公文寫作技巧提升

1、 應(yīng)應(yīng)用用文文分分類類 一一般性應(yīng)用文：般性應(yīng)用文： 書信、啟事、會議記錄、讀書信、啟事、會議記錄、讀 書筆記、說明書等。書筆記、說明書等。 公文性應(yīng)用公文性應(yīng)用文：文： 以黨和國家機關(guān)、社會團體、以黨和國家機關(guān)、社會團體、 企事業(yè)單位的名義發(fā)出的文件企事業(yè)單位的名義發(fā)出的文件 類應(yīng)用文。類應(yīng)用文。通知、請示、報告、通知、請示、報告、 函函 事務(wù)性應(yīng)用文：事務(wù)性應(yīng)用文： 請柬、計劃、總結(jié)、規(guī)章制請柬、計劃、總結(jié)、規(guī)章制 度、調(diào)查報告及鑒定等。度、調(diào)查報告及鑒定等。 公文是各級各類國家機構(gòu)、社會團體和企事業(yè)單位公文是各級各類國家機構(gòu)、社會團體和企事業(yè)單位在處理公務(wù)活動中有著特定的效能和廣泛的用途

2、的文書。在處理公務(wù)活動中有著特定的效能和廣泛的用途的文書。 公文文種有公文文種有13種：令、決定、公告、通告、種：令、決定、公告、通告、通知通知 、通報通報 、議案、議案 、報告報告 、請示、請示 、批復(fù)、批復(fù) 、意見、意見 、函函 、會議、會議紀要紀要 。（一）公文格式（一）公文格式 公文格式，指的是公文的外部組織形式。公文格式，指的是公文的外部組織形式。它包括公文用紙幅面及版面尺寸、公文的書寫它包括公文用紙幅面及版面尺寸、公文的書寫與排版規(guī)格、公文的圖文顏色、公文的印刷裝與排版規(guī)格、公文的圖文顏色、公文的印刷裝訂要求、公文的文面結(jié)構(gòu)等。訂要求、公文的文面結(jié)構(gòu)等。 0000001機密一年機密

3、一年 特特 急急文件文件20001號號關(guān)于關(guān)于通知通知： 。1.公文首頁版式28mm1 mm 訂口訂口37mm1mm 天頭天頭217mm225mm156mm210mm297mmA4型公文用紙頁邊及版心尺寸型公文用紙頁邊及版心尺寸正文用正文用3 3號仿宋體字；號仿宋體字；文中小標(biāo)題用文中小標(biāo)題用3 3號小標(biāo)宋體字或黑體字；號小標(biāo)宋體字或黑體字；一般每面排一般每面排2222行，每行排行，每行排2828個字。個字。 2.公文的排版規(guī)格公文的排版規(guī)格3.公文文面結(jié)構(gòu)公文文面結(jié)構(gòu)份號份號秘密等級和保密期限秘密等級和保密期限緊急程度緊急程度發(fā)文機關(guān)名稱發(fā)文機關(guān)名稱發(fā)文字號發(fā)文字號簽發(fā)人簽發(fā)人標(biāo)題標(biāo)題主送機

4、關(guān)主送機關(guān)正文正文附件說明附件說明成文日期成文日期印章印章附注附注附件內(nèi)容附件內(nèi)容主題詞主題詞抄送機關(guān)抄送機關(guān)印發(fā)機關(guān)印發(fā)機關(guān)印發(fā)日期印發(fā)日期0000001機密一年機密一年 特特 急急文件文件20001號號關(guān)于關(guān)于通知通知： 。附件：1.2.（）主題詞：主題詞：抄送：2000年月日印發(fā) 4.發(fā)文機關(guān)名稱發(fā)文機關(guān)名稱廣州市公用事業(yè)高級技師學(xué)院廣州市公用事業(yè)高級技師學(xué)院廣州公用高級技院廣州公用高級技院上海吊車廠上海吊車廠上吊廠上吊廠湘潭師范學(xué)院湘潭師范學(xué)院相思院相思院 哈爾濱佛教學(xué)院哈爾濱佛教學(xué)院哈佛哈佛 劍南春橋梁建筑學(xué)院劍南春橋梁建筑學(xué)院劍橋劍橋武漢測繪大學(xué)武漢測繪大學(xué)WC 5.發(fā)文字號發(fā)文字

5、號發(fā)文機關(guān)同一年度公文排列發(fā)文機關(guān)同一年度公文排列的順序號。它是公文特定的標(biāo)志，正式公文均應(yīng)標(biāo)注發(fā)的順序號。它是公文特定的標(biāo)志，正式公文均應(yīng)標(biāo)注發(fā)文字號。文字號。 發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成。序發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成。序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識；年份標(biāo)全稱，用六角括號號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識；年份標(biāo)全稱，用六角括號“”括入；序號不編虛位括入；序號不編虛位(即即l不編為不編為001)，不加，不加“第第”字。字。發(fā)文字號編寫不當(dāng)發(fā)文字號編寫不當(dāng) （1）機關(guān)代字混淆）機關(guān)代字混淆 機關(guān)代字是發(fā)文機關(guān)全稱的簡縮語，要選用最能反映發(fā)文機關(guān)本質(zhì)屬性的字詞作為機關(guān)代字是發(fā)文機關(guān)全稱的簡縮語，

6、要選用最能反映發(fā)文機關(guān)本質(zhì)屬性的字詞作為本機關(guān)的代字。每一個機關(guān)都有自己的代字，并只有一個代字。本機關(guān)的代字。每一個機關(guān)都有自己的代字，并只有一個代字。 如國務(wù)院制發(fā)公文，其代字為如國務(wù)院制發(fā)公文，其代字為“國發(fā)國發(fā)”，四川省人事廳發(fā)文，其發(fā)文字號為，四川省人事廳發(fā)文，其發(fā)文字號為“川川人人”。但若簡縮不當(dāng)則易造成混淆，起不到代字作用。但若簡縮不當(dāng)則易造成混淆，起不到代字作用。 如如“華東師范大學(xué)華東師范大學(xué)”，其代字不能為，其代字不能為“華師大華師大”，因為另外還有，因為另外還有“華中師范大學(xué)華中師范大學(xué)”、“華南師范大學(xué)華南師范大學(xué)”，而應(yīng)寫為，而應(yīng)寫為“華東師大華東師大”。同樣，。同樣，

7、“南京大學(xué)南京大學(xué)”的機關(guān)代字不能寫成的機關(guān)代字不能寫成“南大南大”，因為另外還有，因為另外還有“南開大學(xué)南開大學(xué)”。“河南大學(xué)河南大學(xué)”的機關(guān)代字不能寫成的機關(guān)代字不能寫成“河大河大”，因為另外還有因為另外還有“河北大學(xué)河北大學(xué)”。又如粵職技研。又如粵職技研200943號、穗職教函號、穗職教函200919號等。號等。（2）年份不全。亂用括號。例如：）年份不全。亂用括號。例如：金計生 (96) 第15號 夾民政 (2003) 16號 夾府發(fā)2002 47號 例例：年份不全，應(yīng)寫為：年份不全，應(yīng)寫為“1996”，應(yīng)用六角括號，應(yīng)用六角括號“”，“第第”字多余，應(yīng)刪去；字多余，應(yīng)刪去； 例例、：年

8、份應(yīng)置于六角括號：年份應(yīng)置于六角括號“”內(nèi)。內(nèi)。（3）機關(guān)代字、年份、序號次序顛倒。例：）機關(guān)代字、年份、序號次序顛倒。例：成保96勞人字第51號 2000外經(jīng)貿(mào)發(fā)展審函字第2691號 機關(guān)代字的結(jié)構(gòu)形式是機關(guān)代字的結(jié)構(gòu)形式是“發(fā)文機關(guān)代字發(fā)文機關(guān)代字+年份年份+序序號號”。 例：機關(guān)代字分列年份兩邊，且年份不全，“第”、“字”多余，正確的應(yīng)該是“成保勞人 199651號”； 例：年份在發(fā)文機關(guān)代字前，“字”、“第”多余，應(yīng)改為“外經(jīng)貿(mào)發(fā)展審函 2000 2691號”。6.標(biāo)題標(biāo)題 公文標(biāo)題，是公文內(nèi)容和作用的高度概括。位于紅色間隔線下空公文標(biāo)題，是公文內(nèi)容和作用的高度概括。位于紅色間隔線下空

9、2行位行位置上（置上（“信函式信函式”公文標(biāo)題位于發(fā)文字號下空公文標(biāo)題位于發(fā)文字號下空1行），公文標(biāo)題的字體要稍大行），公文標(biāo)題的字體要稍大于正文，用于正文，用2號小標(biāo)宋體字分一行或多行居中排布，以顯突出。號小標(biāo)宋體字分一行或多行居中排布，以顯突出。* 關(guān)于關(guān)于 * 的的 * 發(fā)文機關(guān)發(fā)文機關(guān) 事事 由由 文文 種種 全稱或規(guī)范簡稱全稱或規(guī)范簡稱 （ 動賓詞組）動賓詞組） （13種之一）種之一） （ 有時可省）有時可?。?）公文標(biāo)題應(yīng)選準文種，）公文標(biāo)題應(yīng)選準文種，表述準確，表述準確，不產(chǎn)生歧義不產(chǎn)生歧義 。（2）公文標(biāo)題應(yīng)做到簡明，不拖沓冗長）公文標(biāo)題應(yīng)做到簡明，不拖沓冗長 可從實可從實際

10、出發(fā)，省略其中的某些成分；對事由部分的文字表述要反際出發(fā)，省略其中的某些成分；對事由部分的文字表述要反復(fù)提煉，力避轉(zhuǎn)彎抹角，羅嗦冗長。復(fù)提煉，力避轉(zhuǎn)彎抹角，羅嗦冗長。 （3）公文標(biāo)題的排列和標(biāo)點符號要求）公文標(biāo)題的排列和標(biāo)點符號要求 第一、在移行排列時不要將結(jié)構(gòu)緊密的詞語拆開跨行排列。第一、在移行排列時不要將結(jié)構(gòu)緊密的詞語拆開跨行排列。 人民政府關(guān)于加強交人民政府關(guān)于加強交通安全管理的通告通安全管理的通告 人民政府關(guān)人民政府關(guān)于加強交通安全管理的通告于加強交通安全管理的通告人民政府人民政府關(guān)于加強交通安全管理的通知關(guān)于加強交通安全管理的通知 第二、要保持標(biāo)題的適中、對稱和醒目。簡短的標(biāo)題，通第

11、二、要保持標(biāo)題的適中、對稱和醒目。簡短的標(biāo)題，通常是常是“一一”字式排列。字式排列。 長標(biāo)題采用兩行或多行的方式排列。如長標(biāo)題采用兩行或多行的方式排列。如： 第三、公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱用書號外，第三、公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱用書號外，一般不用標(biāo)點符號。一般不用標(biāo)點符號。 國務(wù)院批轉(zhuǎn)財政部國務(wù)院批轉(zhuǎn)財政部(關(guān)于加強國有企業(yè)財務(wù)監(jiān)督的意見關(guān)于加強國有企業(yè)財務(wù)監(jiān)督的意見)的通知的通知中央職稱改革領(lǐng)導(dǎo)小組轉(zhuǎn)發(fā)國家教育委員會中小學(xué)教師職務(wù)試行條例等中央職稱改革領(lǐng)導(dǎo)小組轉(zhuǎn)發(fā)國家教育委員會中小學(xué)教師職務(wù)試行條例等文件的通知文件的通知X X縣工商局、稅務(wù)局關(guān)于發(fā)布縣工商局、稅務(wù)局關(guān)于發(fā)布“X X縣農(nóng)村

12、集貿(mào)市場管理暫行辦法縣農(nóng)村集貿(mào)市場管理暫行辦法”的的通知通知 例例：被批轉(zhuǎn)對象：被批轉(zhuǎn)對象“關(guān)于加強國有企業(yè)財務(wù)監(jiān)督的意見，是公文，不屬關(guān)于加強國有企業(yè)財務(wù)監(jiān)督的意見，是公文，不屬法規(guī)性文件，應(yīng)刪去書名號；法規(guī)性文件，應(yīng)刪去書名號； 例例被轉(zhuǎn)發(fā)的對象被轉(zhuǎn)發(fā)的對象“中小學(xué)教師職務(wù)試行條例中小學(xué)教師職務(wù)試行條例”屬法規(guī)性文件，故應(yīng)加屬法規(guī)性文件，故應(yīng)加上書名號；上書名號； 例例發(fā)布對象發(fā)布對象“X X縣農(nóng)村集貿(mào)市場管理暫行辦法縣農(nóng)村集貿(mào)市場管理暫行辦法”屬法規(guī)性文件，按屬法規(guī)性文件，按規(guī)定應(yīng)使用書名號，而不是引號，且該兩個發(fā)文機關(guān)之間不用頓號，而是采規(guī)定應(yīng)使用書名號，而不是引號，且該兩個發(fā)文機關(guān)之

13、間不用頓號，而是采用空一格辦法解決。用空一格辦法解決。標(biāo)題使用錯誤標(biāo)題使用錯誤 (1)文種錯用文種錯用 文種是公文標(biāo)題中必不可少的一個構(gòu)成要素。文種文種是公文標(biāo)題中必不可少的一個構(gòu)成要素。文種的選擇應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的和要求、文種的適用范圍、行的選擇應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的和要求、文種的適用范圍、行文關(guān)系來確定，不得混淆使用。文關(guān)系來確定，不得混淆使用。 (2)事由表述重復(fù)羅嗦、冗長、空洞、不明確。事由表述重復(fù)羅嗦、冗長、空洞、不明確。 公文標(biāo)題中的公文標(biāo)題中的事由事由部分是對公文內(nèi)容的高度概括。是標(biāo)題的核心，要部分是對公文內(nèi)容的高度概括。是標(biāo)題的核心，要求準確、簡潔，使人一看標(biāo)題就知道公文的主要意思。例

14、如：求準確、簡潔，使人一看標(biāo)題就知道公文的主要意思。例如： 公司關(guān)于申請增加超計劃出口指標(biāo)的請示公司關(guān)于申請增加超計劃出口指標(biāo)的請示（詞義重復(fù)）（詞義重復(fù)）縣人民政府關(guān)于表揚營業(yè)員縣人民政府關(guān)于表揚營業(yè)員同志的通報同志的通報（要表揚的事跡未寫（要表揚的事跡未寫出，顯得空洞）出，顯得空洞）縣稅務(wù)局重建稅務(wù)所辦公樓的請示報告縣稅務(wù)局重建稅務(wù)所辦公樓的請示報告(應(yīng)為應(yīng)為“請示請示”，少了介詞，少了介詞“關(guān)于關(guān)于”。 應(yīng)為應(yīng)為縣稅務(wù)局關(guān)于撥款重建稅務(wù)所辦公樓的請示縣稅務(wù)局關(guān)于撥款重建稅務(wù)所辦公樓的請示)市財政局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)市財政局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)省財政廳關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)財政部關(guān)于修改國家工作人省財政廳關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)財政部關(guān)于修

15、改國家工作人員出差補助標(biāo)準的通知的通知的通知員出差補助標(biāo)準的通知的通知的通知 （層層轉(zhuǎn)發(fā)時，可省掉轉(zhuǎn)發(fā)的中間環(huán)（層層轉(zhuǎn)發(fā)時，可省掉轉(zhuǎn)發(fā)的中間環(huán)節(jié)，應(yīng)為節(jié)，應(yīng)為市財政局轉(zhuǎn)發(fā)財政部關(guān)于修改國家工作人員出差補助標(biāo)準的市財政局轉(zhuǎn)發(fā)財政部關(guān)于修改國家工作人員出差補助標(biāo)準的通知的通知通知的通知） 7.主送機關(guān)主送機關(guān) 主送機關(guān)，又稱抬頭或上款，相當(dāng)于書信中的主送機關(guān)，又稱抬頭或上款，相當(dāng)于書信中的“收收信人信人”，是指負責(zé)處理、執(zhí)行公文的機關(guān)。，是指負責(zé)處理、執(zhí)行公文的機關(guān)。 位于位于標(biāo)題之下空行，左側(cè)頂格用號仿宋體字標(biāo)題之下空行，左側(cè)頂格用號仿宋體字標(biāo)識，一般只寫一個主送機關(guān)名稱。標(biāo)識，一般只寫一個主送

16、機關(guān)名稱。8.正文正文 正文是公文的核心部分，主送機關(guān)下行第格寫起，每正文是公文的核心部分，主送機關(guān)下行第格寫起，每自然段左空二字，回行頂格寫起，數(shù)字、年份（用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)自然段左空二字，回行頂格寫起，數(shù)字、年份（用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識的），均不能回行。識的），均不能回行。 是正文的收束。因文種和行文關(guān)系不同，其結(jié)語也有所是正文的收束。因文種和行文關(guān)系不同，其結(jié)語也有所區(qū)別。有的公文事項說完即結(jié)束，沒有獨立的結(jié)尾部分區(qū)別。有的公文事項說完即結(jié)束，沒有獨立的結(jié)尾部分主要是說明發(fā)文原因，開宗明義，極其概括地交代行文主要是說明發(fā)文原因，開宗明義，極其概括地交代行文的目的、依據(jù)等的目的、依據(jù)等圍繞行文的基本

17、意向展開內(nèi)容，敘述情況、分析問題、圍繞行文的基本意向展開內(nèi)容，敘述情況、分析問題、說明做法、提出要求說明做法、提出要求緣由部分緣由部分事項部分事項部分結(jié)尾部分結(jié)尾部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)標(biāo)注要求： 公文寫作要標(biāo)注序數(shù)，分條列項，以顯得眉目清楚，易于閱讀、理公文寫作要標(biāo)注序數(shù)，分條列項，以顯得眉目清楚，易于閱讀、理解和執(zhí)行。其結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為解和執(zhí)行。其結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為一一，第二層為，第二層為(一一)，第三層，第三層為為1，第四層為，第四層為(1)?！敝挥幸粋€結(jié)構(gòu)層次時，就用只有一個結(jié)構(gòu)層次時，就用“一一”，而不用其，而不用其它序數(shù)。它序數(shù)?！暗谝坏谝弧薄ⅰ暗诙诙焙竺?，后面，“首先首先”

18、、“其次其次”后面用逗號。后面用逗號。 “一一”、“二二”、“三三”后面，用頓號。后面，用頓號。 “”、“”“”“ 3 ”和和“”、“”“”“ C ”后面用齊線墨點后面用齊線墨點“”。 序號如加括號，如序號如加括號，如 ，后面不加逗號、頓號或齊線墨點。，后面不加逗號、頓號或齊線墨點。 9.成文日期成文日期 是指公文生效的法定時間。一律用漢字小寫數(shù)字，寫是指公文生效的法定時間。一律用漢字小寫數(shù)字，寫全稱，如全稱，如“二二00二年八月十八日二年八月十八日”。書寫體例要一致，不。書寫體例要一致，不能與阿拉伯?dāng)?shù)字交錯使用。能與阿拉伯?dāng)?shù)字交錯使用。注：注： 本單位單獨制發(fā)的公文，以本單位領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期

19、為準；本單位單獨制發(fā)的公文，以本單位領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準； 會議通過的公文，以通過的日期為準；會議通過的公文，以通過的日期為準； 幾個機關(guān)的聯(lián)合行文，以最后一個機關(guān)的簽發(fā)日期為準；幾個機關(guān)的聯(lián)合行文，以最后一個機關(guān)的簽發(fā)日期為準； 電報以發(fā)出日期為準。電報以發(fā)出日期為準。10.10.印章或簽署人姓名印章或簽署人姓名 公文用印有以下兩種情況：公文用印有以下兩種情況： 一種是單一發(fā)文機關(guān)的用印情況一種是單一發(fā)文機關(guān)的用印情況 一種是聯(lián)合行文機關(guān)的用印情況一種是聯(lián)合行文機關(guān)的用印情況。附件：1.2.（）主題詞：主題詞：抄送：2000年月日印發(fā)。附件：1.2.主題詞：主題詞：抄送：2000年月日印發(fā)二

20、000年一月一日11.主題詞不是標(biāo)題的縮寫主題詞不是標(biāo)題的縮寫 上報的公文，應(yīng)按照上級要求和公文主題詞表上報的公文，應(yīng)按照上級要求和公文主題詞表的規(guī)定標(biāo)注主題詞。因此，任何單位在上報公文時，的規(guī)定標(biāo)注主題詞。因此，任何單位在上報公文時，除了參照自身的公文主題詞表外，更要按照上級機除了參照自身的公文主題詞表外，更要按照上級機關(guān)的主題詞表來進行標(biāo)注；如是下發(fā)公文，還得使關(guān)的主題詞表來進行標(biāo)注；如是下發(fā)公文，還得使用自身的主題詞表。用自身的主題詞表。 （1）主題詞的定義和作用）主題詞的定義和作用 公文主題詞又叫關(guān)鍵詞。它是指公文中代表其內(nèi)容特征的、公文主題詞又叫關(guān)鍵詞。它是指公文中代表其內(nèi)容特征的、

21、最能說明問題的、起關(guān)鍵作用的詞，是指用于揭示公文主要內(nèi)最能說明問題的、起關(guān)鍵作用的詞，是指用于揭示公文主要內(nèi)容并經(jīng)規(guī)范化處理的詞與詞組，用于為按主題檢索公文提供檢容并經(jīng)規(guī)范化處理的詞與詞組，用于為按主題檢索公文提供檢索標(biāo)識。索標(biāo)識。（2 2）主題詞的標(biāo)識方式）主題詞的標(biāo)識方式“主題詞主題詞”用用3號黑體字，居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號；號黑體字，居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號；詞目用詞目用3號小標(biāo)宋體字；詞目之間空號小標(biāo)宋體字；詞目之間空1字，不能用頓號。字，不能用頓號。 詞表共由詞表共由15類類1049個主題詞組成，分為主表和附表兩個主題詞組成，分為主表和附表兩大部分，主表有大部分，主表有13類類

22、751個主題詞，附表有個主題詞，附表有2類類298個主題詞。個主題詞。詞表分為三個層次。詞表分為三個層次。 第一第一 層是對層是對主題詞區(qū)域主題詞區(qū)域的分類，如的分類，如“綜合經(jīng)濟綜合經(jīng)濟”、“財政、財政、金融金融”類等。類等。 第二層是第二層是類別詞類別詞，即對主題詞的具體分類，如，即對主題詞的具體分類，如“工交、能工交、能源、郵電源、郵電”類中的類中的“工業(yè)工業(yè)”、“交通交通”、 “能源能源”和和“郵電郵電”等。等。 第三層是第三層是類屬詞類屬詞。如。如“體制體制”、“職能職能”、“編制編制”等。等。 第二層和第三層統(tǒng)稱為主題詞，用于文件的標(biāo)引。第二層和第三層統(tǒng)稱為主題詞，用于文件的標(biāo)引。

23、國務(wù)院公文主題詞表國務(wù)院公文主題詞表體系結(jié)構(gòu)體系結(jié)構(gòu)主題詞的標(biāo)引方法主題詞的標(biāo)引方法（）標(biāo)引順序是：先標(biāo)類別詞，再標(biāo)類屬詞，最后標(biāo)文種。（）標(biāo)引順序是：先標(biāo)類別詞，再標(biāo)類屬詞，最后標(biāo)文種。要標(biāo)類屬詞時，先標(biāo)反映文件內(nèi)容的詞，最后標(biāo)反映文件形式要標(biāo)類屬詞時，先標(biāo)反映文件內(nèi)容的詞，最后標(biāo)反映文件形式的詞。的詞。如如廣東省人民政府關(guān)于加強防火責(zé)任制問題的通知廣東省人民政府關(guān)于加強防火責(zé)任制問題的通知， 先標(biāo)類別詞先標(biāo)類別詞“公安公安”，再標(biāo)類屬詞，再標(biāo)類屬詞“防火防火”、 “責(zé)任制責(zé)任制”，最后標(biāo)文種，最后標(biāo)文種“通知通知”。 （）一份文件的標(biāo)引，除類別詞外最多不超過個主題詞。（）一份文件的標(biāo)引，除

24、類別詞外最多不超過個主題詞。主題詞標(biāo)在文件的抄送欄上，頂格寫。主題詞標(biāo)在文件的抄送欄上，頂格寫。（）一份文件如有兩個以上的主題內(nèi)容，先集中對一個主題（）一份文件如有兩個以上的主題內(nèi)容，先集中對一個主題內(nèi)容進行標(biāo)引，再對第二個主題內(nèi)容進行標(biāo)引。內(nèi)容進行標(biāo)引，再對第二個主題內(nèi)容進行標(biāo)引。 如如國務(wù)院關(guān)于在若干城市試行國有企業(yè)兼并破產(chǎn)和職工國務(wù)院關(guān)于在若干城市試行國有企業(yè)兼并破產(chǎn)和職工再就業(yè)有關(guān)問題的通知再就業(yè)有關(guān)問題的通知，先標(biāo)反映第一個主題內(nèi)容的類別詞，先標(biāo)反映第一個主題內(nèi)容的類別詞“經(jīng)濟管理經(jīng)濟管理”，再標(biāo)類屬詞，再標(biāo)類屬詞“企業(yè)企業(yè)”、“破產(chǎn)破產(chǎn)”，然后標(biāo)反映，然后標(biāo)反映第二個主題內(nèi)容的類別

25、詞第二個主題內(nèi)容的類別詞“勞動勞動”，再標(biāo)類屬詞，再標(biāo)類屬詞“就業(yè)就業(yè)”；最；最后標(biāo)后標(biāo)“通知通知”。（）根據(jù)需要，可將不同類的主題詞進行組配標(biāo)引。（）根據(jù)需要，可將不同類的主題詞進行組配標(biāo)引。 如如 國務(wù)院關(guān)于進一步深化對外貿(mào)易體制改革的決定國務(wù)院關(guān)于進一步深化對外貿(mào)易體制改革的決定， 可標(biāo)可標(biāo) “外貿(mào)、體制、改革、決定外貿(mào)、體制、改革、決定”。 如：如： 共產(chǎn)主義青年團湖南省委員會撰擬一份通報，要注共產(chǎn)主義青年團湖南省委員會撰擬一份通報，要注主題詞，首先就要在主題詞表中找到第一層分類所在的主題詞，首先就要在主題詞表中找到第一層分類所在的“綜綜合黨團合黨團”（這一層分類只起引導(dǎo)作用，要選用的

26、主題詞還在（這一層分類只起引導(dǎo)作用，要選用的主題詞還在下面），然后再在下面找到第二層所在的下面），然后再在下面找到第二層所在的“黨派團體黨派團體”。這。這就就是類別詞，也是我們在這份公文中要標(biāo)注的第一個主題詞。是類別詞，也是我們在這份公文中要標(biāo)注的第一個主題詞。接著我們在接著我們在“黨派團體黨派團體”下找出與公文主題相符的下找出與公文主題相符的“青年團青年團員員”、“少年兒童少年兒童”，這就是，這就是“類屬詞類屬詞”，也是我們在這份公文中，也是我們在這份公文中要標(biāo)要標(biāo)注的第二、第三個主題詞。注的第二、第三個主題詞。 如如湖南省政府辦公廳關(guān)于發(fā)布湖南省行政湖南省政府辦公廳關(guān)于發(fā)布湖南省行政機關(guān)公

27、文處理辦法的通知機關(guān)公文處理辦法的通知，其主題詞的類別詞，其主題詞的類別詞是是“文秘工作文秘工作”，它的第一層分類是，它的第一層分類是“秘書、行秘書、行政政”；“類屬詞類屬詞”是是“文秘工作文秘工作”下的下的“公文公文”。類屬詞。類屬詞一般就一般就在類別詞（第二層）下。它是能夠概括反映公文主在類別詞（第二層）下。它是能夠概括反映公文主題概念的詞。題概念的詞。 當(dāng)詞表找不出準確反映文件主題內(nèi)容的類屬詞當(dāng)詞表找不出準確反映文件主題內(nèi)容的類屬詞時又怎么辦呢？時又怎么辦呢？ 這時，你可以在類別詞中選擇適當(dāng)?shù)脑~標(biāo)引。這時，你可以在類別詞中選擇適當(dāng)?shù)脑~標(biāo)引。同時將能夠準確反映文件內(nèi)容的詞標(biāo)在類別詞的后同時

28、將能夠準確反映文件內(nèi)容的詞標(biāo)在類別詞的后面。也可以自己增加新的類屬詞，但一般要在新類面。也可以自己增加新的類屬詞，但一般要在新類屬詞前加符合屬詞前加符合“口口”，以示作者，以示作者“創(chuàng)新創(chuàng)新”。 一般情況下不要一般情況下不要“創(chuàng)新創(chuàng)新”。 當(dāng)今社會上的機關(guān)單位大致可分為三大類型：當(dāng)今社會上的機關(guān)單位大致可分為三大類型： 一是國家政權(quán)機關(guān)，包括立法機關(guān)、行政機關(guān)、司法機關(guān)、軍一是國家政權(quán)機關(guān)，包括立法機關(guān)、行政機關(guān)、司法機關(guān)、軍事機關(guān)等；事機關(guān)等； 二是政黨、團體和各種社會組織的機關(guān)，如共產(chǎn)黨、共青團、二是政黨、團體和各種社會組織的機關(guān)，如共產(chǎn)黨、共青團、工會、婦聯(lián)等社會組織所設(shè)立的機關(guān)；工會、

29、婦聯(lián)等社會組織所設(shè)立的機關(guān)； 三是企業(yè)、事業(yè)實體單位所設(shè)立的機關(guān)，如廠礦、公司和文化三是企業(yè)、事業(yè)實體單位所設(shè)立的機關(guān)，如廠礦、公司和文化衛(wèi)生教育等。衛(wèi)生教育等。 行文關(guān)系行文關(guān)系上下級關(guān)系上下級關(guān)系 平級關(guān)系平級關(guān)系隸屬關(guān)系隸屬關(guān)系領(lǐng)導(dǎo)和被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系領(lǐng)導(dǎo)和被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系如我國行政管理系統(tǒng)的國務(wù)院和省政府、市政府、如我國行政管理系統(tǒng)的國務(wù)院和省政府、市政府、縣（區(qū)）政府、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）政府之間；省政府和各個縣（區(qū)）政府、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）政府之間；省政府和各個廳之間，廳和處、科之間，都是領(lǐng)導(dǎo)和被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系。廳之間，廳和處、科之間，都是領(lǐng)導(dǎo)和被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系。同等級別的關(guān)系同等級別的關(guān)系如省政府與省政府之間、市政府與市政府之

30、間、縣政如省政府與省政府之間、市政府與市政府之間、縣政府與縣政府之間；省政府下屬的各個廳之間，廳所屬府與縣政府之間；省政府下屬的各個廳之間，廳所屬的各處之間，處所屬的各個科之間。的各處之間，處所屬的各個科之間。非隸屬關(guān)系非隸屬關(guān)系不是同一垂直組織系統(tǒng)不是同一垂直組織系統(tǒng)不發(fā)生直接職能往來的不發(fā)生直接職能往來的機關(guān)之間的關(guān)系。機關(guān)之間的關(guān)系。這些機關(guān)包括平級機關(guān)或不同級別的機關(guān)。如省水利這些機關(guān)包括平級機關(guān)或不同級別的機關(guān)。如省水利廳人事處與省交通廳人事處之間，廣東水利電力職業(yè)廳人事處與省交通廳人事處之間，廣東水利電力職業(yè)技術(shù)學(xué)院計算機系與廣東輕工職業(yè)技術(shù)學(xué)院計算機系技術(shù)學(xué)院計算機系與廣東輕工職

31、業(yè)技術(shù)學(xué)院計算機系之間，雖同是處級，但不在同一垂直組織系統(tǒng)之間，雖同是處級，但不在同一垂直組織系統(tǒng)如省政府和它管轄范圍內(nèi)的市政府、縣（區(qū)）政府、鄉(xiāng)如省政府和它管轄范圍內(nèi)的市政府、縣（區(qū)）政府、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）政府之間；省政府與其屬下的廳之間、廳與其屬（鎮(zhèn)）政府之間；省政府與其屬下的廳之間、廳與其屬下的直屬單位之間的關(guān)系。下的直屬單位之間的關(guān)系。 同一垂直組織系統(tǒng)中存在直接職同一垂直組織系統(tǒng)中存在直接職能往來的上下級機關(guān)之間的關(guān)系能往來的上下級機關(guān)之間的關(guān)系 通知是批轉(zhuǎn)下級機關(guān)公文、轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)通知是批轉(zhuǎn)下級機關(guān)公文、轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)或不相隸屬機關(guān)公文、發(fā)布規(guī)章、傳達要求下或不相隸屬機關(guān)公文、發(fā)布規(guī)章、傳達

32、要求下級機關(guān)辦理和有關(guān)單位需要周知或者執(zhí)行的事級機關(guān)辦理和有關(guān)單位需要周知或者執(zhí)行的事項和任免和聘用干部所用的公文。項和任免和聘用干部所用的公文。 會議或活動通知會議或活動通知（告知性）（告知性）指指組織召開會議的機關(guān)向參加會議的機組織召開會議的機關(guān)向參加會議的機關(guān)單位行文，告知會議內(nèi)容、時間、關(guān)單位行文，告知會議內(nèi)容、時間、地點和會議要求的公文地點和會議要求的公文。 重要的事項可用正式文件印發(fā)，而一般事項如單位內(nèi)部的重要的事項可用正式文件印發(fā)，而一般事項如單位內(nèi)部的會議通知、政治學(xué)習(xí)通知、簡單的工作通知等，可用大字書寫會議通知、政治學(xué)習(xí)通知、簡單的工作通知等，可用大字書寫張貼或?qū)懺谛『诎迳希?/p>

33、放在顯眼的地方，讓大家都能看到。張貼或?qū)懺谛『诎迳希旁陲@眼的地方，讓大家都能看到。 這類通知被稱為這類通知被稱為“白頭通知白頭通知”，即只寫主文部分，不寫標(biāo)，即只寫主文部分，不寫標(biāo)題、主送機關(guān)，但必須寫明發(fā)文單位名稱、日期和印章（寫在題、主送機關(guān)，但必須寫明發(fā)文單位名稱、日期和印章（寫在黑板的不用）。黑板的不用）。1.標(biāo)題標(biāo)題 省略式省略式完全式完全式發(fā)文機關(guān)、事由、文種齊全的標(biāo)題發(fā)文機關(guān)、事由、文種齊全的標(biāo)題*關(guān)于組織公文知識培訓(xùn)的通知關(guān)于組織公文知識培訓(xùn)的通知根據(jù)需要省去其中的一項或兩項根據(jù)需要省去其中的一項或兩項（省略發(fā)文機關(guān)（省略發(fā)文機關(guān) ）（省略發(fā)文機關(guān)和事由）（省略發(fā)文機關(guān)和事由

34、）2.上款：上款： 受文對象一般不要是個受文對象一般不要是個人，可寫為人，可寫為“各各”（發(fā)文（發(fā)文機關(guān)管轄的、與本通知有關(guān)機關(guān)管轄的、與本通知有關(guān)的部門名稱）。的部門名稱）。 *3 3正文正文 要求要求（分條列項，邏輯排列，具體可行，謹防缺漏。） 緣由緣由（根據(jù)，為了，擬舉辦（召開）活動（會議），現(xiàn)將有關(guān)事宜通知如下：）*關(guān)于舉辦關(guān)于舉辦*活動的通知活動的通知 （召開）（召開） （會議）（會議）各各*： 為了為了，根據(jù)，根據(jù)，擬將舉辦（組織）一次，擬將舉辦（組織）一次*活動（會活動（會議），現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下：議），現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下：一、一、二、二、三、三、特此通知。特此通知。 *（章

35、）（章） *年年*月月*日日堂上練習(xí)：堂上練習(xí)：1.本公司擬舉辦一次本公司擬舉辦一次*比賽；比賽；2.本部門擬組織一次本部門擬組織一次*活動?；顒?。 1.標(biāo)題事由概括不當(dāng)（動賓搭配）；標(biāo)題事由概括不當(dāng)（動賓搭配）；2.受文對象不準確；受文對象不準確；3.理由不夠充分（局部利益）；理由不夠充分（局部利益）；4.請示事項不明確；請示事項不明確；5.結(jié)束語不規(guī)范。結(jié)束語不規(guī)范。都不是行政公文都不是行政公文調(diào)查報告調(diào)查報告報告（遲到）報告（遲到）實驗報告實驗報告 英模報告英模報告 分析報告分析報告辭職報告辭職報告 直陳其事，把情況及前因、后果寫清楚。 寫工作步驟、措施、效果。也可以寫工作的意 見、建議

36、或應(yīng)注意的問題。 可寫“特此報告”、“專此報告”，后面不用任何 標(biāo)點符號，或“以上報告如無不妥，請批轉(zhuǎn)各 地、各部門執(zhí)行”等。概述事實，重點突出，中心明確，實事求是， 有針對性。 函函 商洽性商洽性告知性告知性 適用于適用于不相隸屬單位之間的相互商洽工作不相隸屬單位之間的相互商洽工作、詢問和答復(fù)詢問和答復(fù);詢詢問有關(guān)主管部門、請求批準等問有關(guān)主管部門、請求批準等 。1 1.XXXX省省XXXX廳請匯報落實知識分子政等情況的函廳請匯報落實知識分子政等情況的函2.2.XXXX省廳省廳XXXX公司關(guān)于公司關(guān)于XX FC164SAXX FC164SA大卡車存在嚴重質(zhì)量問題要求賠償損失的函大卡車存在嚴重

37、質(zhì)量問題要求賠償損失的函3. .*學(xué)校關(guān)于請求在西新路興建教職工宿舍的函學(xué)校關(guān)于請求在西新路興建教職工宿舍的函 函函是平級或不相隸屬單位之間相互商洽是平級或不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問或答復(fù)問題、向有關(guān)主管部門請工作、詢問或答復(fù)問題、向有關(guān)主管部門請求批準的公文。求批準的公文。 函也叫信函，作為公文的函是指機關(guān)使函也叫信函，作為公文的函是指機關(guān)使用的公函，用的公函，不是個人信函不是個人信函。 函的特點函的特點 短小精悍，簡便靈活。有些函是很短小的，內(nèi)短小精悍，簡便靈活。有些函是很短小的，內(nèi)容單一，語言簡潔，有的便函只有三言兩語，因此，容單一，語言簡潔，有的便函只有三言兩語，因此，函有公文

38、函有公文“輕騎兵輕騎兵”之稱譽。之稱譽。 適用范圍廣泛，既可用于相互融洽工作，詢問答適用范圍廣泛，既可用于相互融洽工作，詢問答復(fù)問題，又可以用于向主管部門請示批準事項；復(fù)問題，又可以用于向主管部門請示批準事項；市交通局市交通局關(guān)于立即暢通南北交通干線的通知關(guān)于立即暢通南北交通干線的通知市公用局：市公用局： 貴局維修下水道，未經(jīng)與我局請示，便自作主貴局維修下水道，未經(jīng)與我局請示，便自作主張，阻斷張，阻斷大馬路，嚴重影響了南北交通干線的大馬路，嚴重影響了南北交通干線的正常通行，后果嚴重。通知貴局所屬維修隊即刻停正常通行，后果嚴重。通知貴局所屬維修隊即刻停止作業(yè)，恢復(fù)交通。其他事宜，待商談后再定。止

39、作業(yè)，恢復(fù)交通。其他事宜，待商談后再定。年年月月日（公章）日（公章）判斷判斷1. 標(biāo)題的文種錯誤。標(biāo)題的文種錯誤?！笆薪煌ň质薪煌ň帧焙秃汀笆泄镁质泄镁帧笔鞘峭墕挝?，不宜用同級單位，不宜用“通知通知”，而應(yīng)該用，而應(yīng)該用“商洽函商洽函”；2. 標(biāo)題的事由概括不當(dāng)，宜改為標(biāo)題的事由概括不當(dāng)，宜改為“請即停修下水道以暢通南北請即停修下水道以暢通南北交通干線交通干線”；3. 3. 用語不得體。如用語不得體。如“通知貴局所屬維修隊即刻停止作業(yè)通知貴局所屬維修隊即刻停止作業(yè)”。宜。宜改為改為“請通知貴局所屬維修隊暫停維修下水道的作業(yè)。請通知貴局所屬維修隊暫停維修下水道的作業(yè)?！庇钟秩缛纭拔唇?jīng)與我局請示未經(jīng)與我局請示”，“請示請示”一詞不當(dāng)，發(fā)文機關(guān)無權(quán)一詞不當(dāng)，發(fā)文機關(guān)無權(quán)通知對方向己方通知對方向己方“請示請示”，宜用，宜用“商洽商洽”。 評析評析函的類型函的類型 . .商洽函商洽函商洽函就是相互商洽工作的函，平級或不相隸屬單位之間有商洽函就是相互商洽工作的函，平級或不相隸屬單位之間有事項需要聯(lián)系商洽，用其他公文聯(lián)系不合適的，都可用函來事項需要聯(lián)系商洽，用其他公文聯(lián)系不合適的，都可用函來聯(lián)系。聯(lián)系。 . .問答函問答函問答函就是機關(guān)單位之間用來相互詢問和答復(fù)的函。問答函就是機關(guān)單位之間用來相互詢問和答復(fù)的函。