K3編碼原則指導說明書

1、翔宇電力編碼原則指 導 說 明 書金 蝶 軟 件 有 限 公 司客戶服務部二00六年二月12 / 13文檔可自由編輯打印編碼原則說明：以物料的編碼為主線講解編碼的原則，但所講編碼原則同樣適用于K3系統(tǒng)的客戶編碼、供應商編碼、職員編碼、部門編碼、單位編碼、倉庫編碼、各種類別編碼和其他需要編碼的任何項目等。第一節(jié) 物料編碼的意義物料編碼是以簡短的文字、符號或數字、號碼來代表物料、品名、規(guī)格或類別及其他有關事項的一種管理工具。在物料極為單純、物料種類極少的工廠或許有沒有物料編碼都無關緊要，但在物料多到數百種或數千、數萬種以上的工廠，物料編碼就顯得格外重要了。此時，物料的領發(fā)、驗收，請購、跟催、盤點、

2、儲存等工作極為頻緊，而藉著物料編碼，使各部門提高效率，各種物料資料傳遞迅速、意見溝通更加容易。物料編碼之功能如下：Ø 增強物料資料的正確性物料的領發(fā)、驗收、請購、跟催、盤點、儲存、記錄等一切物料之活動均有物料編碼可以查核，因此物料數據更加正確。至于一物多名，一名多物或物名錯亂之現象不致于發(fā)生。Ø 提高物料管理的工作效率物料既有系統(tǒng)的排列，以物料編碼代替文字的記述，物料管理簡便省事，效率因此提高。Ø 利于電腦的管理物料管理在物料編碼推行徹底之后，方能進一步利用電腦作更有效的處理，以達到物料管理之效果。Ø 降低物料庫存、降低成本物料編碼利于物料庫存量的控制，

3、同時利于呆料的防止，并提高物料管理工作的效率，因此可減輕資金的積壓，降低成本。Ø 防止物料舞弊事件之發(fā)生物料一經編碼后，物料記錄正確而迅速，物料儲存井然有序，可以減少舞弊事件之發(fā)生。Ø 便于物料之領用庫存物料均有正確的統(tǒng)一的名稱及規(guī)格予以編碼。對用料部門的領用以及物料倉庫的發(fā)料都十分方便。第二節(jié) 物料編碼的原則物料編碼必須合乎物料編碼的原則，合理的物料編碼，必須具備下列基本原則：l 簡單性l 分類展開性l 完整性l 單一性l 一貫性l 可伸縮性l 組織性l 適應電腦管理l 充足性l 易記性一、簡單性編碼的目的在于將物料化繁為簡，便于物料的管理，如果編碼過于繁雜，則違反了編碼

4、之目的。因切此物料編碼在應用文字符號或數字上應力求簡單明了，這樣可節(jié)省閱讀、填寫、抄錄的時間與手續(xù)，并可減少其中的錯誤機會。物料相當單純時，只要將物料簡單分類為幾項即可，物料分類項目多了，就顯得很不方便。若物料相當復雜時，就要將大分類再加以細分 ，這種分類展開也稱為多級分類。二、分類展開性物料復雜，物料編碼大分類后還要加以細分，如果采用阿拉伯數字十進位，則每段最多只能由十個細分的項目，如果采用英文字母，則每段有26個細分項目，然而細分項目太多，就難于查找，而細分項目太少，則分類展開太慢，分類細分項目通常以五至九個較佳。例如采用阿拉伯數字十進位，有十八個項目時，其分類展開可以利用下列方法。需要分

5、類的項目第一種分類方法第二類分法第三類分法1111001012120202313030341411045152210561622067221230782233089234410910244210112543111226551213331661131432621415336315163477161735881718369918（表一）三、完整性在物料編碼時，所有的物料都應有物料編碼可歸，這樣物料編碼才能完整。若有些物料找不到賦予之物料編碼，則很顯然物料編碼缺乏完整性。新產品新物料的產生容易破壞物料編碼的完整性。因此每當有新物料產生，即應賦予新的物料編碼，并規(guī)定新的物料沒有編碼，采購部門不得從事采

6、購，即使沒物料編碼的新物料采購進來了，倉庫部門或會計部門發(fā)現物料訂購單缺少物料編碼，即應請采購部門補填物料編碼，否則不予入庫、不予付款。這樣才能確保物料編碼的完整性。四、單一性物料編碼的單一性是指一個物料編碼只能代表一種物料，同一種物料只能找到一個物料編碼，而絕無一個物料有數個物料編碼，或一個物料編碼有數項物料，一般地，只要物料的物理或化學性質有變化、只要物料要在倉庫中存儲、就必須為其指定一個編碼，舉例，如某零件要經過沖壓成型、鉆孔、噴漆三道工序才能完成。如果該物料的三道工序都在同一車間完成，不更換加工單位，即沖壓成型后立即進行鉆孔，緊接著進行噴漆，中間沒有入庫、出庫處理，則該物料可取一個代碼

7、。如果該物料的三道工序不在同一個車間完成，其順序是沖壓、入庫、領料、鉆孔、入庫、領料、噴漆、入庫，則在庫存管理中為了區(qū)分該物料的三種狀態(tài)，必須取不同的物料編碼。例：3000A,3000B,3000C三個編碼分別表示三種不同加工狀態(tài)的物料。五、一貫性物料編碼要統(tǒng)一而有一貫性，如以年限分類為標準時，就應一直沿用下去，在中途不能改變用籍貫或姓氏別來分類，若要這么做必須要分段或分級進行。六、伸縮性物料編編碼要考慮到未來新產品發(fā)展以及產品規(guī)格的變更而發(fā)生物料擴展或變動的情形。預留物料的伸縮余地，并不能僅就目前物料的現狀加以物料編碼的安排，否則他日新物料產生時，就有新物料無號可編的情況。七、組織性物料編碼

8、依其編碼的系統(tǒng)，作井然有序的組織與排列，以便隨時可從物料編碼查知某項物料帳卡或資料。物料編碼的組織性，對物料管理可以省掉不必要的麻煩。八、適應電腦管理電腦的應用已經比較普及，因此在編碼時一定要考慮錄入的方便性,如編碼盡可能短、少使用其他符號，如#、-、*等。九、充足性物料編碼所采用的文字、記號或數字，必須有足夠的數量，以便所組成的個別物料編碼，足以代表所有個別物料，以及應付將來物料擴展時的實際需要，以免遇有特殊物料時無號可編。否則物料系統(tǒng)被破壞，費時誤事。十、易記性在不影響上述九項原則之下，物料編碼應選擇易于記憶的文字、符號或數字，或賦予暗示及聯(lián)想性。但這原則是屬于次要原則，若上述九項原則俱全

9、而獨缺乏此項原則的物料編碼，仍不失為優(yōu)秀的物料編碼。第三節(jié) 物料編碼的方法目前工商企業(yè)所采用的物科編碼方法，主要有下列幾種：1. 阿拉伯數字法2. 英文字母法3. 暗示法4. 混合法一、阿拉伯數字法阿拉伯數字法，是以阿拉伯數字作為物料編碼的工具，采用以一個或數個阿拉伯數字代表一項物料。這種方法容易了解，只是需另外準備物料項目與數字的對照表，又要記憶對照項目，因此有關人員必須經過一段時間的訓練與適應才能運用自如。以阿拉伯數字做物料編碼的，較常見的有下列幾種：ü 連續(xù)數字編碼法ü 分級式數字編碼法ü 區(qū)段數字編碼法ü 國際十進制分類法1連續(xù)數字編碼法連續(xù)數字

10、編碼法是先將所有物料依某種方式大致排列，然后自1號起依順序編排流水號。這種物料編碼方法可做到一料一號，只是順序編碼除顯示編碼時間的先后，往往與所代表項目的屬性并無關聯(lián)。因為新購物料無法插入原有排列順序的料號內，例如： 1078為3/8“×3/4”之六角鐵制帶帽螺栓，而新購的六角鐵制帶帽螺栓為3/8“ ×1”,其物料編碼無法插入（因過去沒有庫存或采用這種物料，故無編碼），故只好編以最后一個號碼8974。兩種物料本應排在一起，現在物料編碼相距如此遙遠，在物料管理、倉儲管理上很不方便。2分級式數字編碼法分級式數字編碼法是先將物料主要屬性分為大類并編定其號碼。其次再將各大類根據次要

11、屬性細分為較次級的類別并編定其號碼，如止已繼續(xù)進行下去。在分級式數字編碼法中，任一物料項目只有一個物料編碼。表二為三種屬性的階級式數字編碼法，共可組成36個（3×4×3）編碼，這種方法的優(yōu)點一方面顯示編碼的規(guī)律性，一方面達到一物料項目僅有一編碼的目標，其缺點是無用空號太多，一方面顯得浪費累贅，另一方面常導致物料編碼位數不夠用。來 源（大類）材 料（中類）用 途（小類）1 = 自制1 = 非鐵金屬1 = 零部件2 = 外購2 = 鋼鐵2 = 包裝用料3 = 委外加工3 = 木材3 = 辦公用品4 = 化學品（表二）3區(qū)段數字編碼法 區(qū)段數字編碼法介于連續(xù)數字編碼法與分級式數字

12、編碼法之間。使用位數較級次式數字編碼法更少，而仍能達到物料編碼的目的。例如有64項，分為5大類，其情形如下：A類12項B類10項C類17項D類15項E類10項合計64項（表三）上述情形，如用階級式數字編碼法必須3位數，但如改為區(qū)段數字編碼則僅需二位數即可，其情形如下：類別分配編碼剩余備用編碼A類12項（01-20）8項B類10項（21-37）7項C類17項（38-61）7項D類15項（62-83）7項E類10項（84-99）6項 （表四）4國際十進分類（U. D. C. ） 這種方法于1876年美國杜威M.DeWey首創(chuàng)，其方法新穎而獨到，可以無限制展開，頗受歐洲大陸各國的重視。1895年的國

13、際圖書館學會決定杜威的十進法為基礎，作更進一步發(fā)展，其后經眾多數學專家的確究與發(fā)展，最后完成所謂國際十進位分類法（Universal Decimal Classification），目前已有許多國家采用為國家規(guī)格。所謂國際十進位分類法是將所有物料分類為十大類，分別以0至9之數字代表之，然后每大類物料再劃分為十個中類，再以0至9之數字為代表，如此進行下去按金字塔Pyramid形態(tài)展開。其情形如下：6應用科學62工業(yè)技術621機械的工業(yè)技術6218動力傳動62188挾具621882螺絲、螺帽6218822各種小螺絲62188221金屬用小螺絲621882215丸螺絲621682215.3平螺絲采用

14、國際十進分類的物料編碼，如編碼編至三位數字之后仍須繼續(xù)延長時時，即應加以“.”符號以表示劃分，國際十進分類法可無限展開，任何新物料之產生均可插入原有物料編碼之系統(tǒng)而不混淆原有之物料編碼系統(tǒng)，國際十進分類法所能運用之符號只有十個（0-9），故使編碼趨長而又無暗示作用，實在美中不足。二、英文字母法是以英文字母作為物料編碼工具的物料編碼法。英文字母中I、O、Q、Z等字與阿拉伯數字1、0、9、2等容易混淆，故多廢棄不用，除此之外，尚有23個字母可利用。如以A代表金屬材料，B代表非木材，C代表玻璃。以AA代表鐵金屬，以AB代表銅金屬.，英文字母在我國已經相當普遍，是可用的物料編碼方法。三、暗示法暗示編碼

15、法是指物料編碼代表物料的意義，可自編碼本身聯(lián)想出來。暗示編碼法又可分為：l 字母暗示法l 數字暗示法1、英文字母暗示法：從物料的英文字母當中，擇取重要且有代表性的一個或數個英文字母（通常取主要文字的第一個字母）做為編碼的號碼，使閱讀物料編碼者可以從中想象到英文字文字，進而從暗示中得知該物料為何物。例如：VC=Variable Capaciter(可變電容器)IC=Integrated Circuit(集成電路)SW=Switch(開關)ST=Steel Tube (鋼管)BT=BRASS Tuber(黃鋼管)EP=Ear Phone(耳機)2、數字暗示法：直接以物料的數字為物料編碼的號碼，或將

16、物料的數字依一固定規(guī)則而轉換成物料編碼的號碼，物料編碼的閱讀者可從物料編碼數字的暗示中得悉該物料為何物。物料編碼代表的意義：例1：×× × ××× ×× ×× 類小類 形式 長度 厚度例2：電阻值的編碼編碼電阻值0050.505051001010110010210310,000104100,0001051,000,000（表五） 例3：鋼筋直徑的編碼編 號鋼筋直徑1212mm1616mm1919mm2525mm（表六） 例4：鋼球軸承軸徑之編碼，其編碼為軸經（限于軸經20mm至200mm）mm數

17、的五分之 一。編碼軸徑0525mm0630mm0735mm（表七）四、混合法混合法物料編碼系聯(lián)合使用英文字母與阿拉伯數字來作物料編碼，而多以英文字母代表物料之類別或名稱，其后再用十進位或其他方式編阿拉伯數字號碼。這種物料編碼方法較十進位采用符號較多，故有不少公司樂于采用此種方法。例如：M=金屬物料MB=螺栓、螺絲及帽MBI=帶帽螺栓MBI-100=六角鐵制螺栓帶帽MBI-106-6=3/8” x 3/4”六角鐵制螺栓帶帽MBI-106-8=3/8” x 1”六角鐵制螺栓帶帽MBI-106-8=1/2” x 1”六角鐵制螺栓帶帽第四節(jié) 物料編碼舉例例一：某公司冰箱材料分類與編碼1. 代碼基本形式

18、××××× ×××××12345678910大分類 中分類小分類整個代碼由十位數字組成，同樣規(guī)格和材質的物料編碼相同。2. 大分類是由前兩位數字代表，31表示冰箱3. 中分類由第3、4、5位三位數字表示1板金類2金屬類3塑膠橡膠類01外箱組件01鐵01擠壓弄（射出）02內箱組件02銅02成型（真空與沖床成型）03門組件03鋁03吹氣盛開04蒸發(fā)器組件04鋅合金04剪型05底座組件05其他金屬05模內加熱加壓成型屑06凝結器組件06橡膠07其他零件07管棒類08其他4電工器材5絕熱材 料6雜類01

19、電裝品部分01玻璃纖維01紙類02電線02保利龍02膠帶類03其他03玻璃類04海綿類05木類（表八）4. 小分類為5位數（6、7、8、9、10），前4位是流水號碼，最后一位表板金類表面處理編碼。0 表示未電鍍、未噴漆、及表面不需要處理之零件1 表示噴漆2 表示電鍍3 表示研磨5分類編碼實例3110700012表示板裝飾條用夾板例二：某機械加工廠的物料編碼原則該公司考慮目前物料的總數有4000種左右，考慮到將來的發(fā)展，制定以下物料編碼原則：××××××123456前5位為順序號，以分段的方式將物料分為20大類，最后一位表示零件的特征碼

20、,A表示沖壓工序已完成，B表示零件加工車間已完成、C表示電鍍車間已完成、D表示噴漆車間以完成。如：00012A十字架上托（已沖壓成型）00012B十字架上托（已鉆孔）00012C十字架上托（已電鍍）例三：某柴油機生產廠的物料編碼原則所有物料編碼分四段，先后順序為“物料類別、物料特征碼、順序號、后綴”× ××× ×× ×物料類別 物料特征碼 順序號 后綴(可選)1 物料類別 物料類別用一位數字或字母表示，用來區(qū)分產品、零部件、原材料、輔助材料2 物料特征碼 物料特征碼用3-8位數字或字母表示，用來表示識別該類物料的特征代碼。每

21、一類物料可取不同寬度的特征代碼，如：產品的特征碼可取3位，用來表示產品的系列號及其他特征，而零部件的特征碼可取8位，用來表示零部件所屬的產品號及其圖號。一旦確定了某類特征代碼使用的位數，則所有該類物料的特征碼必須按照指定的位數編碼。代碼不足指定位數的可用其他字母或數字補充（用字母補充時一般用字母“N”，）， 代碼超過指定位數的可進行簡寫。對特征碼，也可進行細分，如特征碼總長度為6位，則可用前兩位表示一種信息，中間兩位表示一種信息，后兩位表示一種信息。3 順序號 順序號用來表示某一物料在該類物料中的編碼順序，是為了區(qū)別同一類物料中的不同物料而設計的。順序號的長度可根據該類物料的多少確定，但要考慮

22、編碼將來的擴展，保留一定的余地。不同類別的物料可以取不同長度的順序號，如：用三位就可表示從000到999共1000種物料。順序號的長度一旦指定，則該類物料的所有順序號位必須按指定的長度編寫，不足長度的前面用0補充。如：001,002,003,090,445等是正確的，不能用10表示第10種物料，而應用010來表示。4 后綴 后綴用一位字母表示，可以用來區(qū)分相同名稱、規(guī)格或圖號而材質、加工工序或顏色不同的零部件或產品、原材料。這樣，可以用相同的特征代碼和順序號表示出同一圖號的零部件或產品的不同狀態(tài)。如：C325002R,表示產品325002紅色C325002G,表示產品325002綠色L3421

23、007A,表示零部件3421007已沖壓成型L3421007B,表示零部件3421007已零件加工L3421007C,表示零部件3421007已電鍍后綴是可以選擇的，可以使用，也可以不用，根據具體情況而定。5 舉例：如：產品的編碼原則定為：× ×××× ×× 一位字母C 四位特征碼 兩位順序號 則產品 內銷機-S195-S195長單機的代碼可編為： CS19501 內銷機-S195-S195方單機的代碼可編為： CS19502 內銷機-S195-S19545W 的代碼可編為： CS19503零部件的編碼原則為： ×

24、 ×××××××× ××× ×一位字母L 八位特征碼 三位順序號 一位后綴用特征碼表示產品及圖號的縮寫，后綴表示零部件加工的狀態(tài)。例：專用件或借用件的編碼：內銷機-S195-S19545W缸套的圖號為0101，零件順序號為03則其代碼為可編為：LS195010103 L S195 0101 03，后綴不用。通用件的產品編碼：通用件因為不專于任何一個產品序號，其產品特征碼可定義為：TTTT或其他有代表性的字符。如果上例中的內銷機-S195-S19545W缸套屬于通用件，則其編碼

25、為：LTTTT010103。注意事項：1 如果使用字母和數字混和編碼時，應避免使用字母O、I、Z等字母，以免書寫時與0、1、2相混淆；2 編碼中盡可能不用-、#、*等這些無意義的符號（只是為了區(qū)分編碼的段，而沒有任何含義），因為這些符號不便于電腦輸入，而且會使編碼太長；3 確定編碼方案時一定要保留足夠的空間以方便以后的擴充；為了使編碼便于書寫和錄入電腦，編碼在滿足一定的要求下應盡可能簡短；4 凡是庫存中可能出現的物料都必須予以編碼；5 每種物料只能有一個編碼，同樣，一個編碼只能在庫存中找到一種物料，一一對應。第五節(jié) 金蝶K3系統(tǒng)物料編碼的處理特點一、靈活地解決物料編碼的修改問題物料的編碼原則上

26、不允許修改，但由于各種原因，如：制定物料編碼原則時預留范圍不夠，需要擴充；新物料編碼時物料的類別分配錯誤；隨著企業(yè)的發(fā)展，使用物料類型的變化，原來的編碼原則需要更改或細分等。當這些事情發(fā)生時都需要對現有的物料編碼進行修改，否則物料的編碼原則將失效。綜上所述，物料編碼的修改在很多情況下是因為物料的類別變化引起的，物料編碼中所攜帶的物料類別信息越多，則物料編碼越需要頻繁地修改，以下舉例說明。例：某公司的零件編碼由5位數字組成，第一位是產品類型碼，用“1”表示“單面臺秤”，用“2”表示“雙面臺秤”，第二位表示“組件”，用“1”表示“齒輪組件”，用“2”表示外殼組件，后三位為順序號，起初公司只有一個類型的產品叫“單面臺秤”，用“01”表示“單面臺秤齒輪組件”，“02”表示“單面臺秤外殼組件”，單面臺秤齒輪組件中的零件“大齒輪”的編碼是 “11006”。后來公司又陸續(xù)開發(fā)了一系列新產品，如“雙面臺秤”、“健康稱”、“廚房稱”，其中都用到了“單面臺秤”中