時間管理精華培訓(xùn)教材

1、課堂要求課堂要求 歡迎閣下參加本次課程，本課程將為您打下一個良好的基礎(chǔ)，歡迎閣下參加本次課程，本課程將為您打下一個良好的基礎(chǔ)，提高您的能力和水平。提高您的能力和水平。請注意以下的幾點：請注意以下的幾點：1、手機(jī)、手機(jī) 請將您的手機(jī)開為振動或關(guān)閉。請將您的手機(jī)開為振動或關(guān)閉。2、吸煙、吸煙 在課堂內(nèi)請不要吸煙。在課堂內(nèi)請不要吸煙。3、其它、其它 課期間請不要大聲喧嘩課期間請不要大聲喧嘩,舉手提問；舉手提問； 不要隨意走動。不要隨意走動。時間管理精華培訓(xùn)時間管理精華培訓(xùn)時間多少錢一斤？時間多少錢一斤？你的時間值多少錢？每小時： ￥_人民幣每 天： ￥_人民幣每 月： ￥_人民幣你的部門時間值多少錢

2、？你的部門時間值多少錢？每小時： ￥_人民幣每 天： ￥_人民幣每 月： ￥_人民幣你的公司時間值多少錢？你的公司時間值多少錢？每小時： ￥_人民幣每 天： ￥_人民幣每 月： ￥_人民幣個人時間價值個人時間價值/ /月月 vs. vs. 公司時間價值公司時間價值/ /月月總經(jīng)理： ￥_人民幣副總經(jīng)理：￥_人民幣財務(wù)經(jīng)理：￥_人民幣會 計： ￥_人民幣市場部小王：￥_人民幣技術(shù)部小李：￥_人民幣房 租： ￥_人民幣工 資： ￥_人民幣變動開支：￥_人民幣材 料： ￥_人民幣總金額 ￥ X總金額 ￥ YA）X = Y B） X Y C) X YZ Y所有企業(yè)面臨的最要命的問題：所有企業(yè)面臨的最要

3、命的問題：員工時間價值觀的總合 公司時間成本怎么辦？- 個人怎么辦？ 公司（組織）怎么辦？企業(yè)的時間感企業(yè)的時間感- E- E時代的核心競爭力時代的核心競爭力 時間的成本感 時間的速度感 時間的質(zhì)量感 時間的單位感 時間的承諾感 你資金多，我的時間感比你強(qiáng) 你產(chǎn)品好，我上市比你早一天； 你便宜， 我送貨比你快； 你經(jīng)驗強(qiáng)，我試驗機(jī)會比你多； 你領(lǐng)導(dǎo)強(qiáng)，我的小兵比你的小兵快。你企業(yè)的資本運(yùn)作強(qiáng)你企業(yè)的資本運(yùn)作強(qiáng)我企業(yè)的時間運(yùn)作強(qiáng)我企業(yè)的時間運(yùn)作強(qiáng)你會登廣告你會登廣告我會抓時機(jī)我會抓時機(jī)你用放帳沖營業(yè)額你用放帳沖營業(yè)額我用收款加速現(xiàn)金周轉(zhuǎn)我用收款加速現(xiàn)金周轉(zhuǎn) 上海人手腳快還是香港人手腳快？ 員工上

4、班走進(jìn)辦公室的第一個念頭是： A. 我首先應(yīng)該做哪一件事？還是 B. 今天中午吃什么？ 北京人走路快，還是上海人走路快？時間是免費(fèi)的，人人一樣多！時間是免費(fèi)的，人人一樣多！時間感是稀有的，非常昂貴！個人說：身體就是本錢。個人說：身體就是本錢。組織說：時間就是本錢。組織說：時間就是本錢。時間是管理時間是管理的高抗體的高抗體什么是資源？什么是資源？你有資源嗎？可分配的，可交換的，才叫資源；不可分配的，不可交換的，不能稱為資源。狀態(tài)好的時候，它叫資源；狀態(tài)不好的時候，它叫負(fù)擔(dān)不可分配的，不可交換的，不叫資源。不可分配的，不可交換的，不叫資源。例：組織組織氣派的辦公室裝潢昂貴的ERP系統(tǒng)企業(yè)文化個人個

5、人量身訂制的衣服眼鏡個性資源可被管理的條件資源可被管理的條件1.可拆分性 可打散，可重組；2.可分配性 可集中，可移交；3.可交換性 可計價，可議價；4.可測量性 可度量，可記錄。時間時間 與與 金錢金錢時間時間不用就消失時間不會生時間不能集中再分配難以用預(yù)算管理不能流轉(zhuǎn)不能移交，不能繼承單位成本，單位價值變化劇烈所謂的“時機(jī)”、“機(jī)會成本”。公平性每人一樣多損益表、資產(chǎn)負(fù)債表抓不到使用時無單據(jù)追蹤回溯幾乎不可能金錢金錢不用可存在銀行錢會生利息可集中再分配可用預(yù)算管理可流轉(zhuǎn)可移交，可繼承單位成本、單位價值相對穩(wěn)定，購買力、匯率變化緩慢不公平每人不一樣多可用損益表、資產(chǎn)負(fù)債表捕捉使用時有單據(jù)每一

6、分錢都可以回溯追蹤時間管理是企業(yè)管理中的孤兒時間管理是企業(yè)管理中的孤兒職稱職稱財務(wù)長/會計長總工/CTO銷售經(jīng)理辦公室主任人力資源經(jīng)理律師倉管CKO（知識長）時間？管理對象管理對象金錢技術(shù)銷售行政人力資源法律存貨知識部門部門財務(wù)部/會計部技術(shù)部銷售部行政部人力資源部法務(wù)部倉儲信息系統(tǒng)時間是管理的時間是管理的“高抗體高抗體”-”-為什么？為什么？當(dāng)被問到“你管什么”時中層管理人員驕傲地說：中層管理人員驕傲地說： 我管市場； 我管銷售； 我管技術(shù)； 我管產(chǎn)品開發(fā)； 我管財務(wù)； 我管人事； 我管行政高層管理人員驕高層管理人員驕傲地說：傲地說：我管預(yù)算；我管策略；我管人心；我管企業(yè)生死從來沒有人說：我

7、管時間！但是但是為什么最關(guān)鍵的資源反而沒有為什么最關(guān)鍵的資源反而沒有專職專人管理？專職專人管理？ “時間是最稀有的資源；管理不了時間，其他的一切也都無從管理了?！? -彼得彼得杜拉克（杜拉克（Peter Drucker)Peter Drucker)時間的吊詭（時間的吊詭（Paradox)Paradox) 時間是最需要管理的，但是時間的本質(zhì)卻是最反管理的。時間的時間的 管理切入點管理切入點重要結(jié)論（一）重要結(jié)論（一） 時間難管，因為它是由個人支配的。正如情緒、腦子、注意力、動機(jī)一樣，時間運(yùn)用的主導(dǎo)權(quán)在個人。組織無法把它由個人身上取走，集中再分配。 組織可以通過手段強(qiáng)迫一個人的身體，但無法強(qiáng)迫一個

8、人的時間運(yùn)用。 時間是個性化的 個人時間價值與組織時間價值存在巨大落差時間怎么管？時間的唯一管理杠桿時間的唯一管理杠桿 時間與情緒、注意力、動機(jī)同屬管理“高抗體”，但是，時間有一項其他高抗體所不具備的特性： 時間是可度量的，度量的標(biāo)準(zhǔn)是人類一致的： 每個人都有表； 每個人的一小時都是60分鐘； 每個人的一分鐘都是60秒。重要結(jié)論（二）重要結(jié)論（二）時間的唯一管理方式，就是把時間的絕對度量性，與企業(yè)的目標(biāo)掛鉤，然后去管理這個掛鉤。 時間本身是管不住的-無論你高興與否，手表都在走動； “時間管理”或“管理時間”用語誤導(dǎo)，正確的說法是： 用時間的絕對可度量性作杠桿，管理一切其他的事務(wù)。時間如何與目標(biāo)

9、掛鉤？時間如何與目標(biāo)掛鉤？企業(yè)資源企業(yè)資源金錢人力腦力設(shè)備辦公場地產(chǎn)品企業(yè)部門企業(yè)部門財務(wù) 市場 技術(shù) 產(chǎn)品生產(chǎn) 人力資源 法務(wù) 行政企業(yè)目標(biāo)企業(yè)目標(biāo)盈利成長市場占有率時間浪費(fèi)分析時間浪費(fèi)分析時間浪費(fèi)分析表（時間浪費(fèi)分析表（1）浪費(fèi)原因浪費(fèi)原因是否存在是否存在Y是是/N不是不是嚴(yán)重度嚴(yán)重度分分1至至5級，級，5為最嚴(yán)重為最嚴(yán)重 任務(wù)目標(biāo)不清 信息不足 領(lǐng)導(dǎo)決定拖延 同事拖延 溝通有去無回 機(jī)械工作太多 需要閱讀的資料太多 別人的打斷干擾 電話 缺乏時間計劃習(xí)慣 開會 秘書太漂亮 人員能力不足 授權(quán)不足 自我紀(jì)律不夠 來訪客人太多 培訓(xùn)新員工 缺優(yōu)先順序 時間浪費(fèi)分析表（時間浪費(fèi)分析表（2）浪費(fèi)

10、原因浪費(fèi)原因是否存在是否存在Y是是/N不是不是嚴(yán)重度嚴(yán)重度分分1至至5級，級，5為最嚴(yán)重為最嚴(yán)重 “救火”現(xiàn)象 臨時會議 要找人時找不到 垃圾電子郵件 檔案管理太差 疲勞 缺流程 照顧辦公室內(nèi)同事關(guān)系 缺工作焦點 缺管理工具 找我?guī)兔Φ娜颂?缺人手 身體不夠好 同時有太多目標(biāo) 太喜歡說話，話匣子常開 個性無法拒絕別人 做決定太倉促 辦公室士氣太低 時間浪費(fèi)分析表（時間浪費(fèi)分析表（3）浪費(fèi)原因浪費(fèi)原因是否存在是否存在Y是是/N不是不是嚴(yán)重度嚴(yán)重度分分1至至5級，級，5為最嚴(yán)重為最嚴(yán)重 常犯錯 常犯一樣的錯誤 返工太多 秘書工作不夠嚴(yán)謹(jǐn) 有責(zé)無權(quán) 同事員工個人問題太多 大家講關(guān)系，不能就事論事

11、人來瘋，好熱鬧 凡事自己來 凡事大家來 越級匯報 聆聽習(xí)慣不夠 時間浪費(fèi)分析時間浪費(fèi)分析 哪些是外在（別人、環(huán)境）造成的？ 哪些是內(nèi)在（你）造成的？ 哪些外在因素是你可控制的？ 哪些內(nèi)在因素是你可消滅的？個人時間個人時間 管理技巧與難度管理技巧與難度個人時間的管理技巧個人時間的管理技巧 了解自己的浪費(fèi)區(qū)； 說“不”； 授權(quán)分派工作； 謹(jǐn)防“任務(wù)猴子”； 排優(yōu)先順序，一件一件來。個人時間管理的困難個人時間管理的困難 難度不下于戒煙、減肥； 地位權(quán)力不夠，改了自己，改不了下面，改不了上面； 自己加快了，別人跟不上； 時間非常個性化，因此個人時間運(yùn)用經(jīng)常是非理性的；“拖延”經(jīng)常是伸張個人意志，或辦公

12、室政治的手段。組織時間損害值組織時間損害值個人時間管理個人時間管理 = = 組織時間管理組織時間管理若X（員工時間作為總和）= Y （公司時間價值總合）A）是不是員工每天多做8小時，就能創(chuàng)造Y價值？B）是不是每個員工都提升效率一倍，就能創(chuàng)造Y價值？時間成本分析時間成本分析“四查”制度造成每個人平均在站口、車口耽誤Y分鐘：Y X 10，000 = 10，000 分鐘1010，000000分鐘分鐘￥4 4，000RMB000RMB天枰天枰社會成本社會成本時間的通貨膨脹你的時間單位是什么？組織時間成本的特質(zhì)時間不看價值，而看損害值。月工資600元的開門人遲到10分鐘造成的損害值=全公司工資的10分鐘

13、時間的損害值公式時間的損害值公式時間的損害具有累加性 一列遲到10分鐘的火車帶來的時間損耗= 10分鐘 X 所有乘客 X 站數(shù)如由北京到上海有10站：10分鐘 X (N人 X （站1+站2+站10）例例 1 1交流道堵塞10分鐘時間的損害值公式時間的損害值公式例例 2 2時間的損害值公式時間的損害值公式例例 3 3一個100人的公司，一個月的總時間量： 8小時 X 22工作日 X 100=17，600小時若每個人在一月中曾耽誤1小時，平均影響5個人，則浪費(fèi)值為：1 X 5 X 100 = 500 小時占公司總時間量的百分比為：500 /17，600 = 2.85%若一個人耽誤35小時，則總耽誤

14、的時間為：35 X5 X100 = 17，500 小時我們知道，一個人一個月辦公時間為：8X22=176小時因此，每個人只耽誤個人工作時間的20%（35/176），全公司的100%時間就沒有了。WORKSHEET請計算你公司的時間浪費(fèi)率_（公司人數(shù)） X 8 小時 X 22工作日 = _小時數(shù)（X）_(習(xí)慣耽誤員工數(shù)) X _(每日耽誤小時數(shù)） X _(被影響人數(shù)) X 22日 =_小時數(shù)（Y）Y/X= _%80/2080/20原則原則 80%的時間在應(yīng)付非生產(chǎn)性的工作，20%的時間在生產(chǎn)性的工作； 20%的銷售人員帶來80%的銷售額，其他的80%銷售人員帶來20%的銷售額；20%的經(jīng)銷商銷售

15、出80%的貨，另外80%的經(jīng)銷商僅銷售20%的貨。 80%的人創(chuàng)造20%的效益，20%的人創(chuàng)造80%的效益；組織的協(xié)作：每個工作結(jié)點都可組織的協(xié)作：每個工作結(jié)點都可能存在時間損害能存在時間損害組織時間管理就是減少時間損害組織時間管理就是減少時間損害值。每分鐘損害值的降低可得到值。每分鐘損害值的降低可得到幾何級數(shù)的效益。幾何級數(shù)的效益。時間方程式時間方程式E = m T2效益金錢時間節(jié)?。═ime Saved)快，不一定好快，不一定好“公司兼并失敗的最重要原因，公司兼并失敗的最重要原因，就是兼并方的經(jīng)理人低估了他自就是兼并方的經(jīng)理人低估了他自己所需要花的時間。己所需要花的時間?！?-麥肯錫顧問公

16、司麥肯錫顧問公司質(zhì)量不能靠壓縮時間來完成？時間愈壓縮，質(zhì)量愈受傷？多、快多、快好、省好、省=效效 率率效效 益益=慢工出細(xì)活？欲速則不達(dá)？ 擠壓個人時間，困難度高，效果有限； 把所有個人工作速度都提高了，結(jié)果未必好。組織時間壓縮了，個人時間反而增加；個人可以把事情做的更好，企業(yè)總體成本會下降。要壓縮的，是組織時間，不是個人時間；個人時間個人時間管理技巧回顧管理技巧回顧挑戰(zhàn)：如何在空杯中裝進(jìn)挑戰(zhàn)：如何在空杯中裝進(jìn)最多的沙石最多的沙石80%的時間零碎的大多數(shù)20%的時間關(guān)鍵的極少數(shù)20%的結(jié)果80%的結(jié)果大塊時間 中塊時間 零碎時間 最后期限12345678910所需時間重要性你戴的是什么帽子？你

17、戴的是什么帽子？個人帽子？還是個人帽子？還是 組織角色帽子？組織角色帽子？個人組織角色稱呼王大空銷售部經(jīng)理時間價值感工資或市場價值公司時間成本責(zé)任良心論結(jié)果論分派工作請你幫忙，請你好好做請你按時執(zhí)行完畢態(tài)度士為知己者死士為不知己者而死20%80%50%50%20%80%管理：通過人來完成對的事情管理：通過人來完成對的事情授權(quán)：把事情交待給人做授權(quán)：把事情交待給人做執(zhí)行：把事情做對執(zhí)行：把事情做對90%10%管理、授權(quán)Do the right thing,Delegation執(zhí)行Doing30%70%總經(jīng)理總監(jiān)副總經(jīng)理中層經(jīng)理一線主管事管理、授權(quán)執(zhí)行占用時間說說“不不”表表事項NOYES別人經(jīng)常

18、反復(fù)出現(xiàn)的拖延自己經(jīng)常反復(fù)出現(xiàn)的拖延123時間管理時間管理 與與 流程管理流程管理組織的協(xié)作：每個工作結(jié)點都可組織的協(xié)作：每個工作結(jié)點都可能存在時間損害能存在時間損害組織時間的本質(zhì)組織時間的本質(zhì) 溝通的結(jié)點數(shù)；任務(wù)的清晰度；工作驗收標(biāo)準(zhǔn)的清晰度兩進(jìn)三出一進(jìn)三出兩進(jìn)兩出一進(jìn)三出協(xié)作圖協(xié)作圖項目圖起始終結(jié)銷售員呈交銷售單審核基本內(nèi)容銷售經(jīng)理批準(zhǔn)財務(wù)審核庫房配送YESYESYESYESNONONO工序工序企業(yè)流程圖企業(yè)流程圖Collaboration 協(xié)作Project 項目Workflow 工序時間預(yù)估誤差率成本預(yù)估誤差率Time Deviation RateCost Deviation Rate

19、Workflow 工序Project 項目Collaboration協(xié)作清楚的起始點清楚的結(jié)束點是否需要定義里程碑？里程碑之間是否需要經(jīng)?；訙贤?？時間是否可預(yù)估？時間預(yù)估的準(zhǔn)確度高中低，有時無法預(yù)估工作規(guī)格的精確性高高低計劃性高高低變化性無有高流程單向單向雙向，多向人為介入判斷無通常在里程碑結(jié)點發(fā)生在每個結(jié)點判斷條件全部事前定義多數(shù)事前定義少數(shù)臨場運(yùn)用知識決定事前定義模糊，多數(shù)臨場運(yùn)用知識決定人為介入權(quán)衡無通常在里程碑結(jié)點動態(tài)權(quán)衡發(fā)生在每個結(jié)點認(rèn)為權(quán)衡因素數(shù)量無呈收斂型，愈接近結(jié)尾，數(shù)量愈少可能呈散發(fā)型，愈接近結(jié)尾，數(shù)量愈多不定因素?zé)o可控連鎖影響，可能失控企業(yè)成長的過程企業(yè)成長的過程 不斷把

20、協(xié)作變成項目 把項目變成工序的過程 不斷減少工作結(jié)點 不斷拆解、明確任務(wù)不斷明確任務(wù)驗收標(biāo)準(zhǔn) 不斷降低時間誤差率 不斷將主觀時間感轉(zhuǎn)化為客觀時間表80%的時間20%的時間20%的例外80%的事務(wù)，建立常規(guī)流程部門部門市場活動市場活動銷售銷售行政后勤行政后勤財務(wù)財務(wù)庫房庫房活動策劃申請預(yù)算前期宣傳活動執(zhí)行效果分析銷售政策銷售流程流程知識經(jīng)濟(jì)時間觀知識經(jīng)濟(jì)時間觀時間作為知識經(jīng)濟(jì)的效益杠桿時間作為知識經(jīng)濟(jì)的效益杠桿時間的度量由經(jīng)濟(jì)形態(tài)決定時間觀念的發(fā)展時間觀念的發(fā)展 13世紀(jì)： 只有上下午的時間觀念 17世紀(jì)： 出現(xiàn)小時觀念 19世紀(jì)： 分鐘的時間觀念出現(xiàn) 20世紀(jì)： 鐘表開始有秒針的設(shè)置知識經(jīng)濟(jì)的

21、時間觀知識經(jīng)濟(jì)的時間觀經(jīng)濟(jì)形態(tài)單位時間手工經(jīng)濟(jì)機(jī)器經(jīng)濟(jì)信息經(jīng)濟(jì)知識經(jīng)濟(jì) 你的公司處于哪個時代？ 你的公司文化中，時間的最小單位是什么？ - 月： 下個月的目標(biāo)； - 周： 下周的目標(biāo)； - 日： 明天做什么？ - 上、下午：下午給你； - 小時：我一個小時后給你； - 分鐘： 35分鐘完成； - 秒： ？“在新經(jīng)濟(jì)時代，公司的根本策略應(yīng)該把在新經(jīng)濟(jì)時代，公司的根本策略應(yīng)該把自己置身于機(jī)會最多，機(jī)會變化最快的地自己置身于機(jī)會最多，機(jī)會變化最快的地方，而不應(yīng)該由市場定位，或核心競爭力方，而不應(yīng)該由市場定位，或核心競爭力出發(fā)：公司不論大小，都應(yīng)當(dāng)如此。出發(fā)：公司不論大小，都應(yīng)當(dāng)如此?！?-哈佛管理學(xué)

22、刊（哈佛管理學(xué)刊（HBR），），2001年年1月月測量企業(yè)的效益、競爭力、生存力，有許多把尺子：測量企業(yè)的效益、競爭力、生存力，有許多把尺子： 財務(wù)尺現(xiàn)金、 成本、 毛利、 凈利等； 市場尺占有率、 知名度等； 技術(shù)尺技術(shù)領(lǐng)先 人力尺人員素質(zhì) 文化尺企業(yè)文化是否堅強(qiáng)，是否有彈性？每把尺代表一種解決問題的思路，一種切入點。但是，以上的這些尺都牽涉到一個致命的共通性：它們都需要金錢資源的再分配。當(dāng)金錢資源分配發(fā)生沖突時，以上的每一思路獨大，都可能帶來嚴(yán)重的管理問題，甚至企業(yè)的瓦解。作為管理的最后一把尺子，時間可以：作為管理的最后一把尺子，時間可以： 增加犯錯的次數(shù)，增加做對的機(jī)率； 降低項目的固定成本； 逼著人想方法，沒時間找理由。傳統(tǒng)市場競爭與信息時代市場競爭傳統(tǒng)市場競爭與信息時代市場競爭信息時代