高層管理人員還可以給部門員工舉行定期會議，總結(jié)他們在工作上面出現(xiàn)的失誤，對優(yōu)秀員工做出表揚等。3.3 加強創(chuàng)新化管理制度企業(yè)需要對傳統(tǒng)的文書檔案管理制度做出創(chuàng)新，讓這種創(chuàng)新理念滲透到公司的方方面面，這才是優(yōu)化文書檔案管理工作，提高企業(yè)競爭實力的有效手段。在之前的

9、傳統(tǒng)文書管理工作中，這些內(nèi)容往往是分配給固定的人員進行處理，各個環(huán)節(jié)之間沒有必然的聯(lián)系，這就導(dǎo)致很多問題，由于溝通不及時、不恰當，而產(chǎn)生細節(jié)上面的問題。所以企業(yè)需要調(diào)整文書管理和其他部門之間的聯(lián)系，利用現(xiàn)代信息技術(shù)建立方便工作人員進行溝通的平臺，這樣的互動空間也可以不斷加大拓寬，讓其他相關(guān)公司的人員也加入到其中，方便企業(yè)與企業(yè)之間的信息傳遞和交流。4 結(jié)束語綜上所述，企業(yè)對文書檔案管理工作現(xiàn)代化管理是非常有必要的，并且可以從人才培養(yǎng)、技術(shù)引進、規(guī)范制度這幾個主要方面入手，通過科學(xué)合理的制度進行調(diào)整，不斷完善管理機制。很多企業(yè)的管理制度綜合來看，依然存在不少問題，需要高層管理者進行不斷改進和調(diào)整，可以借鑒其他企業(yè)或者國外先進的管理模式，來進一步整改，從而提高自身的工作效率。參考文獻1李北川.文書檔案管理的有效途徑探索j.國際公關(guān)，2020（03）：199.2趙航.企業(yè)文書檔案收集、鑒定研究j.蘭臺內(nèi)外，2020（06）：67.3張麗梅.大數(shù)據(jù)時代文書檔案管理及