發(fā)文機(jī)關(guān)署名與成文日期布局有講究

1、發(fā)文機(jī)關(guān)署名 與成文日期布局有講究筅王澤坤韓迎春2012 年 7 月 1 日 ，國(guó)家質(zhì)監(jiān)總局和國(guó)家標(biāo) 準(zhǔn) 化 委 員 會(huì) 發(fā) 布 的 黨政機(jī)關(guān)公文格 式 （GB/T 9704 2012 ，以 下 簡(jiǎn) 稱(chēng) “ 新 標(biāo) 準(zhǔn) ”）正 式 實(shí) 施 。新標(biāo)準(zhǔn)首次統(tǒng)一了黨政機(jī)關(guān)公文格式各 要素的編排規(guī)則 。這 是 上 世 紀(jì) 80 年 代 以 來(lái) ，黨政 機(jī) 關(guān) 公 文 處理相關(guān)規(guī)定由原來(lái)的分別設(shè)立， 走 向 統(tǒng) 一 要 求 、統(tǒng) 一 規(guī) 范 、統(tǒng) 一 實(shí) 施 的 重 要 一步 ，具有里程碑的意義 。但在實(shí)際工作中 ，不講究發(fā)文機(jī)關(guān)署名與 成 文 日期布局的文件屢見(jiàn)不鮮，這里僅列舉 一些常見(jiàn)的不規(guī)范文件格

2、式 （ 見(jiàn)圖 1 至 圖3）。圖 1圖 238SECRETARY文檔工作2015 年 1 月號(hào)聯(lián)合行文時(shí)，一般將各發(fā)文機(jī)關(guān)署 名 按 發(fā) 文機(jī)關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置（以便印章一一對(duì) 應(yīng) 、端 正 、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署 名），最后一個(gè)發(fā) 文機(jī)關(guān)署名下方編排成文日期。首排印章頂端應(yīng) 當(dāng)上距正文（或附件說(shuō)明）一行之內(nèi)（如圖 5）。2 . 不加蓋印章的公文一般在正文（或附件說(shuō)明）下空一行（這一點(diǎn) 容易被忽視）編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，在發(fā)文機(jī)關(guān)署名 下一行編排成文日期。但有兩種情況應(yīng)分別對(duì)待。圖 3截 至 目 前 ，新標(biāo)準(zhǔn)頒布實(shí)施已逾兩年 ，但是 在不加蓋印章的公文中，以發(fā) 文機(jī)關(guān)署名或成 文日期為準(zhǔn)右空四

3、字編排，同 時(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)署名 與 成 文 日期相互居中排布的情況仍層出不窮 （如 圖 3 用 漢字標(biāo)注成文日期的情況已相對(duì)較 少）， 足以說(shuō)明新標(biāo)準(zhǔn)的推廣普及任務(wù)依然艱 巨 ，應(yīng) 當(dāng) 高 度 重 視 。新標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一規(guī)定，不論單一機(jī)關(guān)行 文 還 是 聯(lián)合行文 ，一般都要標(biāo)注發(fā)文機(jī)關(guān)署名 ，對(duì)發(fā)文 機(jī)關(guān)署名與成文日期的布局也有明確要求 。1 . 加蓋印章的公文成文日期一般右空四字編排 。 單 一 機(jī) 關(guān) 行 文時(shí) ，一般在成文日期之上 、以成文日期為準(zhǔn)居 中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名 。發(fā) 文 機(jī) 關(guān)署名和成文日 期居印章中心偏下位置，印章 頂端應(yīng)當(dāng)上距正 文（或 附 件 說(shuō) 明）一 行 之 內(nèi)（如 圖 4）。

4、圖 5（1）若發(fā)文機(jī)關(guān)署名長(zhǎng)于成 文 日 期 ，發(fā) 文 機(jī) 關(guān)署名右空二字編排 。成 文 日期以發(fā)文機(jī)關(guān)首 字為準(zhǔn)右移二 字（如圖 6）。圖 6若出現(xiàn)以下情況 ，也屬正 常（如圖 7）：圖 4Vol.3372015 No.139引 | 領(lǐng) | 您 | 的 | 秘 | 書(shū) | 生 | 涯“ 發(fā)文機(jī)關(guān)署名長(zhǎng)于成文日期 ”這 種 情 況 ，也 明顯 不 符 合“發(fā)文機(jī)關(guān)署名右空二字編排 ，成文日 期以發(fā)文機(jī)關(guān)首字為準(zhǔn)右移二 字 ” 的 要 求 。 另外 ，新標(biāo)準(zhǔn)已明確 ，公文成文日期中的數(shù)字統(tǒng)一 使 用 阿 拉 伯 數(shù) 字 ，如“2012 年 9 月 1 日 ”，圖 3的情況屬于不規(guī)范的書(shū)寫(xiě)方式 。

5、至于不少同志反映，很多單位頒發(fā)的證書(shū)或 獎(jiǎng)牌中的日期，仍習(xí)慣使用“二一四年九月二十日”這種書(shū)寫(xiě)方式（如圖 10、圖 11），確是事實(shí)。但 證書(shū)和獎(jiǎng)牌不屬于黨政機(jī)關(guān)公文，應(yīng)另當(dāng)別論。圖 7（2）若成文日期長(zhǎng)于發(fā)文機(jī)關(guān) 署 名 ，成 文 日 期右空二字編排 。發(fā) 文 機(jī) 關(guān) 署 名適當(dāng)增加右空 字?jǐn)?shù) ，具體可以成文日期首字為準(zhǔn) ，使發(fā)文機(jī)關(guān) 署名左移二字為 宜（如圖 8）。圖 10圖 8若出現(xiàn)以下情況 ，不能說(shuō)不規(guī) 范（如圖 9）：圖 11參 考 文 獻(xiàn) ：1 國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式（GB/T 97041999）。2 黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例（中辦發(fā)201214 號(hào)）。3 黨政機(jī)關(guān)公文格 式（GB/T 9704 2012）。（山 東 省 鄒平縣教育局 ，山東省鄒平縣黃山 實(shí) 驗(yàn) 小 學(xué)）圖 9實(shí)際工作中，發(fā)文機(jī)關(guān)署名與成文 日 期 布 局 不 規(guī) 范的情況多出現(xiàn)在不加蓋印章的公文 中 。 不 少