公司會議管理制度

1、公司會議管理制度第一章 總 則第一條 本制度中會議指的是，在公司經(jīng)營管理過程中因縱向、橫向協(xié)調(diào)溝通的需要， 或者是針對公司運(yùn)作過程中所出現(xiàn)的問題而召開的各種會議。第二條 本制度適用于公司及各部門的工作會議和專項(xiàng)會議，如公司領(lǐng)導(dǎo)工作例會、總 經(jīng)理辦公會、公司產(chǎn)銷計劃會、部門例會、各種專項(xiàng)會議等。第三條 制訂本制度的目的是指導(dǎo)和規(guī)范公司經(jīng)營管理會議的運(yùn)作， 目的在于改進(jìn)公司 會風(fēng)，提高會議質(zhì)量，減少會議數(shù)量、縮短會議時間。公司決策層如董事會和決策委員會等的會議按照公司章程和單項(xiàng)有關(guān)制 度或條例執(zhí)行。第二章 召開會議應(yīng)遵循的基本原則第四條 會議的召開須遵循下面幾個基本原則：1 一致性原則。 公司的經(jīng)

2、營管理會議討論的原則或議題須同公司現(xiàn)行制度保持一 致性，遵循制度所規(guī)定的準(zhǔn)則或者同制度構(gòu)成一個完整的體系。 其它制度包括： 公司章程、公司的考評制度、公司的報酬制度、公司的業(yè)務(wù)運(yùn)作流程、公司的 工作報告制度等以及其它制度和規(guī)章。2 流程化原則。對于特定的會議類型，制定相應(yīng)的運(yùn)作流程，按照一定的模式進(jìn) 行，做好必要的準(zhǔn)備工作，以便總經(jīng)理對所有公司內(nèi)部所召開的經(jīng)營管理會議 進(jìn)行有效的指導(dǎo)和控制。3 有效性原則。每一次所召開的公司經(jīng)營管理會議都應(yīng)該達(dá)到的預(yù)定的效果，絕 對不能“會而不議，議而不果”。在召集會議前，應(yīng)通知與會者有關(guān)會議的議 題、是否要求其發(fā)言等。每次會議只通知與會議議題有關(guān)的人員出席。

3、4 節(jié)約性原則。會議的召開應(yīng)該遵循節(jié)約性原則，時間要安排得恰當(dāng)有效。會議 的主持人根據(jù)會議的內(nèi)容以及重要程度將有關(guān)事項(xiàng)在會議召開之前界定好。 主 持人和發(fā)言人的時間也應(yīng)有所限定。5 求同存異原則。會議上應(yīng)該允許不同意見的出現(xiàn)，要讓持有不同意見的人暢所 欲言。關(guān)于一般的問題，可以采納少數(shù)服從多數(shù)的原則，但對于事關(guān)重大或比 較嚴(yán)肅的議題，則應(yīng)采納智者的意見。6 民主集中原則。會議討論議題，應(yīng)本著集思廣益的原則，鼓勵與會者充分參與 討論，由會議主持人將集體的意見集中在一起，形成會議共識。7 會議備檔原則。對于會議過程中所出現(xiàn)的所有重要事情，特別是經(jīng)營管理的一 些原則問題的討論，都應(yīng)該記錄下來，以備查

4、閱，作為公司日后工作的參考資 料。第三章 會前準(zhǔn)備第五條 公司召開的公司級會議會務(wù)服務(wù)統(tǒng)一歸口辦公室負(fù)責(zé)。各部門召開會議需用 公司會議室的，應(yīng)向辦公室書面提出，由辦公室統(tǒng)籌安排。第六條 會議召集人在會議召開 5 日前將會議的主題、地點(diǎn)、時間和對與會者的要求 等下發(fā)或通知所有與會者。第七條 會議主持人和與會人員都應(yīng)在會議召開 3 日前做好有關(guān)準(zhǔn)備工作，包括擬好 會議提案、匯報總結(jié)提綱、發(fā)言要點(diǎn)、工作計劃草案、決議決定草案等。記 錄人根據(jù)會議通知和與會者的會前準(zhǔn)備資料在會議召開 2 日前擬定會議議 程交會議召集人審核。第八條 所有與會者都應(yīng)該遵守公司的會議制度，不遲到，不早退，不無故缺席。因 為特

5、殊原因不能完整地參加會議的與會者，應(yīng)提前向會議召集人說明情況， 并且將自己的觀點(diǎn)盡量用書面的形式轉(zhuǎn)達(dá)給會議召集人，由會議召集人代為 表達(dá)。第九條 會議的基本人員應(yīng)該包括：召集人，與會者，記錄員。會議原則上應(yīng)由召集 人主持，也可由召集人指定他人代為主持。第四章 會議組織及要求第十條 會議組織遵照“誰主辦，誰組織”的原則。第十一條 會議主持人須遵守以下規(guī)定：1 主持人應(yīng)不遲于會前 5 分鐘到達(dá)會場，檢查會務(wù)落實(shí)情況，做好會前準(zhǔn)備。2 主持人一般應(yīng)于會議開始后，將會議的議題、議程、須解決的及目標(biāo)、議程 推進(jìn)中應(yīng)注意的問題等，進(jìn)行必要的說明。3 會議進(jìn)行中，主持人應(yīng)根據(jù)會議進(jìn)行中的實(shí)際情況，對議程進(jìn)行

6、適時、必要 的控制，并有權(quán)限定發(fā)言時間和中止與議題無關(guān)的發(fā)言，以確保議程順利推 進(jìn)及會議效率。4 屬討論、決策性議題的會議，主持人應(yīng)引導(dǎo)會議作出結(jié)論。對須集體議決的 事項(xiàng)應(yīng)加以歸納和復(fù)述，適時提交與會人表明意見；對未議決事項(xiàng)亦應(yīng)加以 歸納并引導(dǎo)會議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見。5 主持人應(yīng)將會議議決事項(xiàng)付諸實(shí)施的程序、實(shí)施部門、達(dá)成標(biāo)準(zhǔn)和完成時限 等會后跟進(jìn)安排向與會人員明確。第十二條 參會人員須遵守以下規(guī)定：1 應(yīng)準(zhǔn)時到會，并在會議簽到表上簽到；2 準(zhǔn)確、充分地表達(dá)自己的立場，會議發(fā)言應(yīng)言簡意賅，緊扣議題；3 會議討論過程中，與會者應(yīng)注意文明用語。4 遵循會議主持人對議程控制的要求；5 屬工作部署性

7、質(zhì)的會議，原則上不在會上進(jìn)行討論性發(fā)言；6 遵守會議紀(jì)律，與會期間應(yīng)將手機(jī)調(diào)到振動或?qū)⑹謾C(jī)呼叫轉(zhuǎn)移至部門另一未 與會人處，原則上不允許接聽電話，如須接聽，請離開會場；7 做好本人的會議紀(jì)錄。第五章 會議記錄第十三條 公司各類會議均應(yīng)設(shè)專用記錄本進(jìn)行會議記錄并由會議召集人確定專人負(fù)責(zé) 記錄。會議記錄應(yīng)遵守以下規(guī)定：1 以專用會議記錄本做好會議的原始記錄及會議考勤記錄，根據(jù)需要整理會議紀(jì) 要；2 會議記錄應(yīng)堅持實(shí)事求是的原則，盡量采用實(shí)錄風(fēng)格，確保記錄的原始性，記錄員應(yīng)署名；3 對會議已議決事項(xiàng)，應(yīng)在原始記錄中括號注明“議決”字樣；4 會議原始記錄應(yīng)于會議當(dāng)日、會議紀(jì)要最遲不遲于會議后 2 個工作

8、日呈報會議主持人審核簽名；5 負(fù)責(zé)會議考勤記錄，并報會議主持人核準(zhǔn)；6 做好會議原始記錄的日常歸檔、保管工作，及時將經(jīng)主持人核準(zhǔn)的會議簽到表的考勤記錄報考勤人員。第十四條 會議紀(jì)要和會議記錄的發(fā)放、傳閱、歸檔：1 公司級會議紀(jì)要的發(fā)放或傳閱范圍由會議主持人確定，并由辦公室存檔備查， 按年度移交公司檔案室。2 各部門的會議記錄，由本部門常設(shè)會議記錄員負(fù)責(zé)日常歸檔、保管；3 會議記錄為公司的機(jī)要檔案，保管人員不得擅自外泄，其調(diào)閱應(yīng)嚴(yán)格按照公司文檔管理制度和保密制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第六章 會議精神的督辦及執(zhí)行第十五條 會議跟進(jìn)1 會議決議、決策事項(xiàng)需要會后跟進(jìn)落實(shí)的，按照部門職責(zé)分工由主辦部門跟進(jìn)

9、落實(shí)，會議主持人另有指定的，從主持人指定；2 會議跟進(jìn)的依據(jù)以會議決議、紀(jì)要及會議原始記錄為準(zhǔn)；3 辦公室負(fù)責(zé)會議議定事項(xiàng)的督辦和催辦，定期檢查會議決議、紀(jì)要及會議記錄 及落實(shí)情況，并將督辦和催辦情況報告會議主持人，并將作為考核當(dāng)事人工作 的依據(jù)；4 部門會議的跟進(jìn)落實(shí)、督促檢查工作由各部門自行安排。第七章 會議紀(jì)律和要求第十六條 公司級會議的保密1 與會人員要嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不得將會議內(nèi)容、討論的有關(guān)情況向外泄露。2 會議議決事項(xiàng)，應(yīng)嚴(yán)格保密，除按規(guī)定履行職責(zé)需要外，與會人員不得外傳會 議討論和議決情況。3 故意泄漏、傳播會議有關(guān)情況的，視負(fù)面影響的大小作出相應(yīng)處罰。 第十七條 管理權(quán)責(zé)和

10、處罰1 辦公室負(fù)責(zé)公司會議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)及本制度的執(zhí)行監(jiān)督。2 會議主辦部門負(fù)責(zé)會議的組織工作，并有權(quán)對違反本制度的行為提出處罰。3 遲到、早退、缺席（1）遲到：參會人員在會議規(guī)定召開時間后 5 分鐘內(nèi)未到的，計為遲到；（2）早退：凡參加會議人員， 如未經(jīng)主持人同意在會議結(jié)束前 5 分鐘提前離開會 場的，計為早退 ;（3）缺席：凡必須參加會議人員未經(jīng)請假擅自不參加會議或請假未批準(zhǔn)而不參加 會議的，計為缺席。第十八條 處罰1 無正當(dāng)理由遲到、早退每次處 10 元的罰款；2 無正當(dāng)理由缺席每次處以 20 元的罰款；3 凡因通知原因造成應(yīng)參加會議人員遲到或缺席的，以上處罰由傳達(dá)人承擔(dān)。4 以上處罰由會議

11、記錄人將召集人簽字確認(rèn)的會議記錄出勤記錄交人力資源部從 工資扣除。第八章 附則第十九條 本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行。第二十條 本制度由辦公室負(fù)責(zé)解釋。第九章 會議運(yùn)作流程第二十一條 根據(jù)本制度的總則和基本要求，會議的召開應(yīng)遵行下面的流程： 會議運(yùn)作流程工作標(biāo)準(zhǔn)編號： 編制日期：A1會議召集人在會議召開 5 日前將 會議的主題、地點(diǎn)、時間和對與 會者的要求等擬定成會議通知， 交指定會議記錄人下發(fā)。?會議通知會議通知?會議管理制度C1OA下發(fā)會議通知，并手機(jī)短信提示手機(jī)提示短信B2與會者根據(jù)會議通知要求， 擬定 會前準(zhǔn)備資料， 并在開會 3 日前 交會議記錄人。會前準(zhǔn)備資料C2記錄人按時收集會前準(zhǔn)備資

12、料，?提醒電話并提醒與會者提交資料。C3記錄人根據(jù)會議通知和與會者 的會前準(zhǔn)備資料在會議召開 2 日 前擬定會議議程交會議召集 人審核。會議議程草案A3審核會議議程 。ABC4參會者提前 5 分鐘進(jìn)入會場簽 到。簽名A5會議主持人（召集人）宣布會議 開始，宣讀會議議程、布置任務(wù) 或下達(dá)指令。AB5會議討論過程中， 與會者應(yīng)注意 文明用語。發(fā)生爭執(zhí)時，會議主 持人應(yīng)該采取恰當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行 協(xié)調(diào)。A7由主持人 （召集人）對會議進(jìn)行總結(jié)。B7會議效果與主持人 （召集人）對會議的準(zhǔn)備及過程的 把控有很大關(guān)系，為保證會議效果，提高會議質(zhì)量； 與會者在會議結(jié)束后需對會議效果進(jìn)行不記名評價 或表決，評價或表決內(nèi)容只有兩項(xiàng)：務(wù)實(shí)、務(wù)虛； 或 者好、不好。如采取表決方式進(jìn)行時主持人 （召集人） 需回避，最后由記錄人在會場將會議效果的統(tǒng)計結(jié)果 用百分比的形式告知所有與會人員包括主持人 （召集 人）。會議效果的統(tǒng)計結(jié)果C7會議記錄人應(yīng)堅持實(shí)事求是的會議記錄原則，記錄會議議題、 出勤情況、 討論要點(diǎn)， 包括形成的一致意見 和不同意見。記