加強(qiáng)辦公室的精細(xì)化管理

1、1加強(qiáng)辦公室的精細(xì)化管理一、為什么實(shí)行精細(xì)化管理辦公室是一個(gè)單位的中樞神經(jīng)，處在承上啟下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào) 內(nèi)外、溝通各方的核心地位。辦公室既是一個(gè)單位的綜合管理部門， 又是一個(gè)單位具體的辦事機(jī)構(gòu)，直接為單位領(lǐng)導(dǎo)和廣大員工服務(wù)， 同 時(shí)也承擔(dān)一部分對(duì)外服務(wù)職能，其職能主要體現(xiàn)為參謀助手、協(xié)調(diào)綜 合、審核把關(guān)、運(yùn)轉(zhuǎn)保障和督促檢查等五個(gè)方面。做好新形勢(shì)下的辦公室工作，是辦公室長(zhǎng)期以來應(yīng)該思考和探索 的一個(gè)問題。當(dāng)前，做好辦公室工作，必須緊緊圍繞單位中心工作， 把握辦公室工作的內(nèi)在規(guī)律，大力推進(jìn)科學(xué)化和精細(xì)化管理，加強(qiáng)白 身建設(shè)，增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，使辦公室各項(xiàng)工作的流程更加優(yōu)化、職責(zé)更 加明晰、考核更加科

2、學(xué)、制度更加嚴(yán)密、督辦更加有力，使辦公室服 務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、單位和基層的績(jī)效更加顯著。精細(xì)化管理，就是要按照精確、 細(xì)致、深入的要求，明確職責(zé)分工，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，完善崗責(zé)體系， 加強(qiáng)協(xié)調(diào)配合，避免大而化之的粗放式管理，抓住工作中的薄弱環(huán)節(jié)， 區(qū)別不同情況，有針對(duì)性地采取措施，抓緊、抓細(xì)、抓實(shí)，不斷提高 管理效能。精細(xì)化管理就是落實(shí)管理責(zé)任，將管理責(zé)任具體化、明確 化，它要求每一個(gè)管理者都要到位、盡職。第一次就把工作做到位， 工作要日清日結(jié)，每天都要對(duì)當(dāng)天的情況進(jìn)行檢查， 發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾 正，及時(shí)處理等等。辦公室工作精細(xì)化管理應(yīng)從管理理念、工作流程、崗位職責(zé)、績(jī) 效考核、規(guī)章制度、保障手段和人員素質(zhì)等方

3、面著手，只有全面推進(jìn) 科學(xué)化、精細(xì)化管理，才能有效解決目前辦公室工作中存在的流程不 優(yōu)、崗2責(zé)不細(xì)、職能不順、落實(shí)不夠等問題，不斷提高辦公室工作的 整體效能，確保各項(xiàng)工作周效優(yōu)質(zhì)、運(yùn)轉(zhuǎn)靈活、管理有序，更好地為 領(lǐng)導(dǎo)、為單位、為基層服務(wù)。二、目前存在不足和問題一是傳統(tǒng)的辦公室理理念和管理模式不能完全適應(yīng)當(dāng)前形勢(shì)發(fā) 展的要求，辦公室工作任務(wù)不應(yīng)僅僅滿足于完成日常事務(wù)性工作和維 持本單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。二是有關(guān)辦公室工作的規(guī)章制度還不夠完善， 現(xiàn)有規(guī)章制度的科學(xué)性和系統(tǒng)性還需進(jìn)一步提升，工作流程也有不夠 科學(xué)的地方，這在一定程度上限制了辦公室職能的有效發(fā)揮。三是崗責(zé)體系還需進(jìn)一步健全，工作職責(zé)不明確，責(zé)

4、任不落實(shí)的情況還不同 程度地存在。四是人員素質(zhì)參差不齊，有些員工習(xí)慣于原有的工作模 式和工作方法，辦事節(jié)奏慢，難以接受和掌握現(xiàn)代辦公信息技術(shù)，其 素質(zhì)和能力與科學(xué)化精細(xì)化管理的要求還存在一定差距。三、如何加強(qiáng)精細(xì)化管理圍繞轉(zhuǎn)變職能和增強(qiáng)執(zhí)行力。從目標(biāo)制定、工作計(jì)劃的實(shí)施，體 現(xiàn)管理與服務(wù)的結(jié)合，以管促效能，以服務(wù)促效能。具有上情下達(dá)和 督查督辦職能的辦公室，更應(yīng)體現(xiàn)執(zhí)行力，強(qiáng)有力的執(zhí)行力，是提高 辦公室行政效能的載體。推進(jìn)辦公室工作科學(xué)化、精細(xì)化管理，關(guān)鍵 在人，在于有一支政治上靠得住、業(yè)務(wù)上叫得響、作風(fēng)上過得硬的辦 公室干部隊(duì)伍。進(jìn)一步加強(qiáng)辦公室干部隊(duì)伍建設(shè)，為提高辦公室工作 的科學(xué)化、精細(xì)

5、化管理水平提供強(qiáng)有力的組織保證和人才支持。1、要把加強(qiáng)辦公室工作人員的思想教育擺到突出位置，強(qiáng)化理3論修養(yǎng)，開展崗位練兵，使人人成為政務(wù)、事務(wù)的行家。進(jìn)一步增強(qiáng) “三種意識(shí)”、提高“四項(xiàng)能力”、樹立“五方面作風(fēng)”：即增強(qiáng)把握規(guī)律的意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)、精益求精的意識(shí)；提高輔助決策的能力、 統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的能力、狠抓落實(shí)的能力、促進(jìn)和諧的能力；樹立理論聯(lián)系 實(shí)際、愛崗敬業(yè)、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、雷厲風(fēng)行、清正廉潔的良好作風(fēng)，打牢 效能建設(shè)的基礎(chǔ)。2、明確職責(zé)，細(xì)化流程。確保崗位職責(zé)精細(xì)化。分解細(xì)化崗位 職責(zé)，按章辦事，做到不越位，不缺位。建立調(diào)查研究、公文運(yùn)轉(zhuǎn)、 新聞宣傳、檔案管理、督促檢查和值班、財(cái)務(wù)、會(huì)議、信訪、網(wǎng)

6、站等 各方面管理工作的具體流程，做好“三個(gè)協(xié)調(diào)”：一是做好與上級(jí)單 位的協(xié)調(diào)，爭(zhēng)取支持；與科室之間的協(xié)調(diào)，督辦落實(shí)；與其他部門的 協(xié)調(diào)，爭(zhēng)取配合；與相對(duì)人關(guān)系的協(xié)調(diào)，爭(zhēng)取理解。形成加強(qiáng)協(xié)作， 協(xié)調(diào)配合、齊抓共管的工作格局。按照精簡(jiǎn)程序、理清環(huán)節(jié)、分清責(zé)任、明確標(biāo)準(zhǔn)的基本要求，把 握辦公室工作規(guī)律，依據(jù)辦公室職能逐項(xiàng)建立和優(yōu)化辦公室各項(xiàng)工作 流程，如建立信息調(diào)研、公文運(yùn)轉(zhuǎn)、新聞宣傳、督促檢查、會(huì)議管理、 安全保密、單位財(cái)務(wù)、信訪處理、網(wǎng)站管理等各方面工作的具體流程。 各項(xiàng)工作都依既定流程運(yùn)行，才能做到有條不紊，局效有序。辦公室 工作的核心職能是輔助決策，要以決策的形成、實(shí)施、反饋、評(píng)估、 完善為

7、導(dǎo)向，抓住決策前的調(diào)查研究，決策中的對(duì)策建議，決策后的 宣傳、督查、反饋等主要環(huán)節(jié)來設(shè)計(jì)流程，使各項(xiàng)工作均依流程運(yùn)行。為確保辦公室各項(xiàng)工作有章可循， 規(guī)范有序，辦公室必須建立一 套科學(xué)的規(guī)章制度，將辦公室各項(xiàng)工作及辦公室人員的行為納入管理 規(guī)范4之中，以條文的形式加以明確，從而建立辦公室工作“法治”秩 序。要對(duì)現(xiàn)行制度進(jìn)行認(rèn)真清理，保留合理的，補(bǔ)充必要的，廢止過 時(shí)的，形成完善、管用、有效的制度體系。3、要根據(jù)辦公室工作職能和流程，科學(xué)設(shè)置工作崗位，制訂詳 細(xì)的“崗位操作手冊(cè)”。 把辦公室的工作任務(wù)分解并明確地落實(shí)到 具體個(gè)人身上，實(shí)現(xiàn)人人有事做，事事有人管的管理目標(biāo)，使辦公室 每個(gè)成員都各司

8、其職，優(yōu)質(zhì)高效地完成各白承擔(dān)的工作任務(wù)。4、對(duì)工作計(jì)劃、工作任務(wù)和重要工作部署落實(shí)、進(jìn)展情況進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督考核，可以確保每一項(xiàng)工作都得到具體落實(shí)和實(shí)施。對(duì)工作 啟動(dòng)慢，未能按計(jì)劃完成工作等情況，嚴(yán)格的監(jiān)督考核有助于發(fā)現(xiàn)問 題所在，找出差距，從而及時(shí)改進(jìn)工作方式方法。5、辦公室推行科學(xué)化、精細(xì)化管理，要按照獎(jiǎng)優(yōu)、治庸、罰劣 的原則，探索開展績(jī)效考核，為提高管理水平提供可靠保障。推行辦 公室工作精細(xì)化管理，要高度重視精神的作用，重視文化建設(shè)，形成 每個(gè)辦公室成員都白覺認(rèn)同并努力為之奮斗的核心價(jià)值觀。 要把精細(xì) 化管理當(dāng)作一種工作要求，一種精神境界，一種文化素養(yǎng)，真正融入 工作、生活當(dāng)中，陶冶情操，提

9、高能力，投身辦公室工作實(shí)踐，創(chuàng)造一流工作業(yè)績(jī)。辦公室在實(shí)施精細(xì)化管理的過程中，必須關(guān)注科學(xué)技術(shù)在管理中 的應(yīng)用。精細(xì)化管理要產(chǎn)生大量的信息流、數(shù)據(jù)流，針對(duì)這些資料如 何收集、整理、篩選、加工、分析、應(yīng)用，目前軟件市場(chǎng)也推出了數(shù) 據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，各類組織都可以找到適合本組織規(guī)模的數(shù)據(jù)庫(kù)軟件 包。辦公室5工作科學(xué)化、精細(xì)化管理必須依托先進(jìn)的信息技術(shù)手段的 支持，實(shí)現(xiàn)管理手段現(xiàn)代化是提升辦公室管理水平的必然要求。 因此, 辦公室必須改變傳統(tǒng)運(yùn)作模式，加快信息化建設(shè)步伐，充分利用現(xiàn)代 技術(shù)以適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展需要。四、結(jié)合本單位實(shí)際情況制定以下管理制度為了加強(qiáng)辦公室管理，明確內(nèi)部管理職責(zé)，使內(nèi)部管理工作更加

10、精細(xì)化、制度化和規(guī)范化，結(jié)合實(shí)際情況，特制訂本制度。一、 工作規(guī)范（一）、辦公室工作規(guī)范包括儀容儀表規(guī)范、禮儀規(guī)范、言語 規(guī)范、行為規(guī)范，相關(guān)規(guī)定按照員工守則細(xì)則執(zhí)行。（二）、辦公室管理人員嚴(yán)格按照本制度中的要求規(guī)范開展工作。二辦公室事務(wù)管理（一）、 文書管理制度文件是文書的重要組成部分，文件是各部門根據(jù)白己的職責(zé)范圍 所制發(fā)的具有執(zhí)行效力的并設(shè)有特定版頭的文書。本制度中，文件特 指公司內(nèi)外部發(fā)文文件；而文書特指內(nèi)部一般性傳閱資料。檔案是文 書基礎(chǔ)上形成的，檔案是文書的延續(xù)?，F(xiàn)把文件、文書、檔案統(tǒng)歸于 文書管理，并對(duì)文書管理制度做以下規(guī)定。1、文件管理制度第一條管理要點(diǎn)1、為使文件管理工作制度

11、化、規(guī)范化、科學(xué)化、精細(xì)化，提高 辦文6速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用。2、 文件管理的范圍包括：上級(jí)下發(fā)文件、公司各類制度文件、 外部傳真文件、政策指導(dǎo)類文件、各類合同文件等。3、 制度類文件按照公司文檔統(tǒng)一格式進(jìn)行編寫，統(tǒng)一頁眉、頁 腳，寫明公司全稱及文件性質(zhì)；正文部分寫明題目、時(shí)間、發(fā)文部門、 內(nèi)容等信息；措辭規(guī)范，表達(dá)無歧義。4、 根據(jù)文件屬性、類別，對(duì)所有文件進(jìn)行編號(hào)，根據(jù)編號(hào)定期 歸檔，做好相應(yīng)的文字記錄，以備查閱。第二條制度規(guī)范1、 文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室 人員負(fù)責(zé)執(zhí)行。2、 公司上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)利主要集中在公司經(jīng)理，各 部

12、門一律不得白行向上、向下發(fā)送正式文件。3、 公司對(duì)內(nèi)公開文件由辦公室負(fù)責(zé)起草和審核，公司經(jīng)理簽發(fā)；各部門需要向下或?qū)ν獍l(fā)文的文件由公司經(jīng)理負(fù)責(zé)起草， 行政人事部 負(fù)責(zé)審核，審核無誤后行政辦公室打印，打印后送回起草部門校對(duì)， 校對(duì)無誤方可正式打印，由公司經(jīng)理蓋章，簽發(fā)。4、 凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收并做好相應(yīng)記錄。5、 辦公室人員對(duì)一般性文件進(jìn)行分類管理，定期整理并制作相 關(guān)報(bào)表提交給部門主管。6、 各部門因工作需要可借閱一般性文件，需嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，對(duì)有密級(jí)程度的文件，需公司經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。7、 辦公室管理人員對(duì)文件借閱情況進(jìn)行登記，做好借閱記錄并 限7期清退8、 按時(shí)間、

13、內(nèi)容、部門、名稱等內(nèi)容分門別類進(jìn)行整理，附件、 批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。9、 根據(jù)存檔時(shí)間及存檔的必要性對(duì)文件進(jìn)行銷毀，需上報(bào)公司簽字批準(zhǔn)，按照文件管理制度進(jìn)行處理。第三條文件管理流程設(shè)計(jì)1、 內(nèi)部文件管理流程：起草文件審查編號(hào)審批、簽發(fā)打印文件下發(fā)文件文件存檔2、 外部文件管理流程：外部收文文件整理文件存檔清退 文件存檔文件銷毀3、 借閱流程：提出申請(qǐng)，辦理手續(xù)-批準(zhǔn)-借閱-清退-文件 存檔文件銷毀2、文書管理制度第一條管理要點(diǎn)1、 為確保文書制發(fā)、處理、管理工作順利進(jìn)行，保證公司內(nèi)部 資料的安全性、完整性，促進(jìn)與提高組織管理工作的效率，充分發(fā)揮 文書在各

14、項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用。2、 文書管理范圍包括：一般性文書（通知、公告、提案意見、 會(huì)議紀(jì)要、總結(jié)匯編）、發(fā)文文書（學(xué)習(xí)資料、各類簡(jiǎn)報(bào)）、宣傳資 料、各類應(yīng)存檔的圖表、其他有關(guān)公司的重大事項(xiàng)文書資料。3、 除通知外，一般性文書沒有固定的格式，但必須標(biāo)有頁眉頁 腳，文本內(nèi)容可根據(jù)文書具體內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整。4、 根據(jù)文書性質(zhì)進(jìn)行編號(hào)整理，定期對(duì)文書進(jìn)行歸檔整理，保 持8紙質(zhì)文檔與電子文檔的同步更新。第二條制度規(guī)范1、 根據(jù)公司實(shí)際需要及上級(jí)安排，起草編寫內(nèi)部公開文書，張 貼公示學(xué)習(xí)。2、 按照文書管理范圍，發(fā)文根據(jù)需要填寫發(fā)文簿，所有文 書原稿均分類存檔備查。3、 按時(shí)間、內(nèi)容等降序排列，整理歸檔，堅(jiān)持平

15、時(shí)歸檔與年終 歸檔相結(jié)合，對(duì)照編號(hào)列出整理清單。4、 根據(jù)文書的時(shí)效性和保存的價(jià)值性，對(duì)文書進(jìn)行整理銷毀； 須上級(jí)審批同意，方可銷毀。5、若發(fā)現(xiàn)文書丟失， 辦公室人員必須查明原因， 如實(shí)向公司經(jīng) 理報(bào)告，若未查明原因，則由辦公室負(fù)責(zé)承擔(dān)。第三條流程設(shè)計(jì)起草文書填寫 發(fā)文簿 （需要時(shí)） 張貼存檔更新目錄（紙質(zhì)檔與電子檔）-借閱-清退-審批-銷毀3、檔案管理制度第一條管理要點(diǎn)1、 為了維護(hù)檔案的真實(shí)性和可查閱性，使檔案管理更科學(xué)、更 專業(yè)，及時(shí)分類、整理、編輯、傳遞文書資料，提高檔案管理質(zhì)量與 效率。2、 檔案管理范圍：公司各類證照及各類文件、文書資料、其他 應(yīng)存檔的信息資料。3、根據(jù)文書整理和文

16、件整理編號(hào)，對(duì)對(duì)應(yīng)資料進(jìn)行相應(yīng)的歸檔、整理、備注，并存入專門的檔案文件柜保管。9第二條制度規(guī)范1、 應(yīng)歸檔的文件、材料由辦公室人員負(fù)責(zé)收集，份數(shù)齊全，包 括附件、批復(fù)、定稿等。2、 所有歸檔文書材料經(jīng)過初步整理，根據(jù)時(shí)間先后順序再按同 一項(xiàng)目文書材料集中整理，并貼上標(biāo)簽。3、 堅(jiān)持平時(shí)歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結(jié)合，對(duì) 照編目，列出清單。4、 各部門需借閱相關(guān)檔案，須由公司經(jīng)理簽字，審核通過后方 可借閱，不得抄錄、復(fù)制或借出。5、 檔案管理人員必須遵守保密規(guī)定，履行保密手續(xù)，特別是員 工個(gè)人信息、公司圖片等主要資料的保管，確保檔案安全與完整。6、 檔案接收、移交，必須根據(jù)檔案管理制度

17、嚴(yán)格做好記錄。第三條流程設(shè)計(jì)根據(jù)文件、文書目錄整理需要?dú)w檔的檔案排序整理， 編制編目 存檔借閱清退（二）辦公用品管理制度第一條管理要點(diǎn)1、 為了加強(qiáng)辦公用品管理，規(guī)范辦公用品管理各項(xiàng)程序，節(jié)約 辦公經(jīng)費(fèi)，提高利用效率。2、 辦公用品管理人員負(fù)責(zé)辦公用品的處理和管理工作， 權(quán)責(zé)一 致嚴(yán)格要求，無私白挪用現(xiàn)象。3、 辦公用品保管實(shí)行“日清月結(jié)， 出入庫(kù)等量、 年終查存統(tǒng)計(jì)” 原則。104、辦公用品的采購(gòu)，應(yīng)進(jìn)行多方比較，保證性價(jià)比和質(zhì)量，擇 優(yōu)選用，合理開支。第二條制度規(guī)范1、 公司辦公用品的采購(gòu)、保管、發(fā)放和辦公設(shè)備的入庫(kù)登記由 辦公室全權(quán)負(fù)責(zé)。2、 辦公用品購(gòu)置應(yīng)遵循以下程序：每月27號(hào)之前各

18、部門將所 需辦公用品報(bào)至辦公室，行政辦公室根據(jù)各部門的需求計(jì)劃和月末辦 公用品清算單中的物品實(shí)際庫(kù)存和用量， 做出采購(gòu)計(jì)劃，經(jīng)部門主管 批準(zhǔn)，財(cái)務(wù)部簽字后方可采購(gòu)。對(duì)急用品的采購(gòu)，可根據(jù)具體實(shí)際進(jìn) 行靈活處理，但必須經(jīng)部門主管批準(zhǔn)。3、 根據(jù)物品所屬類別，對(duì)辦公用品進(jìn)行及時(shí)出入庫(kù)登記，注明 名稱、數(shù)量、規(guī)格、單價(jià)、出入庫(kù)時(shí)間等，做到賬物相符。4、 各部門申領(lǐng)的辦公用品需及時(shí)發(fā)放，并做好填表記錄；因特 殊情況急需領(lǐng)用未填表登記，事后須及時(shí)補(bǔ)填。5、 任何人未經(jīng)允許不得進(jìn)入辦公用品管理室， 不得私白挪用辦 公用品。6、 辦公用品管理人員負(fù)責(zé)收發(fā)入、離職人員的辦公用品。7、 辦公室建立公司固定資產(chǎn)總

19、賬，每年進(jìn)行一次匯總普查。8、 管理員定期對(duì)辦公用品進(jìn)行盤查，核實(shí)庫(kù)存，保證出入庫(kù)等 量。第三條管理流程設(shè)計(jì)編制需求計(jì)劃表 審批米購(gòu)入庫(kù)登記發(fā)放編制需求計(jì)劃統(tǒng)計(jì)申購(gòu)情況月末清算匯總出庫(kù)登記（三）、圖書管理制度11第一條管理要點(diǎn)1、 為了讓大家有一個(gè)良好的借閱環(huán)境、快捷的辦理手續(xù)，規(guī)范 圖書管理工作。2、 圖書管理人員嚴(yán)格按照制度中規(guī)定準(zhǔn)時(shí)到崗，服務(wù)到位，保 證借還流程有序進(jìn)行。3、 根據(jù)圖書類別，對(duì)圖書進(jìn)行編號(hào)，并制作目錄卡以備員工查 閱。第二條制度規(guī)范1、 各部門可根據(jù)實(shí)際工作需要，申請(qǐng)申購(gòu)圖書。2、 按照各部門的實(shí)際需求申購(gòu)圖書，辦公室每季度負(fù)責(zé)采購(gòu)圖書1-2次。3、 對(duì)所有圖書進(jìn)行分類整

20、理，貼上類別標(biāo)簽并編號(hào)登記，注明 購(gòu)進(jìn)日期、作者、出版社及其他有必要的項(xiàng)目。4、 按照規(guī)定時(shí)間借閱圖書、歸還圖書；借閱期滿，未按時(shí)辦理 續(xù)借手續(xù)經(jīng)通知仍未還書者，按照規(guī)定進(jìn)行懲處。5、 借書人員妥善保管好圖書，不得在書中圈點(diǎn)、畫線、涂寫， 如嚴(yán)重?fù)p害或丟失圖書，需做出相應(yīng)的賠償，丟失圖書者全額賠償。6、 圖書管理員定期對(duì)圖書進(jìn)行清點(diǎn)，如遇圖書丟失，查明原因, 報(bào)部門主管，按指示行事。第三條管理流程設(shè)計(jì)1、申購(gòu)流程：填寫申購(gòu)單審批采購(gòu)圖書入庫(kù)登記2、借還流程：查閱圖書目錄卡填寫借閱單圖書卡簽字圖書借閱-續(xù)借圖書，再次填寫圖書借閱單12（四）、會(huì)議管理制度第一條管理要點(diǎn)1、 為了提高會(huì)議質(zhì)量，促進(jìn)

21、有效溝通，提高行動(dòng)能力，進(jìn)而規(guī) 范會(huì)議管理。2、 根據(jù)公司實(shí)際及具體的情況，確定會(huì)議召開的必要性。3、 清楚會(huì)議召開目的，合理安排時(shí)間，做到少而精，講究高效 原則。4、 會(huì)議負(fù)責(zé)人有效的控制會(huì)議，明確會(huì)議召開與否的界限；提 高會(huì)議主持人控制會(huì)議進(jìn)程的能力與水平，保證會(huì)議實(shí)效。5、 按照制度規(guī)定，嚴(yán)格會(huì)議管理，參會(huì)人員準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議，并 遵守會(huì)議紀(jì)律。6、 會(huì)議組織者審時(shí)度勢(shì)，明確會(huì)議要點(diǎn)，做好一切準(zhǔn)備工作。第二條制度規(guī)范1、 收集會(huì)議議題，根據(jù)選定的議題收集會(huì)上所需資料，擬定會(huì) 議時(shí)間、地點(diǎn)等做好會(huì)議通知工作。2、 會(huì)議主持人負(fù)責(zé)會(huì)議的召開并負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)秩序的維護(hù)，行 政 專員負(fù)責(zé)做好相應(yīng)的會(huì)議記錄

22、。3、 行政專員根據(jù)參會(huì)人員的發(fā)言狀況及相關(guān)事項(xiàng)， 及時(shí)整理好 會(huì)議記要或者會(huì)議決議，打印并張貼。4、按照時(shí)間排列， 將所有會(huì)議記錄文字資料和電子資料同步整 理并歸檔5、會(huì)議記錄為公司的機(jī)要檔案，保管人員不得擅白外泄。如需 查閱應(yīng)嚴(yán)格按照文書管理制度規(guī)定執(zhí)行。13第三條管理流程設(shè)計(jì)會(huì)前：確定議題、會(huì)上所需資料準(zhǔn)備、通知會(huì)中：積極參與，做好會(huì)議記錄-會(huì)后：整理會(huì)議記錄-張貼-歸檔整理（五）、清潔衛(wèi)生管理制度第一條管理要點(diǎn)1、 為了營(yíng)造一個(gè)良好的工作環(huán)境，樹立公司形象，保證清潔衛(wèi) 生管理工作順利進(jìn)行。2、 按照規(guī)定，清潔人員完成所有規(guī)定項(xiàng)目，并達(dá)到相應(yīng)潔凈標(biāo) 準(zhǔn)。3、 辦公室管理人員為第一責(zé)任人，

23、管理所有清潔項(xiàng)目并不定時(shí) 對(duì)衛(wèi)生進(jìn)行保持與維護(hù)。第二條制度規(guī)范1、 清潔區(qū)域包括：辦公區(qū)域、衛(wèi)生間、會(huì)議室、地板及其他納 入在內(nèi)的區(qū)域。2、 按照排班安排，輪流打掃清潔，辦公室主任負(fù)責(zé)衛(wèi)生檢查工 作。3、 清潔衛(wèi)生實(shí)行衛(wèi)生責(zé)任制，辦公室管理人員負(fù)責(zé)管理辦公室 所有區(qū)域的清潔衛(wèi)生，當(dāng)日值日生按時(shí)做好所有的清潔，監(jiān)督者及時(shí) 做好相應(yīng)的督察。4、 由辦公室管理員不定時(shí)對(duì)清潔衛(wèi)生進(jìn)行維護(hù)，保證地面整潔, 茶水供應(yīng)，洗手間的整潔和衛(wèi)生紙供應(yīng)等工作。5、值日生在規(guī)定時(shí)間內(nèi)做好所有清潔項(xiàng)目，填寫清潔衛(wèi)生值 日表，監(jiān)督員認(rèn)真核實(shí)，并填寫清潔衛(wèi)生監(jiān)督表。第三條流程設(shè)計(jì)安排清潔排班完成清潔項(xiàng)目填值日表監(jiān)督檢查填寫監(jiān)14督表-辦公室人員執(zhí)行維護(hù)-發(fā)現(xiàn)問題-執(zhí)行處理（六）、日常事務(wù)管理1、 接待管理第一條來客接待是行政事務(wù)的重要組成部分，為使接待工作規(guī) 范有序，維護(hù)公司的良好形象，對(duì)接待工作做具體的要求。第二條以主動(dòng)、熱情、禮貌為原則，接待人員應(yīng)落落大方，以 禮相待。按照接待要求，嚴(yán)格白己要求，做到言行、禮儀規(guī)范。第三條 接待人員問清來者意圖，引領(lǐng)其見所需見的人員，并奉 上茶水，做好一系列的后續(xù)工作。第四條 流程設(shè)計(jì)：接