建筑工程合同管理流程

1、合同管理流程編制審核批準(zhǔn)日期日期日期修訂記錄日期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準(zhǔn)人1流程圖示2流程目的健全公司合同管理規(guī)范， 規(guī)范公司合同管理程序， 控制公司經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)， 提高合同審批效率。3 適用范圍適用于公司項(xiàng)目開(kāi)發(fā)涉與的經(jīng)濟(jì)技術(shù)合同 (不包含銀行貸款合同、 其他融資合 同、房屋銷(xiāo)售合同、商業(yè)租賃合同、人事合同等)的管理工作。4 流程責(zé)任人經(jīng)營(yíng)部負(fù)責(zé)人。5 術(shù)語(yǔ)和定義5.1 合同經(jīng)辦部門(mén)：是合同起草、報(bào)審、簽訂的主責(zé)部門(mén)。1) 工程類(lèi)合同工程部 / 經(jīng)營(yíng)部2) 設(shè)計(jì)類(lèi)合同總工室 / 經(jīng)營(yíng)部3) 營(yíng)銷(xiāo)類(lèi)合同經(jīng)營(yíng)部4) 商業(yè)類(lèi)合同經(jīng)營(yíng)部5.2 合同執(zhí)行部門(mén)：是合同具體實(shí)施的執(zhí)行部門(mén)，通常與合同經(jīng)

2、辦部門(mén)相同，工程戰(zhàn)略采購(gòu)類(lèi)合同除外。6 工作程序6.1 合同標(biāo)準(zhǔn)文本的編制1) 根據(jù)合約規(guī)劃，經(jīng)營(yíng)部負(fù)責(zé)編制各類(lèi)合同標(biāo)準(zhǔn)模板， 經(jīng)營(yíng)部組織各經(jīng)辦部門(mén)核實(shí)職責(zé)范圍內(nèi)的合同標(biāo)準(zhǔn)文本。 合同經(jīng)辦部門(mén)擬制完成后填寫(xiě)宣城市大唐萬(wàn)安置業(yè)有限公司合同評(píng)審會(huì)簽表 ，交審計(jì)部、法務(wù)部和財(cái)務(wù)部會(huì)簽，分管副總審核，執(zhí)行董事審批，總經(jīng)理審批。2) 經(jīng)辦部門(mén)根據(jù)審核部門(mén)的審核意見(jiàn)對(duì)合同標(biāo)準(zhǔn)文本進(jìn)行修訂，修訂完成的合同標(biāo)準(zhǔn)文本由相應(yīng)部門(mén)分管副總裁審批。3) 批準(zhǔn)后的合同標(biāo)準(zhǔn)文本由經(jīng)營(yíng)部保留正本并公布使用。4) 根據(jù)合同履行情況、政府法規(guī)政策調(diào)整、案例分析等結(jié)論，應(yīng)持續(xù)與時(shí)修改合 同標(biāo)準(zhǔn)文本，合同標(biāo)準(zhǔn)文本修改同編制程序。6

3、.2 合同擬定與簽署1) 合同擬定與洽談a) 同除即時(shí)結(jié)清者外，應(yīng)當(dāng)采用書(shū)面形式。b) 合同的起草工作應(yīng)爭(zhēng)取由我方或以我方為主承擔(dān)。 合同經(jīng)辦部門(mén)擬定合同文 本(包括電子版) ，已制訂并實(shí)施合同標(biāo)準(zhǔn)文本的，應(yīng)采用標(biāo)準(zhǔn)文本。采用 合同標(biāo)準(zhǔn)文本的， 經(jīng)雙方協(xié)商， 可對(duì)標(biāo)準(zhǔn)條款進(jìn)行修改， 也可增加補(bǔ)充條款。c) 政府有關(guān)部門(mén)有強(qiáng)制性規(guī)定，可采用政府有關(guān)部門(mén)要求的合同文本。d) 公司尚未制定或不宜采用合同標(biāo)準(zhǔn)文本的業(yè)務(wù)， 應(yīng)參照以往相類(lèi)似的合同標(biāo) 準(zhǔn)文本或合同示范文本另行擬定合同。e) 合同所有條款都必須具體、明確、完整，用詞準(zhǔn)確，責(zé)任清晰，不能含糊不 清、模棱兩可。手寫(xiě)部分字體要工整、認(rèn)真，不得隨意

4、涂改。f) 當(dāng)通過(guò)招投標(biāo)或其它合法途徑確定合同談判單位后， 合同經(jīng)辦部門(mén)應(yīng)在談判 前對(duì)合同談判對(duì)象的主體資格、 資信狀況、 履行能力、經(jīng)營(yíng)狀況、 市場(chǎng)需求、產(chǎn)品/服務(wù)質(zhì)量、價(jià)格等背景資料進(jìn)行了解和調(diào)查。對(duì)方委托代理人簽訂合同的，經(jīng)辦人必須要求對(duì)方代理人出具有對(duì)方法定代表人簽字并蓋公章的書(shū) 面授權(quán)委托書(shū)，同時(shí)要對(duì)授權(quán)的具體內(nèi)容和授權(quán)期限進(jìn)行審核。g）重大的或涉外的合同談判，應(yīng)由法務(wù)人員和經(jīng)濟(jì)、技術(shù)等專(zhuān)業(yè)人員參加。重 大合同是指：（1）法律關(guān)系復(fù)雜的合同，或（ 2 ）其簽訂和履行將對(duì)公司的 生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)產(chǎn)生重要影響的合同；或（ 3）公司對(duì)外簽訂的標(biāo)的額在 500 萬(wàn)元以上的合同。h）合同經(jīng)辦部門(mén)在

5、合同洽談前，需就以下談判準(zhǔn)備事項(xiàng)進(jìn)行安排： 確定談判的目標(biāo)； 確定必要時(shí)可作出的讓步； 確定我方與對(duì)方的實(shí)際需求（或目標(biāo)）和強(qiáng)制（或約束）條件； 準(zhǔn)備初步的談判日程與談判內(nèi)容的先后次序； 確定談判的人選、分工和談判的原則等。2） 合同審批a）與合作方洽談一致后，合同經(jīng)辦部門(mén)按照合同會(huì)簽表的要求，將草擬好 的合同分別報(bào)相關(guān)部門(mén)審核， 各審核人應(yīng)在各自的職權(quán)范圍內(nèi)對(duì)合同提出書(shū) 面，經(jīng)辦人員根據(jù)修改意見(jiàn)整理出最終的合同文本， 各審核部門(mén)根據(jù)最終的 合同文本在合同會(huì)簽表上簽署意見(jiàn)；b）審核部門(mén)可根據(jù)需要，要求合同經(jīng)辦部門(mén)提供與合同有關(guān)的補(bǔ)充證明材料， 承辦人應(yīng)予以配合。 如審核部門(mén)對(duì)合同主要內(nèi)容提出修

6、改意見(jiàn)， 合同經(jīng)辦部 門(mén)需重新組織與供方的洽商， 必要時(shí)各意見(jiàn)提出部門(mén)均應(yīng)參加洽商， 雙方取 得一致后再對(duì)合同文本進(jìn)行修改。合同審批城市/項(xiàng)目公司集團(tuán)總部成 本 采 購(gòu) 部營(yíng)銷(xiāo)部工 程 部/項(xiàng) 目 部財(cái)務(wù)部分 管 副 總 經(jīng) 理總經(jīng)理設(shè) 計(jì) 管 理 部工 程 管 理 部采 購(gòu) 管 理 中 心成 本 管 理 中 心財(cái)務(wù)部營(yíng)銷(xiāo)部人 力 行 政 部發(fā)起 部門(mén) 分管 副總 裁總 裁工程類(lèi)（包括監(jiān)理/施工/材料設(shè)備/基礎(chǔ)配套供應(yīng)商）500 萬(wàn)以上21O34OOOOO56-工程V30-500萬(wàn)21O34OOOOO5V工程30萬(wàn)以下21O3V2設(shè)計(jì)類(lèi)100 萬(wàn)以上O1O23OOOO45-設(shè)計(jì)V20-100萬(wàn)

7、O1O23OOOO4V設(shè)計(jì)20萬(wàn)以下O1O3V2營(yíng)銷(xiāo)類(lèi)100 萬(wàn)以上1O23OOO45-營(yíng)銷(xiāo)V 5100萬(wàn)1O23OOO4V營(yíng)銷(xiāo) 5萬(wàn)以O(shè)1O3V2下d）商業(yè)類(lèi)合同審核審批程序（待定）:合同審批商業(yè)管理公司集團(tuán)總部營(yíng)銷(xiāo)部財(cái)務(wù)部綜合 管理 部分管 副總 經(jīng)理總經(jīng)理采 購(gòu) 管 理 中 心財(cái)務(wù)部商 業(yè) 運(yùn) 營(yíng) 部人 力 行 政 部發(fā)起部 門(mén)分管 副總裁合同審批 1萬(wàn)以上1O123OO452商業(yè) 1萬(wàn)以下1O122符號(hào)說(shuō)明：1234表示流程起點(diǎn)與審核順序，O表示參與、會(huì)簽，2表示最終審批e）審核意見(jiàn)應(yīng)明確、具體，禁止使用“原則同意”、“基本可行”等模糊性語(yǔ)言， 一旦使用，視為未對(duì)合同審核。f）合同對(duì)方

8、履約能力或資信狀況有瑕疵的，原則上不應(yīng)與其訂立合同， 必須訂立同時(shí)，應(yīng)要求其提供有效的擔(dān)保。其中，以保證形式作出的擔(dān)保，其擔(dān)保 人必須是具有代償能力的獨(dú)立經(jīng)濟(jì)實(shí)體，并應(yīng)對(duì)擔(dān)保人進(jìn)行必要的審查。3）合同簽署a）公司對(duì)外合同應(yīng)由授權(quán)代表簽署。授權(quán)代表在簽訂合同前， 應(yīng)到人力行政部法務(wù)人員處辦理書(shū)面授權(quán)委托書(shū)，授權(quán)委托書(shū)必須明確委托范圍、權(quán)限和期 限，禁止使用“全權(quán)代理” 一類(lèi)的文字。b）公司各部門(mén)不得以自己的名義對(duì)外簽訂合同，如因業(yè)務(wù)需要，必須以部門(mén)名 義對(duì)外簽訂合同時(shí)，應(yīng)由授權(quán)代表授權(quán)。c）合同審批完成后，一般雙方同時(shí)簽字蓋章，不能同時(shí)簽字蓋章的，應(yīng)盡量避 免我方先行簽字蓋章。 人力行政部根據(jù)合

9、同審批表與授權(quán)代表在合同書(shū)上的 簽字直接蓋章，無(wú)須再辦理用印申請(qǐng)。若合同條文有修改，需合同訂立雙方 在修改處加蓋公章或合同專(zhuān)用章。d）合同內(nèi)容在一頁(yè)以上的，應(yīng)在每頁(yè)加蓋騎縫章。e）法律、法規(guī)規(guī)定合同應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)、登記等手續(xù)生效的，或者需要登記備案 的，經(jīng)辦人員應(yīng)當(dāng)與時(shí)辦理有關(guān)手續(xù)。f）合同作為公司對(duì)外活動(dòng)的重要的法律依據(jù)和憑證，有關(guān)人員應(yīng)保守合同秘密。6.3 合同歸檔1）合同簽訂完成后，公司原則上應(yīng)保留至少四份原件（ 1 份正本、 3 份副本），分 別由法務(wù)部（正本） 、合同執(zhí)行部門(mén)（副本） 、財(cái)務(wù)部（副本）和經(jīng)營(yíng)部（副本） 各留存合同原件一份。工程、材料設(shè)備采購(gòu)合同副本應(yīng)為4 份，審計(jì)部 /

10、 財(cái)務(wù)部、經(jīng)營(yíng)部分別保留合同副本一份。2）辦公室負(fù)責(zé)公司的合同管理存檔，公司各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)的合同管理。合同的 立卷、編號(hào)等管理按公司的檔案管理制度執(zhí)行。3）對(duì)合同履行過(guò)程中，各種經(jīng)雙方簽字確認(rèn)的清單、確認(rèn)書(shū)、補(bǔ)充協(xié)議等文件材 料，也應(yīng)作為合同附件與時(shí)歸檔。4）涉與訴訟或仲裁的合同， 相關(guān)人員應(yīng)在訴訟或仲裁生效并執(zhí)行完畢后一個(gè)月內(nèi) 交人力行政部存檔保存。5) 經(jīng)營(yíng)部定期組織合同經(jīng)辦部門(mén)、 合同執(zhí)行部門(mén)、 財(cái)務(wù)部開(kāi)展合同臺(tái)帳核對(duì)工作6) 各部門(mén)借閱合同資料應(yīng)在公司內(nèi)借閱， 并履行登記手續(xù)， 退還時(shí)人力行政部應(yīng) 檢查所查閱合同資料是否完整； 外單位人員借閱公司合同資料須持單位介紹信 并經(jīng)公司法定代

11、表人同意后方可辦理借閱手續(xù)。6.4 合同履行1) 合同訂立后，合同經(jīng)辦部門(mén)應(yīng)對(duì)合同執(zhí)行部門(mén)進(jìn)行合同交底。2) 合同執(zhí)行部門(mén)負(fù)責(zé)建立合同臺(tái)帳，并監(jiān)督合同的履行，有義務(wù)與時(shí)處理合同履 行過(guò)程中發(fā)生的問(wèn)題，并向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。3) 合同執(zhí)行部門(mén)注意收集保存合同履行過(guò)程中相關(guān)記錄、數(shù)據(jù)、證明材料等，進(jìn) 行對(duì)方履約情況評(píng)價(jià)，為建立公司合格供方提供依據(jù)。4) 在合同當(dāng)事人發(fā)生或可能發(fā)生違約時(shí)， 或者發(fā)生與合同有關(guān)的爭(zhēng)議時(shí)， 合同執(zhí) 行部門(mén)應(yīng)在法定、 約定或合理期限內(nèi)以書(shū)面方式向?qū)Ψ教岢霎愖h。 向?qū)Ψ教岢?異議的文件和對(duì)對(duì)方提出異議的答復(fù)文件須經(jīng)法務(wù)人員審核，并報(bào)經(jīng)營(yíng)部備 案。合同執(zhí)行部門(mén)應(yīng)與時(shí)跟進(jìn)事件情況進(jìn)

12、展， 將相關(guān)情況與時(shí)告知采購(gòu)管理中 心。5) 合同履行過(guò)程中，需妥善保管與合同履行有關(guān)的書(shū)面簽證、來(lái)往信函、文書(shū)、 電報(bào)等。向?qū)Ψ疆?dāng)事人交付重要資料時(shí)應(yīng)由對(duì)方當(dāng)事人出具收條。6) 合同履行完畢的標(biāo)準(zhǔn)， 應(yīng)以合同條款或法律規(guī)定為準(zhǔn)。沒(méi)有合同條款或法律規(guī) 定，一般應(yīng)以標(biāo)的物交付完畢、工程竣工并驗(yàn)收合格、價(jià)款結(jié)清、無(wú)遺留交涉 手續(xù)為準(zhǔn)。6.5 合同變更或解除經(jīng)合1) 根據(jù)合同履行的實(shí)際情況，如公司認(rèn)為確需變更合同內(nèi)容或解除合同的，同各方協(xié)商一致， 可進(jìn)行合同變更或解除， 合同變更或解除的通知或協(xié)商意見(jiàn) 應(yīng)采用書(shū)面形式。合同變更和解除依照合同的簽訂流程進(jìn)行審批。2) 合同執(zhí)行部門(mén)在收到對(duì)方要求變更或解

13、除合同的通知后，應(yīng)與時(shí)提請(qǐng)主管領(lǐng) 導(dǎo)、法務(wù)部人員處理。3) 合同未履行完畢， 但確定不再繼續(xù)履行的， 合同執(zhí)行部門(mén)應(yīng)做好終止或解除記 錄，收集履行過(guò)程中所有與合同有關(guān)的文件，做好經(jīng)濟(jì)往來(lái)和合同結(jié)算工作， 并辦理解除合同的手續(xù)。4) 合同的變更、解除應(yīng)注意以下事項(xiàng)：a) 主體變更、解除，應(yīng)征得合同各方同意。b) 有擔(dān)保條款的合同變更， 應(yīng)征求原擔(dān)保單位的同意并在變更協(xié)議上加蓋擔(dān)保 單位的印章。c) 經(jīng)登記、批準(zhǔn)、鑒證、見(jiàn)證、公證的合同，變更協(xié)議應(yīng)重新登記、批準(zhǔn)、鑒 證、見(jiàn)證、公證。d) 合同中訂有保密條款或附有保密協(xié)議的，合同解除后，其效力并不受影響； 合同變更時(shí)， 如果涉與到雙方當(dāng)事人的變更或

14、合同內(nèi)容的變更， 應(yīng)變更保密 條款或保密協(xié)議。e) 聯(lián)營(yíng)、承包經(jīng)營(yíng)、涉外等合同的變更或解除，法律有特別規(guī)定的，應(yīng)依特別 規(guī)定辦理。同時(shí)應(yīng)迅速6.6 合同糾紛處理1) 糾紛發(fā)生后，合同執(zhí)行部門(mén)應(yīng)與時(shí)向法務(wù)人員遞交合同糾紛說(shuō)明，收集下列有關(guān)證據(jù)（原件）：a）合同文件（包括變更、解除合同的協(xié)議、電報(bào)、電傳、傳真、信函、圖表、視聽(tīng)資料、廣告、授權(quán)委托書(shū)，介紹信與其他有關(guān)資料等）。b）送貨、提貨、托運(yùn)、驗(yàn)收、發(fā)票等有關(guān)票證票據(jù)。c）貨款的承付、托收憑證、信用證、完稅憑證、有關(guān)資金管理賬目。d）作為質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的法定或約定文本、圭寸樣、樣品與鑒定報(bào)告、檢測(cè)結(jié)果等。e）證人證言。f）其他證據(jù)材料。2）法務(wù)人員根

15、據(jù)情況，在3 -5日內(nèi)提出處理意見(jiàn)，最終提交公司總經(jīng)理審批。3） 合同糾紛經(jīng)雙方協(xié)商達(dá)成處理意見(jiàn)的，應(yīng)訂立書(shū)面協(xié)議，由雙方代表簽字并加 蓋公章或合同章。4）對(duì)經(jīng)協(xié)商無(wú)法解決的糾紛，經(jīng)公司總經(jīng)理同意，法務(wù)人員可向仲裁委員會(huì)申請(qǐng) 仲裁或向人民法院起訴。5）糾紛處理完畢后，由法務(wù)人員負(fù)責(zé)向公司總裁報(bào)告；重大合同的糾紛處理，應(yīng) 隨時(shí)向總經(jīng)理報(bào)告進(jìn)展情況。6.7合同款支付1）合同執(zhí)行部門(mén)負(fù)責(zé)合同款支付的經(jīng)辦，填寫(xiě)合同付款審批表。審批參照如下權(quán)限進(jìn)行：a）非商業(yè)類(lèi)合同付款審批（待定）:合同付款審批城市/項(xiàng)目公司集團(tuán)總部成營(yíng)工財(cái)分總設(shè)成財(cái)營(yíng)發(fā)起總裁本 采 購(gòu) 部銷(xiāo)部程 部/項(xiàng) 目 部務(wù)部管 副 總 經(jīng) 理經(jīng)

16、理計(jì) 管 理 部本 管 理 中 心務(wù)部銷(xiāo)部部門(mén) 分管 副總 裁工程與材料設(shè)備結(jié)算審核500萬(wàn)以上或 超合同價(jià)5%以 上，并且超預(yù)算213456-成本V50-500 萬(wàn)21345V -成本50萬(wàn)以下213V工程類(lèi)（進(jìn)度款）500萬(wàn)以上21345OO6-工程V50-500 萬(wàn)21345OOV工程50萬(wàn)以下2134V設(shè)計(jì)類(lèi)500萬(wàn)以上O1234OO5-設(shè)計(jì)V50-500 萬(wàn)O1234OO“設(shè)計(jì)50萬(wàn)以下O123V營(yíng)銷(xiāo)類(lèi)100萬(wàn)以上O1234OO5-營(yíng)銷(xiāo)V5-100 萬(wàn)O1234OOV -營(yíng)銷(xiāo)5 萬(wàn)以下 | O | 1 | I 2 | 3 | Vb）商業(yè)類(lèi)合同付款審批程序（待定）：合同付款審批商業(yè)管理公司集團(tuán)總部營(yíng)銷(xiāo)部財(cái)務(wù)部綜合 管理 部分管