合同管理-西南油氣田

1、西南油氣田分公司西南油氣田分公司二一二年八月二一二年八月合同審查效率顯著提高，單份合同平均合同審查效率顯著提高，單份合同平均審查周期控制在審查周期控制在4 4天以內(nèi)，事后合同發(fā)生率天以內(nèi)，事后合同發(fā)生率控制在控制在2%2%左右，單份合同標(biāo)的金額由左右，單份合同標(biāo)的金額由9393萬元萬元上升到上升到117117萬元，確保了合同交易風(fēng)險、質(zhì)萬元，確保了合同交易風(fēng)險、質(zhì)量雙受控。量雙受控。20082008年西南油氣田分公司與四川石油管理局部分單位重組整合一體化運(yùn)作，合同管理工作年西南油氣田分公司與四川石油管理局部分單位重組整合一體化運(yùn)作，合同管理工作面臨諸多問題：面臨諸多問題： 上市、未上市單位管理

2、水平不平衡、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)不一致，合同審查周期長，事后合同頻上市、未上市單位管理水平不平衡、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)不一致，合同審查周期長，事后合同頻發(fā)，合同集中簽約程度很低。發(fā)，合同集中簽約程度很低。 針對上述突出問題，我們按照集團(tuán)公司合同管理的要求，結(jié)合分公司實際，按照整體針對上述突出問題，我們按照集團(tuán)公司合同管理的要求，結(jié)合分公司實際，按照整體策劃、分別治理、上下聯(lián)動、齊抓共管的思路，扎實開展綜合治理。策劃、分別治理、上下聯(lián)動、齊抓共管的思路，扎實開展綜合治理。三年以來的不懈努力：三年以來的不懈努力：取得的成績：取得的成績：事后合同發(fā)生率事后合同發(fā)生率2%2%左右左右我們的主要做法我們的主要做法一、一、實施整

3、體策劃，明確合同綜合治理思路實施整體策劃，明確合同綜合治理思路與方法與方法二、二、突出主觀因素，大力治理事后合同突出主觀因素，大力治理事后合同三、三、狠抓過程管控，切實提高合同系統(tǒng)運(yùn)行狠抓過程管控，切實提高合同系統(tǒng)運(yùn)行效率效率四、四、推行集中簽約，努力攻克小額合同難推行集中簽約，努力攻克小額合同難題題一、一、實施整體策劃，明確合同綜合治理思路與方法實施整體策劃，明確合同綜合治理思路與方法“頑疾頑疾”表象表象n事后合同n審查周期過長n小標(biāo)的合同過多負(fù)面后果負(fù)面后果n不利于合同交易風(fēng)險的有效防控n不利于合同管理效率與質(zhì)量的提高成因分析成因分析相當(dāng)部分的合同管理和承辦人員沒有充分認(rèn)識到上述問題對分公

4、司帶來了嚴(yán)重隱患，因而管理粗放，沿襲一家獨大的舊的“大甲方”管理思維，沒有嚴(yán)格按照內(nèi)控要求規(guī)范合同簽約行為，沒有對問題進(jìn)行嚴(yán)格考核問責(zé)一、一、實施整體策劃，明確合同綜合治理思路與方法實施整體策劃，明確合同綜合治理思路與方法治理思路治理思路對于上述問題的治理，不能對于上述問題的治理，不能“頭痛醫(yī)頭、腳痛醫(yī)頭痛醫(yī)頭、腳痛醫(yī)腳腳”，必須實施整體策劃、系統(tǒng)治理。為此，我們，必須實施整體策劃、系統(tǒng)治理。為此，我們明確了明確了 “五個統(tǒng)一明方向，四項制度樹規(guī)范，兩五個統(tǒng)一明方向，四項制度樹規(guī)范，兩個報告添措施、三個一樣抓執(zhí)行個報告添措施、三個一樣抓執(zhí)行”的總體思路與方的總體思路與方法，使合同管理理念、方法

5、得到進(jìn)一步轉(zhuǎn)變，為合法，使合同管理理念、方法得到進(jìn)一步轉(zhuǎn)變，為合同管理突出問題的解決奠定了堅實的基礎(chǔ)。同管理突出問題的解決奠定了堅實的基礎(chǔ)。“五個統(tǒng)一五個統(tǒng)一”主要是指重組整合后上市、未上市單位合同管理遵循統(tǒng)一的制度、統(tǒng)一的程序、統(tǒng)一的系統(tǒng)、統(tǒng)一的文本、統(tǒng)一的考核標(biāo)準(zhǔn)的原則，同步提升合同管理能力。一、一、實施整體策劃，明確合同綜合治理思路與方法實施整體策劃，明確合同綜合治理思路與方法治理方法一“四項制度四項制度”是指我們從2009年起相繼頒布實施了西南油氣田分公司合同管理辦法、西南油氣田分公司合同管理系統(tǒng)操作規(guī)范、西南油氣田分公司關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)合同管理的通知，今年初又下發(fā)了西南油氣田分公司加強(qiáng)

6、合同履行過程監(jiān)督管理實施方案。四項制度是我公司合同管理的基本管理規(guī)范和操作指南，制度的執(zhí)行力度直接反映出合同管理水平高低。一、一、實施整體策劃，明確合同綜合治理思路與方法實施整體策劃，明確合同綜合治理思路與方法治理方法二“兩項報告制兩項報告制”一是指我們從一是指我們從20082008年開始堅持年開始堅持每年撰寫每年撰寫西南油氣田分公司合同管理年度分析報告西南油氣田分公司合同管理年度分析報告，二是從，二是從20102010年開始建立了合同管理月度通報制度年開始建立了合同管理月度通報制度。西南油氣田分公司合同管理年度分析報告西南油氣田分公司合同管理年度分析報告合同管理月度通報合同管理月度通報治理方

7、法三：一、一、實施整體策劃，明確合同綜合治理思路與方法實施整體策劃，明確合同綜合治理思路與方法“三個一樣三個一樣”，即要求各單位、各部門“像治理安全隱患一樣治理事后合同、像重視OA系統(tǒng)運(yùn)行效率一樣重視合同系統(tǒng)運(yùn)行效率、像細(xì)分市場一樣細(xì)分合同管理?！?，針對各類問題產(chǎn)生的不同成因，細(xì)化措施，切實增強(qiáng)治理的針對性和有效性?！叭齻€一樣三個一樣”一、一、實施整體策劃，明確合同綜合治理思路與方法實施整體策劃，明確合同綜合治理思路與方法治理方法四我們的主要做法我們的主要做法一、一、實施整體策劃，明確合同綜合治理思路實施整體策劃，明確合同綜合治理思路與方法與方法二、二、突出主觀因素，大力治理事后合同突出主觀因

8、素，大力治理事后合同三、三、狠抓過程管控，切實提高合同系統(tǒng)運(yùn)行狠抓過程管控，切實提高合同系統(tǒng)運(yùn)行效率效率四、四、推行集中簽約，努力攻克小額合同難推行集中簽約，努力攻克小額合同難題題事后合同類型結(jié)構(gòu)事后合同類型結(jié)構(gòu)二、二、突出主觀因素，大力治理事后合同突出主觀因素，大力治理事后合同成因分析人為因素延期申報合同合同審查超期 客觀因素多因年度天然氣指標(biāo)批復(fù)滯后和因供氣量嚴(yán)重不足不能與合同相對人達(dá)成一致但又必須履行中石油的社會責(zé)任，不能中斷供氣；其他客觀因素還包括計劃下達(dá)延遲、應(yīng)急搶險項目、合同雙方地位不平等且我方處于弱勢地位的合同等。二、二、突出主觀因素，大力治理事后合同突出主觀因素，大力治理事后合

9、同u一是從制度和流程入手重點整治人為因素產(chǎn)生的事后合同重點針對事后合同提出加快節(jié)奏和優(yōu)化流程的措施12條對于因搶修、搶建等客觀因素容易形成事后合同的應(yīng)急項目，必須按分公司合同管理辦法有關(guān)“應(yīng)急合同訂立規(guī)定”執(zhí)行。在應(yīng)急項目實施前，由項目承辦部門辦理應(yīng)急合同項目審批表等實施依據(jù)，形成干預(yù)記錄。并按照分公司合同管理辦法規(guī)定及時完善合同談判及簽訂等手續(xù)。對于天然氣銷售合同，采用提前簽訂框架協(xié)議或在合同文本中增加合同效力延續(xù)相關(guān)約定條款等方式，避免因計劃下達(dá)滯后等原因引發(fā)事后合同。二、二、突出主觀因素，大力治理事后合同突出主觀因素，大力治理事后合同事后合同發(fā)生較多的勘探事業(yè)部針對前期勘探項目和部分科研

10、項目因計劃下達(dá)延遲造成事后合同的問題，在會商分公司勘探處、科技處后專門制定了事后合同管理措施，規(guī)定在簽訂合同前置手續(xù)的辦理中，如有計劃未下達(dá)而急需實施的項目，承辦部門可以將上級會議紀(jì)要作為簽約依據(jù)；勘探配套和前期項目可由勘探處出具證明作為實施依據(jù)先簽訂框架協(xié)議。二、二、突出主觀因素，大力治理事后合同突出主觀因素，大力治理事后合同實例實例對事后合同的分析是報告的重要部分，事后合同的成因、新動向、整改措施是否有力、整改是否徹底都是分析的重點內(nèi)容。u二是加強(qiáng)合同分析從2008年開始，我們每年編寫公司合同管理分析報告，從中發(fā)現(xiàn)合同管理中涉及到的經(jīng)營管理深層次的問題和薄弱環(huán)節(jié)，從風(fēng)險防范的角度出發(fā)，深入

11、探究從根本上解決問題的有效辦法，增強(qiáng)工作的超前性、預(yù)見性、主動性，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考，促使合同管理成果轉(zhuǎn)化為企業(yè)管理成果。二、二、突出主觀因素，大力治理事后合同突出主觀因素，大力治理事后合同u三是建立月度合同管理專項通報制度 通報內(nèi)容通報內(nèi)容 當(dāng)月合同簽訂情況當(dāng)月合同簽訂情況 事后合同發(fā)生情況事后合同發(fā)生情況 合同審查超期情況合同審查超期情況 問責(zé)和處罰問責(zé)和處罰 下步改進(jìn)工作的要求下步改進(jìn)工作的要求對發(fā)生問題較多的單位采用約談主要領(lǐng)導(dǎo)、發(fā)送合同管對發(fā)生問題較多的單位采用約談主要領(lǐng)導(dǎo)、發(fā)送合同管理建議書、整改專函、與法律風(fēng)險業(yè)績考評掛鉤等方式，理建議書、整改專函、與法律風(fēng)險業(yè)績考評掛鉤等方式，

12、點面結(jié)合，收效顯著，各單位對合同工作的重視和關(guān)注點面結(jié)合，收效顯著，各單位對合同工作的重視和關(guān)注程度顯著提高。程度顯著提高。在分公司通報的基礎(chǔ)上，所屬各單位也建立起了定期合在分公司通報的基礎(chǔ)上，所屬各單位也建立起了定期合同通報制度，還把合同情況通報列為每周生產(chǎn)例會固定同通報制度，還把合同情況通報列為每周生產(chǎn)例會固定議題。議題。公司層面合同管理專項通報25期5份合同管理建議書約談12家所屬單位發(fā)出合同通報97份處罰相關(guān)責(zé)任人97人/次經(jīng)濟(jì)處罰19680元履職問責(zé)48人/次二、二、突出主觀因素，大力治理事后合同突出主觀因素，大力治理事后合同我公司所屬物資總公司，收到合同管理建議書后立即成立了專項整

13、治小組，由分管合同和生產(chǎn)的副總經(jīng)理牽頭，企管法規(guī)科、勞動工資科、紀(jì)委監(jiān)察科及其他相關(guān)科室為小組成員，全面開展合同管理突出問題整治工作。實例實例今年2月22日該公司還召開了合同管理突出問題專項整治視頻會，對發(fā)生事后合同較為嚴(yán)重的4位同志進(jìn)行了通報批評，由發(fā)生事后合同的單位領(lǐng)導(dǎo)和個人在會上作出了深刻檢查，處罰了包括物資公司分管領(lǐng)導(dǎo)在內(nèi)的19名責(zé)任人，處罰總金額13400元，其中處罰單位領(lǐng)導(dǎo)個人最高金額達(dá)到2200元。整治工作采取“員工與領(lǐng)導(dǎo)連帶，經(jīng)濟(jì)與行政結(jié)合、人員與崗位并處”的原則，嚴(yán)格制度管理，加大處罰力度，規(guī)范管理程序，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面扭轉(zhuǎn)合同管理違規(guī)現(xiàn)象。該公司專門制定了合同管理要點及管

14、理措施。成立專門機(jī)構(gòu)成立專門機(jī)構(gòu)實施整治工作實施整治工作嚴(yán)格問責(zé)嚴(yán)格問責(zé)物資公司開展事后合同專項整治工作二、二、突出主觀因素，大力治理事后合同突出主觀因素，大力治理事后合同u四是堅持每年開展兩次合同履行專項檢查檢查重點事后合同肢解合同合同履行監(jiān)督管理情況合同管理流程執(zhí)行情況合同基礎(chǔ)管理情況同時通過檢查和工作調(diào)研的機(jī)會走進(jìn)基層單位開展幫扶工作。對事后合同問題較突出的合同承辦部門進(jìn)行“一對一幫扶”。基層反映“標(biāo)準(zhǔn)劃分很實際、成因分析很實在、整改措施很實用”我們能在短時間內(nèi)快速控制住事后合同的一大法寶我們能在短時間內(nèi)快速控制住事后合同的一大法寶二、二、突出主觀因素，大力治理事后合同突出主觀因素，大力

15、治理事后合同u五是開展形式多樣的業(yè)務(wù)培訓(xùn)五是開展形式多樣的業(yè)務(wù)培訓(xùn)u每年我們要培訓(xùn)合同簽約代理人300人左右u利用“每月一講”視頻講座的機(jī)會，在全公司專題講授合同系統(tǒng)操作及合同管理相關(guān)規(guī)定u在公司合同業(yè)務(wù)分析會上進(jìn)行合同管理經(jīng)典案例分享u匯編各級各類審計、檢查和內(nèi)控測試中發(fā)現(xiàn)的合同管理問題，對問題進(jìn)行分類和逐一制定整改措施二、二、突出主觀因素，大力治理事后合同突出主觀因素，大力治理事后合同u六是將事后合同納入合同管理能力測評和法律風(fēng)險業(yè)績考核統(tǒng)一考評，與單位業(yè)績獎勵和授權(quán)額度掛鉤。2011年我公司所屬37個下屬單位有26個單位因不同程度發(fā)生了事后合同，在法律風(fēng)險業(yè)績考評中被相應(yīng)扣分并與該單位當(dāng)

16、年的業(yè)績獎金掛鉤。有1家單位在合同管理能力測評中由A級降為B級，合同簽約授權(quán)的權(quán)限也隨之降低了一個檔次。二、二、突出主觀因素，大力治理事后合同突出主觀因素，大力治理事后合同4288份1508份430份219份通過上述措施，公司事后合同逐年減少，效果顯著。二、二、突出主觀因素，大力治理事后合同突出主觀因素，大力治理事后合同我們的主要做法我們的主要做法一、一、實施整體策劃，明確合同綜合治理思路實施整體策劃，明確合同綜合治理思路與方法與方法二、二、突出主觀因素，大力治理事后合同突出主觀因素，大力治理事后合同三、三、狠抓過程管控，切實提高合同系統(tǒng)運(yùn)行狠抓過程管控，切實提高合同系統(tǒng)運(yùn)行效率效率四、四、推

17、行集中簽約，努力攻克小額合同難推行集中簽約，努力攻克小額合同難題題三、三、狠抓過程管理，狠抓過程管理，切切實提高合同系統(tǒng)運(yùn)行效率實提高合同系統(tǒng)運(yùn)行效率我們2010年施行的西南油氣田分公司關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)合同管理的通知中明確規(guī)定：u合同選商結(jié)束后3個工作日必須在合同系統(tǒng)申報審查u單份合同審查期限要控制在5個工作日內(nèi)u合同退回修改時間控制在2個工作日內(nèi)u合同審批完畢5個工作日內(nèi)必須完成授權(quán)及簽訂工作u一抓制度控制審查時間節(jié)點，合同效率快速提升三、三、狠抓過程管理，狠抓過程管理，切切實提高合同系統(tǒng)運(yùn)行效率實提高合同系統(tǒng)運(yùn)行效率u二抓優(yōu)化審查環(huán)節(jié)，減少合同重復(fù)審查對于分公司內(nèi)部上市與未上市單位之間訂立的

18、關(guān)聯(lián)交易合同，統(tǒng)一由上市單位在合同管理系統(tǒng)中申報合同審查，未上市單位可采用書面會審方式審查合同，以提高合同審查效率。在符合合同三項審查要求的前提下，優(yōu)化合同送審流程，合同的經(jīng)濟(jì)、技術(shù)審查由順序?qū)彶檎{(diào)整為同時送審。減少與合同項目無直接業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)部門的審查環(huán)節(jié)，各單位紀(jì)委（監(jiān)察）部門、審計部門作為合同監(jiān)督管理部門，不參與合同管理系統(tǒng)中的三項審查。同一部門內(nèi)涉及多項審查業(yè)務(wù)的，指定一名審查人員代表部門在系統(tǒng)中審查。2008年以來：p共梳理合同系統(tǒng)流程任務(wù)和規(guī)則41398條p單份合同流程任務(wù)平均不超過5條p審查人員最少的45人，最多的不超過8人合同流轉(zhuǎn)節(jié)點的優(yōu)化精簡直接帶來了合同系統(tǒng)的順暢運(yùn)行和效率的顯

19、著提升三、三、狠抓過程管理，狠抓過程管理，切切實提高合同系統(tǒng)運(yùn)行效率實提高合同系統(tǒng)運(yùn)行效率u三抓規(guī)范合同選商申報資料，提高合同文本質(zhì)量和一次審查合格率制定西南油氣田分公司合同管理系統(tǒng)操作規(guī)范規(guī)范合同系統(tǒng)信息填報和上傳附件盯住合同條款的關(guān)鍵要素和風(fēng)險控制節(jié)點，大力推廣適用國家和集團(tuán)公司標(biāo)準(zhǔn)合同文本抓住合同文本質(zhì)量的牛鼻子凡國家、集團(tuán)公司和分公司發(fā)布有示范文本的，必須使用示范文本，沒有示范文本的，必須報分公司法律股權(quán)處統(tǒng)一審查三、三、狠抓過程管理，狠抓過程管理，切切實提高合同系統(tǒng)運(yùn)行效率實提高合同系統(tǒng)運(yùn)行效率u四抓違規(guī)通報和考核問責(zé)堅持問題責(zé)任未分清不放過、問題未整改完不放過、責(zé)任人未受到教育不放

20、過、責(zé)任人未受到處罰不放過的“四不放過”原則。2010以來：p分公司層面通報批評了68個合同承辦單位或?qū)彶椴块T，13名合同承辦人員p各二級單位發(fā)出合同通報336份p通報處罰相關(guān)責(zé)任人253人/次在合同管理專項通報中對各單位合同審查周期情況進(jìn)行統(tǒng)計，對審查周期超過10日的合同、超期比例、審查滯留部門和人員、合同退回修改天數(shù)和次數(shù)等進(jìn)行通報排名。p經(jīng)濟(jì)處罰30520元p履職問責(zé)143人/次三、三、狠抓過程管理，狠抓過程管理，切切實提高合同系統(tǒng)運(yùn)行效率實提高合同系統(tǒng)運(yùn)行效率u五抓信息溝通形成了電話催辦、短信提示、審查人出差及時委托代辦、第二審查人制度等良性合同審查新秩序。每年通過短信平臺催辦合同審查

21、達(dá)5萬余條若第一審查人因故不能及時審查合同又未辦理合同委托的，合同系統(tǒng)管理員可依據(jù)經(jīng)審批的流程第二審查人名單，將合同直接流程補(bǔ)救到第二審查人審查，確保合同及時順暢審查形成了前后流程的審查人員之間互相溝通審查信息，提醒及時處理合同的良好工作程序電話催辦、短信提示電話催辦、短信提示第二審查第二審查人制度人制度審查溝通審查溝通20122012年年6 6月，平均月，平均3.23.2天天176176天天單份合同審查周期單份合同審查周期大大下降大大下降合同超期率（審查周期超過合同超期率（審查周期超過1010天）天）20122012年年6 6月，月，2.5%2.5%20102010年年7 7月，月，38.7

22、8%38.78%三、三、狠抓過程管理，狠抓過程管理，切切實提高合同系統(tǒng)運(yùn)行效率實提高合同系統(tǒng)運(yùn)行效率我們的主要做法我們的主要做法一、一、實施整體策劃，明確合同綜合治理思路實施整體策劃，明確合同綜合治理思路與方法與方法二、二、突出主觀因素，大力治理事后合同突出主觀因素，大力治理事后合同三、三、狠抓過程管控，切實提高合同系統(tǒng)運(yùn)行狠抓過程管控，切實提高合同系統(tǒng)運(yùn)行效率效率四、四、推行集中簽約，努力攻克小額合同難推行集中簽約，努力攻克小額合同難題題四、四、推行集中簽約，努力攻克小額合同難題推行集中簽約，努力攻克小額合同難題傳統(tǒng)簽約模式一事一談、一事一詢、一事一簽、一事一結(jié)忙于詢價、比價、選商、談判、簽

23、約和結(jié)算等具體業(yè)務(wù)，重復(fù)性工作量大、工作效率低；難以體現(xiàn)合同規(guī)模效應(yīng)，不能充分挖掘市場機(jī)會和贏取對企業(yè)最有力的合同交易條件，不利于交易成本的降低。框架協(xié)議簽約模式通過研究市場、研究需求、通過研究市場、研究需求、集合需求、優(yōu)化需求、優(yōu)集合需求、優(yōu)化需求、優(yōu)化合同相對人隊伍，強(qiáng)化化合同相對人隊伍，強(qiáng)化過程控制，有效規(guī)避合同過程控制，有效規(guī)避合同交易風(fēng)險，實現(xiàn)計劃采購、交易風(fēng)險，實現(xiàn)計劃采購、團(tuán)隊采購的規(guī)模采購模式團(tuán)隊采購的規(guī)模采購模式通過嚴(yán)格的遴選機(jī)制，最終確定的框架協(xié)議相對人在行業(yè)內(nèi)具有很強(qiáng)的實力地位和競爭優(yōu)勢，與傳統(tǒng)模式下“小而眾”的合同相對人相比，能夠為企業(yè)提供更優(yōu)品質(zhì)與更低價格的產(chǎn)品與服務(wù)。通過框架協(xié)議的簽訂，單份合同標(biāo)的金額逐年提高，規(guī)模效應(yīng)初步展現(xiàn)20092009117萬萬/份份110萬萬/份份 9393萬元萬元/ /份份2010201020112011實例實例合同集中簽約試點合同集中簽約試點統(tǒng)一需求計劃提交時間統(tǒng)一ERP物資編碼統(tǒng)一物資管理流程三個統(tǒng)一三個統(tǒng)一流程再造流程再造需求計劃的接收需求計劃的接收 （上月21日-25日）計劃的分交計劃的分交 （上月26日-月末）采購策劃的編制及審批采購策劃的編制及審批 （當(dāng)