淺析檔案管理工作效率提升途徑

1、    淺析檔案管理工作效率提升途徑    馬勝紅摘要：檔案管理工作的效率對于單位管理起到了重要作用。尤其是在信息社會中，必須充分利用現(xiàn)代信息科技，進一步提高檔案管理工作的效率。因此，在總結(jié)目前檔案管理工作效率問題的基礎(chǔ)上，分析了這些問題產(chǎn)生的原因，進而提出了相關(guān)的改進策略，以更好地促進檔案管理工作效率的提升。關(guān)鍵詞：檔案管理；工作效率；提升途經(jīng)0.引言21世紀(jì)是科技快速發(fā)展的信息時代，面對新的社會發(fā)展環(huán)境，企事業(yè)單位辦公環(huán)境也發(fā)生了很大變化，尤其是單位的各項管理活動，各個部門、科室之間的職責(zé)越來越細(xì)化。作為企事業(yè)單位管理活動中的一項重要工作，檔案管理工

2、作在新時代背景下逐漸由手工管理狀態(tài)進入到自動化管理狀態(tài)。當(dāng)前，在辦公室檔案管理工作中仍然存在一系列問題，嚴(yán)重阻礙了該項工作的順利開展。1、檔案管理工作的重要性1.1要適應(yīng)時代發(fā)展對辦公室工作的要求，就要提高檔案管理的工作效率。檔案是單位的一種重要的信息。實施辦公室檔案管理工作，主要目的是為了方便工作人員查詢信息，進而提高辦公室工作的效率。隨著信息時代的不斷發(fā)展，檔案管理也逐漸發(fā)揮出了更重要的作用。不斷完善檔案管理工作，提高辦公室工作的效率，以適應(yīng)時代發(fā)展對辦公室工作的要求進而更好地為單位服務(wù)。1.2完善檔案管理工作可以促進檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。檔案管理工作本身具有連續(xù)性、連貫性的特點，鑒于檔案

3、管理工作的幾個特點，我們有必要重視檔案管理工作。此外，我們還要充分結(jié)合檔案管理工作的實際情況，然后采取針對性的應(yīng)對措施，通過完善檔案管理工作來促進檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。檔案的形成是一個長期的過程，具有歷史性和時間性的特點，全面系統(tǒng)地管理紙質(zhì)檔案，有助于促進檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。2 檔案管理中存在的問題2.1檔案管理工作缺乏信息風(fēng)險意識新時代，檔案管理工作的環(huán)境在信息化社會呈現(xiàn)出更加開放的特性，而且在管理理念上也實現(xiàn)了一定性的突破。但是，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，黑客攻擊等惡意行為給檔案管理工作帶來信息風(fēng)險。由于檔案管理涉及到單位各個部門的重要文件，一旦受到網(wǎng)絡(luò)或者黑客惡意攻擊，會直接導(dǎo)致檔案

4、文件信息出現(xiàn)安全隱患，尤其是對于涉及到一些機密性文件的單位來說，這種文件一旦泄密將會給企事業(yè)單位帶來巨大的不可挽回的損失。但是，當(dāng)前很多檔案管理工作人員并沒有強烈的信息安全意識，再加上檔案管理工作內(nèi)容較為繁雜，因此導(dǎo)致檔案管理信息泄露的事件時有發(fā)生。2.2 管理人員的管理方式與單位的發(fā)展進程不相符社會的創(chuàng)新與發(fā)展，使各行業(yè)的崗位分工更加精細(xì)化，對檔案管理工作的精密性要求也越來越高，管理工作量加大，各種類型的檔案管理方法、形式以及內(nèi)容也都呈現(xiàn)著多元化的發(fā)展態(tài)勢。為了迎合社會發(fā)展步伐，檔案管理工作在新時代的影響下也有了新的任務(wù)與要求，但目前的某些部門中，檔案管理方法無法真正貼合部門的實際發(fā)展需要。

5、在具體管理中不能運用計算機軟硬件設(shè)備對檔案歸類與云端儲存，而仍舊采用落后的檔案整理與管理方法，這導(dǎo)致檔案管理工作效率無法提升，一些重要文件經(jīng)常發(fā)生丟失現(xiàn)象，在檔案的編輯、分類、儲存中還會出現(xiàn)人工操作失誤、管理難度增大現(xiàn)象。2.3 檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施不到位檔案管理工作是一種系統(tǒng)性的、規(guī)模較大且耗時較長的工作，需要一定時間進行系統(tǒng)整理和長期摸索式的開展，同時需要一定的基礎(chǔ)設(shè)施輔助。但是，當(dāng)前很多檔案管理工作條件十分有限，部分辦公室由于沒有一定的投入，而缺乏設(shè)施，最終使得檔案管理工作嚴(yán)重不到位，經(jīng)常出現(xiàn)檔案文件缺損或者丟失等情況，而這就嚴(yán)重影響了檔案管理工作的有效開展。3提升檔案管理工作的效率方

6、法3.1改進檔案管理的思想觀念。第一，單位的領(lǐng)導(dǎo)人員要將檔案管理置于工作的重要位置，加強單位的檔案綜合管理，在謀劃階段和實施階段都要做好檔案管理工作。第二，完善檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)考核制度、獎懲制度，增強對檔案管理工作的重視，提高工作人員的工作效率，同時還要加強對檔案管理工作的監(jiān)督，激發(fā)管理工作人員的工作積極性，開展檔案管理教育和培訓(xùn)。3.2培養(yǎng)檔案管理專業(yè)人才。當(dāng)前，企、事業(yè)單位；部門中的檔案管理工作人員能力和素質(zhì)不統(tǒng)一，互相之間缺乏良好的配合，團隊缺乏協(xié)作力，嚴(yán)重影響了工作效率。因此，第一要加強對高素質(zhì)人才的引進和對專業(yè)人員的訓(xùn)練，完善各單位檔案管理工作的人力資源力量。第二，定期開展檔案

7、管理工作人員的教育培訓(xùn)，通過參加國家檔案管理綜合管理部門的調(diào)訓(xùn)，獲取檔案管理資格，提升自身的管理能力。3.3無紙化辦公技術(shù)。隨著信息化建設(shè)步伐的加快，為進一步提高文件轉(zhuǎn)辦效率，降低辦公成本，發(fā)揮oa自動化辦公的最大功能，向著現(xiàn)代化辦公又邁出重要一步。無紙化辦公的推行和使用，極大地提高了辦公效率，節(jié)省了因傳遞過程中重復(fù)復(fù)印所花費的大量時間和紙張，使轉(zhuǎn)辦工作效率、特別是急件的處置工作及時率得到很大提高。4 結(jié)束語隨著社會科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理工作的水平必然會得到更高程度的提升，在現(xiàn)代社會不斷進步的大背景下，檔案管理工作也面臨著更高的工作要求，承擔(dān)著更加繁重的工作壓力，我們必須要緊緊追隨時代前進的腳步，緊跟社會發(fā)展的形勢，在檔案管理中不斷進行深化與調(diào)整，進一步提高檔案管理科學(xué)化水平。參考文獻：1陳黎.信息社會視角下企業(yè)辦公室文書檔案管理工作的改革與創(chuàng)新j.辦公室業(yè)務(wù)，2013，01：191+194.2聶菊梅.信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新j.城建檔案，2016，03：57-58.3崔淑花.強化辦公室文秘“檔案意識”提升檔案管理工作效率j.辦公室業(yè)務(wù)，2016，17：