采購管理調(diào)研

1、物資采購管理模塊編制采購計劃1. 物資采購流程交涉、換貨中止合同退貨辦理入庫登記手續(xù)否是是否合格采購物資驗收實施采購填寫物資采購申請單簽訂采購合同審核通過采購部門招標、詢價審核沒通過重新編制相關領導審核實施合同資金編制計劃付款業(yè)主：根據(jù)項目進度編制采購計劃，并由上級領導審批。監(jiān)理單位：協(xié)助業(yè)主進行物資采購決策；組織物資供采購標工作；編制、審核和控制物資采購計劃。1) 編制采購計劃：采購部根據(jù)各部門的需求并按照WBS進度計劃編制月采購計劃或者年采購計劃。并上報領導進行審核。2) 相關領導審核：對采購部上報的采購計劃進行審核，是否滿足工程進度計劃和部門需求，如果審核不通過予以駁回，采購部重新編制，

2、審核通過則遞回采購部進行下一步工作。3) 采購部門招標、詢價：采購部進行廠家篩選詢價，根據(jù)物資需求也可以招標。4) 采購：按照采購計劃進行采購，采購分兩種形式：直接采購、合同采購。直接采購所需物資數(shù)量相對較少，采購金額較小。合同采購所需物資數(shù)量較大，采購金額較大。5) 采購物資驗收：對采購到的物資進行質(zhì)量和數(shù)量的檢驗，查看是否合格，合格進行下一步工作，不和合格可以中止合同退貨（相對合同采購），也可以與供應商交涉換貨。6) 辦理入庫手續(xù)、登記：倉儲部門對驗收合格的物資進行登記，并按物資種類辦理入庫，填寫收貨表單，上報財政部門。7) 資金編制計劃：財政部門根據(jù)倉儲部門提供的收貨單進行資金編制計劃。

3、8) 付款：按照資金編制計劃給供貨商付款。2. 需求計劃物資需求計劃編制程序：業(yè)主按照公司下達的WBS進度計劃，依據(jù)工程設計文件或施工圖紙中的實物工作量和物耗定額，編制單位工程主要物資需求計劃。物資需求計劃應在開工前一次編制完成，經(jīng)技術(shù)負責人審核，主管領導審批后報送采購部門，做為編制采購計劃的依據(jù)。1. 物資需求計劃的內(nèi)容：工程消耗的各種原材料、半成品均應編制物資需求計劃。物資需求計劃應包括封皮、物資需求匯總表及大型工程分部工程物資需求明細表等，其基本內(nèi)容應包含：a) 工程項目名稱、施工單位、計劃供貨時間。b) 物資名稱、類別、規(guī)格、型號、數(shù)量、材質(zhì)、采購方式。c) 合同或設計文件有特殊要求時

4、，需注明有關技術(shù)參數(shù)、標準，提供加工圖、規(guī)范、圖集、圖紙或樣品生產(chǎn)廠等。d) 對質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全有特殊要求的應填注具體標準。e) 制表人及審批人簽字。2. 對于施工過程中的設計變更，應做到變更內(nèi)容和變更需求計劃同時編制、審批，報送物資采購部門。3. 對于構(gòu)成工程實體的主要材料，嚴格按照設計工程量和項目執(zhí)行的定額標準，計算計劃需用量。對于無定額依據(jù)的，應注明用途，按實際需用量核算。物資需求匯總登記界面如下：3. 采購計劃和申請1. 采購部門根據(jù)業(yè)主提供的工程物資需求計劃，將所有同規(guī)格、類型的物資需求計劃進行匯總，便于集中采購、統(tǒng)一分配。2依據(jù)匯總的物資需求計劃，盤點庫存和其他資源后，按照

5、各部門，編制工程物資采購計劃，由相關領導審批后，組織采購訂貨。對于符合招標采購條件的物資，應進行招標采購，并簽訂供貨合同。3. 工程物資采購計劃應包含的基本內(nèi)容：a) 工程項目名稱、施工單位、計劃供貨時間。b) 物資名稱、類別、規(guī)格、型號、數(shù)量、材質(zhì)、采購方式。c) 合同或設計文件有特殊要求時，需注明有關技術(shù)參數(shù)、標準，提供加工圖、規(guī)范、圖集、圖紙或樣品生產(chǎn)廠等。d) 對質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全有特殊要求的應填注具體標準。e) 制表人及審批人簽字。4. 物資采購計劃應考慮合理的物資儲備，減少不必要的資金占用，在保證現(xiàn)場施工需要的前提下，應適量減少庫存。在條件許可的情況下，個別種類的物資可以“零

6、庫存”。5. 各部門在編制產(chǎn)品申請計劃時，必須充分考慮提供的產(chǎn)品能不能及時到達或規(guī)格品種不全等因素，減少其對現(xiàn)場施工進度和工程成本的不利影響。采購訂單界面如下：是否具有以下表單：物資采購申請單部門： 年 月 日序號物料名稱規(guī)格申購數(shù)量庫存量單位需求日期標準用量123456申請人總經(jīng)理審批備注：訂購記錄表部門： 年 月 日序號物料名稱型號規(guī)格訂購數(shù)量單位單價金額訂購日合同號交貨日期交貨數(shù)量供應商交貨情況1345674. 招投標招標程序流程圖確定物資招標采購方案確定標底進行市場調(diào)查編制招標文件發(fā)中標通知，簽訂合同開標、評標發(fā)邀請函及售標書 業(yè)主：確定采購招標方案，進行市場調(diào)查確定標底，編制招標文件

7、，向物資設備廠家發(fā)出邀請，開標、評標，向廠家發(fā)出中標通知。 監(jiān)理單位：組織物資采購招標工作，編制、審核和控制物資采購計劃，并審查采購合同是否具有有效性。 承包方：即投標方，向業(yè)主提交資格證明文件。1. 編制招標文件招標文件一般應包括：招標邀請書、投標須知、投標書格式、合同主要條款、投標人的資格證明文件及其他事項。a) 招標邀請書：包括招標單位名稱；招標步驟和招標物資范圍、數(shù)量；購買標書的時間、地點；招標單位的聯(lián)系地址、電話及聯(lián)系人等。b) 投標須知：包括應明確招標物資名稱、規(guī)格、數(shù)量和質(zhì)量（技術(shù)要求及圖紙）、環(huán)境及職業(yè)健康安全要求的標準，交貨期限、交貨地點、交貨方式、包裝標準、各種費用的負擔；

8、對招標文件說明及對投標者的投標文件的基本要求；投標文件的遞交程序，開標的基本條件；投標保證金和履約保證金；評標、定標的基本原則等內(nèi)容。投標截止日期和地點、開標日期和地點。c) 投標書格式：含有投標人名稱、地址，投標物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、總價及質(zhì)量要求的報價清單。d) 合同主要條款：依據(jù)合同法，包括價格及付款方式，交貨條件及期限，質(zhì)量驗收標準技術(shù)服務和驗收，保證和違約責任，解決合同糾紛的方式等內(nèi)容，條款要清晰、全面、嚴謹，防止以后發(fā)生糾紛。e) 投標人的資格證明文件：包括投標人（生產(chǎn)廠或經(jīng)銷商）資格證明，生產(chǎn)廠家的授權(quán)書、生產(chǎn)廠家近兩年產(chǎn)品業(yè)績等。f) 招標項目的技術(shù)要求及附件，技術(shù)標

9、準、規(guī)范及其它需要說明的事項。2. 招標方案批準后，發(fā)出招標邀請書。3. 對投標單位進行資質(zhì)審查，必須按公司"物資供方的評價和選擇"的要求，對供方進行評價合格后方可參加，參加投標單位必須有三家以上（特殊情況除外）。4. 向合格的投標單位發(fā)售招標文件及相關資料。5. 開標a) 招標單位應在投標人參加的情況下，在規(guī)定的時間、地點當眾開標。b) 投標人姓名、標價、提供的優(yōu)惠條件將在開標儀式上宣布并記錄，投標人應簽字確認。6. 評標a) 評標小組應對投標廠家產(chǎn)品的性能、報價、特殊優(yōu)惠條件、售后服務承諾等內(nèi)容，針對不同的產(chǎn)品制定出不同的評分標準。并依據(jù)評分標準評審標書，確定中標單位。

10、b) 評標過程的保密性：招標單位應采取必要的措施，保證評標在嚴格保密的狀態(tài)下進行，有關評標的內(nèi)容不得透露給投標人。c) 標書預審：評標小組確定各投標書是否符合下列條件，有其中一項不符者，定為廢標。a、投標人資格合格；b、按要求加蓋公章和簽署；c、提供了完整的相關資料；d、實質(zhì)性響應招標文件要求。d) 評估標書對通過預審的投標人的投標書進行評估，評估時應考慮以下因素：1. 能夠最大限度地滿足招標文件中規(guī)定的各項綜合評價標準。2. 能夠滿足招標文件的實質(zhì)性要求，并且在評審中其投標價格最低。3. 供貨組織方案，投標人的財務狀況及業(yè)績經(jīng)驗。e) 評標小組將依據(jù)標書評審情況，確定中標人。 7發(fā)中標通知a

11、) 招標單位應用書面文件通知投標人已被接受以及被接受的條件。同時將中標結(jié)果通知所有未中標的投標人，并退回未中標單位的投標保證金。b) 中標人在收到中標通知后，應在規(guī)定時間內(nèi)由法人或法人代表與招標單位簽訂購銷合同，過期將被取消中標資格。 8. 評分標準 下表為招標評分標準，僅供參考招（議）標評分標準表（參考）序號考核項目分值考核內(nèi)容得分1價格因素80分單價與市場價比較每高出1個百分點扣除0.5分，以此類推2質(zhì)量、環(huán)境及職業(yè)健康安全承諾4分質(zhì)量、環(huán)境及職業(yè)健康安全保證體系和產(chǎn)品檢驗手段完善，有質(zhì)量保證期承諾的4分質(zhì)量、環(huán)境及職業(yè)健康安全保證體系和產(chǎn)品檢驗手段不完善，有質(zhì)量保證期承諾的2分質(zhì)量、環(huán)境

12、及職業(yè)健康安全保證體系和產(chǎn)品檢驗手段完善，沒有質(zhì)量保證期承諾的1分質(zhì)量、環(huán)境及職業(yè)健康安全保證體系和產(chǎn)品檢驗手段不完善，沒有質(zhì)量保證期承諾的0分3服務承諾4分能提供良好的售后服務承諾4分售后服務承諾一般2分沒有售后服務承諾0分4生產(chǎn)能力和信譽4分生產(chǎn)能力和供貨能力強，有先進的生產(chǎn)技術(shù)和良好的企業(yè)信譽4分生產(chǎn)能力、供貨能力、生產(chǎn)技術(shù)和企業(yè)信譽一般2分生產(chǎn)能力、供貨能力、生產(chǎn)技術(shù)和企業(yè)信譽較差0分5企業(yè)業(yè)績3分所投貨物近兩年之內(nèi)在三個以上類似工程中被使用3分所投貨物近兩年之內(nèi)在兩個以上類似工程中被使用2分所投貨物近兩年之內(nèi)在一個以上類似工程中被使用1分未在類似工程中使用過0分6付款方式2分滿足招標

13、要求的2分提出其他付款方式，招標單位可以接受的1分提出其他付款方式，招標單位無法接受的0分7交貨地點及時間2分滿足招標單位要求的2分不能滿足招標單位要求的0分8其他優(yōu)惠條件1分有優(yōu)惠條件的1分無優(yōu)惠條件的0分5. 到貨檢查貨物檢查流程開始否是結(jié)束換貨退貨是否合格少多抽樣檢查數(shù)量多少確定檢驗方案制定檢驗計劃逐一檢查入庫登記業(yè)主：對已到物資設備進行檢驗，質(zhì)量和數(shù)量上是否滿足要求。承包方：即供應商，對不合格物資設備進行換貨處理。1) 制定檢驗計劃：根據(jù)工程項目進度制定物資檢驗計劃。2) 確定檢驗方案：根據(jù)檢驗規(guī)定，物資檢驗標準、確定檢驗樣本數(shù)量，到待檢區(qū)進行檢驗。3) 逐一檢查、抽樣檢查：根據(jù)物資的

14、樣品、物資檢驗標準或規(guī)格書、檢驗指導書，進行檢驗4) 將檢驗結(jié)果填入“物資驗收單”。5) 是否合格：檢驗合格后物資可以入庫登記，若不合格，可以辦理退貨也可以協(xié)商換貨。上述工作完成后倉庫部門填寫收貨單。是否具有以下表單：物資驗收單 訂購單編號： 日期：編號名稱訂購數(shù)量規(guī)格符合單位實收數(shù)量單價總價是否是否分批交貨 是 否廠商供應：檢驗抽樣 %不良驗收結(jié)果： 全數(shù) %不良檢查員：采購倉庫總經(jīng)理審批收貨單類別廠家名稱約交日期收貨日期發(fā)票號碼 材料 半成品 成品項次品名規(guī)格申請數(shù)量單位實收數(shù)量單價金額說明檢驗結(jié)果收貨人6. 物資倉儲管理描述：對檢驗合格的物資進行存儲管理，入庫信息、出庫信息錄入，物資盤存

15、等。具體功能如下：1. 存放位置維護存放位置即為倉庫，倉庫基本信息包括：倉庫名稱、倉庫編號、倉庫類型（公司倉庫、工程倉庫）、所屬機構(gòu)、負責人、負責人聯(lián)系方式、倉庫地址、倉庫狀態(tài)（啟用、停用）。界面如下：2. 物資分類、材料項維護按照物資種類進行分類，要包括物資編碼、物資名稱、計量單位、規(guī)格型號和功能描述。界面如下：3. 入庫記錄采購物資入庫單包含信息：物資名稱、物資入庫數(shù)量、物資單價、物資分類、規(guī)格型號、總價、經(jīng)辦人、校準人、入庫日期、單據(jù)編號、合同編號、入庫名稱、供應商名稱等信息。界面如下： 4. 物資領用申請物資需求單位，根據(jù)之前批準的采購申請，進行貨物的領用登記。包括領用基本信息和領用內(nèi)

16、容等。界面如下：5. 出庫記錄 通過查看出庫記錄可以了解出庫物資的名稱、數(shù)量、單價等，還可以看出從哪個倉庫調(diào)出、申請人、審批人以及出庫單據(jù)編碼等信息。界面如下：6. 倉庫庫存 對倉庫中的物資進行盤查，查看倉庫中物資狀況。界面如下：7. 采購合同管理描述：對物資采購所產(chǎn)生的合同進行管理，合同記錄采購的基本信息，可以根據(jù)WBS進行物資采購；采購合同主要需要體現(xiàn)采購明細和費用，可以對采購詳情一目了然。功能需求：1. 合同記錄：編制采購合同，登記合同主體信息、采購內(nèi)容、到貨批次要求、支付計劃、相關附件等。并對采購合同進行分攤，將相關費用分攤到指定WBS和費用科目上，以進行費用分析和后續(xù)流程。2. 合同變更：對采購合同進行變更調(diào)整。包括，費用變更、采購數(shù)量變更、到貨時間變更等三種形式。3. 合同支付：根據(jù)計劃支付，來編制支付申請。