淺談事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策

1、    淺談事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策    馬麗摘 要：人事檔案管理是事業(yè)單位整體工作中的重要環(huán)節(jié)。事業(yè)單位人事檔案管理工作主要為對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行收集、整體、歸納、統(tǒng)計(jì)、儲(chǔ)存等。人事檔案管理主要的作用就是為今后相關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)處理提供科學(xué)的參考依據(jù)，因此，人事檔案管理工作在事業(yè)單位中的地位非常重要，能夠直接影響事業(yè)單位未來(lái)發(fā)展。但在實(shí)際事業(yè)單位人事檔案管理工作中管理制度并沒(méi)有得到創(chuàng)新，進(jìn)步，導(dǎo)致事業(yè)單位在人事檔案管理工作中時(shí)常遇到各種各樣的問(wèn)題。文章主要對(duì)這些存在的問(wèn)題進(jìn)行分析研究，同時(shí)提供相關(guān)的解決辦法，希望促進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理工作效率不斷

2、提升。關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案管理;問(wèn)題;對(duì)策1 事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題1.1 管理制度的不完善目前很多事業(yè)單位在人事檔案管理制度上依然存在著很多問(wèn)題。一些事業(yè)單位甚至還沒(méi)有建立起人事檔案管理制度，而其他的事業(yè)單位盡管建立了人事檔案管理制度，但只是形式大于實(shí)際，沒(méi)有對(duì)其進(jìn)行貫徹落實(shí)，特別是一些較小的事業(yè)單位這種現(xiàn)象非常普遍且嚴(yán)重。另外人事檔案管理工作人員自身文檔保存意識(shí)淺薄，以至后期問(wèn)題的發(fā)生沒(méi)有有效的參考依據(jù)。另外一些工作人員在上班時(shí)間不能?chē)?yán)肅認(rèn)真對(duì)待工作內(nèi)容，會(huì)隨便的將檔案存放在空置的房間內(nèi)或檔案柜里，不對(duì)其進(jìn)行標(biāo)注、記錄等，這就會(huì)導(dǎo)致多種錯(cuò)誤地產(chǎn)生，以至文檔使用效果沒(méi)

3、有達(dá)到預(yù)期標(biāo)準(zhǔn)，使用率不盡人意。還有當(dāng)部分人事檔案管理人員自身具有的拖拉毛病，就會(huì)使得檔案推擠，且為了能夠按時(shí)完成工作任務(wù)他們通常會(huì)用很短的時(shí)間對(duì)檔案進(jìn)行整理，就使得檔案錯(cuò)誤紀(jì)律急劇增高。對(duì)于個(gè)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)其要保存的檔案過(guò)于繁多，加上使用設(shè)施陳舊就導(dǎo)致很多錯(cuò)誤的產(chǎn)生，同時(shí)極有可能造成檔案的缺失和損壞。1.2 管理人員不專(zhuān)業(yè)如今，大部分事業(yè)單位均沒(méi)有安排專(zhuān)門(mén)的人員負(fù)責(zé)管理檔案，幾乎都是由行政人員兼任，人事檔案管理人員缺乏較高的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，沒(méi)有接受過(guò)系統(tǒng)的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，不了解人事檔案管理分類(lèi)、利用、保護(hù)等專(zhuān)業(yè)知識(shí)。人事檔案管理工作看似輕松，其實(shí)不然，其與諸多知識(shí)有關(guān)，所以，受諸多因素的影響，大多數(shù)人事

4、檔案管理人員都不具備較高的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，沒(méi)有從專(zhuān)業(yè)角度對(duì)檔案進(jìn)行管理。1.3 硬件條件差隨著信息技術(shù)的發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)的普及，人事檔案管理工作的信息化趨勢(shì)越來(lái)越明顯?，F(xiàn)在有一部分企業(yè)還沒(méi)有意識(shí)到信息化的重要性，還在使用傳統(tǒng)的人事檔案管理方式，這就導(dǎo)致整個(gè)企業(yè)的管理系統(tǒng)效率低下，準(zhǔn)確性也有待提高。而另外很大一部分企業(yè)已經(jīng)意識(shí)到了信息化人事檔案管理方式的重要程度，在進(jìn)行人事檔案管理時(shí)已經(jīng)開(kāi)始使用信息技術(shù)進(jìn)行管理工作和數(shù)據(jù)分析，但由于沒(méi)有較成熟的技術(shù)和完善的設(shè)備支撐，很多事業(yè)單位的信息化程度還僅限于利用數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行簡(jiǎn)單記錄，沒(méi)有使用先進(jìn)技術(shù)深入分析這些數(shù)據(jù)，不能更有效地利用檔案資料中的信息，這很不利于人事檔案

5、管理的優(yōu)化改進(jìn)和事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。2 人事檔案管理問(wèn)題相關(guān)對(duì)策2.1 制定人事檔案管理制度我們現(xiàn)在正處于信息化時(shí)代，但是事業(yè)單位在人事檔案管理工作所采用的管理方法依然是落后、陳舊的傳統(tǒng)方法。這種傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不再適用于當(dāng)今信息化時(shí)代背景下，傳統(tǒng)管理制度與管設(shè)備都有一定的弊端，已經(jīng)不在適用于現(xiàn)階段的人事檔案管理工作。因此事業(yè)單位相關(guān)管理人員應(yīng)該盡早制定符合自身發(fā)展需求的人事檔案管理制度，之后根據(jù)自身各工作環(huán)節(jié)具體的要求對(duì)現(xiàn)有的人事檔案管理制度進(jìn)行完善與補(bǔ)充，同時(shí)對(duì)各項(xiàng)規(guī)范與制度實(shí)施情況進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督，確保在人事檔案管理人員工作過(guò)程中各項(xiàng)檔案能夠妥善放置。事業(yè)單位要引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備，社會(huì)發(fā)

6、展事業(yè)單位對(duì)人事檔案管理工作也要做到與時(shí)俱進(jìn)，有效利用信息網(wǎng)絡(luò)高科技先進(jìn)技術(shù)，使用檔案信息化管理方式。這種人事檔案管理方式能夠最大程度額降低管理錯(cuò)誤率，且提高檔案查詢速度，更好的推動(dòng)事業(yè)單位人事檔案管理的發(fā)展，提高人事檔案管理部門(mén)在大眾心中的地位，樹(shù)立威信。2.2 提高對(duì)人事檔案管理的重視程度人事檔案管理保密是開(kāi)展事業(yè)單位人事檔案管理工作最為重要的一項(xiàng)內(nèi)容。站在這一層面上來(lái)講，在對(duì)人事檔案管理庫(kù)房的位置進(jìn)行選擇以及后期建造過(guò)程中，均應(yīng)嚴(yán)格參照我國(guó)現(xiàn)行相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，讓人事檔案管理涉及的各個(gè)部分（辦公室、閱覽室）在空間區(qū)域劃分中的獨(dú)立性得到保證。同時(shí)，還應(yīng)系統(tǒng)的培訓(xùn)保密人事檔案管理工作人員，提升

7、其專(zhuān)業(yè)技能，使之可以嚴(yán)格管理保密檔案。應(yīng)讓相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與管理人員對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理的價(jià)值有一充分認(rèn)識(shí)，讓其將事業(yè)單位人事檔案管理的積極價(jià)值給了解到，以把人事檔案管理工作聯(lián)系起事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的取得，除了思想上引起重視外，并從條件與環(huán)境上給予支持，營(yíng)造一個(gè)寬松的氛圍和良好的支持環(huán)境給事業(yè)單位人事檔案管理。2.3 加強(qiáng)基礎(chǔ)硬件建設(shè)目前很多事業(yè)單位的人事檔案管理工作缺乏一定的效率和速度，主要是因?yàn)槔脗鹘y(tǒng)的人事檔案管理方法需要消耗大量的人力物力，管理的效率很低。隨著時(shí)代的發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及，很多事業(yè)單位都開(kāi)始采用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行系統(tǒng)管理。通過(guò)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，人事檔案管理工作的整體效率就會(huì)

8、大幅提升。除此之外，工作人員還要完善建立人事檔案管理信息系統(tǒng)，更加規(guī)范系統(tǒng)地對(duì)檔案進(jìn)行信息錄入和歸檔分類(lèi)等，這時(shí)也需要結(jié)合自身事業(yè)單位的實(shí)際情況建立一定的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，從而統(tǒng)一整個(gè)系統(tǒng)的操作流程。通過(guò)信息化系統(tǒng)管理，可以顯著提升整個(gè)人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量。因此，事業(yè)單位要重視對(duì)人事檔案管理的信息化進(jìn)程，在設(shè)備投入方面要加大資金支持力度，安排專(zhuān)業(yè)人員采購(gòu)足夠數(shù)量、性能良好的計(jì)算機(jī)設(shè)備，為信息化管理提供技術(shù)保障。對(duì)于這些先進(jìn)的機(jī)械設(shè)備，在使用時(shí)要注重使用的行為規(guī)范，這就要求組織管理人員參加一些技術(shù)培訓(xùn)，更加了解其中的操作步驟，提升工作人員的技術(shù)水平。另外，還要安排一些工作人員定期對(duì)這些設(shè)備進(jìn)行維

9、修保養(yǎng)，保證設(shè)備能夠正常運(yùn)行。管理人員要掌握一定的計(jì)算機(jī)人事檔案管理技能，這樣才能真正實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，推進(jìn)事業(yè)單位的信息化進(jìn)程。2.4 提高工作人員綜合素質(zhì)事業(yè)單位應(yīng)該定期對(duì)人事檔案管理工作人員開(kāi)展必要的知識(shí)培訓(xùn)，從而提高他們的思想意識(shí)，其能夠端正自己的思想，樹(shù)立正確的工作態(tài)度，能夠從自身體會(huì)到人事檔案管理工作的重要性以及必要性。與此同時(shí)，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)管理人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培養(yǎng)程度，從而提高他們的專(zhuān)業(yè)知識(shí)水平以及自身的綜合素質(zhì)水平。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，信息需求量的不斷提高，人事檔案管理工作人員應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的速度，從而使人事檔案管理工作能夠充分滿足社會(huì)發(fā)展的需要。3 結(jié)束語(yǔ)在事業(yè)單位的發(fā)展道路上，人事檔案管理工作時(shí)很重要的一部分。隨著時(shí)代的發(fā)展，事業(yè)單位中的人事檔案管理工作也要進(jìn)行一定的改革和優(yōu)化。目前很多事業(yè)單位在人事檔案管理中還存在著一些問(wèn)題，這需要事業(yè)單位加大對(duì)管理人員的監(jiān)管和考核，組織工作人員參加一些關(guān)于信息技術(shù)的講座，培養(yǎng)其信息化意識(shí)和責(zé)任意