計算機信息處理技術在辦公自動化中的應用

1、    計算機信息處理技術在辦公自動化中的應用    金義志隨著計算機信息化技術的發(fā)展，傳統的信息處理手段已經不能適應信息傳遞的需求，辦公自動化系統是在信息處理技術上的改進，不僅改善了傳統的辦公信息處理模式，也提高了辦公效率，已經逐步成為企事業(yè)單位的一種辦公手段。一、辦公自動化中計算機技術應用（一）強化辦公自動化管理體制現代企事業(yè)單位對辦公自動化計算機軟件技術的資金投入較少，這是因為辦公自動化計算機技術不能產生直接的經濟效益。從多數單位對計算機硬件和軟件的資金投入上可以看出，計算機操作者所掌握的計算機技術并不純熟，只能應付一般的信息處理工作，無法就難點問

2、題進行處理，從而降低了工作效率。單位內部計算機操作人員計算機技術運用能力上的欠缺，一定程度上反映出了對計算機技術重視程度不足。從計算機軟件在辦公自動化的應用中可以看出，所產生的隱性效益是十分可觀的，為此，企事業(yè)單位管理者要充分地認清計算機技術在發(fā)展中所起到的隱性作用，同時在計算機軟件的選擇上，要從實際需求出發(fā)，選擇一款合適的應用軟件才對推動辦公自動化進程具有重要的作用。（二）為辦公自動化提供專業(yè)服務目前，各單位計算機專業(yè)技術人才的專業(yè)素養(yǎng)從實際工作效果上看，還有待提高。因單位類型不同，對計算機技術的應用要求也會不盡相同，所以，從業(yè)人員的專業(yè)素養(yǎng)從基礎上就存在著差異，這種差異是不可調和的，只能靠

3、后天的努力去彌補。就目前各單位計算機專業(yè)人才所具備的素養(yǎng)來看，普遍存在著應用理論和方法掌握不足的現象，這必然會對辦公自動化的推進形成極大的阻礙。作為辦公室計算機技術人員，為了確保計算機運行安全，可通過安裝殺毒軟件、設置防火墻、修補漏洞等手段確保計算機運行處于良好的狀態(tài)。從專業(yè)層面上看，各單位計算機專業(yè)人員還要與時俱進，不斷更新專業(yè)知識，從而維護辦公自動化成果，并借助原有條件創(chuàng)造出對企事業(yè)單位發(fā)展更為有利的辦公自動化環(huán)境。（三）文檔自動化管理辦公活動的一項重要內容是對各類信息進行收發(fā)和整理，在計算機的輔助下，這項辦公活動變得更為簡便和快速。就單位辦公檔案管理而言，運用計算機技術，可以實現網絡瀏覽

4、文件的可能。檔案管理人員根據自身實際工作需求設置工作流程，對于檔案的使用情況以及在使用后出現的變動進行及時地保存，可為以后使用提供便捷服務。檔案管理人員在收到檔案以后，要在電腦里做好檔案信息登記，并將其發(fā)送給承辦人，最后保存歸檔文檔。歸檔后的文件可以根據保密級別，由管理人員設置查詢權限，查詢文檔工作可不定期執(zhí)行，以確保文檔信息沒有被盜用。在整個文檔管理過程中，因計算機的參與，使文檔的收發(fā)和整理實現了自動化，這也預示著計算機技術會電子文檔取代紙質文檔，進而實現企事業(yè)單位文檔自動化管理。（四）工作流程自動化現今，很多單位對計算機構建的網絡系統并不陌生，并且在實際工作中大力推崇，這是現代企事業(yè)單位自

5、身發(fā)展的需要，同時也是社會對企事業(yè)單位發(fā)展提出的新要求。單位內部構建的信息交流平臺已經成為了內部信息流通的重要渠道。單位內部的信息平臺，可以讓員工及時地了解單位動態(tài)，同時還能開展培訓工作，為實現內部資源共享，以及建立良好的企事業(yè)單位形象提供條件。計算機技術在辦公自動化中得以良好的應用，不僅可以對整個辦公流程進行實時監(jiān)控，同時還能及時地協調各部門資源，從而使整體的運轉處于穩(wěn)定、健康的環(huán)境。二、未來辦公自動化的發(fā)展趨勢計算機技術隨著用戶需求的不斷增多，將面臨著新的挑戰(zhàn)，而應對挑戰(zhàn)的方法就是變革。從實際發(fā)展上看，計算機技術的革新將向著智能化、系統化、微型化和高速化的方向發(fā)展，其發(fā)展速度將影響辦公自動

6、化的進程。就目前計算機技術而言，網絡技術發(fā)展快速，由此可推斷出辦公自動化將具備網絡計算機技術的發(fā)展特點。隨著計算機技術提供的服務功能的增多，人際互動會話將成為一種新的辦公自動化形式，具體體現為以下幾個特點：（一）視頻技術的應用隨著互聯網技術的普及和研發(fā)，計算機視頻技術會在辦公自動化中得到廣泛的應用，在今后的辦公模式發(fā)展中必將引領自動化的辦公潮流。通過視頻會議的開展，可以實現遠距離隨時隨地交流商討，也可以滿足上級部門與本單位工作上的問題交流互動，辦公自動化視頻技術應用也可以降低本單位的交通等用費，把節(jié)約的時間用在工作中，也提高了工作人員的辦公效率。隨著計算機技術的革新，未來辦公自動化視頻會議的舉辦將會成為一種常態(tài)的會議模式。（二）無線辦公環(huán)境網絡的全面覆蓋使得網絡的利用效率得到了明顯的提升，而網絡辦公也將成為一種新形式的辦公方式。職工可以隨時隨地通過計算機進行網絡辦公，不受辦公環(huán)境的束縛。為了保證辦公信息的安全，企事業(yè)單位可以根據使用權限設置應用等級，這種借助現代網絡開展的辦公形式可以提高工作效率，為優(yōu)化辦公環(huán)境創(chuàng)造了條件。三、結語相比傳統模式下的人工辦公，計算機信息處理技術更加的準確與迅速，能夠實現完善的價值信息管理，它不僅可以滿足企事單位辦公人員對于文件的高效能、大容量的收集與處理工作，同時，也可以為本單位的管理系統提供全方位的情況調查，為下一步的