[管理制度]公司公文管理辦法

1、管理制度 ) 公司公文管理辦法·北京銀河來星科技 XX 公司公文管理（暫行）辦法2011-06-13壹、原則要求 公文管理應(yīng)做到及時、準(zhǔn)確、安全、保密，手續(xù)簡便清楚。行政部是公司的 公文處理和管理機(jī)構(gòu)，應(yīng)做好公文收發(fā)、分辦、流轉(zhuǎn)、傳遞、打印、用印、立卷、 歸檔、銷毀等工作，其它部門按職責(zé)要求應(yīng)積極做好公文擬制、流轉(zhuǎn)和預(yù)歸檔等 工作事宜。二、公文種類 公司常用公文的種類主要包括請示、方案、決定、決議、通知、通報、批復(fù)、 函、會議紀(jì)要、規(guī)章條例、意見等，適用范圍如下：（壹）請示：向上級機(jī)關(guān)或主管部門請求指示、批準(zhǔn)，用“請示” 。（二）方案：向上級機(jī)關(guān)或主管部門匯報工作，反映情況，提出意見

2、或建議，答復(fù) 上級機(jī)關(guān)或主管部門的詢問等用“方案” 。（三）決定：對重要事項或重大問題作出安排，獎懲有關(guān)單位和人員，用“決定” （四 ）決議：經(jīng)過會議討論通過，且要求貫徹執(zhí)行的事項用“決議” 。（五）通知：發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)或主管部門的公文，批轉(zhuǎn)下級機(jī) 關(guān)的公文，要求下級機(jī)關(guān)辦理的需要周知或共同執(zhí)行的事項，用“通知” 。（六 ）通報：表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或情況，用“通報” 。（七 ）批復(fù)：答復(fù)下屬單位的請示事項，用“批復(fù)” 。（八）函：不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向不相隸屬的 有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)等，用“函” 。（九）會議紀(jì)要：記載傳達(dá)會議情況和議定

3、事項，用“會議紀(jì)要” 。（十）規(guī)章、條例：是法規(guī)性文件，需要有關(guān)方面貫徹執(zhí)行的事項。下發(fā)時用 “印發(fā)條例的通知”。（十壹 ）意見：對重要問題提出見解和處理辦法，用“意見” 。二、公文格式 文件壹般由秘密等級、保密期限、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主 送機(jī)關(guān)、正文、附件、成文日期、印章、附注、主題詞、抄報（送）機(jī)關(guān)、打印 人員、校對人員、印發(fā)份數(shù)、印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期等部分組成。（壹）涉及公司秘密的公文應(yīng)當(dāng)由承辦單位標(biāo)注秘密等級和保密期限。秘密等級分 為“絕密”、“機(jī)密”和“秘密” ，其中“絕密”、“機(jī)密”級公文仍應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù) 序號。標(biāo)識密級等級時，用 3 號黑體字，頂格標(biāo)識于版心右上角

4、第壹行，倆字中 間空壹格；如需同時標(biāo)識秘密等級和保密期限，用 3 號黑體字，頂格標(biāo)識于版心 右上角第壹行，秘密等級和保密期限之間用“”隔開。（二）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱；聯(lián)合行文，主辦機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)排列于前。（三）發(fā)文字號應(yīng)當(dāng)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號構(gòu)成。字號位置于發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識 下空倆行處，用 3 號仿宋體字，居中排列（上行文除外） ；年份、序號用阿拉伯 數(shù)碼標(biāo)識；年代應(yīng)用全稱，用六角括號“ ”括入；序號不編虛位，例如，銀河 來星 2011001 號；聯(lián)合發(fā)文，只標(biāo)注主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號。1. 總公司和總公司各部門編發(fā)的文件代字分別為：公司發(fā)文銀河來星公司工會發(fā)文銀河來星工行政部發(fā)文銀河來星

5、行財務(wù)部發(fā)文銀河來星財 其他部門發(fā)文以此類推 （下同 ）。2. 于直轄市、省成立的分公司分別以直轄市、省份的簡稱作為代字，具體格 式為：上海分公司銀河來星滬天津分公司銀河來星津3. 設(shè)立于其他城市的分公司以該城市所于省份的簡稱加該城市名稱的簡稱 作為代字，具體格式為：深圳分公司銀河來星粵深廈門分公司銀河來星閩廈（四）上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人，發(fā)文字號居左空壹字，簽發(fā)人姓名居右空壹字； 簽發(fā)人用 3 號仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號，冒號后用 3 號仿宋體字標(biāo)識簽發(fā) 人姓名。其中，“請示”應(yīng)當(dāng)于附注處注明聯(lián)系人姓名、電話。（五）公文標(biāo)題，應(yīng)當(dāng)完整、準(zhǔn)確、簡要，用 2 號宋體且加黑居中書寫。（六）公文的

6、主送機(jī)關(guān)指公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱。書寫位置于標(biāo)題下空壹行左側(cè)頂格處，用 3 號字仿宋體，主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角 冒號。（七）正文內(nèi)容每壹段落起始應(yīng)居左空二字， 用 3 號仿宋字體， 段落間距用 1.5 倍行距。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)應(yīng)符合下列規(guī)范，第壹層為“壹” ，第二層為“（壹）”，第 三層為“ 1”，第四層為“（1）”。公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次敘述 和于詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用 漢字外，其余應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。（八）公文如有附件，應(yīng)當(dāng)于正文之下（間隔壹行，空倆格） 、成文日期之 上加附件說明，標(biāo)明附件順序和名稱。附件應(yīng)當(dāng)于用

7、印頁之后另起頁，且和正文 裝訂于壹起。（九）成文日期，以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)的日期 為準(zhǔn)。成文日期置于正文或附件說明末隔行處、居右空二字，用 3 號仿宋字體。（十）公文除以“會議紀(jì)要”和以電子郵件形式下發(fā)的公文以外，應(yīng)當(dāng)加蓋 印章。單壹機(jī)關(guān)制發(fā)的公文，蓋印的位置壹般應(yīng)上距正文 2mm-4mm ，以端正、 居中、下壓成文時間為標(biāo)準(zhǔn)。聯(lián)合上報的公文，由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā) 的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)均應(yīng)當(dāng)加蓋印章。當(dāng)聯(lián)合行文需要加蓋倆個之上印章時，應(yīng)將 成文時間拉開，左右各空 7 字；主送機(jī)關(guān)印章于前；印章均壓成文時間；印章之 間互不相交或相切，但相距不超過 3mm 。（十壹）附

8、注（如“此件發(fā)至 *處”等）應(yīng)當(dāng)用 3 號仿宋體字，居左空倆字加圓 括號標(biāo)識于成文時間下壹行。（十二）主題詞置于公文末頁抄送欄之上，詞目之間應(yīng)當(dāng)有壹字間隔。公文的主 題詞壹般不超過 5 個。標(biāo)引順序是先標(biāo)類別詞，再標(biāo)反映公文內(nèi)容的類屬詞，最 后標(biāo)反映公文形式的文種詞。 （主題詞表見附件壹） 。主題詞用 3 號黑體字，居左 頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號，詞目用 3 號宋體字且加黑，詞目之間空壹字。（十三）抄報、抄送機(jī)關(guān)指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng) 使用全稱或者規(guī)范化簡稱。公文如有抄報（送） ，于主題詞下壹行，左空壹字用 3 號仿宋體字標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號。抄送機(jī)關(guān)間空壹字間隔，回行時

9、和冒號后的抄 送機(jī)關(guān)對齊。（十四）打印人員、校對人員及印發(fā)份數(shù)，位于抄送機(jī)關(guān)之下（無抄送機(jī)關(guān)于主 題詞之下），占 1 行位置，用 3 號仿宋字體。（十五）印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期，位于打印、校對人員及印發(fā)份數(shù)之下，占 1 行位 置，用 3 號仿宋體字。印發(fā)時間以公文印制的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識。 （十六）文字從左至右橫寫、橫排。壹般每面排 22 行，每行排 28 個字。 （十七）公文排版要求整篇內(nèi)容為偶數(shù)頁，即保證最后主題詞等務(wù)必落于偶數(shù)頁 面上，若此頁無正文內(nèi)容， 則于此頁第壹行左空二字加圓括號標(biāo)明 “此頁無正文”。 （十八）印章務(wù)必落于成文日期處。當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下印章位置 時，

10、應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章和正文同處壹面，不得落于標(biāo)識“此頁無正文”的頁面（十九）頁碼，用 4 號半角阿拉伯?dāng)?shù)碼居中標(biāo)識。三、行文規(guī)則（壹）以總公司及總公司各部門名義編發(fā)的文件， 統(tǒng)壹由總公司行政部辦理， 以各分支機(jī)構(gòu)名義編發(fā)的文件，由各分支機(jī)構(gòu)行政管理部門辦理。（二）公文材料除綜合性方案外，執(zhí)行壹文壹事原則。向上級請示，主送壹 個上級單位，如涉及倆個之上的，用主送和抄報辦法。壹般不得越級請示，壹切 行文（包括信息簡報類）不直接送交領(lǐng)導(dǎo)個人及有關(guān)部門，應(yīng)經(jīng)行政部登記后遞 送。（三）公文用紙壹般為國際標(biāo)準(zhǔn) A4 型（ 210mm ×297mm ）。（四）向公司外呈送的

11、文件，應(yīng)向主送單位報送 3 份，公司內(nèi)部無論是文件 仍是簡報，均報送 1 份。四、公文辦理 公文辦理分為收文辦理、發(fā)文辦理、簽報辦理和內(nèi)部工作聯(lián)系單辦理四類。 （壹）收文辦理。壹般包括簽收、審核、登記、分送、擬辦、批辦、承辦、催 辦、傳閱等。1. 公司收文統(tǒng)壹由行政部文秘人員收辦，除寫明親啟件外，均由行政部文秘 人員拆封。2. 收到下級機(jī)關(guān)上報的公文，文秘人員應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核。審核的重點是：是否 應(yīng)由該機(jī)關(guān)主辦、是否符合行文規(guī)則、公文格式是否規(guī)范等。文件存于嚴(yán)重失誤 或嚴(yán)重不規(guī)范應(yīng)當(dāng)退回修正后重報。3. 審核后的文件，應(yīng)當(dāng)于收文當(dāng)日登記、編號，及時送行政部負(fù)責(zé)人閱批。 事務(wù)性便函、通知、請柬等可直

12、接分送有關(guān)人員辦理。4. 根據(jù)行政部負(fù)責(zé)人的批注意見，由文秘人員分送給公司領(lǐng)導(dǎo)閱示或有關(guān)部 門辦理。有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門應(yīng)于 2 個工作日內(nèi)閱畢（出差等特殊情況除外） 。5. 凡經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示，要求執(zhí)行或落實的文件，由行政部統(tǒng)壹登記、傳遞，由承 辦部門簽收且落實。6. 已送領(lǐng)導(dǎo)閱批或交各部門辦理的公文，行政部負(fù)責(zé)檢查、催辦，及時掌握 公文的流轉(zhuǎn)和處理情況，防止漏辦、積壓或延誤。7. 根據(jù)批辦要求需傳閱和傳達(dá)的文件，按照傳閱和傳達(dá)的范圍由文秘人員組 織分批或逐人傳閱，閱后簽字。8. 處理完畢的公文先分類歸檔，年底組卷存檔。（二）發(fā)文辦理。壹般包括擬稿、核稿、簽發(fā)、登記編號、繕制、校對、封發(fā)、 立卷、歸檔等

13、。1. 草擬公文文稿，壹般由經(jīng)辦部門執(zhí)行，倆個之上部門的聯(lián)合發(fā)文，應(yīng)由關(guān) 聯(lián)部門協(xié)商指定專人擬稿。2. 任何發(fā)文必須經(jīng)承辦部門負(fù)責(zé)人核稿且簽字后交行政部審核合格后報公司 領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)?？偣景l(fā)文，由公司主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)；職能部門發(fā)文，由公司分管領(lǐng) 導(dǎo)簽發(fā)；各分支機(jī)構(gòu)發(fā)文，由主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。3. 文稿經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審改簽發(fā)后，不得隨意修改，如必須修改，須經(jīng)原簽發(fā)領(lǐng) 導(dǎo)同意且復(fù)審。4. 各級發(fā)文由各級行政部門統(tǒng)壹登記編發(fā)文號，統(tǒng)壹安排打印。校對由擬稿 部門負(fù)責(zé)，確認(rèn)無誤后，注明校對人的姓名。5. 文件的遞送渠道分為電子郵件發(fā)送、傳真發(fā)送和原件發(fā)送。6. 凡文種為通知（有關(guān)人事的通知除外） 、通報、會議紀(jì)要以

14、及轉(zhuǎn)發(fā)文件類的 公文，由行政部指定電子郵箱發(fā)送至收文單位或部門的指定電子郵箱，此類文件 視同加蓋公章發(fā)送的公文，不再另行下發(fā)紙制公文。各部門須指定專（兼）職文 秘人員負(fù)責(zé)指定電子郵箱中的文件收發(fā)、流轉(zhuǎn)和回復(fù)工作，保證信息暢通。7. 除上述文種以外的其他公文，以原件發(fā)送。但請示類公文，能夠傳真形式 發(fā)送，不需郵寄原件。8. 發(fā)文原稿連同印制好的文件壹且由行政部文秘人員留存，文秘人員應(yīng)認(rèn)真 檢查文件材料是否完整、齊全，手續(xù)是否完備，檢查無缺后，收存歸卷。（三）簽報辦理。 各職能部門呈報總經(jīng)理辦簽批的方案， 壹律用公司統(tǒng)壹的 “北 京銀河來星科技 XX 公司內(nèi)部工作簽報” 。（四）內(nèi)部工作聯(lián)系單辦理。公司各職能部門之間、各機(jī)構(gòu)之間的日常業(yè)務(wù)聯(lián) 系，壹律采用“北京銀河來星科技 XX 公司內(nèi)部工作聯(lián)系單”統(tǒng)壹辦理。不編排收發(fā)文號的公司內(nèi)部的正式文字材料， 此類材料包括領(lǐng)導(dǎo)講話、 方案、 工作計劃、規(guī)劃、總結(jié)、調(diào)查方案、合同、協(xié)議。外出開會、活動中帶回的文件 材料，也應(yīng)按常規(guī)交行政部文秘人員登記、編號，作收文處理。五、公文督辦 公司各級行政文秘人員是代表公司督促各部門對公司各項決策、重要工作等 落實的督辦人員。其主要職能是，按要求督辦檢查，了解和反饋各類決策的落實 情況、落實過程中存于的問題和薄弱環(huán)節(jié)，有針對性的提出解決意見和建議