電子公文文檔一體化業(yè)務流程管理規(guī)范

1、電子公文文檔一體化業(yè)務流程管理規(guī)范（征求意見稿）范圍本標準適用于國家行政機關制發(fā)的電子公文管理。黨的機關和其他機關制發(fā)的電子公文管理可參照執(zhí)行。規(guī)范性引用文件下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內容）或修訂版均不適用于本標準，然而，鼓勵標準達成協議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標準。GB 18030-2000信息技術 信息交換用漢字編碼字符集 基本集的擴充GB 2312-1980信息交換用漢字編碼字符集 基本集GB/T 9704-1999國家行政機關公文格式GBT 1889

2、42002電子文件歸檔與管理規(guī)范DAT22 歸檔文件整理規(guī)則DAT18 檔案著錄規(guī)則中辦發(fā)199614號中國共產黨機關公文處理條例國發(fā)200023號 關于發(fā)布國家行政機關公文處理辦法的通知國家檔案局令第6號 電子公文歸檔管理暫行辦法ISO 15489信息與文獻文件管理術語和定義GB/T 9704-1999、GB/T 18894、中國共產黨機關公文處理條例和國家行政機關公文處理辦法中確立的術語和定義以及下列術語和定義均適用于本標準。3.1電子公文electronic official document電子公文是指國家機構及其它社會組織在公務活動中為行使職權、實施管理而在數字設備及環(huán)境中生成，以數

3、碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的具有法定效用和規(guī)范體式的文件。3.2歸檔電子公文件 archival electronic official document指具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子公文(31)。3.3背景信息 context 指描述生成電子公文(31)的職能活動、電子公文的作用、辦理過程、結果、上下文關系以及對其產生影響的歷史環(huán)境等信息。3.4元數據 metadata 指描述電子公文(31)數據屬性的數據，包括文件的格式、編排結構、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數據。3.5留痕信息 tra

4、ce information將電子公文在其成文過程中的歷次修改過程、修改內容及每一個處理步驟修改的痕跡進行保留，以確保信息的不可否認性和可追溯性。3.6保存日志 save log電子公文在其成文過程中對所有操作、日期及行為的記錄和描述。3.7版式文件 template file能夠將紙質文件原版原式呈現的電子文件格式，即能保留原有排版格式，又具有不可篡改性。常見的版式文件格式有PDF、CEB等。這類版式文件通常具有以下特點：保留原版原式，忠于紙質文檔的原有排版格式，圖文并茂。內容不易修改，保證原文的正確性、完整性和保密性。符號和縮略語4.1XML 可擴展置標語言（eXtensible Mark

5、up Language）。4.2CEBCEB是Chinese E-paper Basic的縮寫，是一種帶語義的跨媒體版式文檔，在不同的軟硬件環(huán)境下保持顯示不發(fā)生變化。電子公文管理的基本要求電子公文管理，遵循電子政務活動中產生的有價值的電子公文應歸檔的原則和歸檔電子公文應規(guī)范的原則，遵循電子公文全程管理和文檔一體化管理原則，確保和有效維護電子公文的真實性、完整性、安全性和可識別性，確保歸檔電子公文得到科學保管和有效利用。電子公文歸檔管理，按國家檔案局令第6號電子公文歸檔管理暫行辦法執(zhí)行。電子公文文檔一體化要求電子公文形成、辦理到歸檔、保管、利用等管理過程是連續(xù)的、不間斷的，對電子公文的管理過程及

6、其控制是全程的、預知的、可控的。文檔一體化管理保證電子公文內容的完整性、元數據等數據結構的一致性，保證從文書部門到檔案部門的數據流暢通、完整。4電子公文文檔一體化業(yè)務流程6.1 業(yè)務流程簡圖圖1中的業(yè)務流程描述了電子公文從形成、辦理、歸檔、保管、利用或銷毀的一般過程。電子公文文檔一體化業(yè)務流程簡圖436.2 流程中的關鍵節(jié)點電子公文的交換（收發(fā)文）、歸檔和移交三個節(jié)點，是電子公文文檔一體化業(yè)務流程中的三個關鍵點，涉及到不同的辦公系統（OA）之間、辦公系統和檔案室檔案管理系統之間、檔案室檔案管理系統和檔案館檔案管理系統之間的數據交換，直接影響電子公文全程管理的業(yè)務數據流的是否暢通。本標準規(guī)范了交

7、換（收發(fā)文）、歸檔和移交三個節(jié)點的電子公文業(yè)務數據，保證電子公文文檔一體化業(yè)務流程的數據順暢。6.3 業(yè)務流程中其他節(jié)點的一般要求電子公文文檔一體化業(yè)務流程中的其他節(jié)點，也是電子公文管理的組成部分。各節(jié)點的全部事務處理活動和元數據、背景信息，如責任人、時間、結果等，都要完整和準確記錄下來。電子公文形成單位應在電子公文處理系統中設置符合安全要求的保存日志，隨時自動記錄對電子公文實時操作的人員、時間、設備、項目、內容等，以保證歸檔電子公文的真實性。電子公文交換的業(yè)務數據規(guī)范7.1 電子公文交換業(yè)務數據內容電子公文交換業(yè)務數據內容，在發(fā)文和收文環(huán)節(jié)中，可采用如下結構中的任何一種進行數據傳遞：

8、3; 完全符合國家標準的XML格式· 版式公文+公文的描述信息· 公文文頭（圖形格式）+公文內容（txt格式）+公文的描述信息7.2 電子公文描述信息數據的格式規(guī)范在發(fā)文和收文環(huán)節(jié)中，電子公文的描述信息應符合表1的要求。 表1 電子公文基本描述信息元素數據類型說明發(fā)文字號字符型(長度100)公文的發(fā)文字號，應嚴格按照國標規(guī)定的形式進行記錄文件標題字符型(長度192)文件標題信息，應能準確反映公文內容文種字符型(長度10)黨政機關或其它機關公文的種類名稱主題詞字符型(長度100)公文的主題詞發(fā)文機關（責任者）字符型(長度100)公文制發(fā)機關的規(guī)范性全稱。聯合行文時，包括主辦機

9、關和協辦單位。主送機關字符型(長度100)公文的主送機關信息抄送機關字符型(長度100)公文的抄送機關信息簽發(fā)人字符型(長度20)公文簽發(fā)人簽發(fā)時間字符型(長度20)公文簽發(fā)時間公文密級字符型公文密級信息，公文的密級包括普通、絕密、機密緊急程度字符型公文的緊急程度信息，公文的緊急程度包括特急、加急、急件、平件保密期限字符型公文的保密期限信息附件名稱字符型(長度260)公文附件的名稱信息內容描述字符型(長度500)對公文內容的簡要描述信息頁數字符型公文頁數控制標識字符型公文允許上因特網的控制標識7.3 電子公文描述信息元數據項目XML結構形式<?xml version="1.0&

10、quot; encoding="GB2312" ?> - <主節(jié)點>- <FIELDS> <FIELD FieldName="發(fā)文字號" FieldType="String" WIDTH="100" /><FIELD FieldName="文件標題" FieldType="String" WIDTH="192" /> <FIELD FieldName="文種" FieldTyp

11、e="String" WIDTH="10" /> <FIELD FieldName="主題詞" FieldType="String" WIDTH="100" /> <FIELD FieldName="發(fā)文機關（責任者）" FieldType="String" WIDTH="100" /><FIELD FieldName="主送機關" FieldType="String&q

12、uot; WIDTH="100" /> <FIELD FieldName="抄送機關" FieldType="String" WIDTH="100" /><FIELD FieldName="簽發(fā)人" FieldType="String" WIDTH="20" /> <FIELD FieldName="簽發(fā)時間" FieldType="String" WIDTH="10&q

13、uot; /><FIELD FieldName="公文密級" FieldType="String" WIDTH="4" /> <FIELD FieldName="緊急程度" FieldType="String" WIDTH="4" /> <FIELD FieldName="保密期限" FieldType="String" WIDTH="10" /> <FIELD Fie

14、ldName="附件名稱" FieldType="String" WIDTH="260" /><FIELD FieldName="內容描述" FieldType="String" WIDTH="500" /><FIELD FieldName="頁數" FieldType="String" WIDTH="4" /><FIELD FieldName="控制標識" F

15、ieldType="String" WIDTH="4" /> </FIELDS>- <ROWDATA> <ROW發(fā)文字號="津X發(fā)200415號" 文件標題="關于開展人員密集場所消防安全疏散通道安全出口專項治理的意見" 文種="意見" 主題詞="公安消防安全治理意見" 發(fā)文機關（責任者）="天津市XX局" 主送機關="" 抄送機關="" 簽發(fā)人="張XX" 簽

16、發(fā)時間="2004-6-16" 公文密級="內部" 緊急程度="" 保密期限="1年" 內容描述="" 附件名稱="" 頁數="" 控制標識=""/> </ROWDATA> </主節(jié)點>7.4 版式文件規(guī)范在排版格式上應符合GB/T 9704-1999要求。電子公文歸檔的業(yè)務數據規(guī)范電子公文在創(chuàng)建（形成）、辦理之后，符合歸檔范圍，應按本標準的要求（見附錄A A.1），收集相關的內容，形成電子公文及相應的元數

17、據。所有數據應能脫離原系統運行、具有符合本規(guī)范數據結構（見附錄A A.2）和數據格式。8.1 電子公文歸檔數據格式對于各種不同類型的電子公文，其文件存儲格式均應盡量采用通用格式（XML、CEB、PDF、TXT），采用現階段允許格式（DOC、WPS、RTF、SEP）要同時保存該格式的閱讀器。如果采用不符合本規(guī)范要求的格式，收集時應進行轉換，如無法轉換，則應將相關軟件一并收集。8.2 電子公文歸檔數據項電子公文歸檔數據項應符合表2要求。 表2 電子公文歸檔數據表序號元素類型名稱定義數據來源備注1 標識信息電子文檔號管理電子公文的一組符號代碼用戶必選2文件檔號分配給每份文件的唯一識別編號系統/用戶必

18、選3分類號檔案分類中的類目代號系統/用戶必選4內容信息文件標題指文件的主題內容和性質系統/用戶必選5文件編號文件的發(fā)文字號，指文件制發(fā)過程中由制發(fā)機關、團體或個人賦予文件的順序號系統/用戶必選6文種指文件種類的名稱系統/用戶必選7主題詞用以表達文件主題內容的規(guī)范化的詞組系統/用戶必選8內容描述內容摘要或文本描述（對文件內容的描述）系統/用戶可選9附件名稱指正文后的附件材料的題名系統/用戶可選10背景信息簽發(fā)人文件簽發(fā)人員姓名系統/用戶必選11責任者指對檔案內容進行創(chuàng)造、負有責任的團體或個人系統/用戶必選12文件形成部門歸檔工作承擔單位的全稱系統/用戶必選13文件形成時間指文件產生、簽署和批準的

19、時間系統/用戶必選14密級記錄文件保密程度等級系統/用戶必選15保密期限記錄文件的保密期限，是對文件秘密等級的時效說明系統/用戶必選16歸檔時間記錄文件歸檔的時間信息系統/用戶可選17頁數文件以件為單位編制的總頁數系統/用戶必選18控制標識指判定該份文件是否無需控制，可向社會公開提供利用的符號代碼系統/用戶必選19保管期限在采取處置行為之前，文件必須保存的時間期限系統/用戶必選20接收單位接收文件的單位系統/用戶可選21接收人對文件接收承擔責任的人系統/用戶可選22接收時間接收單位收到文件的時間系統/用戶可選23語種記錄文件內容所用的語言種類系統/用戶可選24發(fā)文依據或相關文件對相關文件的參照

20、系統/用戶可選25存儲位置電子公文存儲的物理/邏輯位置系統/用戶可選26硬件環(huán)境主機、網絡服務器型號、制造廠商等系統/用戶可選27軟件環(huán)境文件創(chuàng)建時的軟件環(huán)境情況如操作系統型號主版本等系統/用戶可選28數據庫系統處理文檔所必需的數據庫系統系統/用戶可選29相關軟件文字處理工具、瀏覽器、壓縮或解密軟件等系統/用戶可選30原件描述信息數據類型關于文件數據的類別信息系統/用戶必選31數據大小記錄文件數據的字節(jié)數系統/用戶必選32數據格式構成文件的數據的邏輯格式系統/用戶必選33文件存儲名指電子公文存儲在載體上的文件名用戶可選8.3 電子公文元數據項目XML結構形式<?xml version=&

21、quot;1.0" encoding="GB2312" ?> - <主節(jié)點>- <FIELDS> <FIELD FieldName="電子文檔號" FieldType="String" WIDTH="32" /><FIELD FieldName="文件檔號" FieldType="String" WIDTH="36" /> <FIELD FieldName="分類號"

22、 FieldType="String" WIDTH="20" /><FIELD FieldName="文件標題" FieldType="String" WIDTH="192" /> <FIELD FieldName="文件編號" FieldType="String" WIDTH="72" /> <FIELD FieldName="文種" FieldType="String

23、" WIDTH="8" /> <FIELD FieldName="主題詞" FieldType="String" WIDTH="100" /> <FIELD FieldName="內容描述" FieldType="String" WIDTH="500" /> <FIELD FieldName="附件名稱" FieldType="String" WIDTH="20

24、0" /> <FIELD FieldName="簽發(fā)人" FieldType="String" WIDTH="20" /> <FIELD FieldName="責任者" FieldType="String" WIDTH="96" /> <FIELD FieldName="文件形成部門" FieldType="String" WIDTH="48" /> <FIE

25、LD FieldName="文件形成時間" FieldType="String" WIDTH="8" /> <FIELD FieldName="密級" FieldType="String" WIDTH="4" /> <FIELD FieldName="保密期限" FieldType="String" WIDTH="10" /> <FIELD FieldName="頁數&q

26、uot; FieldType="String" WIDTH="4" /><FIELD FieldName="控制標識" FieldType="String" WIDTH="4" /> <FIELD FieldName="保管期限" FieldType="String" WIDTH="4" /> <FIELD FieldName="接收單位" FieldType="Stri

27、ng" WIDTH="48" /> <FIELD FieldName="接收人" FieldType="String" WIDTH="20" /> <FIELD FieldName="接收時間" FieldType="String" WIDTH="8" /> <FIELD FieldName="語種" FieldType="String" WIDTH="20&q

28、uot; /> <FIELD FieldName="發(fā)文依據或相關文件" FieldType="String" WIDTH="128" /> <FIELD FieldName="數據類型" FieldType="String" WIDTH="" /><FIELD FieldName="數據格式" FieldType="String" WIDTH="" /><FIELD

29、FieldName="數據大小" FieldType="String" WIDTH="128" /><FIELD FieldName="文件存儲名" FieldType="String" WIDTH="40" /><FIELD FieldName="加密方式" FieldType="String" WIDTH="100" /><FIELD FieldName="硬件環(huán)境&

30、quot; FieldType="String" WIDTH="100" /><FIELD FieldName="軟件環(huán)境" FieldType="String" WIDTH="100" /><FIELD FieldName="數據庫系統" FieldType="String" WIDTH="100" /><FIELD FieldName="相關軟件" FieldType=&quo

31、t;String" WIDTH="100" /><FIELD FieldName="備注" FieldType="String" WIDTH="100" /> </FIELDS>- <ROWDATA> <ROW電子文檔號="48256EC10029CF3948256EC100291A82" 文件檔號="" 分類號=""文件標題="關于開展人員密集場所消防安全疏散通道安全出口專項治理的意見&

32、quot; 文件編號="津X發(fā)200415號" 文種="意見" 主題詞="公安消防安全治理意見" 內容描述="" 附件名稱="" 簽發(fā)人="張XX" 責任者="天津市XX局" 文件形成部門="三處" 文件形成時間="2004-6-16" 密級="內部" 保密期限="1年" 頁數="" 控制標識="" 保管期限="永久"

33、 接收單位="天津市政府辦公廳" 接收人="" 接收時間="" 語種="" 發(fā)文依據或相關文件="" 數據類型="" 數據格式="" 數據大小="" 加密方式="" 硬件環(huán)境="" 軟件環(huán)境=" " 數據庫系統="" 相關軟件="" 備注=""/> </ROWDATA> </主節(jié)點>8.4

34、 電子公文歸檔的數據結構電子公文歸檔數據結構，應符合附錄A A.1要求。歸檔電子公文移交歸檔電子公文在完成有關檔案著錄、整理、鑒定、保管等工作之后，應在一定的時間內或即時向檔案館（電子文件中心）移交。· 向檔案館移交的電子檔案應是文書處理過程中產生的最后核定歸檔的定稿。· 移交的電子檔案應包括說明文件形成的背景信息和元數據，以及電子文件辦理過程的記錄信息。· 移交檔案館的電子公文格式應符合規(guī)定的文件格式要求，專用軟件產生的電子文件應轉換為規(guī)定的格式；不能轉換的應將相關軟件隨同文件一同移交進館。· 對于加密的電子檔案，應解密后再行移交。· 移交進

35、館的電子檔案應按照DA/T 22的要求，經過系統整理、鑒定和編目。歸檔電子公文移交內容符合附錄A A.1要求。所有移交數據應能脫離原系統運行、具有符合本規(guī)范數據結構（見附錄A A.2）和數據格式。9.1 歸檔電子公文移交數據歸檔電子公文移交數據項應符合表3要求。表3 歸檔電子公文移交數據表序號元素類型名稱定義數據來源備注1 標識信息電子文檔號管理電子公文的一組符號代碼用戶必選2全宗號用戶必選3保管期限代碼永久-Y；長期-C；短期-D用戶必選4年度系統/用戶必選5歸檔機構代碼文件形成部門漢語拼音縮寫系統/用戶必選6盒號系統/用戶必選7件號系統/用戶必選8文件檔號分配給每份文件的唯一識別編號系統/

36、用戶必選9分類號檔案分類中的類目代號系統/用戶必選10內容信息文件標題指文件的主題內容和性質系統/用戶必選11文件編號文件的發(fā)文字號，指文件制發(fā)過程中由制發(fā)機關、團體或個人賦予文件的順序號系統/用戶必選12文種指文件種類的名稱系統/用戶必選13主題詞用以表達文件主題內容的規(guī)范化的詞組系統/用戶必選14內容描述內容摘要或文本描述（對文件內容的描述）系統/用戶可選15附件名稱指正文后的附件材料的題名系統/用戶可選16背景信息簽發(fā)人文件簽發(fā)人員姓名系統/用戶必選17責任者指對檔案內容進行創(chuàng)造、負有責任的團體或個人系統/用戶必選18文件形成部門歸檔工作承擔單位的全稱系統/用戶必選19文件形成時間指文件

37、產生、簽署和批準的時間系統/用戶必選20密級記錄文件保密程度等級系統/用戶必選21保密期限記錄文件的保密期限，是對文件秘密等級的時效說明系統/用戶必選22歸檔時間記錄文件歸檔的時間信息系統/用戶可選23頁數文件以件為單位編制的總頁數。系統/用戶必選24控制標識指判定該份文件是否無需控制，可向社會公開提供利用的符號代碼系統/用戶必選25保管期限在采取處置行為之前，文件必須保存的時間期限系統/用戶必選26接收單位接收文件的單位系統/用戶可選27接收人對文件接收承擔責任的人系統/用戶可選28接收時間接收單位收到文件的時間系統/用戶可選29語種記錄文件內容所用的語言種類系統/用戶可選30發(fā)文依據或相關

38、文件對相關文件的參照系統/用戶可選31處置授權機構具有文件處置授權權力的機構系統/用戶可選32處置責任者實施處置行為的責任人用戶可選33處置行為保管期限期滿時對文件采取的處置行為用戶可選34處置時間對文件采取處置行為的時間用戶/系統可選35保管日志文件長期保管利用中對所有操作日期及行為的記錄和描述系統可選36存儲位置電子公文存儲的物理/邏輯位置系統/用戶可選37加密方式如何對文件進行加密的信息系統/用戶可選38硬件環(huán)境主機、網絡服務器型號、制造廠商等系統/用戶可選39軟件環(huán)境文件創(chuàng)建時的軟件環(huán)境情況如操作系統型號主版本等系統/用戶可選40數據庫系統處理文檔所必需的數據庫系統系統/用戶可選41相

39、關軟件文字處理工具、瀏覽器、壓縮或解密軟件等系統/用戶可選42原件描述信息數據類型關于文件數據的類別信息系統/用戶必選43數據大小記錄文件數據的字節(jié)數系統/用戶必選44數據格式構成文件的數據的邏輯格式系統/用戶必選45文件存儲名指電子公文存儲在載體上的文件名用戶可選46載體信息載體類型存儲電子公文載體類型用戶必選47載體編號存儲電子公文載體編號用戶必選48其他紙文件地址對應的紙質文件存儲地址用戶可選49備注對文件的其它說明用戶可選9.2 歸檔電子公文移交數據XML結構格式<?xml version="1.0" encoding="GB2312" ?

40、> - <主節(jié)點>- <FIELDS><FIELD FieldName="電子文檔號" FieldType="String" WIDTH="32" /> <FIELD FieldName="全宗號" FieldType="String" WIDTH="5" />   <FIELD FieldName="保管期限代碼" FieldType="String" WIDTH=

41、"1" />   <FIELD FieldName="年度" FieldType="String" WIDTH="4" /> <FIELD FieldName="歸檔機構代碼" FieldType="String" WIDTH="10" / <FIELD FieldName="盒號" FieldType="String" WIDTH="6" /> &#

42、160; <FIELD FieldName="件號" FieldType="String" WIDTH="4" /> <FIELD FieldName="文件檔號" FieldType="String" WIDTH="32" /> <FIELD FieldName="分類號" FieldType="String" WIDTH="20" /> <FIELD FieldName=

43、"文件標題" FieldType="String" WIDTH="192" />   <FIELD FieldName="文件編號" FieldType="String" WIDTH="72" />   <FIELD FieldName="文種" FieldType="String" WIDTH="8" />   <FIELD FieldName=&q

44、uot;主題詞" FieldType="String" WIDTH="100" />   <FIELD FieldName="內容描述" FieldType="String" WIDTH="500" /> <FIELD FieldName="附件名稱" FieldType="String" WIDTH="200" /> <FIELD FieldName="簽發(fā)人"

45、; FieldType="String" WIDTH="20" />   <FIELD FieldName="責任者" FieldType="String" WIDTH="96" />   <FIELD FieldName="文件形成部門" FieldType="String" WIDTH="48" /> <FIELD FieldName="文件形成時間" Fi

46、eldType="String" WIDTH="8" />   <FIELD FieldName="密級" FieldType="String" WIDTH="4" />   <FIELD FieldName="保密期限" FieldType="String" WIDTH="10" />   <FIELD FieldName="歸檔時間" FieldT

47、ype="String" WIDTH="8" /><FIELD FieldName="頁數 " FieldType="String" WIDTH="4" /> <FIELD FieldName="控制標識" FieldType="String" WIDTH="4" />  <FIELD FieldName="保管期限" FieldType="String&quo

48、t; WIDTH="4" />   <FIELD FieldName="接收單位" FieldType="String" WIDTH="48" /> <FIELD FieldName="接收人" FieldType="String" WIDTH="20" /> <FIELD FieldName="接收時間" FieldType="String" WIDTH="8

49、" /> <FIELD FieldName="語種" FieldType="String" WIDTH="20" /> <FIELD FieldName="發(fā)文依據或相關文件" FieldType="String" WIDTH="128" /> <FIELD FieldName="處置授權機構" FieldType="String" WIDTH="48" /> &l

50、t;FIELD FieldName="處置責任者" FieldType="String" WIDTH="48" /> <FIELD FieldName="處置行為" FieldType="String" WIDTH="20" /> <FIELD FieldName="處置時間" FieldType="String" WIDTH="8" /> <FIELD FieldName=&qu

51、ot;保管日志" FieldType="String" WIDTH="" /> <FIELD FieldName="存儲位置" FieldType="String" WIDTH="128" /><FIELD FieldName="加密方式" FieldType="String" WIDTH="100" /><FIELD FieldName="硬件環(huán)境" FieldType

52、="String" WIDTH="100" /><FIELD FieldName="軟件環(huán)境" FieldType="String" WIDTH="100" /><FIELD FieldName="數據庫系統" FieldType="String" WIDTH="100" /><FIELD FieldName="相關軟件" FieldType="String"

53、WIDTH="100" /><FIELD FieldName="數據類型" FieldType="String" WIDTH="10" /> <FIELD FieldName="數據大小" FieldType="String" WIDTH="20" /><FIELD FieldName="數據格式" FieldType="String" WIDTH="20" /

54、> <FIELD FieldName="文件存儲名" FieldType="String" WIDTH="40" /><FIELD FieldName="載體類型" FieldType="String" WIDTH="12" /> <FIELD FieldName="載體編號" FieldType="String" WIDTH="30" /><FIELD FieldNa

55、me="紙文件地址" FieldType="String" WIDTH="40" /><FIELD FieldName="備注" FieldType="String" WIDTH="100" />  </FIELDS>- <ROWDATA>  <ROW電子文檔號="48256EC10029CF3948256EC100291A82" 全宗號=" XX01" 保管期限代碼=

56、"" 年度="" 歸檔機構代碼="" 盒號="" 件號="" 文件檔號="" 分類號="" 文件標題="關于開展人員密集場所消防安全疏散通道安全出口專項治理的意見" 文件編號="津X發(fā)200415號" 文種="意見" 主題詞="公安消防安全治理意見" 內容描述="" 附件名稱="" 簽發(fā)人="張XX" 責任者=&quo

57、t;天津市XX局"文件形成部門="三處" 文件形成時間="2004-6-16" 密級="內部" 保密期限="1年" 歸檔時間="2004-06-28" 頁數="" 控制標識="" 保管期限="永久" 接收單位="天津市人民政府辦公廳" 接收人="" 接收時間="" 語種="" 發(fā)文依據或相關文件="" 處置授權機構="

58、" 處置責任者="" 處置行為="" 處置時間="" 保管日志="" 存儲位置="" 加密方式="" 硬件環(huán)境="" 軟件環(huán)境=" " 數據庫系統="" 相關軟件="" 數據類型="" 數據大小=""數據格式="" 文件存儲名="" 載體類型="" 載體編號="" 紙文

59、件地址="" 備注=""/>     </ROWDATA>  </主節(jié)點>9.3 歸檔電子公文移交數據的數據結構歸檔電子公文移交數據，應符合附錄A A.2要求。電子公文日志和留痕信息歸檔要求電子公文日志和留痕信息應做到真實、準確，所采用的相關技術應是經過各方面實踐認可、成熟穩(wěn)定的技術。對于電子公文留痕信息的保留有兩種類型，一種為保留電子公文的具體修改內容，即修改內容留痕。另一種為保留修改痕跡，即為留真信息。10.1 電子公文日志文件歸檔要求電子公文形成單位應在電子公文處理系統中設置符合安全要求的

60、保存日志，隨時自動記錄電子公文的辦理結點及辦理過程的信息留痕，以保證歸檔電子公文的真實性。至少保留具體的公文流程結點、操作者、時間、動作及其它相關內容并將其存儲在日志文件中。歸檔時，電子公文日志文件名為：文件名+日志.TXT或文件名+日志.XML,并打印成紙質載體長期保存。電子公文日志文件歸檔時,顯現效果如下：文件名序號公文流程結點操作者時間單位部門版本標記文件名：將要產生或剛接收的電子公文標題。公文流程轉結點：電子文件生命期內的一個活動階段。由單位生成的電子文件其生命期內一般有：起草、改稿、審稿、定稿、歸檔等幾個活動階段，其中起草、定稿、歸檔只能出現一次，其余不限。操作者：系統認可、允許在該

61、電子文件生命期內各階段進行工作的人員中文名單。時間：由系統自動記載工作人員結束本程序工作的時間，包括年、月、日、時、分、秒。單位部門：操作者所在單位和工作部門（中文）。版本標記：指記錄工作人員在本節(jié)點操作內容的文件版本，如草稿、第n次修改稿、送審稿、定稿等。10.2 電子公文內容留痕對于修改內容留痕要求不僅能保留歷次修改的版本，而且各版本之間還要在同一界面下有明顯標志標出修改之前和修改之后的內容。10.3 電子公文留真信息電子公文留真信息主要記錄并保留領導對電子公文修改簽發(fā)意見手跡，并打印成紙質載體長期保存。修改階段領導簽發(fā)-定稿審核階段正式下發(fā)-正本電子公文起草階段草稿修改稿審核稿簽發(fā)稿紅頭

62、版式文件附錄A（規(guī)范性附錄）電子公文歸檔和移交數據內容和結構A.1 電子公文歸檔數據內容A.1.1 符合歸檔范圍的電子公文，包括正文（版式文件）、定稿（簽發(fā)文）和附件、重要文件的歷次修改稿等； A.1.2 電子公文產生和管理過程的有關數據，包括文件處理單、領導審閱簽署的重要意見、電子簽名等；A.1.3 電子公文歸檔元數據；A.1.4 電子公文的日志文件。A.2 電子公文歸檔和移交數據結構A.2.1 電子公文歸檔和移交的數據結構（含脫機保管需要將相關數據遷移到每一張光盤、磁帶等光磁介質上的數據結構）采取樹形結構，一般以“ 全宗號-年度-保管期限” 設置根目錄名稱，根目錄下可再設文件夾，分別管理不

63、同類型的電子公文。根目錄下應包括說明文件、盒目錄信息、歸檔電子公文目錄信息三個文件以及多個歸檔電子公文夾。A.2.2 電子公文歸檔和移交數據結構如下圖：A.2.3 電子公文歸檔和移交數據結構中有關文件的說明A.2.3.1 說明文件文件名為說明文件.TXT。一個年度只需一個說明文件，說明本年度的各種信息，包括：移交單位（全宗名稱）、制作人、檢查人、制作時間、軟件環(huán)境(軟件操作系統及其版本、顯示電子公文的軟件等)、其他各種有助于說明的信息。對于脫機保管的光盤等介質上的數據結構，要求一張光盤等介質只有一個說明文件，說明存放有關本張光盤等介質的各種信息，包括：光盤編號(各單位為所保管的光盤統一順序編號

64、)、移交單位（全宗名稱）、光盤制作單位、制作人、檢查人、制作時間、閱讀本光盤所需要的硬件、軟件環(huán)境(光盤驅動器的型號、計算機配置、軟件操作系統及其版本、顯示電子公文的軟件等)、其他各種有助于說明本張光盤的信息。A.2.3.2 盒目錄信息文件文件名為盒目錄.XML。此文件用來存放該年度生成的所有盒目錄的著錄信息。包括盒檔號、全宗號、保管期限代碼、年度、歸檔機構代碼、盒號、起件號、止件號、文件件數、整理人、檢查人、盒內文件說明、備注等項目。盒目錄信息為字符文件，如采用XML數據文件應包括字段信息節(jié)點與記錄節(jié)點，信息格式如下：<?xml version="1.0" enco

65、ding="GB2312"?><主節(jié)點> <FIELDS> 字段信息 </FIELDS> <ROWDATA> 多條數據記錄 </ROWDATA></主節(jié)點>舉例說明：<?xml version="1.0" encoding="GB2312" ?> - <主節(jié)點>- <FIELDS><FIELD FieldName="盒檔號" FieldType="String" WIDTH=&

66、quot;32" /> <FIELD FieldName="全宗號" FieldType="String" WIDTH="5" />   <FIELD FieldName="保管期限代碼" FieldType="String" WIDTH="1" />   <FIELD FieldName="年度" FieldType="String" WIDTH="4&quo

67、t; /> <FIELD FieldName="歸檔機構代碼" FieldType="String" WIDTH="10" / <FIELD FieldName="盒號" FieldType="String" WIDTH="6" />   <FIELD FieldName="起件號" FieldType="String" WIDTH="4" />   <F

68、IELD FieldName="止件號" FieldType="String" WIDTH="4" /><FIELD FieldName="文件件數" FieldType="String" WIDTH="4" />   <FIELD FieldName="整理人" FieldType="String" WIDTH="8" />   <FIELD FieldNam

69、e="檢查人" FieldType="String" WIDTH="8" />   <FIELD FieldName="盒內文件說明" FieldType="String" WIDTH="500" /> <FIELD FieldName="備注" FieldType="String" WIDTH="100" />   </FIELDS>- <ROWD

70、ATA>  <ROW盒檔號="00X50-Y-2004-BGS-010000" 全宗號="00X50" 保管期限代碼="Y" 年度="2004" 歸檔機構代碼="BGS" 盒號="010000" 起件號="0001" 止件號="0030" 文件件數="30" 整理人="王某某" 檢查人="張某某" 盒內文件說明="" 備注="

71、" />   </ROWDATA>  </主節(jié)點>A.2.3.3 歸檔電子公文目錄信息文件文件名為歸檔電子公文目錄.XML。此文件用于存放該年度生成的所有文件目錄的著錄信息。包括電子文檔號、全宗號、保管期限代碼、年度、歸檔機構代碼、盒號、件號、文件檔號、文件題名、文件編號、稿本、文種、主題詞、責任者、文件形成時間、控制標識、頁數、分類號、等項目。歸檔電子公文目錄信息為字符文件，如采用XML數據文件應包括字段信息節(jié)點與記錄節(jié)點，信息格式同如下：<?xml version="1.0" encoding="

72、;GB2312"?><主節(jié)點> <FIELDS> 字段信息 </FIELDS> <ROWDATA> 多條數據記錄 </ROWDATA></主節(jié)點>舉例說明：<?xml version="1.0" encoding="GB2312" ?> - <主節(jié)點>- <FIELDS><FIELD FieldName="電子文檔號" FieldType="String" WIDTH="32&

73、quot; /> <FIELD FieldName="全宗號" FieldType="String" WIDTH="5" />   <FIELD FieldName="保管期限代碼" FieldType="String" WIDTH="1" />   <FIELD FieldName="年度" FieldType="String" WIDTH="4" />

74、 <FIELD FieldName="歸檔機構代碼" FieldType="String" WIDTH="10" / <FIELD FieldName="盒號" FieldType="String" WIDTH="6" />   <FIELD FieldName="件號" FieldType="String" WIDTH="4" />   <FIELD FieldName="文件檔號" FieldType="String" WIDTH="36" /><FIELD FieldName="文件題名" FieldType="Str