巧用Excel編制記賬憑證匯總表

1、巧用Excel編制科目匯總表湖北十堰市職業(yè)技術(shù)（集團學(xué)校）龔鋒目前雖然會計電算化得到了推廣， 但手工工會計處理比重仍然很大。 在手工 賬務(wù)處理的單位基本上都采用科目匯總表 （記賬憑證）賬務(wù)處理程序。使用過科 目匯總表（或叫記賬憑證匯總表） 賬務(wù)處理程序的會計人員都知道， 記賬憑證匯 總表的手工編制比較令人頭疼，因為在利用“丁”型帳戶進行匯總時，由丁容易 發(fā)生方向錯誤、金額錯誤、漏錄等情況，匯總表不容易平衡，編制記賬憑證匯總 表浪費了會計人員大量時間。在會計教學(xué)和實踐中，筆者利用 Excel電子表格軟 件進行記賬憑證匯總表的編制，感覺既快捷有準(zhǔn)確，在此推薦給大家。一、設(shè)計匯總表模版1、根據(jù)匯總表

2、的格式，設(shè)計成以下表樣。E licrosoft Excel Book 1ABCD1200K年XX月笛記賬憑證£總表（1XX。共XX張）2單位名標(biāo):XX市XX公司3會計弱目借方發(fā)空額貸方發(fā)生額4%銀行存款一6其他貨幣搐金7應(yīng)收票據(jù)8應(yīng)收賬款9預(yù)付賬款10庫存商京11,低值易耗品13其他應(yīng)空款19其他應(yīng)付款20本年利潤21主營業(yè)務(wù)收入22主營業(yè)務(wù)成本23主營業(yè)務(wù)稅金發(fā)甜加24管理費用25營業(yè)費用26財務(wù)費用27合1"28制表:XXX昊核:XXXI，己賬:XXX3文件。說氾d）視El拓入（!）格式侃）工且©熟據(jù)皿窗口®希昉叩舞入需尊帶曲的問顆 _弓x七二可，五

3、碼挪體舊/口季尋至田垣田C蹈 應(yīng)記賬:XXXH , ' M iheeil/Sheet?/Sheets/<幽標(biāo)準(zhǔn)>會計人員可以根據(jù)實際情況增減科目。2、輸入?yún)R總公式和試算平衡公式在合計行輸入?yún)R總公式，便丁自動求和。以上圖為例，在B27單元輸入“=SUM （B4:B26）”，在 C27單元輸入 “ =SUM （C4:C26）”。在D27單元輸入邏輯函數(shù)IF,用丁判斷匯總表是否平衡。公式為“ =IF （B27-C27=0, “匯總平衡”，“當(dāng)前憑證不平衡”）”。公式效果圖如下：C liCEosoft Excel 一 iaakl口回區(qū)史件時編輯叫視圖如格式迫）TA（TJ敷蕪也）鍵人

4、需要犁助的問題工世工jIEl*數(shù)字公式說明：=SUM（B4:B26）表示對B4: B26區(qū)域求和，即借方發(fā)生額合計 =SUM（C4:C26） 表示對C4: C26區(qū)域求和，即貸方發(fā)生額合計 =IF（B27-C27=0,"匯總平衡","當(dāng)前憑證不平衡"） 表示如果借方 合計等丁貸方合計,D27單元顯示"匯總平衡”，否則D27單元顯示"當(dāng)前憑證不 平衡"二、憑證匯總憑證匯總非常簡單，就是將本期需要匯總的記賬憑證按順序錄入以上設(shè)計好 的電子表格即可。在錄入時有以下要點需要把握。1、當(dāng)某單元格第一次輸入數(shù)據(jù)時，應(yīng)該先輸入等號，再輸入

5、數(shù)據(jù)。比如第一號憑證是“借 現(xiàn)金 5000 貸 銀行存款5000”，錄入時在B4單元錄入“=5000”，在C5單元錄入“=5000”。其目的是再有同科目數(shù)據(jù)錄入時方便匯 總。2、當(dāng)某科目數(shù)據(jù)再次出現(xiàn)時應(yīng)該在原來的數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上輸入“ +XXX ”。例 如三號憑證是“借 現(xiàn)金 3000 貸 銀行存款 3000”，在錄入數(shù)據(jù)時應(yīng)直 接在編輯欄或在相應(yīng)單元格雙擊鼠標(biāo)， 加錄入“+3000”，不能直接錄入，否則原 來的5000被覆蓋。效果圖如下：C Microsoft Excel 一 tioakl曰回區(qū)文件（E）編輯叫譏圖如員入I 格式。TA（TJ敷蕪0）閔口敏）jj.J."首*=2000AB

6、CD1網(wǎng)OX年燈月粉記賬憑證匯耳表（1-XX#共舔張）2單布名橋二XX幣雙公司3會計科目借方發(fā)些額貸方發(fā)生額4-5SQ0O0ff-3QO05銀行存款6其他貨幣資金7應(yīng)收票據(jù)8應(yīng)底賬款9菜付賬款10庫存商食111低值易耗品IB其他應(yīng)變款19其他應(yīng)付款=2QQQ20本年利潤21主營業(yè)務(wù)收入22主營業(yè)務(wù)成屯23主營業(yè)務(wù)稅金英附施24管理省用25營業(yè)費用26財務(wù)費用27aV'=SUX（4:S2b）SUS（C4:C26）療物匕時= 匯堂平衡。二28制表:XXX復(fù)核:xxx記賬:XXXVH 4> HShftfrtl /Shttt2/Shfeeta/|<數(shù)字注意以上兩點一般可以順利將憑證匯總完畢。3、在匯總時如果將某一憑證內(nèi)容全部輸入后發(fā)現(xiàn) D28單元顯示"當(dāng)前 憑證不平衡"，那就表明剛剛錄入的憑證不是錄入錯誤就是憑證本身借貸不平衡，需要及時檢查處理，保證憑證匯總的一次成功。4、對丁一個月只匯總一次的單位，利用此方法匯總憑證，甚至可以在 月末結(jié)轉(zhuǎn)損益前匯總，利用匯總數(shù)據(jù)直接編制結(jié)轉(zhuǎn)