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1、 淺談我國(guó)事業(yè)單位檔案管理問(wèn)題與措施 王威摘 要:隨著檔案事業(yè)改革發(fā)展的不斷深入,人們對(duì)檔案信息的需求也越來(lái)越多,檔案利用率的增多給檔案工作提出新的更高要求。要切實(shí)適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需要,各級(jí)必須做好新時(shí)期檔案工作,提高服務(wù)質(zhì)量。本文從分析我國(guó)事業(yè)單位檔案管理中的問(wèn)題入手,闡述了問(wèn)題的具體處理措施。關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;檔案管理;問(wèn)題;措施隨著檔案工作在經(jīng)濟(jì)社會(huì)中的作用和重視程度不斷提升,檔案管理工作面臨著更多的挑戰(zhàn)。因此,作為檔案管理人員,需提高檔案工作科學(xué)管理的能力,逐步為社會(huì)和本單位提供更多有價(jià)值的檔案信息資源。檔案管理工作是可以讓單位高層管
2、理人員及時(shí)獲得準(zhǔn)確依據(jù)的支持性證據(jù)的基礎(chǔ),但是,往往人們對(duì)檔案管理工作的有著不正確的理解,對(duì)檔案管理工作可有可無(wú)。相反,檔案管理工作是單位管理工作的重要部分,是提高單位工作質(zhì)量與保護(hù)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。1 我國(guó)事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題1對(duì)檔案管理的重視程度不足長(zhǎng)期以來(lái),相當(dāng)一部分人員對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)都存在一些誤區(qū),認(rèn)為檔案工作就是簡(jiǎn)單保管的事務(wù)性工作,不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益,只要不丟失,不泄密就行了。輕視檔案工作的思想導(dǎo)致檔案工作無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)在管理的需要。2管理力量薄弱管理手段落后導(dǎo)致檔案收集意識(shí)淡薄。而且大多數(shù)檔案人員對(duì)檔案工作精力投入不足,日常事務(wù)往往沒(méi)有及時(shí)整理歸檔,造成歸檔的
3、材料還不夠真實(shí)和準(zhǔn)確。3檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平不高一些檔案工作者業(yè)務(wù)水平低,不具備信息收集和管理的能力,組織協(xié)調(diào)能力差,滿(mǎn)足于工作現(xiàn)狀,缺少創(chuàng)新意識(shí),綜合素質(zhì)差,跟不上時(shí)代的腳步。4檔案管理硬件環(huán)境設(shè)施老化由于檔案管理必備的設(shè)施老化陳舊,導(dǎo)致很多檔案霉變、蟲(chóng)蛀,影響檔案的美觀整潔及完整。2 提高事業(yè)檔案管理工作的措施1更新管理觀念對(duì)于檔案管理必須優(yōu)化檔案管理觀念,對(duì)于檔案管理而言,必須優(yōu)化檔案管理制度,完善資料歸檔、信息保密和處罰機(jī)制。檔案管理上執(zhí)行多層次運(yùn)行機(jī)制,采取集中式管理模式。2強(qiáng)化管理2.1做好安全防范工作。在信息化社會(huì),利用信息化水平是時(shí)代發(fā)展的必然需求。現(xiàn)代化技術(shù)的發(fā)展提高了檔案
4、工作現(xiàn)代化水平,利用各種數(shù)字設(shè)備能使信息處理效率明顯提升。隨著檔案信息化建設(shè)的拓展,維護(hù)檔案安全的難度越來(lái)越重。任何事物都有它的兩面性。新時(shí)期,電子檔案依賴(lài)技術(shù)多種化導(dǎo)致利用工作的復(fù)雜化。電子檔案利用起來(lái)更方便、更快捷,但是資源的的優(yōu)化向我們提出了一系列的管理難題,一些原始性、唯一性的核心信息資源容易丟失和損毀,將給企業(yè)帶來(lái)難以估量的損失。隨著法制的深入以及信息公開(kāi)的深化,事業(yè)單位在管理中對(duì)檔案的利用需求不斷加大,而檔案的特殊性又決定了檔案不能簡(jiǎn)單地走入市場(chǎng)。在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)領(lǐng)域,管理部門(mén)要從建立制度、制定標(biāo)準(zhǔn)、落實(shí)技術(shù)措施等方面入手對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行有效管理。針對(duì)非法訪問(wèn)、黑客入侵等現(xiàn)象采取
5、與系統(tǒng)安全和保密等級(jí)要求有關(guān)的防范對(duì)策。制訂網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)安全保證機(jī)制,采取身份識(shí)別方法等為檔案的安全服務(wù)。2.2提高人事檔案管理的現(xiàn)代化水平根據(jù)我國(guó)的國(guó)情,無(wú)論如何,一些紙質(zhì)檔案的作用都是不可替代的。隨著我國(guó)人才流動(dòng)深度的發(fā)展,單一的紙質(zhì)檔案給人事檔案的利用帶來(lái)了較大的局限性。將先進(jìn)科技運(yùn)用于檔案管理工作之中不但提高了工作效率,而且也延長(zhǎng)其壽命。實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化是檔案信息適應(yīng)日漸增強(qiáng)的社會(huì)客觀需要,需要人事檔案管理部門(mén)充分利用計(jì)算機(jī)把文字、圖片、聲像等資料存于電腦。由此,數(shù)據(jù)并存的方式有利于實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的有效共享3 提高檔案管理人員綜合素質(zhì)檔案工作者要具備一定的信息能力,才能夠適應(yīng)信息資
6、源檔案管理工作的需要。一是檔案管理人員的信息收集和管理的能力,要充分發(fā)揮檔案工作人員的創(chuàng)造性,努力提高檔案人員的管理能力?,F(xiàn)代社會(huì)處于不斷的發(fā)展變化中,檔案工作者要做到尋找能夠留住歷史的有價(jià)值的檔案,也要分析和綜合發(fā)掘信息,通過(guò)細(xì)致周密的縝密判斷,從紛繁復(fù)雜的表象中透過(guò)現(xiàn)象看本質(zhì),從檔案信息資源中發(fā)掘帶有參考和指導(dǎo)意義的信息;二是調(diào)查研究能力,檔案工作者必須掌握調(diào)查研究的基本方法。要真實(shí)、全面地深入實(shí)際調(diào)查研究,不斷提高調(diào)查研究能力,這樣才能滿(mǎn)足社會(huì)和人們不斷增長(zhǎng)的信息要求;三是組織能力和協(xié)調(diào)能力,檔案工作者需要進(jìn)行檔案信息資源建設(shè)的管理,需要檔案工作者學(xué)習(xí)掌握組織和協(xié)調(diào)的有關(guān)原理,通過(guò)自己的
7、努力建立起互相理解、相互支持、相互協(xié)作、相互配合的關(guān)系;四是信息技術(shù)的應(yīng)用能力,檔案工作者要熟悉文件檔案管理系統(tǒng)的基本要求,熟練地運(yùn)用信息技術(shù)解決信息資源管理中的問(wèn)題。4完善檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施此外,長(zhǎng)期以來(lái),檔案的保密技術(shù)和裝備陳舊落后于形勢(shì)發(fā)展需要,無(wú)法適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的要求,因此,加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理基礎(chǔ)設(shè)施勢(shì)在必行。企業(yè)要有計(jì)劃地配備確保檔案安全保管和科學(xué)保護(hù)的先進(jìn)設(shè)備,以必要的實(shí)用技術(shù)使檔案管理手段和方式適應(yīng)保密要求,消除每一個(gè)隱患把保密工作要求落到實(shí)處。總之,事業(yè)檔案信息是科技、文化、知識(shí)的積淀,它在管理中的作用是無(wú)可替代的。面對(duì)信息化時(shí)代帶來(lái)的挑戰(zhàn),檔案工作者必須積極探索新的管理方法,更新管理理念,使檔案工作與單位的創(chuàng)新保持同步,不斷提高事業(yè)檔案管理工作的含金量,從而實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值最大化。參考文獻(xiàn)1吳清越.農(nóng)業(yè)事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題與改進(jìn)對(duì)策j.廣西農(nóng)學(xué)報(bào),2010,9(1):1198-1200.2楊軍.高校人事檔案管理策略分析j.黑龍江檔案,2010,10(25):789-791.3林立華.淺談事業(yè)單位檔案管理軟件中存在的問(wèn)題與對(duì)策j.民營(yíng)科技.2011,
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