公有住房檔案的規(guī)范化管理探討

1、    公有住房檔案的規(guī)范化管理探討    張燕摘 要：進(jìn)入21世紀(jì)以來，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)穩(wěn)步發(fā)展的背景下，我國房地產(chǎn)事業(yè)發(fā)展迅速。對(duì)于公有住房來說，屬于房地產(chǎn)中非常重要的一個(gè)項(xiàng)目，為了公有住房信息化管理得到有效完善，便有必要做好公有住房檔案的管理工作。本課題在分析公有住房檔案管理現(xiàn)存問題的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步對(duì)公有住房檔案的規(guī)范化管理進(jìn)行分析，希望以此為公有住房檔案規(guī)范化管理效果的增強(qiáng)提供有效建議。關(guān)鍵詞：公有住房；檔案管理；規(guī)范化近年來，隨著我國經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，城市規(guī)模不斷擴(kuò)大，公有住房數(shù)量不斷增多，公有住房檔案管理水平已取得一定進(jìn)步與發(fā)展。同時(shí)，為了順應(yīng)時(shí)代發(fā)展

2、潮流，滿足日益增長的檔案管理工作要求，公有住房檔案管理的工作重心逐步向分析現(xiàn)存問題及提出規(guī)范化管理措施轉(zhuǎn)變。其中，檔案管理又稱檔案工作，指檔案管理機(jī)構(gòu)采取檔案管理措施有效提取檔案信息面向社會(huì)大眾提供檢索服務(wù)的工作過程，包括檔案提供、檔案編輯、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案檢索、檔案編目、檔案保管、檔案檢定、檔案整理及檔案收集等環(huán)節(jié)，屬于我國檔案事業(yè)的基本組成部分1。鑒于此，本文針對(duì)公有住房檔案規(guī)范化管理的研究具有重要意義。1 公有住房檔案管理現(xiàn)存問題分析從現(xiàn)狀來看，我國公有住房檔案管理還存在一些較為明顯的問題，問題的存在容易使公有住房檔案管理的水平難以得到有效提高?？偨Y(jié)起來，具體問題如下：1.1 缺乏健全機(jī)制

3、從現(xiàn)階段我國公有住房檔案管理水平來看，仍停留于粗放型階段，檔案事業(yè)起步晚發(fā)展迅速，一部分檔案機(jī)構(gòu)對(duì)于公有住房檔案規(guī)范化管理的重視程度有待提高，檔案機(jī)構(gòu)存在管理力度不足及管理職責(zé)劃分不明確的問題，尤其是管理職責(zé)劃分不明確，直接影響公有住房檔案管理的工作效率，少部分檔案機(jī)構(gòu)缺乏健全的管理機(jī)制，無法全面開展公有住房檔案管理工作，無法全面發(fā)揮公有住房檔案管理作用，不僅嚴(yán)重影響公有住房承租人的正常利益，還存在埋下其他隱患的可能性造成不可預(yù)估性損失。1.2 素質(zhì)水平不齊受檔案管理工作勞動(dòng)強(qiáng)度大且薪資待遇差的限制，缺乏專業(yè)復(fù)合型公有住房檔案管理人才，或檔案管理人才流轉(zhuǎn)速度快，或檔案管理人才從業(yè)意愿不足，無法

4、形成具有區(qū)域特色的公有住房檔案管理人才隊(duì)伍，是造成公有住房檔案管理人員整體素質(zhì)水平參差不齊的主要原因2。同時(shí)，公有住房檔案管理工作量龐大，檔案管理工作流程復(fù)雜，涉及多個(gè)部門有機(jī)協(xié)調(diào)與配合，存在著一定的管理難度，一旦管理人員工作水平不足，或缺乏工作經(jīng)驗(yàn)，或知識(shí)領(lǐng)域狹窄，嚴(yán)重影響公有住房檔案管理的工作進(jìn)度。1.3 管理手段落后與其他管理工作相比，檔案管理工作內(nèi)容較為復(fù)雜，包括檔案提供、檔案編輯、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案檢索、檔案編目、檔案保管、檔案檢定、檔案整理及檔案收集等環(huán)節(jié)3。然而，從現(xiàn)階段我國公有住房檔案管理水平來看，受成本投入因素的影響，一部分檔案機(jī)構(gòu)過于信息化基礎(chǔ)過于薄弱，信息技術(shù)引進(jìn)及管理手段更

5、替的速度過于緩慢，一旦檔案管理手段落后，或管理方法單一，或管理效率低下，極易造成檔案機(jī)構(gòu)在實(shí)際管理過程中存在著一定的盲目性，資金無法發(fā)揮預(yù)期效果，反而增加成本投入，影響檔案管理效率及檔案信息檢索準(zhǔn)確性。2 公有住房檔案規(guī)范化管理的措施在上述分析過程中，認(rèn)識(shí)到公有住房檔案管理潛在一些較為明顯的問題，因此有必要采取行之有效的加強(qiáng)措施?？偨Y(jié)起來，具體措施如下：2.1 樹立現(xiàn)代化管理思想在實(shí)際管理的過程中，檔案機(jī)構(gòu)主動(dòng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作理念，堅(jiān)持實(shí)事求是的工作原則，加大對(duì)于規(guī)范化管理公有住房檔案的重視程度，特別是領(lǐng)導(dǎo)干部必須統(tǒng)一思想觀念，端正自身態(tài)度，摒棄錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，從根源上認(rèn)識(shí)到規(guī)范化管理公有住房檔案的重要

6、性，形成高效全面、踏實(shí)肯干的工作作風(fēng)，積極引進(jìn)科學(xué)的管理方法及管理手段，將規(guī)范化管理共有住房檔案視為提高檔案管理效率及有效提取檔案信息的唯一途徑，納入建設(shè)新型公有住房檔案管理體系的戰(zhàn)略高度4。同時(shí)，管理人員做到“解放思想、轉(zhuǎn)變理念、統(tǒng)一認(rèn)識(shí)、增強(qiáng)水平”，意識(shí)到規(guī)范化管理公有住房檔案的必要性及緊迫性。2.2 增強(qiáng)素質(zhì)水平在實(shí)際管理的過程中，檔案機(jī)構(gòu)主動(dòng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作理念，堅(jiān)持以人為本的工作原則，加大對(duì)于人才引進(jìn)及隊(duì)伍建設(shè)的重視程度，著重強(qiáng)調(diào)改變工作環(huán)境及改善工作條件，積極創(chuàng)造實(shí)踐鍛煉機(jī)會(huì)，做到“壓擔(dān)子、交任務(wù)”，充分發(fā)揚(yáng)艱苦卓絕精神，進(jìn)一步增強(qiáng)管理人員整體素質(zhì)水平，提高檔案管理工作效率，并且管理人

7、員以公有住房檔案管理工作任務(wù)為中心，緊密團(tuán)結(jié)人民群眾推動(dòng)檔案管理工作開展，以黨的群眾路線為指導(dǎo)強(qiáng)化人才隊(duì)伍的戰(zhàn)斗力及凝聚力5。同時(shí)，將實(shí)踐鍛煉與崗位培訓(xùn)相結(jié)合，組織一系列崗位培訓(xùn)，有目的性、有針對(duì)性及有計(jì)劃性舉辦工作研討、業(yè)務(wù)講座及短期集訓(xùn)等活動(dòng)。2.3 完善管理機(jī)制在實(shí)際管理的過程中，檔案機(jī)構(gòu)主動(dòng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作理念，堅(jiān)持具體問題具體分析的工作原則，加大對(duì)于規(guī)范化管理公有住房檔案的重視程度，不斷完善現(xiàn)有的檔案管理機(jī)制，明確公有住房檔案信息收集范疇，例如：房屋使用權(quán)變更情況、房屋租賃期限、家庭成員基本信息、房屋權(quán)屬證明材料及房屋來源證明材料等，尤其是紙質(zhì)檔案，及時(shí)建立電子檔案，逐步構(gòu)建具有區(qū)域特色

8、的公有住房檔案數(shù)據(jù)庫，促使檔案管理工作與信息檢索業(yè)務(wù)相銜接，并且結(jié)合公有住房類型組建與其對(duì)應(yīng)的檔案目錄，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一查閱、統(tǒng)一管理，有助于形成“賞罰分明、擇優(yōu)晉升、鼓勵(lì)競爭、著重實(shí)效”的工作作風(fēng)。2.4 組建管理平臺(tái)在信息技術(shù)蓬勃發(fā)展的大背景下，將信息技術(shù)與公有住房檔案管理相結(jié)合，組建具有企業(yè)特色的信息化公有住房檔案管理平臺(tái)，是不可逆轉(zhuǎn)的發(fā)展趨勢。因此在實(shí)際管理的過程中，檔案機(jī)構(gòu)主動(dòng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作理念，堅(jiān)持可持續(xù)性發(fā)展的工作原則，做好信息技術(shù)的引進(jìn)、應(yīng)用及融合工作，利用信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)及多媒體技術(shù)建立與公有檔案管理體系相匹配的公有住房檔案管理模型，常態(tài)化模擬公有住房檔案管理流程，制定公有住房檔案

9、管理風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防方案，做到“高效管理、有效提取”，為構(gòu)建數(shù)字化公有住房檔案管理體系奠定夯實(shí)基礎(chǔ)，進(jìn)一步加快公有住房檔案管理模式的變革速度，向現(xiàn)代化發(fā)展目標(biāo)前進(jìn)。2.5 提高管理標(biāo)準(zhǔn)在實(shí)際管理的過程中，檔案機(jī)構(gòu)主動(dòng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作理念，堅(jiān)持“為人民服務(wù)”的工作原則，加大對(duì)于規(guī)范化管理公有住房檔案的重視程度，提高公有住房檔案規(guī)范化管理的工作標(biāo)準(zhǔn)，樹立管理人員安全意識(shí)，以符合檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要為前提，通過數(shù)據(jù)備份、設(shè)立防火墻及實(shí)名認(rèn)證等方法保證檔案管理工作的安全性，并且重視公有住房檔案信息監(jiān)管環(huán)節(jié)，力求“無權(quán)用戶進(jìn)不來、有權(quán)用戶改不動(dòng)”，定期更換系統(tǒng)口令清理系統(tǒng)緩存升級(jí)軟件硬件，做到“一機(jī)一用”，尤其是

10、少部分保密程度高的檔案信息進(jìn)行區(qū)域隔離。此外，加大對(duì)于檢索工具及應(yīng)用軟件的研發(fā)力度。3 結(jié)語通過本文探究，認(rèn)識(shí)到現(xiàn)狀下公有住房檔案管理工作存在一些較為明顯的問題，例如：管理機(jī)制問題以及管理方法缺失問題等等。因此，有必要樹立規(guī)范化管理措施，加強(qiáng)管理水平，完善相關(guān)管理機(jī)制，并組建現(xiàn)代化管理平臺(tái)，提升檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。相信從以上方面加以完善，公有住房檔案管理的規(guī)范化程度將能夠得到有效提升，進(jìn)一步為公有住房事業(yè)的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。參考文獻(xiàn)1范燕燕.淺談公有住房檔案的規(guī)范化管理j.辦公室業(yè)務(wù)，2013，22：172.2施偉華，龔靖.住房保障檔案的規(guī)范化管理j.上海房地，2013，06：44-45.3羅艷.