申格公司企業(yè)控制制度信息管理部分

1、申格公司企業(yè)內(nèi)部控制制度-信息管理部分公司各部電腦使用管理規(guī)定 為了保護公司信息資料的安全，提高辦公效率，創(chuàng)造一個良好的辦公環(huán)境，現(xiàn)對公司各部電腦的使用管理規(guī)定如下：1、 公司的數(shù)據(jù)資料屬于公司所有。任何人未經(jīng)公司同意不得將公司資料、數(shù)據(jù)、影音資料及存儲公司信息的載體拷貝或轉交他人，以防丟失泄密。情節(jié)嚴重者將追究法律責任。2、 公司計算機由信息部統(tǒng)一安裝、調試，未經(jīng)信息部同意不得私自安裝其它軟件或更改默認設置。3、 不得利用公司計算機進行看電影、聽音樂、玩游戲等一切與工作無關的事情。不得向電腦里拷貝與工作無關的文檔、圖片及音視頻等內(nèi)容。4、 在使用移動存儲設備進行文件存儲前，一定要先對移動存儲

2、設備進行病毒掃描。以確保電腦及網(wǎng)絡的使用安全。5、 辦公使用的電腦設備屬于公司財產(chǎn)，員工只有使用權。因此員工在日常工作中一定要愛護電腦設備，非本電腦使用人員不得善自對本機進行操用。6、 各部員工在電腦使用時要自行設置系統(tǒng)密碼，對使用的進銷存或信息管理軟件要經(jīng)常更換密碼，并且不能將所設定的密碼透漏給其他人員。如要長時間離開辦公室時，應隨時關閉正在使用中的軟件及系統(tǒng)。按以上使用規(guī)定要求的內(nèi)容，信息部將不定期進行檢查，請各部員工嚴格遵守上述使用規(guī)定，以保證公司的信息安全。對檢查的結果在全公司公布，并進行相應的處罰處理。歐普記賬員的工作流程和要求1、 店面銷售操作流程：每日錄入完成銷售后，必須打印出單

3、據(jù)讓品牌導購核對與實際銷售的明細是否相同，如有差異必馬上修改，在沒有問題的情況下需品牌導購簽字確認。在本店各品牌確認銷售明細正常的情況下，才能審核單據(jù)，（注：在單據(jù)審核時一定要保證審核日期與開單日期一至）。在確保全部單據(jù)全部審核完成后，在進行數(shù)據(jù)上傳操作，（數(shù)據(jù)傳輸完成后一定要進行數(shù)備份）串款串色的與正常的銷售單據(jù)分開入，修改同一個串款串色的單據(jù)需在同一天內(nèi)完成。（在錄入單據(jù)時、數(shù)據(jù)傳輸過程中或意外事情發(fā)生時請與信息部及時連聯(lián)）2、 店面移店單操作流程：移店出庫單：每日必須保證各品牌的貨品調出單能按時開出。并且在調出貨品出店的同時保證所對應的單據(jù)及時審核并上傳。（此操作需要記賬員和品牌導購合作

4、完成）移店入庫單：記賬員必須保證每日核對移入單據(jù)都在本店系統(tǒng)中出現(xiàn)，并且保證本店接收到的入庫打印單據(jù)與本店歐普賬目系統(tǒng)一至。3、 店面配貨單審核流程：記賬員必須核對本店接收到的送貨單和退貨單是否與實際送退貨情況相符，實時檢查單據(jù)是否到位，如單據(jù)有問題需及時與物流或信息人員聯(lián)系。（做到及時檢查、及時發(fā)現(xiàn)、及時提出、及時解決）4、 店面貨品對賬流程：每個店的記賬員制定出與各品牌對賬時間表，作到每個品牌每個月最少與品牌對賬兩次，在對賬過程中發(fā)現(xiàn)的問題要做出及時處理，（如庫存負數(shù)或與實際尺碼不符及時調整、單據(jù)不全及時跟蹤）。注：（1）、信息人員將對各店面的庫存情況每日進行跟蹤，要求各店面庫存負數(shù)在三天

5、內(nèi)解決掉，有特殊情況出現(xiàn)需和信息人員說明或解決。在沒有特殊情況時如有存在三天以上的將進行相應處罰。（2）、對于庫存出現(xiàn)的串碼、串色的款號要單獨生成單據(jù)。5、 店面數(shù)據(jù)傳輸流程：當每日銷售數(shù)據(jù)錄入審核完成之后，要進行數(shù)據(jù)上傳操作，保證你的店面的數(shù)據(jù)全部上全。另外當有新的數(shù)據(jù)需要你接收的情況，可以隨時進行數(shù)據(jù)傳輸（如接收基礎信息）注：每日數(shù)據(jù)在當日必須及時上傳。如有特殊情況需電話請示信息人員。6、 店面數(shù)據(jù)備份流程：要求店面每日最少作備份一次。注：每次備份的文件名稱必須與上一次備份文件名不同。7、 倉庫單據(jù)操作流程：倉庫在每月結帳之前，必須將當月歐普里所有已開單并已審核上傳數(shù)據(jù)的貨品和單據(jù)配送到店

6、面。對于店面已收一貨品所存在的串款、多配、少配、未收到達貨等情況，倉庫必須在當月解決，不能延期到下個月.另注：1、 店面記賬員將下各月的“品牌對賬時間表”要在每個月的30之前上報到信息部內(nèi)勤手中.2、 店面所有的調拔入庫單和送貨單的黃聯(lián)都要收集到記賬員手中，核對歐普單據(jù)后，票據(jù)傳遞到財務部。3、 本店所開出的全部單據(jù)必須及時審核，特別是月底之前的單據(jù)一定要及時審核并上傳到總部。以下為附表：附表一：品牌對賬時間表；附表二：單據(jù)傳遞表附表三：店計帳員與品牌對賬表附表一：品牌對賬時間表以下為附表：附表一：品牌對賬時間表；附表二：單據(jù)傳遞表附表三：店計帳員與品牌對賬表附表一：品牌對賬時間表 店記帳員與

7、品牌導購對帳時間表制表人： 年 月對帳日期品牌記帳員姓名 品牌導購姓名 備注附表二單據(jù)傳遞表_店單據(jù)傳遞表取單日期單據(jù)編號單據(jù)總數(shù)取單人財務接單人備注附表三：店計帳員與品牌對賬表_店計帳員與品牌對賬表日期品牌開始時間結束時間對帳結果品牌確認簽字記帳確認簽字備注歐普記賬員操作處罰制度1、 單據(jù)錄入制度：店面單據(jù)錄入出現(xiàn)數(shù)量金額錯誤一次處罰款10元錄入的單據(jù)出現(xiàn)漏審一次處罰款10元錄入的單據(jù)誤刪或錄入錯誤的單據(jù)罰款10元錄入的單據(jù)出現(xiàn)審核日期出錯一次處罰款5元2、 單據(jù)核對制度：店面接收到的單據(jù)(送貨單、退貨單、移入單)沒有及時核對，造成問題長時間存在沒有被發(fā)現(xiàn)，一次處罰款20元3、 品牌對賬制度

8、：各品牌庫存在沒有特殊情況，存在負數(shù)三日上的按款處罰，每罰商品負數(shù)處罰1元。各記賬員在每個月的30日之前將下個月的”品牌對賬時間表”上交信息部內(nèi)勤處,沒按時上交的人員一次處罰20元.記賬員按月初制定的各品牌對賬時間表來完成品牌對賬工作。如有沒按制定時間完成對賬工作的人員，發(fā)現(xiàn)一次處罰款20元。4、 數(shù)據(jù)傳輸制度：各店面必須當日完成本店當日銷售的數(shù)據(jù)上傳工作。如有特殊情況需電話至信息部。在沒有任何情況下無故未傳數(shù)據(jù)而下班的人員,每次處罰10元5、 數(shù)據(jù)備份制度：各店面每日在下班前最少進行一次數(shù)據(jù)備份,信息部將對各店面進行不定期檢查,如有一日數(shù)據(jù)沒有備份,將處罰店面記賬直接負責人10元.注：以上制

9、度信息部將聯(lián)合品牌中心、財務部一同執(zhí)行。信息人員管理制度 信息維護人員管理制度：11 店面維護管理：在維護時必須攜帶并填寫護記錄表。對所維護的店面必須要認真處理每一個問題，并且將處理結果告知操作人員。分析問題出現(xiàn)的原因，如是操作方法上造成的問題，要在維護后將正確的操作方法告知操作人員，以免重復出錯。對維護工作不徹底的維護人員，經(jīng)核實將據(jù)情況進行10-50元不等的處罰。12 店面檢查管理：負責店面維護的人員要不定期檢查所管理的店面電腦使用情況，并且認真填寫信息部巡店檢查表，根據(jù)查出的問題按要求進行相應的處罰以示警戒。如有維護人員在檢查時不按要求執(zhí)行的，將進行相應的10-50元處罰。13 辦公室維

10、護管理：辦公室的維護工作分為軟件維護和網(wǎng)絡硬件維護。在進行軟件維護時當有需要進入機房維護的，必須填寫機房維護記錄表。如果有在解決問題時涉及到軟件升級更新的需填寫系統(tǒng)維護更新記錄表。14 維護工作管理：在上級指定的工作內(nèi)容，沒有在指定的完成時間內(nèi)去做或未完成者將處以50-100元的處罰。信息操作人員管理制度：21 基本操作管理：對店面或其它數(shù)據(jù)錄入相關部門，在數(shù)據(jù)錄入過程中必須要認真嚴格按要求進行錄入，并且確定錄入數(shù)據(jù)的準確、完整、屬實。如發(fā)現(xiàn)錄入的數(shù)據(jù)未達以上要求，將進行相應的警告或處罰。22 檢查操作管理：對店面或其它數(shù)據(jù)錄入相關部門，在日常工作當中必須要定時核對及檢查數(shù)據(jù)的真實性和完整性。

11、對于在工作中沒做到按要求及時核對賬目、檢查數(shù)據(jù)的操作人員將按操作人員管理規(guī)定進行相應處罰。23 數(shù)據(jù)安全管理：各店面及各數(shù)據(jù)相關部門，每日必須完成數(shù)據(jù)備份工作。要求每日至少進行一次數(shù)據(jù)備份操作，如在檢查中發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)未進行日備份，將對相關操作人員進行20-50元的處罰。附表一:信息部維護記錄表；附表二:信息部巡店檢查表；附表三:機房維護記錄表附表四:系統(tǒng)維護更新記錄表附表一:信息部維護記錄表；信息部_維護記錄表序號日期申報部門申報人申報內(nèi)容處理結果處理時間申報人簽字備注1附表二:信息部巡店檢查表；_店信息部巡店檢查表 巡店日期:2007年 月 日檢查項目檢查內(nèi)容處罰金額電腦系統(tǒng)1.影音文件 2.游

12、戲 3.網(wǎng)頁 4.小說 5.圖片 6.與工作無關的軟件 50 元 收發(fā)單據(jù)1.無接收單據(jù)記錄 2.有空單據(jù) 3.單據(jù)內(nèi)容不全 4.有三日以上未審核單據(jù) 20 元 對賬執(zhí)行情況 按計劃對賬: 1.是 2.否 20 元 庫存明細 庫存細碼中有負數(shù) : 1.可處理 2.無法處理 1元/款 銷售單據(jù)1.自營品牌未錄入完成 2.聯(lián)營品牌未錄入完成 3.錄入日期與銷售日期不符 50 元 檢查結果被檢查人簽字:店經(jīng)理簽字: 到店時間: 離店時間:備注:附表三:機房維護記錄表機房維護記錄表日期維護人員進入時間維護事項離開時間附表四:系統(tǒng)維護更新記錄表系統(tǒng)維護更新記錄表日期系統(tǒng)升級人員升級的軟件升級的目地升級處

13、理結果信息安全制度隨著公司的規(guī)模不斷壯大,信息安全保障難度也隨之增加.為加強信息安全的重視程度,對信息安全有一個規(guī)范化的管理,現(xiàn)制定以下信息安全管理制度:1、 公司的全部電腦系統(tǒng)都要求使用人員自行設置使用密碼。密碼長度為6-18位，密碼內(nèi)容為數(shù)字與字母的組合形式。2、 要求公司各部操作使用人員對自行設定的密碼進行周期性更換，更換周期為3個月。3、 公司信息部設定信息安全專管員，對公司的各項安全錯施及維護情況進行管理和檢查。4、 對公司現(xiàn)使用的企業(yè)管理軟件，要求使用操作人員進行定時、定項及完整的數(shù)擾備份，并且要求備份文件存儲的位置與原數(shù)據(jù)不在同一個存儲空間內(nèi)，保證數(shù)據(jù)存入的安全性。數(shù)據(jù)備份的時間

14、要求每日最少一次，并且要求在下班前一定要做好備份。5、 對電腦使用人員制做的文檔及表格，要求分類歸檔存放，并且禁止隨意查看或者轉存他人文件，更不許在未經(jīng)公司批準的情況下將文件轉遞給外人。6、 建立信息編輯、審核、發(fā)布責任制及流程，信息發(fā)布之前必須經(jīng)過相關人員審核。7、 不得擅自刪除系統(tǒng)操作日志文件，所有日志文件最少保存30天。8、 公司所有的電腦必須安裝有效的殺毒軟件，對于可以登陸外網(wǎng)的電腦要進行及時的病毒庫升級。9、 禁止在使用的公司電腦上私自安裝任何軟件，如有工作需要必須經(jīng)過信息部同意后，在信息人員的監(jiān)督下進行安裝。10、 除信息維護人員外，其它工作人員不得隨意打開及拆卸電腦機箱設備。11、 所有工作人員不得隨意接收或打開不明來歷的電子郵件。12、 對于可以上外網(wǎng)的工作人員，不得