檔案的管理、整理方法、檔案號(hào)編制及目錄格式

1、檔案的管理、整理方法、檔案號(hào)編制及目錄格式檔案管理制度檔案建設(shè)是全面建設(shè)和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的最基礎(chǔ)性的、不容缺失的重要內(nèi)容。全體工作人員都要樹(shù)立強(qiáng)烈的檔案管理意識(shí)，從每個(gè)人員、從每項(xiàng)工作、每個(gè)環(huán)節(jié)做起，認(rèn)真加強(qiáng)檔案建設(shè)。（一）檔案收存的范圍1、行政檔案：上級(jí)下發(fā)的各類(lèi)文件發(fā)出的的各類(lèi)文件及各部門(mén)工作計(jì)劃、規(guī)劃、總結(jié)、請(qǐng)示、報(bào)告、函復(fù)、文稿等各種會(huì)議通知、會(huì)議記錄及會(huì)議紀(jì)要、講話文稿等出具的或蓋章的信函、報(bào)表等各類(lèi)統(tǒng)計(jì)資料2、人事檔案在編人員的檔案材料人員招聘的相關(guān)材料各類(lèi)工作人員的登記表、花名冊(cè)、及相關(guān)資料。工作人員聘用合同、工資待遇審批表及相關(guān)資料。掛靠人員相關(guān)資料以及掛靠單位的委托通知、協(xié)議、待遇

2、及支付方式等。工作人員政治身份、職務(wù)、級(jí)別、崗位、待遇變化的相關(guān)資料。工作人員年度考評(píng)資料、鑒定及各類(lèi)獎(jiǎng)懲的組織正規(guī)結(jié)論及相關(guān)材料。工作人員申請(qǐng)、申訴及其它信息資料。3、財(cái)務(wù)檔案日常支出的財(cái)務(wù)憑證、賬目、審批手續(xù)及報(bào)表。年度預(yù)算、中期預(yù)算調(diào)整、決算及審批資料。專(zhuān)項(xiàng)收、支的立項(xiàng)計(jì)劃、執(zhí)行情況及審批資料。對(duì)外投資、借貸及合作項(xiàng)目的財(cái)務(wù)執(zhí)行情況跟蹤監(jiān)管的相關(guān)資料。各種稅費(fèi)、社保金交納的相關(guān)資料。固定資產(chǎn)購(gòu)置、使用、核銷(xiāo)的相關(guān)資料。年度、季度及專(zhuān)項(xiàng)財(cái)務(wù)分析報(bào)告。4、業(yè)務(wù)檔案歷年以省局名義或經(jīng)濟(jì)發(fā)展中心、培訓(xùn)中心、職業(yè)技能鑒定指導(dǎo)中心名義上報(bào)、下發(fā)的相關(guān)培訓(xùn)、職業(yè)技能鑒定及其它業(yè)務(wù)項(xiàng)目文件。歷年培訓(xùn)、職

3、業(yè)技能鑒定及其它業(yè)務(wù)工作計(jì)劃、總結(jié)及相關(guān)資料。各類(lèi)教材、教案、大綱、復(fù)習(xí)題庫(kù)等資料。教員、考評(píng)員隊(duì)伍相關(guān)資料。各類(lèi)、各批學(xué)員報(bào)名、學(xué)習(xí)、考試、考評(píng)發(fā)證或?qū)W分登記相關(guān)資料。各類(lèi)業(yè)務(wù)會(huì)議紀(jì)要（記錄）、合作協(xié)議、項(xiàng)目意見(jiàn)書(shū)等相關(guān)資料。因業(yè)務(wù)需要購(gòu)置的（或上級(jí)下發(fā)的）雜志、圖書(shū)、資料、音像制品及自制的照片、錄相、錄音資料等。網(wǎng)絡(luò)建設(shè)相關(guān)資料。重大專(zhuān)項(xiàng)活動(dòng)的籌備、組織實(shí)施、總結(jié)等專(zhuān)題項(xiàng)目資料。歷年物業(yè)管理、機(jī)關(guān)食堂管理的相關(guān)資料。 其它有價(jià)值的資料。（二）檔案管理體制：檔案實(shí)行統(tǒng)一管理。部門(mén)分類(lèi)管理的二級(jí)管理體制。1、建立檔案室，對(duì)及各部門(mén)檔案資料正本統(tǒng)一管理。辦公室分工專(zhuān)人管理檔案。2、人事、行政財(cái)務(wù)

4、檔案由直接管理。業(yè)務(wù)檔案由各部門(mén)專(zhuān)（兼）職檔案管理員負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)檔案資料進(jìn)行采集、建檔；正本交檔案室管理，副本留部門(mén)使用。3、分管主任為檔案建設(shè)責(zé)任人。各部門(mén)主任為部門(mén)檔案建設(shè)責(zé)任人。及各部門(mén)專(zhuān)（兼）職檔案管理員對(duì)各自負(fù)責(zé)的檔案負(fù)直接責(zé)任。4、根據(jù)工作需要，主管會(huì)計(jì)可在財(cái)務(wù)室保留當(dāng)年和前一年的財(cái)務(wù)檔案，爾后逐年建檔移送檔案室保管。各部門(mén)業(yè)務(wù)檔案副本在部門(mén)保留時(shí)間控制在五年以?xún)?nèi)。第六年起向檔案室移交。（三）立卷和歸檔1、各部門(mén)辦理完畢的文件、資料經(jīng)過(guò)挑選，分項(xiàng)或分類(lèi)立卷、編號(hào)歸檔。2、一般文件資料應(yīng)分級(jí)、分類(lèi)按時(shí)間先后編號(hào)立卷。原則上一年成卷。年終歸檔。3、人事檔案分綜合與個(gè)人二類(lèi)建檔。綜合檔案

5、年初立卷、年終歸檔。個(gè)人檔案隨機(jī)立卷并歸檔。4、重大專(zhuān)項(xiàng)活動(dòng)一般在立項(xiàng)時(shí)建檔，項(xiàng)目完成后成卷并及時(shí)歸檔。5、各部門(mén)業(yè)務(wù)檔案（除專(zhuān)項(xiàng)檔案外）要在年初分類(lèi)立卷，次年初歸檔。6、凡具有法律性文書(shū)，一經(jīng)生效即要?dú)w檔。凡涉密性文件，即時(shí)形成，即時(shí)歸檔。7、各類(lèi)圖書(shū)、雜志、報(bào)紙、音像資料要及時(shí)收集，立卷歸檔。8、對(duì)有價(jià)值的外部信息，網(wǎng)絡(luò)維護(hù)員和檔案管理員要逐日瀏覽，及時(shí)收集，立卷歸檔。9、歸檔要求：檔案必須具有真實(shí)性。所有資料應(yīng)為原始資料。檔案必須具有完整性。每個(gè)案卷力求資料齊全。檔案必須具有價(jià)值性。立卷要避免雜亂無(wú)章，做到分類(lèi)、分項(xiàng)、分目清晰；要避免重復(fù)立卷，同一事件只立一個(gè)卷目；要準(zhǔn)確分類(lèi)，不同類(lèi)型的

6、資料，不能混合立卷。（四）檔案保管和使用1、檔案管理人員只要對(duì)檔案卷宗分類(lèi)編號(hào)、登記注明立案單位、姓名、類(lèi)別、內(nèi)容頁(yè)數(shù)，并對(duì)案卷確定密級(jí)編制頁(yè)碼、分類(lèi)存放，做到分類(lèi)清晰、放置有序，便于查閱。2、檔案室要設(shè)置防潮、防蛀、防火的檔案柜（箱），安置防盜門(mén)、窗和消防器材，確保檔案安全。3、和各部門(mén)檔案要分工專(zhuān)人保管，在人員變動(dòng)時(shí)，要認(rèn)真做好移交。4、檔案管理人員要加強(qiáng)責(zé)任心，切實(shí)按要求管理好檔案，切實(shí)做到不損壞、不丟失、不錯(cuò)漏任何案卷（含音像網(wǎng)絡(luò)資料）。5、要強(qiáng)化保密觀念。凡涉密檔案按照保密法規(guī)執(zhí)行。6、檔案借閱必須填寫(xiě)申請(qǐng)表，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借出，并按申請(qǐng)使用時(shí)限及時(shí)收回。復(fù)制檔案必須報(bào)經(jīng)分管領(lǐng)

7、導(dǎo)批準(zhǔn)。未經(jīng)批準(zhǔn)借出、復(fù)制、遺失、損壞者，要按損失大小，追究責(zé)任。文書(shū)檔案的整理方法一、概念文書(shū)檔案主要是指各單位從事社會(huì)管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，即法規(guī)性文件和行政性文件。法規(guī)性文件是本單位制定和頒發(fā)的。具有法律性和強(qiáng)制性的文件。行政性文件是本單位為貫徹執(zhí)行法規(guī)、在日常政務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料。目前我國(guó)黨政軍機(jī)關(guān)、部門(mén)使用和形成的文件主要由：命令（令）、指令、決議、決定、指示、布告、公告、通知、通告、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要等。簡(jiǎn)單地說(shuō)，就是各單位制發(fā)的“紅頭文件”和“白頭文件”（如總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話、情況匯報(bào)、合同、協(xié)議等等）。 歸檔文件材料：立檔單位在其職能活動(dòng)中形

8、成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書(shū)檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。二、歸檔文件規(guī)范整理的基本要求和基本步驟1、歸檔文件規(guī)范整理基本要求歸檔文件規(guī)范整理是檔案管理工作的核心和基礎(chǔ)，是一項(xiàng)重要的、承上啟下的工作，整理工作的質(zhì)量直接關(guān)系到檔案的保管和利用。歸檔文件的收集范圍應(yīng)按國(guó)家檔案局第8號(hào)令公布的機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定和經(jīng)區(qū)檔案局審批的“三合一”制度執(zhí)行。整理方法應(yīng)符合歸檔文件整理規(guī)則（da/t 22）和湖北省歸檔文件整理實(shí)施細(xì)則（鄂檔200145號(hào)）的規(guī)定，在計(jì)算機(jī)和專(zhuān)用檔案管理軟件輔助歸檔的前提下，遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有關(guān)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管、利用和移交進(jìn)國(guó)家綜

9、合檔案館。文件歸檔工作應(yīng)按照國(guó)家“雙軌制”管理的業(yè)務(wù)要求，將紙質(zhì)歸檔文件與電子歸檔文件同步規(guī)范整理。2、歸檔文件規(guī)范整理基本步驟歸檔文件規(guī)范整理按歸檔文件整理規(guī)則、湖北省歸檔文件整理實(shí)施細(xì)則的規(guī)定進(jìn)行。以“件”為單位進(jìn)行規(guī)范整理。基本步驟為：收集、裝訂、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目、裝盒等七個(gè)環(huán)節(jié)。三、歸檔文件的整理方法1、收集。即是對(duì)本單位應(yīng)歸檔的文件材料的接收。如何確保文件材料的收集齊全完整？概括為十句話：一是處理完畢的文件材料要隨時(shí)收；二是經(jīng)常用的文件，要履行借用手續(xù)定期收；三是本單位發(fā)文，在蓋章時(shí)當(dāng)時(shí)收；四是會(huì)議材料，要事先做好工作及時(shí)收；五是內(nèi)部形成的材料，要注意掌握線索有針對(duì)性地收；六是

10、常規(guī)性的文件材料，要逐項(xiàng)收；七是在機(jī)構(gòu)人員變動(dòng)時(shí)，要提前收；八是結(jié)合年終檢查，集中收；九是年末立卷需要全面收；十是在立卷過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)不全要反復(fù)收。那么，是不是所有收集起來(lái)的材料都要?dú)w檔呢？回答是否定的。國(guó)家檔案局8號(hào)令機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定明確界定了機(jī)關(guān)應(yīng)歸檔的文件材料和不應(yīng)歸檔的文件材料的范圍。機(jī)關(guān)應(yīng)歸檔的文件材料：（1）上級(jí)文件材料。需要貫徹執(zhí)行的政策法規(guī)性文件；代上級(jí)機(jī)關(guān)草擬并被采用的文件最后草稿和印件；文件中涉及到本單位的文件材料等。（2）本機(jī)關(guān)的文件材料。這是重點(diǎn)，也更加符合8號(hào)令關(guān)于收集的核心是“以我為主”的要求。包括各類(lèi)紅頭文件和白頭文件等。主要是指反映本機(jī)關(guān)

11、主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料；本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國(guó)家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料等。（3）同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)的文件材料。主要包括雖不是本單位主管業(yè)務(wù)但需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)文件；對(duì)本單位檢查的重要文件；重要的來(lái)往文件等。（4）下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料。如報(bào)來(lái)的重要工作計(jì)劃，總結(jié)等法規(guī)性備案文件。強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)：凡屬機(jī)關(guān)歸檔范圍的文件材料，必須按有關(guān)規(guī)定向本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)檔案工作的部門(mén)移交，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。機(jī)關(guān)不應(yīng)歸檔的文件材料：（1）上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免、獎(jiǎng)懲非

12、本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；（2）本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件，無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿；無(wú)特殊保存價(jià)值的信封，不需辦理的一般性人民來(lái)信、電話記錄，機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無(wú)關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；（3）同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；（4）下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，供參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映，抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的文件材料。2、裝訂（1）文件的修整。修裱破損文件、拆除金屬物或塑膠殼，復(fù)制字跡模糊或易褪變的文件（主要指?jìng)髡婕?。?）文件的裝訂。采用袋

13、裝結(jié)合線裝的方法。袋裝即是將金屬排除后，放入梯形無(wú)酸牛皮紙（即斜口袋）中。較厚的文件，先線裝（“三孔一線”），再裝入斜口袋。3、分類(lèi)。即依據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)，按照文件的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式特征的異同點(diǎn)，對(duì)文件進(jìn)行有層次的區(qū)分，并組成具有一定從屬關(guān)系和平行關(guān)系的管理體系。分類(lèi)方案的設(shè)置：一般機(jī)關(guān)按“年度機(jī)構(gòu)或問(wèn)題保管期限”三級(jí)分類(lèi)；歸檔文件少的單位可按“年度保管期限”兩級(jí)分類(lèi)。保管期限最低一級(jí)類(lèi)目，分為永久和定期。其中定期分為30年、10年。如何準(zhǔn)確劃分保管期限？國(guó)家檔案局8號(hào)令中也有明確規(guī)定：永久保管的文書(shū)檔案主要包括：（1）本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料；（2）本機(jī)關(guān)召開(kāi)重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等

14、形成的主要文件材料；（3）本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；（4）本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；（5）本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料；（6）本機(jī)關(guān)房屋買(mǎi)賣(mài)、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；（7）上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料；（8）同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。定期保管的文書(shū)檔案主要包括：（1）本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；（2）本機(jī)關(guān)召開(kāi)會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料；（3）本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料；（4）本機(jī)關(guān)一般

15、性事務(wù)管理文件材料；（5）本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；（6）上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料；（7）上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料；（8）同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料；（9）下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的年度或年度以上計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、重要專(zhuān)題報(bào)告等文件材料。機(jī)關(guān)形成的人事、基建、會(huì)計(jì)及其他專(zhuān)門(mén)文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。這些門(mén)類(lèi)檔案的保管期限仍為永久、長(zhǎng)期、短期。除科技檔案中的設(shè)備類(lèi)檔案的保管期限為長(zhǎng)期外，其他的都是永久保存。4、

16、排列（1）盒內(nèi)歸檔文件排列。在同一保管期限下，按“事由結(jié)合時(shí)間”排列。運(yùn)用電腦和軟件輔助歸檔的，可采用隨辦隨歸，按文件辦理時(shí)間先后順序排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件集中排列。一件文件的排列順序：發(fā)文與定稿為一件，發(fā)文在前；收文處理簽和文件為一件，收文處理簽在前；正件與附件為一件，正件在前；請(qǐng)示與批復(fù)為一件，批復(fù)在前；轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)件在前；原件與復(fù)制件為一件，復(fù)制件在前；無(wú)定稿的發(fā)文與簽發(fā)單為一件，發(fā)文在前。（2）檔案盒上架排列。按“三合一”制度中分類(lèi)方案設(shè)置的順序上架排列，按年度類(lèi)別保管期限或年度保管期限上架排列。注意排列順序?yàn)閺纳系较?，從左到右?、編號(hào)（1）檔號(hào)的編制。

17、由全宗號(hào)年度號(hào)類(lèi)別號(hào)保管期限件號(hào)組成。在編制檔號(hào)時(shí)，注意五點(diǎn)：全宗號(hào)是指區(qū)檔案館給各單位的代號(hào)。年度號(hào)是指歸檔文件形成的年度。類(lèi)別號(hào)用大寫(xiě)拼音字母和阿拉伯?dāng)?shù)字混合編制。拼音字母為檔案的類(lèi)代號(hào)，阿拉伯?dāng)?shù)字為類(lèi)別號(hào)。如“w01”表示文書(shū)檔案中的黨群類(lèi)（或辦公室）保管期限按照永久、30年、10年編制。用“y”代表永久、“30”代表30年、“10”代表10年。件號(hào)（即文件的排列順序號(hào)）規(guī)定為三位數(shù)阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，如“001”。編制方法：在同一保管期限內(nèi)編寫(xiě)流水號(hào)。即同一個(gè)保管期限的，件號(hào)都是從“1”開(kāi)始。也就是說(shuō)，同一年度、同一保管期限、同一類(lèi)別（或問(wèn)題）的，從“1”開(kāi)始編一個(gè)流水號(hào)；同一年度、同一類(lèi)

18、別（或問(wèn)題）、不同保管期限的，從“1”開(kāi)始編一個(gè)流水號(hào)；同一年度、不同類(lèi)別（或問(wèn)題）的，從“1”開(kāi)始編一個(gè)流水號(hào)。這三句話，大家一定要牢牢記住。檔號(hào)舉例：如“0132009w01y001”表示13號(hào)全宗2009年文書(shū)檔案綜合類(lèi)（或辦公室）永久保管期限的第1件；“0132009w0130001”表示13號(hào)全宗2009年文書(shū)檔案綜合類(lèi)（或辦公室）30年保管期限的第1件；“0132009w0110001”表示13號(hào)全宗2009年文書(shū)檔案綜合類(lèi)（或辦公室）10年保管期限的第1件。(2)、頁(yè)數(shù)的編制：頁(yè)數(shù)指每件文件的總頁(yè)數(shù)（包括處理簽、發(fā)文稿紙、底稿等），在每件文件首頁(yè)的右上角，用鉛筆編寫(xiě)。（3）歸檔章

19、的編制歸檔文件依分類(lèi)方案和排列順序逐件編號(hào)，以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。歸檔章蓋在每份文件首面上方的空白處。歸檔章統(tǒng)一用碳素墨水或中性筆填寫(xiě)，不得用紅筆、原珠筆、鉛筆、藍(lán)色筆填寫(xiě)。歸檔章規(guī)范式樣規(guī)格：1645mm（全宗號(hào)）（年度）（室編件號(hào)）(機(jī)構(gòu)或問(wèn)題）（保管期限）（館編件號(hào)）8mm8mm15mm15mm15mm歸檔章填寫(xiě)式樣如下：0132009001w0130“013”為全宗號(hào)；“2009”為年度號(hào)；“001”為室編件號(hào)，不同保管期限的文件，不允許混編一個(gè)流水件號(hào)；“w01”為機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代號(hào)；30為保管期限；填寫(xiě)時(shí)注意一點(diǎn)：館編件號(hào)，機(jī)關(guān)檔案室不編，待進(jìn)館時(shí)，由國(guó)家檔案館編制。其他編

20、寫(xiě)方法與檔號(hào)的編寫(xiě)一樣。 （4）袋號(hào)章的編制袋號(hào)章由檔案部門(mén)監(jiān)制，印在斜口袋上，項(xiàng)目包括檔號(hào)、頁(yè)數(shù)。統(tǒng)一用碳素墨水或中性筆填寫(xiě)。袋號(hào)章規(guī)范式樣檔號(hào)頁(yè)數(shù)共 頁(yè)袋號(hào)章填寫(xiě)式樣如下：檔號(hào)013-2007-w01-y-001頁(yè)數(shù)共10頁(yè)“檔號(hào)欄”填寫(xiě)每件文件的文件級(jí)檔號(hào)，全宗號(hào)、年度號(hào)、機(jī)構(gòu)或問(wèn)題代號(hào)、保管期限代號(hào)、件號(hào)等項(xiàng)目必須齊全完整，檔號(hào)的編寫(xiě)方法與前邊的一致?！绊?yè)數(shù)欄”填寫(xiě)每件文件的總頁(yè)數(shù)，空白頁(yè)不計(jì)頁(yè)數(shù)，即見(jiàn)字為一頁(yè)，收文含收文處理簽、正式文件；發(fā)文含正式文件、發(fā)文簽、定稿。6、編目即編制歸檔文件目錄（一式兩份：一份放入檔案盒，一份作為檢索工具）。歸檔文件目錄的項(xiàng)目：檔號(hào)（編在目錄的左上角）

21、、件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注等。不同類(lèi)別的歸檔文件目錄要制作目錄封面，便于區(qū)分、查找。歸檔文件目錄編制式樣如下：歸檔文件目錄 檔號(hào)：013-2009-w01-y件號(hào)責(zé)任者文號(hào)題名日期頁(yè)數(shù)備注“檔號(hào)”：與前邊介紹的檔號(hào)編寫(xiě)方法有點(diǎn)不一致，不編件號(hào)。“件號(hào)”：盒內(nèi)文件的排列順序號(hào)（小流水號(hào)）?！柏?zé)任者”：文件的署名者或發(fā)文機(jī)關(guān)，要用全稱(chēng)或規(guī)范性簡(jiǎn)稱(chēng)?！拔奶?hào)”：文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)，包括機(jī)關(guān)代字、年度、順序號(hào)等要全部填寫(xiě)。如咸安政辦發(fā)（2008）8號(hào)?！邦}名”：即文件標(biāo)題，沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，應(yīng)自擬標(biāo)題，用方括號(hào)“ ”區(qū)別。如任免文件中有本單位干部的，一定要用方括號(hào)“ ”單獨(dú)標(biāo)

22、識(shí)。如標(biāo)題只是“通知”或“批復(fù)”的，要自擬標(biāo)題，外加方括號(hào)“ ”?！叭掌凇保杭次募男纬蓵r(shí)間，用8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日，中間不用任何分隔號(hào)，如19990810?！绊?yè)數(shù)”：即文件的總頁(yè)數(shù)，與袋號(hào)章的頁(yè)數(shù)對(duì)應(yīng)“備注”：填寫(xiě)本盒內(nèi)文件的變化情況或需要注明的情況（有就填）。7、裝盒（1）盒內(nèi)材料：按歸檔文件目錄歸檔文件備考表順序存放。（2）裝盒步驟第一步：在同一年度、同一類(lèi)別、同一保管期限下，按件號(hào)順序裝盒。一盒裝不下，可裝第二盒，排放在一起。在室編起止件號(hào)中區(qū)分。第二步：填寫(xiě)檔案盒封面，只填寫(xiě)單位名稱(chēng)。第三步：填寫(xiě)檔案盒脊背各欄目。“全宗號(hào)”：填寫(xiě)區(qū)檔案館給定的全宗號(hào)，暫未給定的不填寫(xiě)；“年度

23、”：填寫(xiě)盒內(nèi)文件形成的年度，用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫(xiě)；“保管期限”：填寫(xiě)盒內(nèi)文件的保管期限，用漢字或數(shù)字（永久、30、10）表示；“機(jī)構(gòu)（或問(wèn)題）”：填寫(xiě)分類(lèi)方案中相應(yīng)機(jī)構(gòu)（或問(wèn)題）名稱(chēng)或代號(hào)；“起止件號(hào)”：起止件號(hào)分為室編欄和館編欄。機(jī)關(guān)檔案室只填寫(xiě)室編欄，館編欄由檔案館填寫(xiě)。用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫(xiě)本盒內(nèi)歸檔文件的起止號(hào)，中間用“”連接。如“1218”表示盒內(nèi)第12件到第18件文件。如遇到一盒裝不下，需另裝一盒的同一類(lèi)別，同一保管期限的，室編起止件號(hào)順編。如第一盒為“124”，第二盒為“2538”“盒號(hào)”：按年度和分類(lèi)方案排列順序編流水號(hào)，一年一個(gè)流水號(hào)。盒號(hào)用鉛筆填寫(xiě)（如固定好的，可用中性筆寫(xiě)），其他欄

24、目填寫(xiě)用碳素墨水或中性筆，也可用黑色印泥蓋章。文書(shū)檔案歸檔整理操作方法檔案分為文書(shū)檔案、科技檔案（基本建設(shè)、科學(xué)研究、設(shè)備儀器、產(chǎn)品）、會(huì)計(jì)檔案、干部職工檔案（人事檔案）、訴訟檔案、還有照片檔案、音像檔案、電子檔案等等，不同種類(lèi)，不同載體的檔案有不同的整理方法和要求。但整理原則是相同。即“遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用”。1、 基本要求： 要整理好文書(shū)檔案就必須學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)歸檔文件整理規(guī)則（da/t22-2000）和海南省歸檔文件整理規(guī)則實(shí)施細(xì)則。 二、基本概念： （一）歸檔文件：立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的，辦理完畢應(yīng)作為文書(shū)檔

25、案保存的紙質(zhì)文件材料。（二）歸檔文件的整理，將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類(lèi)、排列、加蓋歸檔章（編號(hào)）、編目（編制歸檔文件目錄）、裝盒，使之有序化的過(guò)程。歸檔的意義：歸檔是文件向檔案轉(zhuǎn)化的標(biāo)志，是文書(shū)處理的終點(diǎn)、檔案管理的起點(diǎn)。 （三）全宗：指一個(gè)獨(dú)立的機(jī)關(guān)、團(tuán)體或其它的組織、個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的檔案有機(jī)整體，設(shè)立全宗的主要資格是立檔單位具有獨(dú)立的法人資格，可以獨(dú)立行使職權(quán)，并能主要以自己的名義單獨(dú)對(duì)外行文。一般來(lái)說(shuō)，一個(gè)立檔單位的全部檔案就是一全宗。 （四）全宗號(hào)：是檔案館給立檔單位的代號(hào)。 三、整理方法： （一）收集：收集是歸檔整理的前提、根本，沒(méi)有收集齊全完整的文件材料，歸檔整理就不

26、能很好地反映立檔單位的歷史面貌和工作情況。因此，收集應(yīng)歸檔的文件材料必須保證齊全完整；收集范圍是本單位的收文、發(fā)文、內(nèi)部文件。必須采取以下相應(yīng)措施： 1.立檔單位要建立健全收發(fā)文登記制度，有完整的收文登記本、發(fā)文登記本、印章登記本、依據(jù)歸檔范圍，收集所登記的“紅頭文件”的歸檔。 2.檢查本單位在年度工作中產(chǎn)生的“白頭文件”材料是否收集歸檔。如會(huì)議材料：本單位年度工作會(huì)議材料（總結(jié)、計(jì)劃）、表彰材料，專(zhuān)業(yè)會(huì)議材料，代表發(fā)言材料；本單位在上級(jí)工作會(huì)議上發(fā)言、匯報(bào)、經(jīng)驗(yàn)材料、典型材料、交流或發(fā)表論文、考察報(bào)告。綜合材料：會(huì)議記錄本（黨委、黨組會(huì)議，行政、辦公會(huì)議）等；各類(lèi)花名冊(cè)、登記簿（干部職工、黨

27、員、專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員等花名冊(cè)及主要業(yè)務(wù)工作登記簿）；年報(bào)表（業(yè)務(wù)、黨員、人事勞資等各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表）；各種介紹信存根（黨團(tuán)組織關(guān)系、干部調(diào)動(dòng)、行政事務(wù)等）、協(xié)議、合同。 以上收集到的“紅頭文件”和“白頭文件”材料是本單位工作過(guò)程中形成的屬于立檔單位應(yīng)收集的文件材料。 （二）歸檔判斷：立檔單位將收集到的材料，依照機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定（國(guó)家檔案局令第8號(hào)）的歸檔范圍和不歸檔范圍，剔除不歸檔的文件材料，剩下的就是立檔單位應(yīng)歸檔的文件材料，必須進(jìn)行歸檔。不歸檔的文件材料主要有三方面的文件：重份文件。指本單位的發(fā)文及部分收文的重份文件。普發(fā)性文件。主要指上級(jí)、本級(jí)非隸屬單位給本單位的普發(fā)性

28、不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免、獎(jiǎng)勵(lì)非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等。未生效文件。如本單位代上級(jí)機(jī)關(guān)起草的未成為正式文件的稿本等。 （三）裝訂：用不銹鋼釘或線將歸檔范圍中的歸檔文件以“件”為單位固定在一起即單“件”裝訂，便于保管利用。 1.整理單位：確定以件為歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，重要文件的正本與歷次修改稿可各為一件；計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中形成的文件，無(wú)定稿的或打印出來(lái)的定稿上無(wú)領(lǐng)導(dǎo)修改手跡、批示而定稿不存檔的，將正本與發(fā)文稿紙為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、會(huì)議記錄、介紹信存根等按其

29、原來(lái)的裝訂方式，一個(gè)自然本（冊(cè)）為一件，未裝訂的式樣同一的表格，以一定的單位組合，可裝訂在一起的為一件；來(lái)文與復(fù)文可為一件，未裝訂成套的會(huì)議材料各為一件，正文與文件處理單為一件。 2.文件的裝訂：歸檔文件按件裝訂具體要求：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來(lái)復(fù)在后；漢文在前，少數(shù)民族文字在后；不同文字的文本，無(wú)特殊規(guī)定的，中文在前，外文在后；有文件處理的，文件處理單在前，正文在后。 3.裝訂的部位與對(duì)齊方式及注意事項(xiàng)：文件裝訂時(shí)應(yīng)以左、下側(cè)對(duì)齊，以便裝訂和利用。裝訂時(shí)，應(yīng)將保管期限為永久的歸檔文件中去掉不符合保管要求的一般訂書(shū)釘，

30、采用不銹鋼訂書(shū)釘裝訂（注意：采用不銹鋼訂書(shū)釘裝訂的檔案不能用微波設(shè)備進(jìn)行消毒，否則可能會(huì)引起火災(zāi)）。或較厚的文件采用“三孔一線”的線裝方法裝訂。 （四）分類(lèi)： 歸檔文件采用年度保管期限分類(lèi)法進(jìn)行分類(lèi)。同全宗應(yīng)保持分類(lèi)方案的穩(wěn)定。 1.區(qū)分年度 年度以落款日期為準(zhǔn)。如2009年形成的2008年工作總結(jié)應(yīng)歸入2009年。 跨年度的文件放入辦結(jié)的年度。如2008年形成的2009-2010年工作規(guī)劃應(yīng)歸入2008年度; 某單位2007年立案、2008年結(jié)案的某信訪案件，其文件材料統(tǒng)一在結(jié)案年度歸檔，即歸入2008年。 幾分文件作為一件，“件”的日期應(yīng)以裝訂時(shí)排在最前面的文件日期為準(zhǔn)。具體地說(shuō)來(lái)文與復(fù)文

31、為一件，以復(fù)文為準(zhǔn)等。 會(huì)議記錄本以該本最后一次會(huì)議記錄時(shí)間為準(zhǔn)。 文件沒(méi)有標(biāo)注日期時(shí)，需要分析該文件內(nèi)容，制成材料、格式、字體以及各種標(biāo)識(shí)，通過(guò)對(duì)照等手段來(lái)考證和推斷文件的準(zhǔn)確日期或近似日期，并據(jù)此按年度合理歸類(lèi)。 2.區(qū)分保管期限 將每年的歸檔文件按永久、定期分開(kāi)，定期一般分為30年、10年。 永久保管檔案的的確定：屬于歸檔范圍的文件，哪些需要永久保存呢？規(guī)定第七條列出了八款，文書(shū)檔案保管管理期限表中列出了41款文件材料，約占整個(gè)期限表的一半?？梢愿爬橐韵滤膫€(gè)方面： 反映機(jī)關(guān)主要?dú)v史面貌的文件材料。如：大事記、組織改革、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制等文件材料。 反映機(jī)關(guān)行政管理、行政執(zhí)法活動(dòng)的重要

32、文件材料。如行政管理工作制度、行政管理工作中形成的審批、審查、核準(zhǔn)等文件材料；房產(chǎn)、地產(chǎn)、固定資產(chǎn)、行政審批、行政許可、合同、協(xié)議、國(guó)有資產(chǎn)管理等文件材料。 反映機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)的重要文件材料。如：黨組（黨委）、行政辦公會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、工作會(huì)議、專(zhuān)題會(huì)議材料，上級(jí)機(jī)關(guān)、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察本機(jī)關(guān)工作文件材料；本機(jī)關(guān)制定的方針政策性法規(guī)文件、業(yè)務(wù)文件、調(diào)研報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、外事活動(dòng)文件等。 反映機(jī)關(guān)人事管理活動(dòng)的文件材料。如人事任免、獎(jiǎng)勵(lì)材料與處分材料，錄用、轉(zhuǎn)正、聘任、調(diào)資、定級(jí)、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤材料；人事考核、職稱(chēng)評(píng)審、職工調(diào)動(dòng)、職工名冊(cè)、黨團(tuán)員名冊(cè)、黨團(tuán)材料等這些文件材料在反

33、映本機(jī)關(guān)的歷史面貌，主要職能活動(dòng)，維護(hù)國(guó)家、機(jī)關(guān)和職工權(quán)益等方面具有長(zhǎng)遠(yuǎn)的利用價(jià)值和憑證價(jià)值，是各機(jī)關(guān)形成文件的重點(diǎn)和核心。 準(zhǔn)確理解保管期價(jià)值的鑒定是歸檔文件整理工作的難點(diǎn)。規(guī)定把保管期限劃分為永久、定期兩種，在具體劃分文書(shū)檔案保管期限時(shí)，突出以本機(jī)關(guān)文件為主（即以我為主），在操作時(shí)，實(shí)現(xiàn)對(duì)每級(jí)文件（上級(jí)、本級(jí)、同級(jí)、下級(jí)）文件進(jìn)行兩分制： 上級(jí)機(jī)關(guān)文件：針對(duì)本機(jī)關(guān)的文件或?qū)儆诒緳C(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的永久保存。如同級(jí)黨委、政府關(guān)于本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置、領(lǐng)導(dǎo)人任免、人員編制等文件；上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)本機(jī)關(guān)或人員的表彰文件；上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)主管業(yè)務(wù)工作的規(guī)劃、意見(jiàn)、批復(fù)等。其他需要貫徹執(zhí)行或查考的保存10年。 本機(jī)關(guān)文件：

34、反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)的永久保存；一般的保存30年或10年（表中界定具體清晰） 同級(jí)機(jī)關(guān)文件：非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料保存10年。 下級(jí)機(jī)關(guān)文件：報(bào)送的重要的總結(jié)、報(bào)告保存30年，一般的保存10年。 （五）排列 1.把同一年度、同一保管期限的文件分開(kāi)排在一起。即立檔單位每年只編永久、30年、10年三條流水號(hào)分開(kāi)排列。不同年度、不同保管期限的文件不能排列在一起。 2.在同一保管期限內(nèi)，把同一機(jī)構(gòu)（或問(wèn)題、文號(hào)）有內(nèi)在聯(lián)系（如同一次活動(dòng)、同一項(xiàng)工作，同一個(gè)會(huì)議）的文件排在一起，即同一事由的相關(guān)文件應(yīng)當(dāng)排列在一起。是“遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系”整理原則的體現(xiàn)。排列順序

35、應(yīng)保持相對(duì)固定。 3.最后在同一保管期限、同一機(jī)構(gòu)、問(wèn)題或文號(hào)內(nèi)按成文時(shí)間的生后順序排列。 （六）編號(hào) 歸檔文件編號(hào)是指將歸檔文件在全宗中的位置標(biāo)識(shí)為符號(hào)，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。編號(hào)是編目工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)，其目的是反映分類(lèi)、排列這些系統(tǒng)工作的成果。通過(guò)編號(hào)，使歸檔文件在全宗中的位置得以確定，并為后續(xù)的編目工作以及將來(lái)查找利用時(shí)的實(shí)體存取提供了條件。件號(hào)即文件的排列順序號(hào)，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標(biāo)識(shí)。 歸檔文件應(yīng)依分類(lèi)方案和排列順序逐件編號(hào)，在文件首頁(yè)上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容。文件處理單隨同歸檔的，歸檔章蓋在文件處理單上，以保護(hù)

36、文件正本的原貌。歸檔章設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)等必備項(xiàng)目。 1.全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。檔案室如沒(méi)有全宗號(hào)可暫時(shí)不填。 2.年度：文件形成年度，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如2008。 3.保管期限：歸檔文件保管期限的填寫(xiě)為永久、30年、10年。 4.件號(hào)：歸檔文件的排列順序號(hào)。以年度為界，每年必須從1編起，不能跨年度連續(xù)編號(hào)，各期限分別編流失號(hào)（即每年分期限共編三條流水號(hào)）。 件號(hào)包括室編件號(hào)和館編件，分別在歸檔文件整理和檔案移交后編制。室編件號(hào)的編制方法為：在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)；按文件排列順序從“1”開(kāi)始標(biāo)注，每種保管期限各編一個(gè)流水順序號(hào)，如2007年永久件號(hào)

37、：1、2、382 30年件號(hào)：1、2、373 10年件號(hào)：1、2、3243館編件號(hào)待檔案移交給檔案館后，由檔案館根據(jù)需要填寫(xiě)。 （七）編目 歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類(lèi)方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄。 歸檔文件應(yīng)逐件編目。來(lái)文與復(fù)文為一件時(shí)，只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目。通過(guò)檢查復(fù)文來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)相應(yīng)來(lái)文的查找。 歸檔文件目錄包括件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)和備注等項(xiàng)目。 1.件號(hào)：填寫(xiě)室編件號(hào)。 2.責(zé)任者：指發(fā)文的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。填寫(xiě)責(zé)任者時(shí)一般應(yīng)使用全稱(chēng)或通用簡(jiǎn)稱(chēng)，如“海南省紀(jì)委“，不能使用“本廳”、“省教育廳”等含義不明，難判斷的簡(jiǎn)稱(chēng)。聯(lián)合發(fā)文責(zé)任者過(guò)多時(shí)，可適應(yīng)省略，但立檔單位

38、是責(zé)任者的必須抄錄。以體現(xiàn)“以我為中心”的精神。未署責(zé)任者的歸檔文件，編目時(shí)應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容形式等特征加以考證并填寫(xiě)。 3.文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)，是由發(fā)文機(jī)關(guān)按發(fā)文次序編制的順序號(hào)，一般由機(jī)關(guān)代字、年度、順序號(hào)組成。如瓊府辦2008198號(hào)、瓊郵管200868號(hào)，沒(méi)有發(fā)文字號(hào)的不填寫(xiě)。文號(hào)欄內(nèi)不得填寫(xiě)諸如“會(huì)議文件之一”等文件順序號(hào)，亦不得填寫(xiě)“情況反映”等刊物名冊(cè)。 4.題名：即文件標(biāo)題，一般應(yīng)照實(shí)抄錄。沒(méi)有題名或題名不規(guī)范的，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容，重新擬寫(xiě)或補(bǔ)充標(biāo)題，外加“ ”號(hào)附于原標(biāo)題之后。如海南省檔案局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)檔發(fā)200818號(hào)文件的通知，應(yīng)重?cái)M提題名并抄錄為海南聲省檔案局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)家檔案局

39、關(guān)于汛期檔案安全管理的幾點(diǎn)意見(jiàn)的通知。 5.日期：文件的形成時(shí)間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日，如20080708、20081112表示月、日的數(shù)字可回行填寫(xiě)，如2008 0708。 6.頁(yè)數(shù)：每一件歸檔文件的總頁(yè)數(shù)、文件中有圖文的頁(yè)面為一頁(yè)。 7.備注：用于填寫(xiě)歸檔文件需要補(bǔ)充和說(shuō)明的情況。包括密級(jí)、缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等等。如果有些條目須說(shuō)明的情況較多，備注欄難以填寫(xiě)時(shí)，可在備注欄中加注“*”號(hào)，將具體內(nèi)容填寫(xiě)入備考表中。 （八）裝盒 裝盒是將歸檔文件按室編件號(hào)順序裝入檔案盒，填寫(xiě)備考表、編制檔案盒封面及盒脊。不同年度，不同保管期限的文件不能裝在同一檔案盒內(nèi)。 1.裝盒要求：歸檔

40、文件應(yīng)嚴(yán)格按照件號(hào)的先后順序裝入檔案盒，與歸檔文件目錄中相應(yīng)條目的排列順序相一致，保證檢索到文件條目后能對(duì)應(yīng)找到文件實(shí)體。檔案利用完畢后歸位時(shí)，同樣要注意將其按件號(hào)順序裝入相應(yīng)檔案盒中，否則，在以件為單位進(jìn)行管理的情況下，一旦歸位錯(cuò)誤，將很難再找回，甚至可能從此成為“死檔”。 2.檔案盒應(yīng)采用無(wú)酸紙制作，各立檔單位應(yīng)到各級(jí)檔案行政管理部門(mén)購(gòu)買(mǎi)。以保證檔案盒制成材料的質(zhì)量。 3.檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等必備項(xiàng)。其中起止件號(hào)填寫(xiě)盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號(hào)，中間用“/”號(hào)連接。 4.備考表放在盒內(nèi)所有歸檔文件之后，用以對(duì)盒內(nèi)歸檔文件

41、進(jìn)行必要的注釋說(shuō)明。項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說(shuō)明、整理人、檢查人和日期。 盒內(nèi)文件情況說(shuō)明：填寫(xiě)盒內(nèi)歸檔文件需要說(shuō)明的情況，包括文件收集的齊全完整程度、文件本身的狀況（如字跡模糊、缺損）等。整理工作完畢后歸檔文件如有修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等情況，應(yīng)在備考表中加以說(shuō)明。進(jìn)行歸檔文件整理時(shí)，如某件文件須說(shuō)明的情況復(fù)雜，目錄備注欄填寫(xiě)不下，也可在備考表中詳細(xì)說(shuō)明，并在目錄相關(guān)條目的備注項(xiàng)中加“*”號(hào)標(biāo)示。 整理人：填寫(xiě)負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名，以明確責(zé)任。 檢查人：填寫(xiě)負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名，以示對(duì)整理質(zhì)量的監(jiān)督檢查。 日期：填寫(xiě)歸檔文件整理完畢的日期。 （九）編制檢索工具 1.歸檔說(shuō)明（

42、全宗說(shuō)明）內(nèi)容包括本單位主要工作職能、本年度內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)設(shè)置情況（領(lǐng)導(dǎo)班子、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)及領(lǐng)導(dǎo)任職情況）本年度主要工作概況、本年度文書(shū)檔案歸檔情況（含歸檔工作的組織情況、文件材料完整與否，檔案數(shù)量，有何缺陷）。 2.打印歸檔文件目錄（采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)a4型紙，永久目錄打印一式三份，30年、10年期限的目錄打印一式一份 ）。編制封面，并根據(jù)需要分保管期限與歸檔說(shuō)明（全宗說(shuō)明）裝訂成冊(cè)：歸檔說(shuō)明（全宗說(shuō)明）、永久目錄裝訂一式兩本；歸檔說(shuō)明（全宗說(shuō)明）、永久、30年、10年目錄合訂一本。歸檔文件目錄封面設(shè)置全宗名稱(chēng)、年度、保管期限等項(xiàng)目。 全宗名稱(chēng)：立檔單位的名稱(chēng)，填寫(xiě)時(shí)應(yīng)使用全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。 年度：填寫(xiě)本目

43、錄所登錄文件的形成年度。如：2003年、2003-2008年保管期限：根據(jù)目錄中所登文件的保管期限填寫(xiě)。如：永久，永久、30年、10年各類(lèi)檔案號(hào)編制范例一、黨群類(lèi)：dqhlg2005dq11 dq11：綜合 dq12：紀(jì)檢hlg2005dq12 dq13：組織 dq14：宣傳 dq15：統(tǒng)戰(zhàn) dq16：工會(huì)hlg2005dq17 dq17：團(tuán)委二、行政類(lèi)：xzhlg2005xz11 xz11：綜合 xz12：人事 xz13：監(jiān)審 xz14：武裝保衛(wèi)hlg2005xz16 xz15：總務(wù) xz16：檔案圖書(shū)文博三、外事類(lèi)：wshlg2005ws11 ws11：綜合 ws12：出國(guó)境 ws13：來(lái)

44、校 ws14：國(guó)際合作hlg2005ws15 ws15：留學(xué)生注：以上三類(lèi)檔案號(hào)的格式為“全宗號(hào)-年度-保管期限-機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)-件號(hào)”四、教學(xué)類(lèi)：jxhlg2005保管期限jx11 jx11：綜合 jx12：研究生hlg2005保管期限jx12 jx13：本、專(zhuān)科生 jx14：成教 jx15：學(xué)科、實(shí)驗(yàn)室 jx16：教材hlg2005保管期限jx16五、出版類(lèi)：cbhlg2005保管期限cb11 cb11：綜合 cb12：報(bào)刊 cb13：雜志 cb14：書(shū)稿hlg2005保管期限cb15 cb15：音像六、財(cái)會(huì)類(lèi)：ckhlg2005保管期限ck11 ck11：綜合 ck12：報(bào)表hlg2005

45、保管期限ck12 ck13：帳簿 ck14：憑證 ck15：工資類(lèi)hlg2005保管期限ck15注：以上三類(lèi)檔案號(hào)的格式為“全宗號(hào)-年度-保管期限-機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)-卷號(hào)-卷內(nèi)號(hào)”七、科研類(lèi)：kyhlg2005保管期限ky11hlg2005保管期限ky12 按項(xiàng)目來(lái)分二級(jí)類(lèi)目hlg2005保管期限ky八、基建類(lèi)：jjhlg2005保管期限jj11hlg2005保管期限jj12 按工程項(xiàng)目來(lái)分二級(jí)類(lèi)目hlg2005保管期限jj九、設(shè)備類(lèi)：sbhlg2005保管期限sb11hlg2005保管期限sb12 按項(xiàng)目來(lái)分二級(jí)類(lèi)目hlg2005保管期限sb十、產(chǎn)品類(lèi)：cphlg2005保管期限cp11hlg2

46、005保管期限cp12 按項(xiàng)目來(lái)分二級(jí)類(lèi)目hlg2005保管期限cp十一、聲像類(lèi)：sxhlg2005保管期限sx11 sx11：綜合 sx12：照片 hlg2005保管期限sx12 sx13：錄音帶 sx14：錄象帶 sx15：幻燈片 sx16：磁盤(pán) sx17：影視膠帶hlg2005保管期限sx19 sx18：縮微膠帶 sx19：光盤(pán)十二、實(shí)物類(lèi)：swhlg2005保管期限sw11 sw11：綜合 sw12：獎(jiǎng)杯h(huán)lg2005保管期限sw12 sw13：錦旗 sw14：獎(jiǎng)狀 sw15：證書(shū) sw16：贈(zèng)送品hlg2005保管期限sw17 sw17：紀(jì)念品注：以上幾類(lèi)檔案號(hào)的格式為“全宗號(hào)-年度

47、-保管期限-機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)-卷號(hào)-卷內(nèi)號(hào)”檔案目錄格式一、文書(shū)檔案目錄格式歸檔文件目錄件號(hào)責(zé)任者文號(hào)題名日期頁(yè)數(shù)備注二、科技檔案目錄格式卷內(nèi)目錄序 號(hào)文件編號(hào)責(zé)任者文件材料題名日 期頁(yè) 號(hào)備 注科技檔案分類(lèi)案卷目錄檔 號(hào)題 名保管期限件數(shù)頁(yè) 數(shù)備 注三、聲像檔案目錄格式照片檔案基本目錄格式照片號(hào)題名時(shí)間攝影者底片號(hào)備 注聲像檔案保管單位目錄保管單位號(hào)題 名載體類(lèi)型保管期限起止時(shí)間備 注四、電子檔案目錄格式歸檔電子文件目錄（示例）文件編號(hào)題名形成時(shí)間稿本代碼類(lèi)別代碼載體編號(hào)保管期限備注鄂檔20071號(hào)關(guān)于加強(qiáng)“三農(nóng)”檔案工作的意見(jiàn)20070106ftdg1-5永久注：電子文件稿本代碼：m草稿性電子

48、文件；u非正式電子文件；f正式電子文件。電子文件類(lèi)別代碼：t文本文件；i圖像文件；c圖形文件；v影像文件；a聲音文件；o超媒體鏈結(jié)文件；p程序文件；d數(shù)據(jù)文件。電子檔案保管單位目錄（示例）保管單位號(hào)題 名載體類(lèi)型保管期限起止時(shí)間備注dg1-5湖北省檔案局2007年永久文書(shū)檔案光盤(pán)永久20070101-20071231數(shù)碼照片說(shuō)明性目錄照片號(hào)題 名影像中主要人物攝影者攝影時(shí)間保管期限備注注：以每張照片為單位填寫(xiě)，與被說(shuō)明的照片放在同一個(gè)文件夾中。數(shù)碼照片光盤(pán)目錄保管單位號(hào)題 名載體類(lèi)型保管期限起止時(shí) 間備注注：以每一個(gè)活動(dòng)為單位填寫(xiě)。電子、紙質(zhì)雙套制。電子科技檔案目錄、電子專(zhuān)業(yè)檔案目錄格式同紙質(zhì)檔案目錄。數(shù)碼錄音檔案目錄保管單位號(hào)題 名載體類(lèi)型保管期限起止時(shí) 間備注注：以每一個(gè)活動(dòng)為單位填寫(xiě)。電子、紙質(zhì)雙套制。數(shù)碼錄像檔案目錄保管單位號(hào)題 名載體類(lèi)型保管期限起止時(shí) 間備注注：以每一個(gè)活動(dòng)為單位填寫(xiě)。電子、紙質(zhì)雙套制。五、實(shí)物保管單位目錄格式實(shí)物檔案保管單位目錄檔 號(hào)題 名實(shí)物類(lèi)型日期保管期限備 注 璽噱錐汰葡柔促汞甌芭踵篪猾餉鉿窗盜忮郯敞鏌唯范湖袤撮難蕓窆邏兜撾涫淺鉦馱拐萸涂拈搬碭雪河轄喜豎癇柔皋鉺栲急劐接琛究效操小炮鋈瓢樾暝嵯岸孓葸喃坨氦稼蘗孜撾撐櫻砧冕嶧噦妻朐弈媯朧淑嘴惴穌母膝增釁皆涼臌糞輯螢芒砧胂嫩策菜通假輯礎(chǔ)燕械藪醪闔五了豪