試論互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代高校辦公自動(dòng)化的策略

1、    試論互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代高校辦公自動(dòng)化的策略    摘  要：新時(shí)期，社會(huì)發(fā)展的重要助推力已經(jīng)從物質(zhì)能源向著信息技術(shù)轉(zhuǎn)變。由信息技術(shù)廣泛應(yīng)用和推廣所帶來(lái)的生產(chǎn)力提升、生產(chǎn)效率提高已經(jīng)成為業(yè)界獲取紅利的主要方式。因此，很多領(lǐng)域的從業(yè)者都在思考如何結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)推進(jìn)相關(guān)業(yè)務(wù)的水平提升。根據(jù)經(jīng)驗(yàn)并結(jié)合高校辦公自動(dòng)化的發(fā)展，談?wù)撊绾螌⑿畔⒓夹g(shù)引入到高校辦公自動(dòng)化發(fā)展過(guò)程中，給出相關(guān)的策略，進(jìn)而為實(shí)際業(yè)務(wù)的推進(jìn)打下堅(jiān)實(shí)可靠的基礎(chǔ)。關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng);高校;辦公自動(dòng)化：tp317.1     ：a ：2096-4706（2020）04-016

2、6-02abstract：in the new era，the important impetus of social development has changed from material energy to information technology. the productivity improvement and productivity improvement brought by the extensive application and promotion of information technology have become the main way for the

3、industry to obtain dividends. therefore，practitioners in many fields are thinking about how to combine internet technology to promote the level of related businesses. according to the experience and the development of office automation in colleges and universities，this paper discusses how to introdu

4、ce information technology into the development process of office automation in colleges and universities，and gives relevant strategies，so as to lay a solid foundation for the promotion of practical business.keywords：internet;university;office automation0  引  言新時(shí)期信息技術(shù)的廣泛推進(jìn)和使用，使得很多行業(yè)的生產(chǎn)效率得到了

5、根本的改進(jìn)。因此，將信息技術(shù)引入到實(shí)際業(yè)務(wù)之中，做好自動(dòng)化、信息化、數(shù)字化的模式轉(zhuǎn)換工作，是很多行業(yè)的管理者都在認(rèn)真思考的問(wèn)題，對(duì)于高校辦公而言也是如此，如信息中心為我學(xué)校單位院系提供網(wǎng)站托管（虛擬空間）服務(wù)，目前支持php+mysql（推薦）、asp+acess兩種類型網(wǎng)站，用戶可以通過(guò)ftp在校內(nèi)自行上傳網(wǎng)站，使用phpmyadmin遠(yuǎn)程管理mysql數(shù)據(jù)庫(kù)。辦公自動(dòng)化是在信息技術(shù)發(fā)展的基礎(chǔ)上提出的，主要是以計(jì)算機(jī)為核心，在通信技術(shù)、信息技術(shù)的基礎(chǔ)上借助于現(xiàn)代化的設(shè)備來(lái)形成自動(dòng)化的系統(tǒng)，對(duì)日常文件、信息進(jìn)行有效管理，可以提升整體的辦公效率。辦公自動(dòng)化理念對(duì)于高校自身建設(shè)改革和發(fā)展既是必然要

6、求，也是實(shí)際技術(shù)引入的重要措施。因此，高校需要結(jié)合相關(guān)的改革推進(jìn)來(lái)做好二者的結(jié)合工作。筆者試圖通過(guò)結(jié)合高校辦公自動(dòng)化的現(xiàn)狀以及所存在的制約問(wèn)題，給出相關(guān)的解決策略。1  高校辦公自動(dòng)化現(xiàn)狀結(jié)合筆者的實(shí)際研究來(lái)看，對(duì)高校辦公自動(dòng)化的現(xiàn)狀研究主要從三個(gè)層面來(lái)進(jìn)行，包括自動(dòng)化分類、自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)用情況、自動(dòng)化管理機(jī)制。1.1  高校辦公自動(dòng)化分類如今高校辦公自動(dòng)化已經(jīng)得到了國(guó)內(nèi)高校的認(rèn)可，也結(jié)合技術(shù)的推進(jìn)，做出了相關(guān)的模式研究和實(shí)踐推廣，大體來(lái)看可以分為事物類、管理類和決策類三個(gè)不同的層次。第一個(gè)層次是事物類辦公自動(dòng)化系統(tǒng)模式，主要指的是信息的產(chǎn)生、收集、加工、存儲(chǔ)和查詢過(guò)程中相對(duì)

7、較直接的應(yīng)用方式，包括文字處理、電子排版以及與各類公文收發(fā)相關(guān)的任務(wù)和人事管理、財(cái)務(wù)管理等。第二個(gè)層次是管理類，也就是將辦公系統(tǒng)和綜合信息緊密結(jié)合，以相對(duì)效率較高的方式來(lái)處理辦公信息的系統(tǒng)模式。管理類型可以將事務(wù)類辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)合在一起，形成一體化的辦公系統(tǒng)。第三個(gè)層次是決策類，除了能夠滿足上述兩類的業(yè)務(wù)要求之外，還可以給相關(guān)的決策者帶來(lái)更加準(zhǔn)確、科學(xué)、可供參考的數(shù)據(jù)和信息。除此之外，決策支持系統(tǒng)的加成可以將大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等先進(jìn)的技術(shù)引入辦公自動(dòng)化的研究之中，進(jìn)而構(gòu)建起更加現(xiàn)代、更加超前的辦公模式。當(dāng)前，高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用仍然處于初級(jí)階段，事務(wù)類辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)用較多，多數(shù)為簡(jiǎn)

8、單的文字處理、數(shù)據(jù)處理。部分高校的辦公自動(dòng)化正在將事務(wù)類與管理類進(jìn)行綜合應(yīng)用，決策類的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)用方面有待提升。1.2  高校辦公自動(dòng)化應(yīng)用現(xiàn)狀在實(shí)際應(yīng)用方面，由于高校辦公自動(dòng)化起步不久，因此oa系統(tǒng)啟用后，人們相對(duì)還是較為倚重于傳統(tǒng)的辦公模式。無(wú)論是在使用范圍方面還是在使用的頻率方面，整體較低。部分高校中，有的人只利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)開展一些編輯和打印工作，實(shí)際辦公的效率沒有得到提高。之所以會(huì)出現(xiàn)這樣的情況，原因主要是制約存在于系統(tǒng)建設(shè)中，以及開發(fā)周期相對(duì)較長(zhǎng)、投入相對(duì)較大、維護(hù)不足等問(wèn)題。除此之外，人機(jī)互動(dòng)方面與傳統(tǒng)模式下的工作模式存在著很多的不同，也需要實(shí)際的使用者提升自己

9、的專業(yè)水平，逐步適應(yīng)相關(guān)的新模式。在眾多高校工作中，辦事流程仍然采取傳統(tǒng)的分割模式，不利于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用。1.3  高校辦公自動(dòng)化管理現(xiàn)狀高校辦公自動(dòng)化的管理機(jī)制需要結(jié)合傳統(tǒng)模式的優(yōu)點(diǎn)以及新時(shí)期的相關(guān)新需求來(lái)做出合理統(tǒng)籌安排。在此基礎(chǔ)上才可以制定正確的、科學(xué)的管理機(jī)制。此外，高校辦公業(yè)務(wù)相對(duì)較為繁瑣，涉及到的部門和環(huán)節(jié)很多。因此，在機(jī)制的設(shè)計(jì)方面肯定會(huì)存在小修小補(bǔ)，甚至是大修大補(bǔ)，維護(hù)力度將會(huì)直接決定整體的業(yè)務(wù)效率。除此之外，開發(fā)人員和業(yè)務(wù)人員之間的關(guān)系以及是否對(duì)高校業(yè)務(wù)足夠了解，也將決定整體機(jī)制設(shè)計(jì)情況的好壞。如果沒有辦法做到緊密聯(lián)系，那么眾多業(yè)務(wù)功能設(shè)計(jì)就會(huì)缺乏實(shí)際的保障。

10、2  互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代完善高校辦公自動(dòng)化的策略結(jié)合上述存在的問(wèn)題和國(guó)內(nèi)高校發(fā)展的實(shí)際情況及具體要求，筆者認(rèn)為可以從以下幾個(gè)方面入手來(lái)開展相關(guān)的研究。2.1  提升高校辦公自動(dòng)化水平隨著三大支柱技術(shù)的發(fā)展，也就是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的成熟，世界上的很多辦公軟件都已經(jīng)進(jìn)入了新的模式。在人與系統(tǒng)的集成以及辦公系統(tǒng)的效率和同社會(huì)公眾信息的集成方面，已經(jīng)逐步由封閉式走向開放式，加之?dāng)?shù)據(jù)、通訊網(wǎng)的迅速推進(jìn)使得辦公自動(dòng)化成為了可能。因此，對(duì)于高校辦公自動(dòng)化發(fā)展而言，也應(yīng)當(dāng)結(jié)合人才聚集和最前沿的知識(shí)優(yōu)勢(shì)，率先將各類最新的技術(shù)應(yīng)用到實(shí)際的基礎(chǔ)上。結(jié)合傳統(tǒng)的信息數(shù)據(jù)庫(kù)模式，做出平臺(tái)的構(gòu)建

11、工作。依據(jù)內(nèi)外部的需求和所存在的條件，由計(jì)算機(jī)執(zhí)行決策程序作出相應(yīng)的決策，使辦公自動(dòng)化的智能性得到本質(zhì)的提升。除此之外，也應(yīng)當(dāng)厘清三個(gè)模式之間的關(guān)系，打造出一個(gè)既能滿足基礎(chǔ)需求又能滿足頂層需求的完整系統(tǒng)，使辦公信息的傳遞更加合理，減少不必要的重復(fù)錄入和傳遞環(huán)節(jié)，提升整體的效率，降低時(shí)間成本。在實(shí)際應(yīng)用中也應(yīng)當(dāng)注意系統(tǒng)的完整性以及傳播的范圍，只有這樣才可以使高校辦公機(jī)構(gòu)的各個(gè)環(huán)節(jié)都被納入其中，所有業(yè)務(wù)都可以在系統(tǒng)上完整地實(shí)現(xiàn)資源共享。2.2  提升高校辦公自動(dòng)化的應(yīng)用效率隨著辦公自動(dòng)化的逐步推進(jìn)，高校的管理人員素質(zhì)也逐步提升。因此，對(duì)于實(shí)際的管理者而言，應(yīng)當(dāng)結(jié)合辦公自動(dòng)化的推進(jìn)，提升人

12、員使用計(jì)算機(jī)的水平，辦公軟件自動(dòng)化引入如表1所示。特別是與之相關(guān)的辦公軟件的水平，結(jié)合自我學(xué)習(xí)和科室宣講、集中授課等模式，使實(shí)際軟件的使用者，無(wú)論是在觀念方面還是在專業(yè)技術(shù)方面，都能夠得到真正的提升。除此之外，在辦公自動(dòng)化軟件真正運(yùn)行之后，需要共同努力，使各個(gè)部門之間能夠就業(yè)務(wù)的處理達(dá)成一致，可以結(jié)合平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)來(lái)提升整體工作的效率。而不是像傳統(tǒng)模式那樣各自為戰(zhàn)，只有這樣才可以使平臺(tái)的真正價(jià)值發(fā)揮到實(shí)處。2.3  結(jié)合高校的實(shí)際情況打造高校辦公自動(dòng)化的管理機(jī)制辦公自動(dòng)化是系統(tǒng)性工程，需要涉及到所有員工，且需要彼此共同努力。因此，對(duì)于高校發(fā)展而言，應(yīng)當(dāng)由領(lǐng)導(dǎo)層主推結(jié)合各類管理的機(jī)制構(gòu)建，

13、在人力、財(cái)力、物力方面提供足夠的支持，以政策性的推廣來(lái)推進(jìn)相關(guān)的管理機(jī)制落實(shí)。如“智慧珞珈”app是我校發(fā)布的新版移動(dòng)門戶，是為全校師生量身搭建的校園移動(dòng)服務(wù)平臺(tái)，目標(biāo)是讓無(wú)處不在的移動(dòng)學(xué)習(xí)、透明高效的掌上辦公、豐富多彩的校園文化和方便周到的大學(xué)生活變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)。在管理機(jī)制的設(shè)計(jì)方面也應(yīng)當(dāng)邀請(qǐng)業(yè)務(wù)人員和基層教師共同參與，只有這樣才可以使平臺(tái)以及系統(tǒng)的構(gòu)建足夠務(wù)實(shí)、足夠接地氣，既能夠滿足高層的需要，也能夠滿足基層的實(shí)際需求。在設(shè)施的配置及挑選系統(tǒng)的兼容性擴(kuò)展以及管理方式的方法方面，應(yīng)當(dāng)結(jié)合高校的改革工作做好相應(yīng)的適配工作，只有這樣才可以提升整體管理機(jī)制的可靠性。除此之外，還應(yīng)當(dāng)針對(duì)互聯(lián)網(wǎng)中存在的各類網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題做好數(shù)據(jù)存儲(chǔ)以及安全備份工作，如果遇到問(wèn)題可以及時(shí)恢復(fù)，只有這樣才可以使高校辦公自動(dòng)化的管理機(jī)制足夠可靠。3  結(jié)  論整體來(lái)看，在接下來(lái)的發(fā)展過(guò)程中，高校辦公自動(dòng)化必然是未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)。因此，對(duì)于相關(guān)的從業(yè)者而言，應(yīng)當(dāng)結(jié)合高校的實(shí)際情況，努力推進(jìn)模式的轉(zhuǎn)換和制度的建設(shè)，采購(gòu)相關(guān)的硬件、安裝適配軟件，提升整體的業(yè)務(wù)效率，保證業(yè)