Excel報(bào)盤(pán)使用指南

1、.Excel報(bào)盤(pán)使用指南一、前言首先感謝您使用Excel報(bào)盤(pán)方式上報(bào)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。該Excel報(bào)盤(pán)系統(tǒng)主要是根據(jù)我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)的有關(guān)政策，對(duì)企、事業(yè)單位的數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合管理。具體功能包括企、事業(yè)單位人員基本信息管理、工資變更信息申報(bào)等功能。在操作時(shí)，相關(guān)人員應(yīng)嚴(yán)格按照本手冊(cè)的操作說(shuō)明進(jìn)行。因相關(guān)人員的誤操作而造成的各種后果及損失，責(zé)任自行承擔(dān)。任何意見(jiàn)及建議，歡迎您隨時(shí)提出。二、工作流程綜述參保單位需要嚴(yán)格按照該流程進(jìn)行操作，以保證正常的業(yè)務(wù)申報(bào)。1、首先，企、事業(yè)單位應(yīng)先到所屬區(qū)域公共業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)機(jī)構(gòu)要求領(lǐng)取單位回盤(pán)信息的excel文件，該文件的意義主要在于告訴企、事業(yè)單位目前業(yè)務(wù)系統(tǒng)中您的企、事業(yè)單位

2、所有的人員的具體情況。具體的文件格式可以舉例說(shuō)明，如“10096871_單位回盤(pán)信息_201011養(yǎng)老保險(xiǎn)(423)失業(yè)保險(xiǎn)(452)生育保險(xiǎn)(569).xls”，其中“10096871”為該企、事業(yè)單位在系統(tǒng)中的單位社會(huì)保障號(hào)，用于單位申報(bào)業(yè)務(wù)和查詢使用?！?01011”為生成該文件的年月，養(yǎng)老保險(xiǎn)(423)失業(yè)保險(xiǎn)(452)生育保險(xiǎn)(569)代表該單位目前參保了養(yǎng)老保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、生育保險(xiǎn)三個(gè)險(xiǎn)種，括號(hào)中的數(shù)字代表對(duì)應(yīng)險(xiǎn)種的參保人數(shù)。參保單位需要核對(duì)系統(tǒng)中提示的參保信息是否完整，如果不完整，例如上述這個(gè)單位還參加了工傷保險(xiǎn)，但是回盤(pán)文件中未體現(xiàn)，則說(shuō)明此單位在工傷保險(xiǎn)登記的單位名稱和其他險(xiǎn)

3、種登記的單位名稱差別較大，在數(shù)據(jù)合并時(shí)作為兩家單位進(jìn)入系統(tǒng)了，可以請(qǐng)操作員用單位名稱的關(guān)鍵字查詢出信息后，對(duì)兩家單位進(jìn)行合并。該excel文件中主要內(nèi)容是所有人員的基本信息，以供企、事業(yè)單位按照這個(gè)文件的內(nèi)容來(lái)填寫(xiě)業(yè)務(wù)申報(bào)模板，其中最為主要的是每個(gè)人員的社會(huì)保障號(hào)，請(qǐng)確認(rèn)填寫(xiě)申報(bào)業(yè)務(wù)內(nèi)容時(shí)該項(xiàng)目一定是正確的。這里需要注意的是，大多數(shù)單位尤其是參保人數(shù)較多的單位，會(huì)收到文件名例如“10096871人員重復(fù)信息”的txt文件，此文件中所列的是疑似重復(fù)人員，所謂疑似重復(fù)人員，是指參保單位在原先各險(xiǎn)種申報(bào)參保時(shí)，由于填寫(xiě)字跡不清或錄入錯(cuò)誤導(dǎo)致同一參保人員在各系統(tǒng)登記的身份證號(hào)差1位或多位，姓名為形近字

4、或同音字，在數(shù)據(jù)遷移合并時(shí)轉(zhuǎn)換成了兩個(gè)人員。身份證差位的例子列舉如下：個(gè)人編號(hào)身份證號(hào)姓名性別參保險(xiǎn)種信息1040000745512323197311090926蔡加敏女養(yǎng)老 (1991-07-01)(正常) 生育(2007-01-01)(正常)1040092761512323197311099026蔡加敏女失業(yè) (2005-11-01)(正常)這個(gè)例子中，第一個(gè)人員在養(yǎng)老保險(xiǎn)和生育保險(xiǎn)參保時(shí)登記的身份證號(hào)和在失業(yè)保險(xiǎn)參保時(shí)登記的身份證號(hào)倒數(shù)第3-4位不同。姓名為形近字的例子如下：個(gè)人編號(hào)身份證號(hào)姓名性別參保險(xiǎn)種信息1040006200512323196807010323曾祿容女養(yǎng)老 (199

5、2-04-01)(正常)1040055606512323196807010323曾綠容女失業(yè) (2006-12-01)(正常) 生育(2007-01-01)(正常)在這個(gè)例子中，第一個(gè)人員在參加養(yǎng)老時(shí)登記的姓名和參加失業(yè)保險(xiǎn)和生育保險(xiǎn)時(shí)登記的姓名中間一字相似，可能為筆誤或錄入錯(cuò)誤。以上兩個(gè)例子在數(shù)據(jù)裝換時(shí)，都作為兩個(gè)人處理，需要參保單位在自行確認(rèn)后，填寫(xiě)“人員合并”模板進(jìn)行合并，具體填寫(xiě)方法見(jiàn)后文說(shuō)明。合并的原則是：參加養(yǎng)老保險(xiǎn)的，以養(yǎng)老保險(xiǎn)為準(zhǔn)進(jìn)行合并；未參加養(yǎng)老保險(xiǎn)的，以任一信息為準(zhǔn)進(jìn)行合并。但是務(wù)必要保證合并后保留的信息是準(zhǔn)確的。另外，企、事業(yè)單位在初次領(lǐng)取回盤(pán)信息的同時(shí)，還應(yīng)該從公共機(jī)

6、構(gòu)領(lǐng)取到“Excel報(bào)盤(pán)使用指南.doc”，“人員增加.xls”，“人員減少.xls” ，“人員基礎(chǔ)信息維護(hù).xls”,“年度工資申報(bào).xls”，“人員合并表格.xls”6個(gè)文檔，供上報(bào)業(yè)務(wù)使用。2、企、事業(yè)單位工作人員將所有電子資料帶回企、事業(yè)單位后，開(kāi)始根據(jù)自身需要進(jìn)行各種業(yè)務(wù)的填寫(xiě)工作。下面將詳細(xì)說(shuō)明每一個(gè)文件的使用場(chǎng)合及相關(guān)使用方法。首先，切記不要將您帶回來(lái)的excel文件改名，因?yàn)楣矙C(jī)構(gòu)接收Excel報(bào)盤(pán)的程序是按照固定文件名稱來(lái)接受數(shù)據(jù)的。另外在使用Excel軟件時(shí),請(qǐng)盡量使用Excel XP 以上版本，軟件版本越高越好，并設(shè)置Excel軟件菜單“工具”下“選項(xiàng)”字菜單，設(shè)置其中

7、“安全性”中“宏安全性”,選擇“中”或“低”（建議）（如圖一），這樣，在打開(kāi)上報(bào)模板后里面關(guān)于自動(dòng)校驗(yàn)數(shù)據(jù)的程序才可以發(fā)生作用，您才可以使用到模板中校驗(yàn)等功能給您的提示，另外，有一些防病毒軟件可能會(huì)警告您這些Excel文件中可能會(huì)包含宏病毒的提示，請(qǐng)不要使用殺毒軟件來(lái)清理公共機(jī)構(gòu)給您的excel,這樣可能會(huì)破壞模板文件中的信息內(nèi)容。如果在打開(kāi)Excel模板文件時(shí)Office詢問(wèn)您該文件包含宏，請(qǐng)選擇啟用宏的選項(xiàng)（如圖二）。圖一 設(shè)置安全性圖二 選擇啟用宏當(dāng)所有設(shè)置正常后，可以開(kāi)始我們的填報(bào)工作了。3、企、事業(yè)單位在完成所有需要上報(bào)的模板文件的填寫(xiě)后，請(qǐng)攜帶有關(guān)各種證明材料以及Excel報(bào)盤(pán)相關(guān)

8、的電子內(nèi)容到公共窗口進(jìn)行業(yè)務(wù)申報(bào)，在完成處理后，請(qǐng)重新向公共窗口申請(qǐng)，獲取到最新的回盤(pán)的資料，以進(jìn)行下一次的業(yè)務(wù)處理。 三、注意事項(xiàng)首先，每個(gè)上報(bào)用的Excel文件的基礎(chǔ)格式都比較類(lèi)似，下面做統(tǒng)一的介紹。1、文件的第二行是紅字的標(biāo)題，也就是每一個(gè)列應(yīng)該填寫(xiě)什么樣的數(shù)據(jù)，例如“個(gè)人編號(hào)、證件號(hào)碼、姓名”，這類(lèi)內(nèi)容請(qǐng)從公共機(jī)構(gòu)發(fā)放給您的單位回盤(pán)信息的Excel表格中通過(guò)復(fù)制粘貼的方式放入Excel中，并保證其內(nèi)容的正確性，其他有些內(nèi)容需要您按照實(shí)際數(shù)據(jù)填寫(xiě)，例如“應(yīng)繳費(fèi)月數(shù)、年工資總額、月平均工資”等等。文件的第三行為淡綠色背景的文字說(shuō)明，標(biāo)注了每個(gè)列的具體意義及數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)要求。以上幾行內(nèi)容請(qǐng)勿修改

9、變動(dòng)，或者刪除，否則上報(bào)文件時(shí)讀取數(shù)據(jù)的時(shí)候?qū)⒊霈F(xiàn)異常。 請(qǐng)勿隨意修改或刪除模板中各數(shù)據(jù)項(xiàng)得順序，否則上報(bào)文件時(shí)讀取數(shù)據(jù)的時(shí)候?qū)⒊霈F(xiàn)異常。第四行開(kāi)始就是您輸入的位置了，可以根據(jù)需要開(kāi)始填報(bào)您的信息。2、文件中第一行為一個(gè)“數(shù)據(jù)校驗(yàn)”按鈕，該按鈕的作用是當(dāng)您填寫(xiě)完成所有數(shù)據(jù)后，可以點(diǎn)擊這個(gè)按鈕，執(zhí)行Excel文檔中包含的校驗(yàn)邏輯，來(lái)判斷您填寫(xiě)的內(nèi)容是否有什么比較簡(jiǎn)單的錯(cuò)誤，如果有，會(huì)在對(duì)應(yīng)行的第一列中顯示具體的錯(cuò)誤信息，背景為紅色，如圖三：圖三 錯(cuò)誤信息請(qǐng)務(wù)必確認(rèn)在報(bào)盤(pán)文件填寫(xiě)完畢后點(diǎn)擊了此“數(shù)據(jù)校驗(yàn)”按鈕。3、為了保證報(bào)盤(pán)上報(bào)時(shí)能順利進(jìn)行，上報(bào)時(shí)一定要在U盤(pán)或軟盤(pán)上建立一個(gè)以“本單位單位編號(hào)單

10、位名稱”命名的文件夾，并且只將填報(bào)了的EXCEL文件拷貝至此文件夾中上報(bào)，未填寫(xiě)的模板不能上報(bào)。例如本單位此月只有人員減少，沒(méi)有其他變更，則只上報(bào)“人員減少.xls”一個(gè)文件即可，報(bào)盤(pán)信息如圖四所示：圖四：文件夾示例四、各模板填寫(xiě)說(shuō)明1）關(guān)于“人員增加” 模板的使用當(dāng)您的企、事業(yè)單位有新的人員需要參加社會(huì)保險(xiǎn)的時(shí)候，您需要填寫(xiě)該文件來(lái)完成這個(gè)工作。打開(kāi)“人員增加.xls”文件。其內(nèi)容輸入列為個(gè)人基本信息，輸入項(xiàng)目比較多，請(qǐng)按照人員的真實(shí)情況填寫(xiě)。其中某些字段在Excel文件中是使用下拉框來(lái)實(shí)現(xiàn)的，對(duì)于這樣的項(xiàng)目，請(qǐng)直接選擇，請(qǐng)勿使用個(gè)性化的內(nèi)容來(lái)替換。對(duì)于您需要該人參加的社會(huì)保險(xiǎn)，請(qǐng)?zhí)顚?xiě)其具體

11、的參加時(shí)間，不參加的請(qǐng)清除掉對(duì)應(yīng)的時(shí)間。全部填寫(xiě)完成后，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)校驗(yàn)”按鈕，如果有問(wèn)題請(qǐng)按照提示修改正確后保存。2）關(guān)于“人員減少” 模板的使用當(dāng)您的企、事業(yè)單位某些員工因?yàn)楦鞣N原因，需要停止參加某種社會(huì)保險(xiǎn)的時(shí)候，您需要填寫(xiě)該文件來(lái)完成這個(gè)工作。打開(kāi)“人員減少.xls”文件。其內(nèi)容輸入列為“人員社會(huì)保障號(hào)、證件號(hào)碼、姓名、減少時(shí)間、減少原因、養(yǎng)老保險(xiǎn)減少標(biāo)志、失業(yè)保險(xiǎn)減少標(biāo)志、醫(yī)療保險(xiǎn)減少標(biāo)志、工傷保險(xiǎn)減少標(biāo)志、生育保險(xiǎn)減少標(biāo)志、農(nóng)民工養(yǎng)老減少標(biāo)志、農(nóng)民工醫(yī)保減少標(biāo)志”，需要注意的是，農(nóng)民工養(yǎng)老保險(xiǎn)暫時(shí)不在目前金保系統(tǒng)中處理，這個(gè)標(biāo)志不需要填寫(xiě)。其中“個(gè)人編號(hào)、證件號(hào)碼、姓名”三項(xiàng)建議從回

12、盤(pán)文件中批量或單行拷貝（如圖五），然后粘貼至此文件中（如圖六），對(duì)于其他項(xiàng)目請(qǐng)按照前面輸入的人員的真實(shí)情況填寫(xiě)。圖五：從回盤(pán)文件中拷貝圖六：粘貼至要填報(bào)的文件“減少原因”請(qǐng)直接使用下拉框來(lái)選擇，對(duì)于后面的7個(gè)減少標(biāo)志，因?yàn)楸灸０宓膬?nèi)容是按照金保工程五險(xiǎn)合一的方式設(shè)置的，所以請(qǐng)您在某人需要做減少的險(xiǎn)種的列上選擇“減少”，不需要做減少的險(xiǎn)種可不填或選擇“不減少”。全部填寫(xiě)完成后，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)校驗(yàn)”按鈕，如果有問(wèn)題請(qǐng)按照提示修改正確后保存。3）關(guān)于“年度工資申報(bào)” 模板的使用當(dāng)您的企、事業(yè)單位某些員工工資發(fā)生調(diào)整，或當(dāng)每年需要對(duì)各種社會(huì)保險(xiǎn)統(tǒng)一上報(bào)職工工資來(lái)核定繳費(fèi)基數(shù)的時(shí)候，您需要填寫(xiě)該文件來(lái)完成這

13、個(gè)工作。打開(kāi)“年度工資申報(bào).xls”文件。其內(nèi)容輸入列為“個(gè)人編號(hào)、證件號(hào)碼、姓名、應(yīng)繳費(fèi)月數(shù)、年工資總額、月平均工資”，其中 個(gè)人編號(hào)、證件號(hào)碼、姓名 需要您從單位回盤(pán)信息的Excel表格中通過(guò)復(fù)制粘貼的方式放入Excel中，對(duì)于 應(yīng)繳費(fèi)月數(shù)、年工資總額、月平均工資請(qǐng)按照前面輸入的人員的真實(shí)情況填寫(xiě)。其中“個(gè)人編號(hào)、證件號(hào)碼、姓名”三項(xiàng)建議從回盤(pán)文件中批量或單行拷貝（如圖五），然后粘貼至此文件中（如圖七），其他信息可最后填寫(xiě)。如圖：圖七：粘貼至要填報(bào)的文件全部填寫(xiě)完成后，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)校驗(yàn)”按鈕，如果有問(wèn)題請(qǐng)按照提示修改正確后保存。4）關(guān)于“人員基礎(chǔ)信息維護(hù)” 模板的使用當(dāng)您的認(rèn)為公共機(jī)構(gòu)發(fā)給您

14、的單位回盤(pán)信息中的某些人員的基本信息不正確，以及目前的確有些人員的具體信息需要變更的時(shí)候，您需要填寫(xiě)該文件來(lái)完成這個(gè)工作。打開(kāi)“人員基礎(chǔ)信息維護(hù).xls”文件。其內(nèi)容輸入列為個(gè)人基本信息，輸入項(xiàng)目比較多，“個(gè)人編號(hào)、證件號(hào)碼、姓名”三項(xiàng)建議從回盤(pán)文件中批量或單行拷貝粘貼的方式放入Excel中，對(duì)于其他項(xiàng)目，只需要填寫(xiě)要修改的項(xiàng)目，不修改的項(xiàng)目可以不填。其中某些字段在Excel文件中是使用下拉框來(lái)實(shí)現(xiàn)的，對(duì)于這樣的項(xiàng)目，請(qǐng)直接選擇，請(qǐng)勿使用個(gè)性化的內(nèi)容來(lái)替換。全部填寫(xiě)完成后，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)校驗(yàn)”按鈕，如果有問(wèn)題請(qǐng)按照提示修改正確后保存。5）關(guān)于“人員合并”模板的使用當(dāng)您需要對(duì)本單位的疑似重復(fù)人員進(jìn)行合并時(shí)，填寫(xiě)該文件。打開(kāi)“人員合并.xls”文件?！罢_編號(hào)”、“正確身份證號(hào)”、“正確姓名”填寫(xiě)的是要保留的信息，“錯(cuò)誤編號(hào)”、“錯(cuò)誤身份證號(hào)”、“錯(cuò)誤姓名”填寫(xiě)的是要廢棄的信息。如前文所述，合并的原則是：參加養(yǎng)老保險(xiǎn)的，以養(yǎng)老保險(xiǎn)為準(zhǔn)進(jìn)行合并