關(guān)于機(jī)構(gòu)改革中自然資源檔案的管理研究

1、    關(guān)于機(jī)構(gòu)改革中自然資源檔案的管理研究    林佳摘 要：自然資源部門作為地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展的核心部門，其檔案管理工作極為重要，是記錄和體現(xiàn)業(yè)務(wù)工作成果的有效載體。自然資源部門如何將新劃入職能與原有職能所形成檔案有機(jī)結(jié)合，將現(xiàn)有職責(zé)履行情況以規(guī)范檔案的形式予以保存和利用，成為人們關(guān)注的重點(diǎn)問題。本文基于自然資源部門機(jī)構(gòu)改革，對其檔案管理工作加以分析，并提出了新形勢下提升檔案管理的建議措施，為規(guī)范自然資源工作奠定了基礎(chǔ)。關(guān)鍵詞：機(jī)構(gòu)改革;自然資源檔案;統(tǒng)籌規(guī)劃引 言隨著社會(huì)的快速發(fā)展，對檔案管理的要求也越來越嚴(yán)格。尤其是在機(jī)構(gòu)改革的浪潮下，涉改的自然資源部

2、門承擔(dān)著土地、規(guī)劃、礦產(chǎn)、測繪、林業(yè)、草原等多項(xiàng)職能，保護(hù)資源、保障發(fā)展、推動(dòng)地方經(jīng)濟(jì)建設(shè)責(zé)任重大。自然資源檔案作為體現(xiàn)自然資源各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作成效的基礎(chǔ)，顯得尤為重要。目前，傳統(tǒng)的檔案管理工作已不能滿足新形勢下自然資源檔案管理的需要，鑒于此，提高檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化水平亟待提上日程。1 自然資源檔案概述所謂檔案是指人們在各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄。而自然資源檔案，即是國家行政機(jī)關(guān)（自然資源管理部門）所作出的審批、許可等行政行為而形成的具有一定價(jià)值的原始業(yè)務(wù)記錄。自然資源檔案是其業(yè)務(wù)程序化的基礎(chǔ)記錄，也是以備查驗(yàn)的真實(shí)憑證和歷史依據(jù)。鑒于其形成的時(shí)間不可逆轉(zhuǎn)

3、，因此自然資源檔案屬不可再生的國家檔案資源。機(jī)構(gòu)改革后，自然資源工作在原有國土資源工作的基礎(chǔ)上，并入了房產(chǎn)、規(guī)劃、林業(yè)、草原等職能，相對應(yīng)的，現(xiàn)有自然資源檔案也一一對應(yīng)，有不動(dòng)產(chǎn)、建設(shè)用地、規(guī)劃、施工許可、礦業(yè)、林業(yè)、草原所有權(quán)登記等。2 自然資源檔案管理現(xiàn)狀及存在的主要問題目前，自然資源管理部門所管理的檔案除文書綜合類檔案外，業(yè)務(wù)審批檔案涉及用地、規(guī)劃、不動(dòng)產(chǎn)、礦產(chǎn)、林業(yè)、草原等多個(gè)業(yè)務(wù)接口，多頭管理尚處于磨合階段，檔案管理日益凸顯出一些亟待解決的問題。2.1 自然資源檔案管理及業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)尚未明確。一方面，原有檔案與新設(shè)檔案在分類條目、歸檔年限、全宗編寫等標(biāo)準(zhǔn)不一，另一方面，機(jī)構(gòu)改革職能涉及國

4、土、房產(chǎn)、規(guī)劃、林草等檔案整理標(biāo)準(zhǔn)不一，且目前尚無統(tǒng)一的自然資源歸檔標(biāo)準(zhǔn)，自然資源檔案管理頭緒紛繁，新檔案無法進(jìn)行整合存放。2.2 原有檔案資料難于集中統(tǒng)一管理。尤其是有些城市機(jī)構(gòu)改革前房產(chǎn)登記、規(guī)劃審批、林草等審批紙質(zhì)檔案仍由原單位保管，且未實(shí)現(xiàn)信息化，日常管理存在多頭系統(tǒng)錄入現(xiàn)象，大多檔案未實(shí)現(xiàn)資源共享，檔案利用率不高。通過人工方式進(jìn)行檔案查詢，服務(wù)質(zhì)量和工作效率大大降低。2.3 基層部門檔案硬件設(shè)施無法滿足現(xiàn)有工作需要。檔案基礎(chǔ)設(shè)備老化，檔案庫無法滿足現(xiàn)有檔案存放，甚至有的還存在安全隱患。自然資源檔案案卷數(shù)量龐大，尤其是不動(dòng)產(chǎn)登記檔案，每年數(shù)以萬卷（件）至十萬卷（件），庫房空間不足、管理

5、成本劇增。2.4 檔案管理人員觀念陳舊，專業(yè)素質(zhì)普遍不高。大多數(shù)城市檔案管理人員年齡偏大，檔案管理新思想、新理念不能與時(shí)俱進(jìn)。辦公自動(dòng)化水平不高，以信息化手段進(jìn)行自然資源檔案日常監(jiān)管力度明顯不足。3 提升自然資源檔案管理工作的措施為保證檔案的完整性以及管理的有序性，自然資源部門應(yīng)以機(jī)構(gòu)改革為契機(jī)，以信息化手段整合自然資源檔案，加快推進(jìn)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化，筆者認(rèn)為應(yīng)從以下幾方面入手加以強(qiáng)化。3.1建立檔案管理機(jī)制及業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)“無規(guī)矩不成方圓”，只有確定了檔案管理相應(yīng)制度、機(jī)制和標(biāo)準(zhǔn)，才能規(guī)范自然資源檔案，進(jìn)而引導(dǎo)自然資源各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作在制度的框架內(nèi)規(guī)范運(yùn)行。首先，應(yīng)對原有國土、規(guī)劃、農(nóng)業(yè)

6、、林業(yè)等部門檔案管理的情況進(jìn)行充分調(diào)研，深入了解和掌握自然資源檔案的特征及規(guī)律，建立檔案管理制度。其次，統(tǒng)籌規(guī)劃，結(jié)合現(xiàn)行自然資源管理相關(guān)法律法規(guī)、權(quán)責(zé)清單、業(yè)務(wù)規(guī)范及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，擇共性，篩個(gè)性，建立即統(tǒng)一又不盡相同的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。第三，因地制宜，健全自然資源檔案管理機(jī)制，明確業(yè)務(wù)執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，在構(gòu)建機(jī)制和標(biāo)準(zhǔn)過程中，綜合考量各地機(jī)構(gòu)改革體制及業(yè)務(wù)拓展問題，盡量留有調(diào)整余地，確保制度標(biāo)準(zhǔn)有效執(zhí)行。3.2整合原有資料檔案改善原有檔案無法集中管理的問題，可從三個(gè)方面入手。其一，對歷史檔案加以整合處理，由自然資源部門檔案管理人員會(huì)同機(jī)構(gòu)改革劃入職能涉及檔案人員共同負(fù)責(zé)，并通過政府購買服務(wù)形式將原有檔案進(jìn)行

7、電子化處理，便于集中統(tǒng)一管理;其二，規(guī)范歷史檔案移交程序性，歷史檔案以數(shù)字化以及紙質(zhì)版兩種形式呈現(xiàn)，確保移交檔案完整性;其三，加強(qiáng)對數(shù)據(jù)的整合，前期可將機(jī)構(gòu)改革涉及各類檔案系統(tǒng)接口同國土資源檔案系統(tǒng)連接，借助局域網(wǎng)達(dá)到數(shù)據(jù)資源共享，后期逐步建立統(tǒng)一的自然資源檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案查詢審批電子化、可視化、智能化。3.3加快硬件建設(shè)進(jìn)程常規(guī)緩解庫房壓力的辦法是擴(kuò)大容量，但此種方式是“治標(biāo)不治本”。對此，應(yīng)加強(qiáng)對檔案過程性數(shù)據(jù)生成的管理，合理控制紙質(zhì)版檔案的數(shù)量。加強(qiáng)業(yè)務(wù)涉及各部門之間的線上聯(lián)系、資源共享，切實(shí)簡化冗余的環(huán)節(jié)和不必要的手續(xù)性資料重復(fù)歸檔，確保高效的審批信息傳輸，以實(shí)現(xiàn)盡可能簡化的歸檔

8、資料。在此基礎(chǔ)上，進(jìn)一步建立電子檔案生成機(jī)制，將各類業(yè)務(wù)程序性審批端口連接，實(shí)現(xiàn)全流程電子審核，相應(yīng)檔案自動(dòng)排序、編號(hào)、歸檔，進(jìn)而減少因人為因素影響導(dǎo)致的錯(cuò)漏。3.4轉(zhuǎn)變管理人員觀念人力資源是保證工作有效開展的基本條件。自然資源檔案管理工作要提升，人才是關(guān)鍵。其一，重視檔案管理工作，切實(shí)將規(guī)范化檔案管理納入自然資源工作中，健全檔案專項(xiàng)制度，加大對檔案管理工作的支持力度;其二，優(yōu)化自然資源檔案管理人員結(jié)構(gòu)，對年齡、學(xué)歷、專業(yè)知識(shí)、工齡等多方面考量，并積極吸引檔案管理高層次人才加入自然資源檔案管理隊(duì)伍;其三，注重檔案管理人才交流培訓(xùn)，鼓勵(lì)在職檔案員通過專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、觀摩交流等方式更新知識(shí)，確保培養(yǎng)高素質(zhì)的綜合型自然資源檔案管理工作者;其四，發(fā)揮激勵(lì)作用，調(diào)動(dòng)工作者的積極性，在評先選優(yōu)、職務(wù)晉升、崗位競聘等方面多向優(yōu)秀檔案人才傾斜，為自然資源檔案管理工作提供良好的人才保障2。結(jié)束語自然資源檔案對自然資源工作及地方社會(huì)穩(wěn)定具有重要價(jià)值，各級政府部門和自然資源管理部門要立足長遠(yuǎn)，妥善處理改革檔案整合利用，健立檔案管理長效機(jī)制，為地方經(jīng)濟(jì)建設(shè)