達(dá)標(biāo)投產(chǎn)檔案管理監(jiān)理實(shí)施細(xì)則

1、云南省 瀾滄江大灣水電站土建主體地下工程（合同編號(hào)：NZD2008/S02）達(dá)標(biāo)投產(chǎn)檔案管理監(jiān)理實(shí)施細(xì)則（試行）2010 年 3 月審 查： 校 核： 編 寫： 信息管理監(jiān)理實(shí)施細(xì)則1 總 則1.1根據(jù)大灣水電站建設(shè)項(xiàng)目達(dá)標(biāo)投產(chǎn)檔案管理考核標(biāo)準(zhǔn)和籌建處下發(fā)的“關(guān)于印發(fā)云南華能瀾滄江水電有限公司大灣水電建設(shè)項(xiàng)目前期工程文件材料立卷歸檔辦法的通知”（糯籌辦200516號(hào)）、“關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)大灣水電站工程項(xiàng)目文件材料編制、歸檔要求及檔案整理辦法的通知”（糯籌辦20087號(hào)）文件要求，結(jié)合我部的工作實(shí)際，特制訂本細(xì)則。 1.2本細(xì)則適用于大灣水電站機(jī)電工程信息管理工作。1.3 本細(xì)則編寫的依據(jù)是：(1) 國

2、家和部委頒布的有關(guān)規(guī)程、規(guī)范；(2) 工程建設(shè)監(jiān)理合同；(3) 工程建設(shè)承包合同；(4) 大灣水電站工程籌建處有關(guān)工程資料整編的規(guī)定；1.4建設(shè)項(xiàng)目檔案：經(jīng)過鑒定、整理并歸檔的項(xiàng)目文件。包括建設(shè)項(xiàng)目的提出、調(diào)研、可行性研究、評(píng)估、決策、計(jì)劃、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、生產(chǎn)準(zhǔn)備、竣工、試生產(chǎn)（使用）等工作活動(dòng)中形成的各種形式與載體的文件材料。1.5 建設(shè)項(xiàng)目達(dá)標(biāo)投產(chǎn)檔案管理工作，是指監(jiān)理部對(duì)工程建設(shè)中各信息源發(fā)出的工程信息的收集、加工處理、傳遞、使用及儲(chǔ)存等的全部管理工作。1.6建設(shè)項(xiàng)目達(dá)標(biāo)投產(chǎn)檔案管理工作是監(jiān)理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，貫穿于監(jiān)理工作的全過程。檔案管理的目的，是通過有組織的信息交流、使有關(guān)人

3、員能及時(shí)、準(zhǔn)確的獲得相應(yīng)的信息，作為分析、判斷、控制、決策的依據(jù)，也為工程建成后的運(yùn)行、管理、缺陷修復(fù)積累資料。2檔案管理質(zhì)量要求根據(jù)達(dá)標(biāo)投產(chǎn)檔案管理考核標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理的質(zhì)量要求如下：2.1文件材料書寫的字跡、載體，清晰、耐久、印章齊全，具有法律效力。2.2工程建設(shè)依據(jù)性文件齊全并保存原件，做到無傳真件、復(fù)印件、無圓珠筆書寫。2.3 一般設(shè)備及管線安裝文件整潔完整，無重要空格缺項(xiàng)，重要數(shù)據(jù)涂改蓋有修改章。2.4 主設(shè)備及主要輔助設(shè)備文件資料齊全。2.5工程質(zhì)量監(jiān)督齊全。2.6 整套啟動(dòng)試運(yùn)及系統(tǒng)調(diào)試文件齊全、規(guī)范。2.7竣工圖的編制符合規(guī)范，與實(shí)際相符。2.8基建未完項(xiàng)目文件（如有未完項(xiàng)目時(shí)）

4、齊全。2.9 生產(chǎn)準(zhǔn)備與試生產(chǎn)期間的文件齊全。2.10 全部歸檔資料，除能滿足檔案管理的“規(guī)范、齊全、系統(tǒng)、完整”等要求以外，每個(gè)項(xiàng)目的技術(shù)資料均能做到：完全符合質(zhì)量體系要求；專業(yè)驗(yàn)收和簽字齊全；數(shù)據(jù)真實(shí)可信、結(jié)論明確；文件最終關(guān)閉；每件歸檔資料均可作為依法行事的可靠依據(jù)性文件。3歸檔范圍3.1監(jiān)理部歸檔范圍凡是監(jiān)理部在大灣水電站項(xiàng)目管理各階段監(jiān)理工作中形成的，反映與工程有關(guān)，具有查考利用價(jià)值的各種形式和載體的文件、材料均屬于歸檔范圍。根據(jù)大灣水電工程達(dá)標(biāo)投產(chǎn)考核標(biāo)準(zhǔn)，詳見附表一。3.2所監(jiān)理施工單位歸檔范圍所監(jiān)理施工單位在大灣水電站項(xiàng)目施工工作中形成的，反映與工程有關(guān)的，具有查考利用價(jià)值的各

5、種形式和載體的文件、材料均屬于歸檔范圍。根據(jù)國家達(dá)標(biāo)投產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)和籌建處“關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)大灣水電站工程項(xiàng)目文件編制、歸檔要求及檔案整理辦法的通知”（糯籌辦20087號(hào)）文件要求，具體歸檔范圍及保管期限詳見附表。3.3歸檔范圍劃分按照3.2的標(biāo)準(zhǔn)和要求列出的監(jiān)理及施工單位應(yīng)歸檔的文件資料范圍，結(jié)合監(jiān)理中心和部門的工作范圍和工作實(shí)際將竣工檔案歸檔職責(zé)劃分如下：綜合技術(shù)部（1）負(fù)責(zé)監(jiān)理合同協(xié)議文件資料，負(fù)責(zé)索賠及支付款報(bào)審文件資料，負(fù)責(zé)變更價(jià)格審查、支付審批、索賠處理文件資料，負(fù)責(zé)主要材料及工程投資計(jì)劃、完成報(bào)表等檔案文件資料的收集、分類、鑒別、整理。（2）負(fù)責(zé)各項(xiàng)測(cè)量成果及復(fù)核文件、外觀、質(zhì)量文件、抽查、檢

6、查記錄文件資料，負(fù)責(zé)施工質(zhì)量檢查分析評(píng)估，施工監(jiān)理工作中記錄監(jiān)理、施工的聲像文件材料等檔案資料的收集、分類、鑒別、整理。（3）負(fù)責(zé)工程質(zhì)量事故、施工安全事故報(bào)告檔案資料的鑒別、收集、整理。（4）負(fù)責(zé)監(jiān)理部所有已發(fā)文件，負(fù)責(zé)監(jiān)理周（月、季、年）報(bào)檔案資料的收集、整理；負(fù)責(zé)監(jiān)理檔案的交接管理記錄及信息檔案的收集、整理。機(jī)械安裝監(jiān)理部、工地制造監(jiān)理部、電氣安裝監(jiān)理部負(fù)責(zé)各自部門所監(jiān)理項(xiàng)目監(jiān)理細(xì)則、施工及設(shè)備器材供應(yīng)單位資質(zhì)審核、設(shè)備、材料報(bào)審文件資料，負(fù)責(zé)施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、施工計(jì)劃、施工技術(shù)措施審核、施工進(jìn)度、延長工期、索賠及付款報(bào)審文件資料，負(fù)責(zé)開（停、復(fù)、返）工令、許可證，隱蔽工程、分項(xiàng)、

7、分部、階段檢查驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、記錄文件資料，負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)變更、材料、零部件、設(shè)備代用審批文件資料，負(fù)責(zé)監(jiān)理通知、各種協(xié)調(diào)會(huì)議紀(jì)要、監(jiān)理工程師令、指示、來往函件、備忘錄，監(jiān)理日志文件資料，負(fù)責(zé)工程進(jìn)度計(jì)劃、實(shí)施、分析統(tǒng)計(jì)文件，單元工程檢查及開工（開倉）簽證、工程分部分項(xiàng)質(zhì)量認(rèn)證、評(píng)估文件資料，施工監(jiān)理工作中記錄監(jiān)理、施工的聲像文件材料等檔案資料的收集、分類、鑒別、整理向竣工辦移交工作。4 歸檔時(shí)間為達(dá)到工程達(dá)標(biāo)投產(chǎn)檔案考核歸檔時(shí)間要求，“投產(chǎn)后45天內(nèi)將整理完畢的全部檔案（含竣工圖）向建設(shè)單位移交”，本細(xì)則對(duì)各部門要求如下：（1）各部門所產(chǎn)生的歸檔資料，如監(jiān)理通知單、協(xié)調(diào)會(huì)審紀(jì)要、來往函件監(jiān)理日志、監(jiān)理抽

8、檢資料等在自查、自檢后，按季度每季度向監(jiān)理部綜合技術(shù)部移交一次，對(duì)在自查、自檢中查出的不符合項(xiàng)要進(jìn)行整改，待完成整改完全符合歸檔條件后再向竣工辦移交。(2) 各部門的專業(yè)資料立卷，各項(xiàng)目部要按照國家規(guī)范和籌建處糯籌辦20087號(hào)文要求組好卷達(dá)到預(yù)移交要求后向監(jiān)理部綜合技術(shù)部移交。(3) 對(duì)照片、影像檔案，要求各部門每月15日前要按要求進(jìn)行整理后向綜合技術(shù)部移交（其中包含工程形象面貌、質(zhì)量優(yōu)秀照片、質(zhì)量問題照片、安全文明施工照片、管理活動(dòng)照片）。（4）各部門對(duì)所監(jiān)理施工單位已完成竣工驗(yàn)收的分部工程，要求在完成竣工驗(yàn)收后的三個(gè)月進(jìn)行移交，否則將予以處罰。(5) 監(jiān)理部各部門在進(jìn)行竣工檔案資料移交時(shí)

9、要辦理相關(guān)移交手續(xù)。5文件歸檔職責(zé)劃分5.1 綜合技術(shù)部（1）信息組負(fù)責(zé)對(duì)監(jiān)理部收、發(fā)文處理完成后的初歸檔工作。負(fù)責(zé)對(duì)監(jiān)理部文件資料運(yùn)轉(zhuǎn)、初歸檔的管理控制工作。負(fù)責(zé)按照歸檔要求對(duì)內(nèi)部文件資料和所有外來文件資料進(jìn)審核工作。負(fù)責(zé)對(duì)監(jiān)理的施工單位竣工檔案歸檔工作進(jìn)行考核工作。負(fù)責(zé)監(jiān)理部所有歸檔文件檔案資料統(tǒng)一歸口進(jìn)行整理、立卷后向籌建處檔案室移交工作。（2）商務(wù)組負(fù)責(zé)在對(duì)所監(jiān)理標(biāo)段施工單位進(jìn)行履約檢查的同時(shí)也要對(duì)其相應(yīng)的有關(guān)合同方面應(yīng)歸檔的檔案資料進(jìn)行檢查。（3）安全環(huán)保組負(fù)責(zé)對(duì)所監(jiān)理標(biāo)段施工單位的施工安全事故報(bào)告檔案資料的鑒別、收集、整理。（4）測(cè)量檢測(cè)組負(fù)責(zé)各項(xiàng)測(cè)量成果及復(fù)核文件、外觀、質(zhì)量文件

10、、抽查、檢查記錄文件資料，負(fù)責(zé)施工質(zhì)量檢查分析評(píng)估，施工監(jiān)理工作中記錄監(jiān)理、施工的聲像文件材料等檔案資料的收集、分類、鑒別、整理。5.2機(jī)械安裝監(jiān)理部、工地制造監(jiān)理部、電氣安裝監(jiān)理部負(fù)責(zé)按歸檔標(biāo)準(zhǔn)和要求對(duì)簽收的文件資料在本部門完成處理工作。負(fù)責(zé)對(duì)本部門文件資料在處理過程中的管理控制和處理完成后的歸檔工作。負(fù)責(zé)按規(guī)定按要求對(duì)本部門的發(fā)文定稿進(jìn)行送印前的審定、檢查、校印、送簽工作，最后送交綜合技術(shù)部信息組完成打印送發(fā)。負(fù)責(zé)對(duì)本部門所產(chǎn)生工程資料的規(guī)范性及應(yīng)歸檔文件資料的質(zhì)量進(jìn)行管控工作。負(fù)責(zé)對(duì)本部門檔案資料進(jìn)行規(guī)范性管理工作。負(fù)責(zé)將本部門按規(guī)定和要求整理好的竣工檔案資料向監(jiān)理部綜合技術(shù)部移交的工作

11、。負(fù)責(zé)對(duì)本部門所監(jiān)理標(biāo)段施工單位竣工資料的專業(yè)審核、管理控制及建立檢查、管控工作臺(tái)帳工作。負(fù)責(zé)參加綜合技術(shù)部組織的對(duì)所監(jiān)理標(biāo)段施工單位檔案資料的月、季度、年檢查，并在完成月例行檢查后寫出月檢查通報(bào)工作。負(fù)責(zé)所監(jiān)理標(biāo)段施工單位最后竣工檔案資料專業(yè)驗(yàn)收后，簽署專業(yè)審查簽證工作。負(fù)責(zé)對(duì)所監(jiān)理標(biāo)段施工單位竣工檔案資料歸檔工作進(jìn)行基礎(chǔ)考核工作。負(fù)責(zé)協(xié)助監(jiān)理部綜合技術(shù)部做好檔案歸檔管理工作。6文件資料的收集、傳遞6.1 一切工程信息，均以書面形式為準(zhǔn)。6.2 凡送監(jiān)理部的文件，都必須經(jīng)監(jiān)理部綜合技術(shù)部簽收，統(tǒng)一填寫文件處理流程卡。填寫項(xiàng)目包括：發(fā)文單位、文件名稱、文號(hào)、簽收日期。該處理單連同文件交總（副總

12、）監(jiān)理工程師審閱后，批轉(zhuǎn)至監(jiān)理部有關(guān)部門予以處理。文件的收、發(fā)應(yīng)錄入計(jì)算機(jī)存檔。6.3 凡我監(jiān)理部向有關(guān)參建單位發(fā)送的文件（除月報(bào)、周報(bào)等外），按文件去向分成：(1)長糯機(jī)監(jiān)/S02-B：送往業(yè)主有關(guān)部門的文件。(2)長糯機(jī)監(jiān)/標(biāo)段（所監(jiān)標(biāo)段合同編號(hào)）：送往施工承建單位的文件。(3) 監(jiān)理工作聯(lián)系單：為送往業(yè)主、設(shè)計(jì)單位或施工承建單位的非正式文件，用于對(duì)某些局部、具體事項(xiàng)進(jìn)行協(xié)凋，提請(qǐng)注意或要求了解、要求配合等用途。所有正式文件在總（副總）監(jiān)審查批準(zhǔn)后，由監(jiān)理部綜合技術(shù)部印制、登記、發(fā)送。對(duì)監(jiān)理聯(lián)系單，視內(nèi)容性質(zhì)也可由施工監(jiān)理部負(fù)責(zé)人簽字，由監(jiān)理工程師直接傳遞。6.4 各單位不負(fù)有信息管理職能

13、的個(gè)人或業(yè)務(wù)部門之間傳遞的信息，不能視為代表單位的正式傳輸信息。緊急情況或特殊情況下，必須立即由個(gè)人或各單位業(yè)務(wù)部門間直接傳輸信息時(shí)，事后應(yīng)盡快按正常程序正式補(bǔ)傳該信息。6.5 除合同文件有專門規(guī)定或業(yè)主另有指示外，業(yè)主各部門對(duì)承建單位有關(guān)質(zhì)量的指示、規(guī)定、要求等，都應(yīng)經(jīng)由監(jiān)理部轉(zhuǎn)發(fā)至承建單位。6.6 除合同文件有專門規(guī)定或業(yè)主另有指示外，承建單位向業(yè)主報(bào)送的有關(guān)工程質(zhì)量的文件、表報(bào)和要求，都須經(jīng)監(jiān)理單位審核，并轉(zhuǎn)發(fā)，一般情況不得跨越。6.7 監(jiān)理部在收到業(yè)主轉(zhuǎn)發(fā)的設(shè)計(jì)文件后，應(yīng)盡快指派監(jiān)理工程師按照程序進(jìn)行審核后，并將審核意見上報(bào)業(yè)主單位。6.8 監(jiān)理部在收到設(shè)計(jì)文件后，應(yīng)盡快指派監(jiān)理工程師

14、按照操作程序進(jìn)行審核后，加蓋監(jiān)理審簽章，發(fā)至施工單位執(zhí)行。對(duì)施工詳圖，負(fù)責(zé)審核的監(jiān)理工程師尚應(yīng)填寫審核登記表。對(duì)可能出現(xiàn)的疑問、問題、或差錯(cuò)，以及建議、意見等，就通過設(shè)計(jì)交底會(huì)議與設(shè)計(jì)單位、施工單位、業(yè)主單位，協(xié)商研究予以解決。6.9 對(duì)于工程質(zhì)量事故或質(zhì)量缺陷，承建單位、設(shè)計(jì)單位、業(yè)主單位和監(jiān)理部的四方中，不管誰先發(fā)現(xiàn)，都不得隱瞞，應(yīng)盡快通知其他各方。不管何種原因造成質(zhì)量事故或質(zhì)量缺陷，承建單位應(yīng)盡快報(bào)這事故情況報(bào)告或缺陷表報(bào)，為事故類型、原因的分析判斷，處理措施研究提供信息。6.10 為確保文件檔案的質(zhì)量，承建單位報(bào)送的施工組織設(shè)計(jì)、各種報(bào)告、文函及各種表報(bào)等，應(yīng)嚴(yán)格按照合同要求及監(jiān)理細(xì)則

15、以及業(yè)主單位的規(guī)定、通知等文件的要求整理、編制。若文件編制粗糙、資料不全，信息不準(zhǔn)或重要內(nèi)容欠缺的，監(jiān)理單位有權(quán)要求補(bǔ)充、增加信息數(shù)量，直至將其退回，重新報(bào)送。6.11 監(jiān)理工程師應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)做好監(jiān)理日記、現(xiàn)場旁站記錄，全面收集現(xiàn)場環(huán)境條件、施工單位資源投入（注意各級(jí)責(zé)任人員在崗情況）、設(shè)備運(yùn)行情況、施工中存在的問題、以及可能影響施工質(zhì)量、進(jìn)度的其他事項(xiàng)等信息，并做好必要的分析、加工、交流和存儲(chǔ)工作。6.12 凡需要存儲(chǔ)的文件資料，必須按規(guī)定進(jìn)行分類，按文件類型編碼建檔存儲(chǔ)。已存儲(chǔ)的文件檔案，應(yīng)管理有序，便于檢索。7借閱制度為使監(jiān)理部的檔案管理工作下一步工程管理工作服務(wù)，發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用，監(jiān)

16、理部對(duì)文件資料執(zhí)行借閱制度。（1）各監(jiān)理部門內(nèi)的監(jiān)理人員，需查閱本部門的歸檔材料，在其部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后均可直接查閱本部門歸檔的文件材料。（2）監(jiān)理人員在查閱和使用其他部門的歸檔材料時(shí)，須經(jīng)其部門領(lǐng)導(dǎo)同意，方可辦理借閱。（3）凡借閱檔案的監(jiān)理人員，都應(yīng)辦理借閱手續(xù)。（4）凡借出檔案資料不得中途轉(zhuǎn)借，退場或休假的監(jiān)理人員，必須把借出檔案歸還，方可辦理退場或休假手續(xù)。（5）檔案借閱者對(duì)所借的檔案資料要妥善保管，嚴(yán)禁拆卷、抽頁、涂改、圈劃、污損、批注等，嚴(yán)禁亂丟、亂放；要保證檔案的安全、完整、潔凈。如發(fā)現(xiàn)借出檔案被人為損害，要追究其責(zé)任，嚴(yán)肅處理。（6）借出的檔案資料原則上要在一周內(nèi)歸還，如有特殊情況，

17、應(yīng)在借閱時(shí)說明原因，并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可。8歸檔立卷(1) 綜合技術(shù)部立卷歸檔須嚴(yán)格按照籌建處“關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)大灣水電站工程項(xiàng)目文件編制、歸檔要求及檔案整理辦法的通知”（糯籌辦20087號(hào)）要求執(zhí)行。(2) 做好檔案立卷歸檔工作，各部門首先要做好檔案整理的基礎(chǔ)工作，從收集、重視基礎(chǔ)檔案質(zhì)量做起。(3) 在立卷歸檔前首先要保證檔案資料的齊全，在齊全的基礎(chǔ)上進(jìn)行分類、整理，在整理的過程中要認(rèn)真的鑒別，保證所存檔案資料的有價(jià)值性。（4）各部門的專業(yè)資料立卷，各項(xiàng)目部要按照國家規(guī)范和籌建處糯籌辦20087號(hào)文要求組好卷達(dá)到預(yù)移交要求后向監(jiān)理部竣工辦移交。 (5) 綜合技術(shù)部對(duì)沒有按要求進(jìn)行整理和經(jīng)檢查不符合初歸

18、檔要求的檔案資料有權(quán)不予以接收。7驗(yàn)收(1) 監(jiān)理部各部門對(duì)準(zhǔn)備向竣工辦進(jìn)行預(yù)移交的竣工檔案資料首先要完成自檢、自查，然后向竣工辦移交。(2) 竣工辦負(fù)責(zé)對(duì)監(jiān)理部各部門完成整理的竣工檔案資料進(jìn)行預(yù)移交的審查、驗(yàn)收。(3) 施工單位如需監(jiān)理對(duì)其竣工檔案進(jìn)行驗(yàn)收，除了首先做好自查、自檢和完成必要的整改外，還要按籌建處糯籌辦20087號(hào)文件要求的程序來完成報(bào)驗(yàn)、簽證工作。(4) 對(duì)所監(jiān)理標(biāo)段施工單位竣工檔案的驗(yàn)收，監(jiān)理部竣工辦將組織其對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目管理部共同完成審驗(yàn)、驗(yàn)收工作，共同從專業(yè)審查和歸檔要求審查兩方面對(duì)報(bào)驗(yàn)的竣工檔案資料填寫簽審意見。8考核(1)綜合技術(shù)部將一季度組織一次內(nèi)部資料歸檔工作的檢查

19、、考核工作，考核結(jié)果將納入年終對(duì)各部門總體考核評(píng)分。(2) 綜合技術(shù)部將協(xié)同監(jiān)理部相應(yīng)的部門，組織對(duì)所監(jiān)理標(biāo)段施工單位的竣工檔案管理工作進(jìn)行檢查和考核。檢查定于每月510號(hào)進(jìn)行?？己硕ㄓ诿考径饶┑?10號(hào)與月檢查合并進(jìn)行。9罰責(zé)(1) 監(jiān)理部任何人離開自己的工作崗位或退場，必須將自己工作范圍內(nèi)的竣工檔案資料向自己的接替人或本部門移交，否則將視情況進(jìn)行處罰。(2) 監(jiān)理部所有檔案管理人員離開自己的工作崗位或退場，必須將自己的工作向自己工作的接替人進(jìn)行移交，否則也將視情況進(jìn)行處罰。(3) 各部門檔案資料必須按規(guī)定和要求完成，對(duì)不按要求和規(guī)定完成的，綜合技術(shù)部有權(quán)退回重整同時(shí)對(duì)此工作作出評(píng)價(jià)并與部門獎(jiǎng)金掛鉤。(4) 各部門對(duì)所監(jiān)理施工單位的檔案管理工作也必須有足夠的重視，提到自己本部門監(jiān)理工作的議事日程上來，否則如所監(jiān)理的施工單位被罰款監(jiān)理部被連罰，監(jiān)理部也將對(duì)該部門進(jìn)行處罰。(5) 以上處罰一但成立，綜合技術(shù)部將通知財(cái)務(wù)從個(gè)人工資中扣減。10附則(1) 本辦法由監(jiān)理部綜合技術(shù)部負(fù)責(zé)解釋。(2) 各部門如需要可根據(jù)本辦法，結(jié)合本部門的實(shí)際情況，制定管理