公司文件管理規(guī)定流程及相關表格

1、公司文件管理規(guī)定流程一、目的加強檔案管理，規(guī)范公司檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確 性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據(jù)。二、適用范圍適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。三、術語和定義1、檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務、經(jīng)營、企業(yè)管理、宣傳等活動 中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤 片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等活動。四、職責1、行政中心：1) 負責公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作， 并負責

2、督促指導部門檔案管理2) 建立健全公司檔案管理制度，指導、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；3) 收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管公司的檔案和其他資料；4) 負責公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案 的安全；指導公司的檔案管理工作。5) 提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通；6) 負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。2、其他各部門相關人員：1) 負責在工作變動時，做好或協(xié)助移交工作，并及時通知行政中心；2）向行政中心移交合同或文件資料原件或復印件；3）負責本部門文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；4）財務管理部負責按國家財政制度規(guī)定獨立建

3、檔保管財務檔案資料；3、各部門主管人員1）批準對自己部門資料或合同復印件的處置。4、各中心總監(jiān) / 副總1）負責對檔案管理監(jiān)督檢查報告的審批。五、工作程序1、檔案資料的收集1）各部門相關人員負責對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進行收集，并編制 部門文件（合同）管理記錄目錄。2）各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進行整理，并編制移交目 錄每季度向行政中心移交。a）歸檔范圍及移交時間b）檔案資料的標識行政中心及各部門對各自保管的檔案資料編號，編號規(guī)則見公司檔案管理規(guī)定。c）檔案資料的日常管理： 電子類合同或其他需要保管的電子文件， 應當及時存放于檔案室指定電腦硬盤內(nèi)或 制作專門

4、光盤進行編號保存。 文件、合同資料要登記詳細信息，并編制文件（合同）管理記錄目錄，以便檢索利用。 文件資料、合同要科學排列，按編號順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標識，整齊排放在文件檔案柜中d) 檔案借閱 借閱檔案要履行借閱手續(xù)， 填寫檔案借閱審批單 。借閱檔案原件只限在公司內(nèi)， 不能帶出；必須帶出公司查閱的，需依照借閱權限由相關領導批準；檔案外借一般只借復印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準，借閱的檔案交還時，必須 當面點交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應立即報告直接上級；借閱檔案用完后，應及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續(xù)；借檔人必須愛護檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘 抄、

5、翻印、復印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞；e) 檔案銷毀對已失去利用價值的檔案，銷毀時，必須寫申請銷毀報告，編制銷毀目錄，報部門 經(jīng)理和部門分管副總鑒定，最后報總經(jīng)理的批準，方可銷毀。執(zhí)行銷毀任務時，必須由行政中心人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀目錄 上簽字。最后，把銷毀目錄和部門經(jīng)理、部門分管和總經(jīng)理的批準手續(xù)文件，一并存檔 永久保存。2、檔案管理細則1)檔案資料的歸檔范圍公司對外發(fā)出的公文，如給政府的請示報告類公文等；公司收到的公文， 如政府職能部門發(fā)來的與本公司有關的條例、 規(guī)定、命令、決定、 決議、指示、計劃、核準文件、證書等文件；本公司與其他單位來往的文書及權益文書等；公司領導的批示、

6、指示等；重要的會議材料，包括會議的通知、決議、總結(jié)、領導人講話、典型發(fā)言、會議簡 報、會議記錄等；反映公司主要職能活動的報告、總結(jié)、工作日記、工作備忘等;公司的各種工作計劃、計劃考核/總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表及簡報;本公司與有關單位、個人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料；本公司干部任免的文件材料、 員工獎勵、處分、考核的文件材料、 本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；本公司發(fā)布的各類廣告、宣傳材料；(11) 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等；(12) 外出公務活動(如學習、考察、調(diào)查研究、參加會議等)所獲得或形成的檔案資料；(13)

7、財務檔案資料；)各種實物檔案；(15)其他具有利用和保存價值的文件資料。3、檔案資料的歸檔要求歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，如請示和批復、復印本和正式稿和附件等必須齊全。 一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要，按二份原件存檔。經(jīng)辦部門根據(jù)實際需要留存復印件或影印本。如因業(yè)務處理需要，原稿須由經(jīng)辦部 門保管，應經(jīng)總經(jīng)理批準后妥善保存，行政中心以影印本歸檔。聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。子文件應有相應的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲設備信息的 備份工作。各種

8、實物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等)必須原件歸檔， 并保持其完好無損。4、檔案資料的歸檔時間即時歸檔列文件(含電子、聲像資料等)應在傳閱、辦理結(jié)束或取得后即時歸檔：a) 公司規(guī)定的密級文件；b) 重要文件，如政府批文、核準文件、證照等；c) 合同、協(xié)議書等正本及過程資料；d) 公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分、考核的文件材料；e) 其他認為需要即時歸檔的資料。定期歸檔a) 部門應在每月底前整理歸檔當月文件，編制檔案清單交行政中心；b) 部門每年 3 月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政中心； 電子聲像檔案的歸檔a) 重要電子聲像檔案應實時進行、隨辦隨歸。b

9、) 一般電子聲像檔案歸檔應定期完成，一般每三個月一次制成光盤脫機保管。c) 每年 3 月底前必須向行政中心移交上一年度的所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集，行政中心 核實后刻錄成光盤等載體脫機保管。5、檔案交接部門內(nèi)檔案交接 部門檔案管理人員(兼)工作變動或離職的，要填寫檔案移交清單，由部門負 責人指定的接收人核實無誤后簽字，行政中心見證。6、檔案移交公司的流程a) 經(jīng)辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；b) 行政中心根據(jù)移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清單核對；c) 檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上(一式兩份)簽字，雙方 各保存一份；7、檔案保管檔案編號a) 檔案按類別

10、應賦予統(tǒng)一名稱， 其名稱應簡明扼要， 以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則， 并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。b) 檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應參照檔案分類編號表，將所有分類各級名稱及 其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。c) 檔案分類編號內(nèi)應預留若干空檔， 以備將來組織擴大或業(yè)務增多時， 隨時增補之用d) 檔案分類及編號的增補、修訂等由行政中心結(jié)合工作和部門要求，組織實施修訂。 任何部門和個人不得隨意修改。e) 建立檔案目錄存于案卷盒內(nèi)，便于查閱。8、附則：本辦法由公司行政中心制定并負責解釋。公司圖書資料管理制度(備用)1、工具資料書籍的購買，由員工提出，經(jīng)部門經(jīng)理匯總后報總經(jīng)理審批，然后

11、由行政中 心統(tǒng)一訂購。2、期刊、雜志等的訂閱，由行政中心匯總各部門征定清單，報總經(jīng)理審批后向有關發(fā)行 部門訂購。3、購回的圖書等資料由行政中心專人負責登記、蓋章、分類編號，統(tǒng)一保管。4、凡需借用圖書資料的員工須辦理借閱手續(xù)。5、期刊、雜志等圖書資料由行政中心安排專人管理，用完收存。6、員工離開本公司時，應歸還所借用的圖書資料。六、相關記錄1、文件（合同）管理記錄目錄2、文件檔案移交目錄3、檔案移交清單表4、檔案借閱審批單5、檔案分類編號表6、受控文件清單表7、檔案目錄記錄編號：日期:文件（合同）管理記錄目錄序號文件（合同）編號標題需抄送的相關部門接收原/復接收人備注部門記錄編號：日期:移交目錄

12、序號文件（合同）編號標題名稱頁數(shù)原/復備注移交單位移交人日期收件單位日期注：本表一式貳份，移交人、收件人各執(zhí)一份檔案移交清單表記錄編號：日期:移交性質(zhì)? 離職調(diào)崗歸檔檔案所屬年度檔案類別保管期限數(shù)量永久長期短期合計移交說明移交人：接收意見?接收人：移交人（部門）?經(jīng)辦人：移交日期：年 月日接收人（部門）?經(jīng)辦人：接收日期：年 月日見證人：日期：年 月日注：本表一式貳份，移交人、收件人各執(zhí)一份檔案借閱審批單借閱部門借閱人借閱部門經(jīng)理總經(jīng)理副總行政中心部門經(jīng)理使用目的序號借閱 內(nèi)容復印借閱歸還日期備注檔案目錄卷宗號：目錄號：部門：日期:案卷順序 號立卷類目號案卷標題起止日期卷內(nèi)張數(shù)保管期限備注檔案分類編號表FLS+部門+類別+年份+編號文件部門 類別市場 部SC行政XZ財務CW貨品HP直營ZY電子商務DS營銷中心華北HB東南DN大北DB外發(fā)公文WFXZWFZYWF收到公文SDXZSDZYSD會議資料HYSCHYXZHYCWHYHPHY