采購管理程序文件

1、1目的 對采購作業(yè)過程進(jìn)行控制，保證所采購的物品滿足生產(chǎn)的需要。2范圍 適用于本公司從生產(chǎn)到交付過程中所有物品的采購。3權(quán)責(zé)采購項(xiàng)目申請部門提出方式采購部門采購單據(jù)驗(yàn)收部門生產(chǎn)物料相關(guān)部門材料請購單采購部訂購單品管部/貨倉部4 定義 特準(zhǔn)采購：由于供方為數(shù)極少或在較偏遠(yuǎn)的地區(qū)，無法對供方進(jìn)行評估，而又必須向供方進(jìn)行采購的。 本公司所要采購的物料較急或單個(gè)的外購件。5作業(yè)內(nèi)容 5.1流程圖（見附件一）。 5.2采購的申請。 5.2.1產(chǎn)品直接相關(guān)物料5.2.1.1物料計(jì)劃部(總管)根據(jù)“工作單”核對物料庫存后作成“材料請購單”(見附件二),自已編制采購需求交采購部。(特急物料：倉庫也可申請采購，

2、副總經(jīng)理批準(zhǔn)后采購部采購)。5.2.1.2需顧客 (香港公司)提供的(即采購)物料，由物料計(jì)劃部（總管）根據(jù)“工作單”核對物料庫存后作成“香港材料請購單”（見附件六），直接跟香港公司聯(lián)系采購。5.2.2非產(chǎn)品直接相關(guān)物料 5.2.2.1貨倉部組長根據(jù)各部門“領(lǐng)料單”的欠料情況,填寫“材料請購單”,經(jīng)貨倉部主管批準(zhǔn)后交采購部。 5.2.2.2一些特殊機(jī)器零配件及油品類各部門組長直接填寫“材料請購單”,經(jīng)相關(guān)主管批準(zhǔn)后交采購部及貨倉部. 5.2.2.3生產(chǎn)技術(shù)部根據(jù)各部門量測儀器實(shí)際需求，填寫“材料請購單”，經(jīng)生產(chǎn)技術(shù)部主管批準(zhǔn)后交采購部及貨倉部。 5.2.2.4包裝紙箱（如內(nèi)盒、外箱）由計(jì)劃部根

3、據(jù)“工作單”填寫“紙箱訂購單”（見附件七），直接跟供方訂購。5.2.2.5外購模具繪圖員填寫模具請購單（見附件八），副總經(jīng)理審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)交采購部采購。5.3采購物料的分類 5.3.1采購部主管牽頭,聯(lián)合生產(chǎn)部、貨倉部、品管部對公司采購的物料進(jìn)行分類，作成“物料分類明細(xì)表”（見附件四）。 A類：直接形成產(chǎn)品配件的原材料，如ABS、PP、PVC原料、鐵料、銅料等。 B類：直接形成產(chǎn)品的配件，如匙圈、扣、五爪、雞眼、鏡片等。 C類：非直接形成產(chǎn)品，但對產(chǎn)品質(zhì)量影響較大的輔料。如：絨袋、膠袋、紙卡、包裝箱、吸塑罩等。 D類：非直接形成產(chǎn)品，但對產(chǎn)品質(zhì)量影響不大的輔料，如：包裝帶、封箱膠紙等。 E類

4、：其他物料（絲印/移印油墨、天那水、機(jī)油、漆油、洗網(wǎng)水、柴油、打磨臘及輪、五金電器消耗品等）。 5.3.2采購部門采購員根據(jù)采購申請中物料的內(nèi)容，參照“物料分類明細(xì)表”，確定所需采購物料的類型，據(jù)此進(jìn)行供方選擇及編制訂購單。 5.4供方的選擇 5.4.1對于A、B、C類物料，應(yīng)對供方進(jìn)行選擇評估，在合格供方中采購。 有關(guān)供方的選擇，參見供方管理程序。 5.4.1.1采用顧客(香港公司)指定的供方不能免除本公司確保供方的產(chǎn)品、材料和服務(wù)質(zhì)量的責(zé)任。 5.4.1.2當(dāng)來不及對供方進(jìn)行選擇評估時(shí)，實(shí)施特準(zhǔn)采購，并在訂購單上注明，及知會(huì)總經(jīng)理。（參見供方管理程序）。 5.4.2對D、E類物料，無需進(jìn)行

5、供方選擇與評價(jià)，可在專業(yè)廠商或各類門市部、商場中采購。 5.4.3物料價(jià)格選擇 采購主管在采購物料時(shí)應(yīng)貨比三家，選擇質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的供方采購，并知會(huì)總經(jīng)理。5.5采購的實(shí)施 5.5.1編制訂購單。 5.5.1.1采購部門收到 “材料請購單”經(jīng)核實(shí)后，編制“訂購單”（見附件三）。訂購單一般由采購部主管批準(zhǔn)，必要時(shí)由總經(jīng)理批準(zhǔn)。 5.5.1.2訂購單應(yīng)清楚填寫訂購單號、訂購日期、供方名稱、物料的名稱、規(guī)格型號、顏色、數(shù)量、交貨時(shí)間、違約處置等內(nèi)容。首次采購的供應(yīng)商或新物料采購還要求附有對采購的物料的技術(shù)要求、質(zhì)量要求、物料單價(jià)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等。 5.5.2采購中如果需要其它部門提供圖紙及技術(shù)資料，采購員應(yīng)在

6、訂購單發(fā)送前申請所需的圖紙及技術(shù)資料。 5.5.3訂購單經(jīng)批準(zhǔn)后發(fā)給供方，同時(shí)聯(lián)絡(luò)供方是否收到訂購單，并要求供方確認(rèn)簽章回傳或電話確認(rèn)，但須在訂購單上記錄確認(rèn)人。 5.5.4對D、E類物料非產(chǎn)品直接相關(guān)物料一般無需下訂購單（有需要的供方可下訂購單），可電話定購或到各類門市部、商場中采購即可。但所有貨物均需貨倉簽收。若有質(zhì)量問題由使用部門反映到采購部。5.5.5訂購單確認(rèn)后,采購部需填寫“外購物料收貨通知單”(見附件五)通知貨倉,貨倉依通知單收貨. 5.6供方交貨能力的監(jiān)督與管理 5.6.1訂購單發(fā)出后，采購部應(yīng)對供方的交付能力進(jìn)行監(jiān)督與管理，以確保按期（可提前不可推后）交貨。 在交貨過程中一旦

7、發(fā)現(xiàn)供方無法按期交貨時(shí)，應(yīng)與供方商討作出對策。同時(shí)，采購員填寫“脫期訂單報(bào)告表”通知物料計(jì)劃部，必要時(shí)通知其它相關(guān)部門。 5.6.2若在交貨過程中出現(xiàn)附加運(yùn)費(fèi)或超額運(yùn)費(fèi)，采購員先協(xié)商并在“訂購單”上記錄，并注明分擔(dān)方式及知會(huì)總經(jīng)理。 5.6.3生產(chǎn)部門和相關(guān)部門也應(yīng)監(jiān)督采購計(jì)劃的執(zhí)行情況。在交貨前，保持與采購部聯(lián)系，以便及時(shí)了解物料的交付情況。 5.7訂購單的修改與作廢 5.7.1訂購單的修改，由采購部修改并經(jīng)主管簽名確認(rèn)。訂購單（含采購發(fā)放的圖紙和技術(shù)資料）修改后，應(yīng)及時(shí)傳給相應(yīng)供方，并取消之前訂購單，同時(shí)要求供方確認(rèn)回傳或電話確認(rèn)，并作好記錄。 5.7.2訂購單作廢后，采購部負(fù)責(zé)通知供方。

8、5.8物料檢驗(yàn) 5.8.1來料檢驗(yàn)參見來料檢驗(yàn)程序。 5.8.2當(dāng)需要到貨源處對采購產(chǎn)品進(jìn)行驗(yàn)證時(shí)，應(yīng)在訂購單中規(guī)定驗(yàn)證以及產(chǎn)品的放行方式。 5.8.3當(dāng)合同有規(guī)定時(shí)，公司的顧客或其代表有權(quán)在本公司或供方處對供方的產(chǎn)品是否符合要求進(jìn)行驗(yàn)證。但顧客對供方產(chǎn)品的驗(yàn)證不能免除本公司向顧客提供可接收產(chǎn)品的責(zé)任，也不能排除其后顧客的拒收。 5.9物料入庫，依倉庫管理程序 5.10必要時(shí)，采購部門應(yīng)對個(gè)別采購的物料合法性進(jìn)行評估。6相關(guān)文件6.1供方管理程序6.2來料檢驗(yàn)程序6.3倉庫管理程序7.使用表單 7.1材料請購單(FM-040-001-B) 7.2訂購單(FM-040-002-B)7.3 物料分

9、類明細(xì)表（FM-040-003-A） 7.4外購物料收貨通知單(FM-040-009-A) 7.5香港材料請購單(FM-040-015-A) 7.6紙箱訂購單(FM-040-010-A) 7.7模具請購單（FM-070-010-A）附件一采購管理程序流程圖流程圖權(quán)責(zé)單位相關(guān)文件使用表單描述需采購的物品 核對庫存提出申請物料分類采購特采供方選擇訂購單批準(zhǔn) 采購過程跟蹤收貨/來料檢驗(yàn)不合格合格退貨入庫記入檔案相關(guān)部門計(jì)劃部貨倉部相關(guān)部門采購部/貨倉部采購部采購部采購部采購部/總經(jīng)理采購部貨倉部品管部倉庫倉庫 供方管理程序來料檢驗(yàn)程序倉庫管理程序材料請購單物料分類明細(xì)表訂購單見本程序5.5必要時(shí)由總

10、經(jīng)理批準(zhǔn)。附件二 崇基五金塑膠（深圳）有限公司材 料 請 購 單 NO.：TO： FROM： JOB NO：材料名稱規(guī)格數(shù)量/重量預(yù)領(lǐng)日期回復(fù)交貨期備注請購人： 批準(zhǔn)： 日期：FM-040-001-B 保存期限：3個(gè)月附件三 附件四崇基五金塑膠（深圳）有限公司物料分類明細(xì)表類型： 序號物料名稱規(guī)格備注序號物料名稱規(guī)格備注制表： 會(huì)審：FM-040-003-A 保存期限：改版后再保存3個(gè)月附件五外購物料收貨通知單TO：倉庫 FROM：采購部 Date:序號供應(yīng)商訂單號貨物名稱/規(guī)格數(shù)量交貨期工作單號FM-040-009-A 保存期限：3個(gè)月 附件六香港材料請購單TO： FROM： JOB NO：

11、材料名稱規(guī)格數(shù)量/重量預(yù)領(lǐng)日期回復(fù)交貨期備注請購人： 日期：FM-040-015-A 保存期限：3個(gè)月附件七紙 箱 訂 購 單訂單號： 日期： 供應(yīng)商： 聯(lián)系人： 交貨日期：MARK &NOS 正嘜 SIDE MARK 側(cè)嘜 INNER BOX 內(nèi)合外箱：內(nèi)合：制表： 批準(zhǔn)： 供應(yīng)商確認(rèn)：FM-040-010-A 保存期限：3個(gè)月附件八崇基公司模具請購單 日期模具名稱圖紙編號模具數(shù)量樣板單號交模日期模具要求：（材料,水口方向與大小,主流道與廢料槽,其它啤件要求:附件六香港材料請購單TO: FROM: JOB NO:材料名稱規(guī)格數(shù)量/重量預(yù)領(lǐng)日期回復(fù)交貨期備注請購人： 日期：FM-040-015-A 保存期限：3個(gè)月附件七紙 箱 訂 購 單訂單號： 日期： 供應(yīng)商： 聯(lián)系人： 交貨日期：QUANTITYUNIT PRICEAMOUNTJOB NO