第二節(jié) 秘書日常工作之郵件收發(fā)

1、.辦公室日常事務(wù)辦公室日常事務(wù)第二節(jié)第二節(jié) 郵件收發(fā)郵件收發(fā).辦公室的郵件類型辦公室的郵件類型 會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人郵政郵件郵政郵件電子郵件電子郵件混合信函混合信函.郵件的接收郵件的閱辦郵件的分類郵件的拆封郵件的登記郵件的分送會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人. 郵件的收取郵件的收取 一、定時，專用包一、定時，專用包 二、核對清楚二、核對清楚 三、主動問詢?nèi)⒅鲃訂栐?郵件分類的原則郵件分類的原則 私人郵件與公務(wù)郵件分開；私人郵件與公務(wù)郵件分開； 重要郵件和普通郵件分開；重要郵件和普通郵件分開； 會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人.相關(guān)鏈接相關(guān)

2、鏈接 郵政業(yè)務(wù)知識郵政業(yè)務(wù)知識 一、信函交寄的范圍有哪些？一、信函交寄的范圍有哪些？ 信函適用于交寄書面通信、各種公文、信函適用于交寄書面通信、各種公文、印有印有“內(nèi)部內(nèi)部”字樣的書籍、報紙、期刊、字樣的書籍、報紙、期刊、教材和各種資料；各種業(yè)務(wù)性書面材料，教材和各種資料；各種業(yè)務(wù)性書面材料，如稿件、提貨單、請柬、征訂單、協(xié)議、如稿件、提貨單、請柬、征訂單、協(xié)議、票據(jù)、入場券、郵票、照片、報表；各種票據(jù)、入場券、郵票、照片、報表；各種證件，如戶口遷移證、戶口本、團員證等。證件，如戶口遷移證、戶口本、團員證等。會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人. 二、如何交寄印刷品？二、如何交寄印刷

3、品？ 印刷品交寄時，內(nèi)部不可夾帶信函和現(xiàn)金印刷品交寄時，內(nèi)部不可夾帶信函和現(xiàn)金及其他物品，郵寄時交郵局工作人員驗視內(nèi)件及其他物品，郵寄時交郵局工作人員驗視內(nèi)件后再進行封裝、交寄，不要投入郵筒或信箱，后再進行封裝、交寄，不要投入郵筒或信箱，投入郵筒或信箱的按信函處理。掛號郵寄時，投入郵筒或信箱的按信函處理。掛號郵寄時，除按重量交付郵費外，還要交付掛號費，郵局除按重量交付郵費外，還要交付掛號費，郵局收寄后出給收據(jù)，妥善保存?zhèn)洳?。收寄后出給收據(jù)，妥善保存?zhèn)洳椤? 三、什么是保價信函？三、什么是保價信函？ 保價信函是用戶郵寄較貴重的物品和有價保價信函是用戶郵寄較貴重的物品和有價證券時，可申報與內(nèi)件價值

4、一致的保價金額。郵證券時，可申報與內(nèi)件價值一致的保價金額。郵局按特定手續(xù)進行收寄處理，并按規(guī)定收取保價局按特定手續(xù)進行收寄處理，并按規(guī)定收取保價費，在運遞過程中如因郵局責任發(fā)生丟失、損毀費，在運遞過程中如因郵局責任發(fā)生丟失、損毀和短少時，郵局按其保價金額，予以賠償。和短少時，郵局按其保價金額，予以賠償。 保價信函準寄各種有價證券和寄件人認為保價信函準寄各種有價證券和寄件人認為重要的文件，如儲蓄單、存折、支票、貴重集郵重要的文件，如儲蓄單、存折、支票、貴重集郵品、國庫券、提貨單、證據(jù)等。保價印刷品的準品、國庫券、提貨單、證據(jù)等。保價印刷品的準寄范圍與印刷品相同。國內(nèi)保價信函的保價金額，寄范圍與印

5、刷品相同。國內(nèi)保價信函的保價金額，每件最高以人民幣每件最高以人民幣50，000元為限，國際保價函元為限，國際保價函件的保價金額最高不得超過人民幣件的保價金額最高不得超過人民幣10000元。元。 .相關(guān)鏈接相關(guān)鏈接 四、什么是特快專遞？四、什么是特快專遞？ 特快專遞是一項快速的郵件投遞業(yè)務(wù)，特快專遞是一項快速的郵件投遞業(yè)務(wù)，它以高速度、高質(zhì)量為用戶傳遞國際、國它以高速度、高質(zhì)量為用戶傳遞國際、國內(nèi)的緊急信函、文件資料、金融票據(jù)、商內(nèi)的緊急信函、文件資料、金融票據(jù)、商品貨樣等各類文件資料和物品。按服務(wù)方品貨樣等各類文件資料和物品。按服務(wù)方式區(qū)分，可將特快專遞分為式區(qū)分，可將特快專遞分為定時服務(wù)和特

6、定時服務(wù)和特需服務(wù)需服務(wù)兩種，按郵件內(nèi)件性質(zhì)可將特快專兩種，按郵件內(nèi)件性質(zhì)可將特快專遞區(qū)分為遞區(qū)分為信函類、文件資料類和物品類信函類、文件資料類和物品類等等三種。三種。 會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人. 五、如何封裝包裹？五、如何封裝包裹？ 用戶交寄包裹時，應(yīng)按照所寄物品的性質(zhì)、大小、輕用戶交寄包裹時，應(yīng)按照所寄物品的性質(zhì)、大小、輕重、寄遞路程遠近和運輸情況，選用重、寄遞路程遠近和運輸情況，選用 適當包裝材料妥為適當包裝材料妥為包裝。包裝。 脆弱易碎物品，內(nèi)件與箱板之間要留出脆弱易碎物品，內(nèi)件與箱板之間要留出2厘米的空厘米的空間，用柔軟物料充分填塞。箱內(nèi)物品不止一件時，還要分間

7、，用柔軟物料充分填塞。箱內(nèi)物品不止一件時，還要分別用瓦楞紙、海綿等物包扎，防止運輸途中碰撞損壞。流別用瓦楞紙、海綿等物包扎，防止運輸途中碰撞損壞。流質(zhì)及易溶物品，要先裝入完全密封的容器內(nèi)，再裝入箱內(nèi)，質(zhì)及易溶物品，要先裝入完全密封的容器內(nèi)，再裝入箱內(nèi)，按上述方法填充箱內(nèi)。對油膩、腥味、容易受潮的物品及按上述方法填充箱內(nèi)。對油膩、腥味、容易受潮的物品及有色的干粉末，應(yīng)使用不透油的包皮套封后再裝入箱內(nèi)運有色的干粉末，應(yīng)使用不透油的包皮套封后再裝入箱內(nèi)運遞。遞。 對柔軟、干燥、耐壓、不怕碰撞的物品，可以用布、對柔軟、干燥、耐壓、不怕碰撞的物品，可以用布、箱包裝。箱包裝。 貴重物品，例如，手表、相機、

8、金銀物品、珠寶貴重物品，例如，手表、相機、金銀物品、珠寶等要裝入堅固耐壓的紙質(zhì)或金屬箱匣或者木箱內(nèi)，箱內(nèi)空等要裝入堅固耐壓的紙質(zhì)或金屬箱匣或者木箱內(nèi)，箱內(nèi)空隙的地方用柔軟物料妥為填塞，箱外再用堅韌的紙或布包隙的地方用柔軟物料妥為填塞，箱外再用堅韌的紙或布包裝。裝。 用戶交寄包裹時，郵局工作人員要驗視內(nèi)件，請交寄用戶交寄包裹時，郵局工作人員要驗視內(nèi)件，請交寄前準備好包裝材料，待工作人員驗視后再行包裝。前準備好包裝材料，待工作人員驗視后再行包裝。.郵件的接收會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人郵件拆封郵件拆封拆封的步驟是：拆封的步驟是：（1）仔細開拆）仔細開拆（2）誤拆信件后）誤拆信件后

9、 （3）核對日期和附件）核對日期和附件 （4）開拆后裝訂）開拆后裝訂（5）信封不可丟棄）信封不可丟棄 （6）填寫郵件登記單）填寫郵件登記單.郵件的接收郵件登記表郵件登記表 年月日年月日會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人序號收件時間郵件名稱發(fā)件人及單位名稱郵件種類或主題收件人辦理期限備注.會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人郵件分送郵件分送1、上司親收件、上司親收件2、歸部門辦理的文件信函、歸部門辦理的文件信函3、傳閱或分送復印件。、傳閱或分送復印件。4、私人信件可放入指定信袋或順便送、私人信件可放入指定信袋或順便送交交5、報刊雜志則分別上夾或上架。、報刊雜志則分別上夾或上

10、架。6、平整裝訂以便辦畢保管備查。、平整裝訂以便辦畢保管備查。 .郵件的接收順序傳閱人簽名簡單意見日期會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人 傳閱順序單傳閱順序單. 郵件轉(zhuǎn)送單郵件轉(zhuǎn)送單日期： 年 月 日 時 分致：發(fā)自： 供您參閱： 供您參閱： 閱后 閱后 閱后 閱后意見：備注：. 可用不同顏色的文件夾放置不同處理要可用不同顏色的文件夾放置不同處理要求的郵件，如：用求的郵件，如：用紅色文件紅色文件夾放置優(yōu)先考慮夾放置優(yōu)先考慮的信函，用的信函，用黃色文件夾黃色文件夾放置例行性備忘錄，放置例行性備忘錄，用用藍色文件夾藍色文件夾放置特殊信函，用放置特殊信函，用綠色文件綠色文件夾夾放置私人事

11、務(wù)信函。放置私人事務(wù)信函。呈送前可以使用帶顏色的筆在信件上標呈送前可以使用帶顏色的筆在信件上標出重要的詞句，但出重要的詞句，但最好使用最好使用黃色黃色的筆的筆。 會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人.郵件的接收郵件的閱辦郵件的閱辦向領(lǐng)導呈交郵件時應(yīng)注意：向領(lǐng)導呈交郵件時應(yīng)注意： 1、主上次下、主上次下 2、輔助閱信、輔助閱信 （1）輔助）輔助“閱閱” （2）輔助）輔助“辦辦”. 領(lǐng)導外出時郵件的處理辦法領(lǐng)導外出時郵件的處理辦法 1、主動請示、主動請示 2、收好郵件，去電告知、收好郵件，去電告知 3、轉(zhuǎn)寄郵件復印件、轉(zhuǎn)寄郵件復印件 （保密、私人郵（保密、私人郵件除外）件除外） 4、授權(quán)

12、郵件的處理、授權(quán)郵件的處理 5、郵件積壓要分類、郵件積壓要分類 . 郵件摘要表郵件摘要表序號收發(fā)時間郵件類別來件人及單位郵件內(nèi)容辦理結(jié)果辦理時間分類. 如果某封郵件是以不同于普通郵件的方法郵如果某封郵件是以不同于普通郵件的方法郵寄的，應(yīng)該在這封郵件的信封上予以注明，寄的，應(yīng)該在這封郵件的信封上予以注明，有兩種類型：有兩種類型：一是郵件性質(zhì)標記：如一是郵件性質(zhì)標記：如“私人私人(PERSONAL)”、“保密保密(CONFIDENTIAL)”，全用大寫字母構(gòu)成，全用大寫字母構(gòu)成的特別郵件號。的特別郵件號。二是郵寄方式標記：如二是郵寄方式標記：如“特快專遞特快專遞(SPECIAL DELIVERY)

13、”、“掛號信掛號信”等。等。會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人.郵件的寄發(fā)郵件的簽發(fā)郵件的查核郵件的封裝、登記選擇寄發(fā)方式會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人.郵件簽發(fā)郵件簽發(fā)查核郵件查核郵件會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人.郵件的封裝和登記郵件的封裝和登記 1、折疊信紙、折疊信紙2、放好附件、放好附件3、膠水、膠水 4、登記重要郵件、登記重要郵件會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人. 選擇寄發(fā)方式選擇寄發(fā)方式 平信：平信： 明信片：明信片： 印刷品：印刷品： 掛號信：掛號信： 包裹：包裹： 特快專遞：定時服務(wù)，特需服務(wù)特快專遞：定時服務(wù)，特需服務(wù)

14、 電子郵件、傳真、電傳、電報：電子郵件、傳真、電傳、電報：注意：注意：根據(jù)信件內(nèi)容的重要性及時效性選根據(jù)信件內(nèi)容的重要性及時效性選擇妥當?shù)膫鬟f方式。擇妥當?shù)膫鬟f方式。會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人. 1、要熟悉本公司報刊、郵件、函電收、要熟悉本公司報刊、郵件、函電收發(fā)制度；發(fā)制度；2、要了解各種郵政業(yè)務(wù)、要了解各種郵政業(yè)務(wù)3、領(lǐng)導外出不在公司、領(lǐng)導外出不在公司會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人.實踐訓練（一）課堂討論（一）課堂討論1、除了郵件封皮上注明的、除了郵件封皮上注明的“機要機要”、“急件急件”外，外，還可以根據(jù)什么標記判斷所收進的郵件是重要或還可以根據(jù)什么標

15、記判斷所收進的郵件是重要或緊急的？緊急的？2、拆封郵件要注意什么？、拆封郵件要注意什么？3、向領(lǐng)導呈送郵件時要注意什么？、向領(lǐng)導呈送郵件時要注意什么？4、郵件的寄發(fā)方式有哪些？、郵件的寄發(fā)方式有哪些？5、領(lǐng)導不在公司，秘書如何處理郵件？、領(lǐng)導不在公司，秘書如何處理郵件？會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人. 情景案例 宏利公司秘書賈珊的郵件收發(fā)處理工作很多：宏利公司秘書賈珊的郵件收發(fā)處理工作很多：1、處理發(fā)給總經(jīng)理的函件，封面上有、處理發(fā)給總經(jīng)理的函件，封面上有“急件急件”字樣；字樣；2、復印一份將給某客戶的答復信以備存，原件郵寄、復印一份將給某客戶的答復信以備存，原件郵寄給對方；給

16、對方；3、處理寄給人事部劉部長的包裹；、處理寄給人事部劉部長的包裹；4、處理市商業(yè)局發(fā)來的一份政策性文件，上面有總、處理市商業(yè)局發(fā)來的一份政策性文件，上面有總經(jīng)理的批辦意見：經(jīng)理的批辦意見：“交各部門負責人傳閱交各部門負責人傳閱”；5、正在外地參加某商品交易會的副總打來電話，要、正在外地參加某商品交易會的副總打來電話，要求賈珊立即寄送本公司的一個商品的樣本過去；求賈珊立即寄送本公司的一個商品的樣本過去；6、處理一批收到的商業(yè)信函、若干封私人信件和報、處理一批收到的商業(yè)信函、若干封私人信件和報刊、小冊子等印刷材料；刊、小冊子等印刷材料；7、三個客戶的郵件需要在四小時內(nèi)回復，江蘇分公、三個客戶的郵

17、件需要在四小時內(nèi)回復，江蘇分公司催要廣告宣傳單等文字材料。司催要廣告宣傳單等文字材料。會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人.項目任務(wù)項目任務(wù)如果你是宏利公司的秘書賈珊，你將如如果你是宏利公司的秘書賈珊，你將如何按照正常的程序和規(guī)范的要求處理今天郵件何按照正常的程序和規(guī)范的要求處理今天郵件的收發(fā)工作而不致于影響其他工作？的收發(fā)工作而不致于影響其他工作？會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人.任務(wù)分析 首先，要區(qū)別收發(fā)件的輕重緩急。首先，要區(qū)別收發(fā)件的輕重緩急。應(yīng)應(yīng)該要重點處理有時間要求的函件，如該要重點處理有時間要求的函件，如寄給總經(jīng)理的急件、公司副總催要的寄給總經(jīng)理的急件、公

18、司副總催要的商品樣本、客戶需要及時回復的電子商品樣本、客戶需要及時回復的電子郵件以及江蘇分公司催要的材料。在郵件以及江蘇分公司催要的材料。在這些收發(fā)件中又要根據(jù)函件的重要程這些收發(fā)件中又要根據(jù)函件的重要程度作出優(yōu)先與否的不同處理。度作出優(yōu)先與否的不同處理。會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人. 其次，要注意公私函件的不同處理。其次，要注意公私函件的不同處理。收收到的到的公函公函，如果沒有時間上的要求，可，如果沒有時間上的要求，可按正常的程序和規(guī)范來處理，該登記的按正常的程序和規(guī)范來處理，該登記的要登記，送達的部門和人員要確定，如要登記，送達的部門和人員要確定，如有傳閱要求，按傳閱的程序來辦，寄發(fā)有傳閱要求，按傳閱的程序來辦，寄發(fā)的公函，一定要選擇合適的寄發(fā)方式；的公函，一定要選擇合適的寄發(fā)方式；對于對于私人函件私人函件，最好在公司的合適位置，最好在