常用辦公軟件小技巧

1、常用辦公軟件小技巧如果需要完成大量枯燥的資料匯編工作？說起來不難？但操 作起來繁瑣？進(jìn)度慢。以下會計知識網(wǎng)收集的是工作中常遇到的 問題及解決方法，大家學(xué)以致用！最近需要完成大量枯燥的資料匯編工作？說起來不難？但操 作起來繁瑣？進(jìn)度慢。需要找些快捷的方法來提高效率，就自己 現(xiàn)在的電腦操作水平，把常用的辦公軟件學(xué)好 ？學(xué)精都是不容易 的事情？ office 軟件自認(rèn)為用的還不錯？可是僅僅掌握了30注右的東西？有時甚至前面學(xué)后面忘。以下收集的是工作中常遇到 的問題及解決方法。 Word2003:重復(fù)打印多頁表格標(biāo)題在日常辦公中，我們經(jīng)常要用word制作一些具有相同標(biāo)題的多張同樣表格，如果在每頁都制作

2、一個相同標(biāo)題，就會大大降低辦公效率。首先選中表格的標(biāo)題行，選擇“表格”菜單下的“標(biāo)題行重復(fù)”命令，這樣，當(dāng)你預(yù)覽或打印文件時，就會發(fā) 現(xiàn)每一頁的表格都有了相同的標(biāo)題。使用這個技巧的前提是表格必須是自動分頁的。 Word2003:撤消自動套用的格式在寫文章時，會經(jīng)常出現(xiàn)一些自動套用格式的現(xiàn)象，如自動編號、自動縮進(jìn)等。如果快速撤消這些自動套用的格式呢？使用 快捷鍵是一個較快的辦法，操作如下：1、將光標(biāo)定位在段落的末尾，按下快捷鍵 Ctrl + Q,可以去除段落的附加樣式；2、回車后自動套用了格式，按下快捷鍵Ctrl+Z，可以即時撤消套用的格式。 word2007:快速輸入中文省略號許多人都以為在w

3、ord中，只能切換到英文輸入法狀態(tài)下才 可輸入省略號。如果點擊鍵盤上的“.”鍵，只能輸入中文標(biāo)點 符號中的句號而非中文的省略號。其實在中文輸入法狀態(tài)下只要同時按“ Ctrl+Alt+ 組合鍵，即可快速輸入省略號。 Excel2003 :批量轉(zhuǎn)換全/全角在輸入大量數(shù)據(jù)時，如果不小心出現(xiàn)了全、半角混雜的情況 怎么辦？有個簡單的方法可以快速修改，操作如下：先將Excel中數(shù)據(jù)復(fù)制到一個 word文檔中，然后單擊“格式一更改大小寫”， 在彈出的對話框中選擇“半角”，再單擊“確定”按鈕。接著再 把word文檔中的數(shù)據(jù)復(fù)制到Excel后，單擊“xx 選擇性粘貼”， 在彈出的對話框中，選擇“文本”，單擊“確

4、定”按鈕，原來全、 半角混雜的數(shù)據(jù)就已經(jīng)都變成了半角。需要注意的是，在Excel中進(jìn)行選擇性粘貼時，一定要選擇文本方式，否則粘貼的數(shù)據(jù)將 以科學(xué)計數(shù)方法顯示。 EXCEL2007 “凍結(jié)窗口”填寫表格在填寫大型表格時，往往需要填寫好幾個面頁， 一個屏幕顯 示不了全部內(nèi)容。但是在填寫單元格數(shù)據(jù)的時候， 我們經(jīng)常需要 對照首行或首列來填內(nèi)容，用滾動條上下或左右查看很不方便。這時，我們可以使用“凍結(jié)窗口”這一功能來固定首行或首列， 這樣首行或首列的內(nèi)容就一直顯示在屏幕上。具體操作如下：在EXCEL2007勺“視圖”中點擊“凍結(jié)窗口”，選擇“凍結(jié)首行” 或“凍結(jié)首列”即可。 PPT2007:去掉自動預(yù)

5、覽為了讓演示效果更好，人們會在制作幻燈片的時候添加一些 效果，例如為某一段文字或圖片添加進(jìn)入、強調(diào)、退出等等效果 后，Powerpoi nt2007 會自動預(yù)覽效果。但是對經(jīng)常使用 powerpoi nt2007 的朋友來說，這個功能會降低工作效率。怎么 關(guān)閉這個功能呢？首先單擊“動畫”選項卡，找到“動畫”功能組，單擊“自定義動畫”按鈕，這時在工作區(qū)域的右側(cè)將會 出現(xiàn)“自定義動畫”窗格，在此窗格最下方，有一個“自動預(yù)覽” 復(fù)選框，去掉“自動預(yù)覽”前面的鉤，powerpoi nt2007就不會自動預(yù)覽了。 PPT2007:在寬屏上完全顯示由于寬屏液晶顯示器的普及， 購買的人也越來越多，在寬屏 上

6、用PPT的時候，演示文稿會在寬屏顯示器中呈現(xiàn)收縮狀態(tài)， 兩 側(cè)各自暴露無遺出一塊黑邊，這樣就相當(dāng)難看。其實office2007 組件中的Powerpoint就提供了對16:9寬 屏的支持，這個功能就可以充分利用寬屏顯示器的縱橫比特性， 更逼真地顯示并排的素材， 更生動地呈現(xiàn)圖形和圖像， 從而真正 發(fā)揮寬屏顯示器的優(yōu)點。首先切換到“設(shè)計”選項卡，點擊“頁面設(shè)置”打開對話框，在“幻燈片大小”下拉列表框中選擇“全屏顯示（16： 9）”或“全屏顯示（16: 10）”，后者是寬 屏筆記本常見的縱橫比，選擇完成后單擊“確定”按鈕即可生效。 Word2007:好用的“格式刷”快捷鍵“格式刷”是一個很有用的功

7、能，單擊可以復(fù)制一次格式， 雙擊則可以無限次復(fù)制格式，從而免去了重復(fù)設(shè)置格式的煩惱。 Word2007為“格式刷”自動分配的快捷鍵是“ctrl+shift+C ”。使用時首先選中帶有格式的文字，按下快捷鍵“ctrl+shift+C ”復(fù)制格式到剪貼板，接下來再選中需要應(yīng)用此格式的文字，再次按下“ ctrl+ shift+V”粘貼格式，然后就可以生效了，與我們熟悉的ctrl+C、Ctrl+V相比較，就只是增加了一個“ shift ”鍵 而已。 EXCEL2003在同一單元格內(nèi)應(yīng)用不同格式在xxexcel時，可能需要將同一個單元格內(nèi)的不同部分應(yīng)用不同的格式，但是一般情況下只能應(yīng)用一種格式。 對于這

8、種情況，可以采取下列 方法：首先確定單兀格中內(nèi)容是不是“文本”型，如果不是則右擊單元格，選擇右鍵菜單中的“設(shè)置單元格格式”命令中的“數(shù) 值”選項卡，將此單元格設(shè)置為“文本”型。然后選定單元格中 需要修改格式的部分內(nèi)容， 按下“ ctrl+1 ”組合鍵，即可彈出“單 元格格式”對話框，就可以任意設(shè)置選定內(nèi)容的字體、顏色等格 式了。 EXCEL2007篩選后的復(fù)制粘貼在excel2007中，有時需要把篩選后的數(shù)據(jù)復(fù)制粘貼到另一個表中， 但是粘貼時發(fā)現(xiàn)結(jié) 果并不是篩選出來的數(shù)據(jù)， 而是所有的數(shù)據(jù)。這個問題可以用下 面三個方法來解決。方法1:進(jìn)行兩次以上的篩選操作，篩選操作可以是同一列或不同列。只進(jìn)行

9、一次篩選操作，表面上選擇的是篩選后的數(shù)據(jù)， 其實包括了未篩選的全部數(shù)據(jù)。 所以我們在篩選后進(jìn)行復(fù)制粘貼 時，有時是篩選后的可見數(shù)據(jù)，有時是全部數(shù)據(jù)。其實是可以判斷復(fù)制后的數(shù)據(jù)是篩選后的還是全部的：如果復(fù)制后許多行都有閃動的波紋線，就是篩選后的數(shù)據(jù)，如果只在所選數(shù)據(jù)的四 周出現(xiàn)閃動的波紋線，就是全部數(shù)據(jù)的。方法2:篩選后選擇需要復(fù)制的區(qū)域，選擇“開始f查找和 選擇f定位條件f可見單兀格”，再進(jìn)行復(fù)制粘貼，就是篩選后 的內(nèi)容了。方法3:篩選后選擇需要復(fù)制的區(qū)域，同時按下“alt ”和分號鍵，再復(fù)制粘貼即可。 Word2003:快速刪除頁眉橫線在xxword文檔時，常需要在文檔中添加頁眉頁腳，但此時

10、word會自動在文字下方加一橫線。我們想去掉這根橫線，有兩種方法可快速刪除頁眉橫線。 方法一：雙擊頁眉區(qū)域，出現(xiàn)頁眉xx虛線框，在菜單“ xx f清除”下找到“格式”項，單擊，則頁眉中的橫線消失，只留下文 字信息。想要恢復(fù)橫線，點擊“ xx ”菜單的撤銷鍵入即可。方法二：雙擊頁眉區(qū)域后，點擊“格式f邊框和底紋”，在“邊框” 標(biāo)簽頁中的左側(cè)的邊框“設(shè)置”中點擊“無”，在右邊找到“應(yīng) 用于”組合框，選擇“段落”，點擊“確定”命令按鈕，則頁眉 中的橫線消失。 Word2003:隱藏試卷答案很多老師都在制作試卷的同時會附上答案，如果不小心泄露出去，會引起教學(xué)事故。有三個解決辦法能將答案隱藏起來。方法1

11、:選中答案，然后從“格式”菜單下打開“字體”對 話框，在“效果”小節(jié)下勾選“隱藏文字”復(fù)選項即可。方法2：選中需要隱藏的文字，按下“ ctrl+shift+H ”組合 鍵即可迅速隱藏文字。方法3:從“工具”菜單下打開“自定義”對話框，在“命令”選項頁中的“類別”中選擇“格式”項，然后在右側(cè)對應(yīng)的 “命令”中找到“隱藏”命令，將之拖到工具欄任意位置處，以 后需要使用時只要用鼠標(biāo)直接點擊就可以了。如果需要查看被隱藏的內(nèi)容， 只需要單擊工具欄上的“顯示 /隱藏xx標(biāo)識”按鈕就可以了，這些內(nèi)容的底部會增加一條虛線 的下劃線以示區(qū)別。此外，默認(rèn)設(shè)置下隱藏的答案，預(yù)覽時不會 被顯示，也不會被打印出來。如果

12、需要將答案打印出來，按下“ ctrl+P ”組合鍵打開“打印”對話框，在“打印文檔的附加信 息”小節(jié)下選中“隱藏文字”復(fù)選項即可。 word2007: 欄與二欄文字輕松混排在辦公中，有時我們需要在同一篇文章里面設(shè)計一欄與二欄文字混排。首先在 word中輸入一段文字，接著將插入點定位第 二段，選擇“格式-分欄”菜單命令，在“分欄”對話框中選擇 欄數(shù)“二欄”，然后在“應(yīng)用于”處選擇“插入點之后”，并選 中復(fù)選框“分隔線”，這樣就可以在欄與欄之間加分隔線，然后 單擊“確定”按鈕即可。 EXCEL怎樣取消宏刪除宏的話，就看這個宏是自動處理宏還是手動操作的宏1自動處理宏就是你不去執(zhí)行宏，只是觸發(fā)到自動處

13、理宏的觸發(fā)條件，它又分為兩種宏A相對于工作表當(dāng)輸入數(shù)值就在對應(yīng)的單元格顯示出大寫的數(shù)值就執(zhí)行（不是函數(shù)）B相對于工作薄或是關(guān)閉文件、改變當(dāng)前工作表立即自動保存等等就自動去執(zhí)行相應(yīng)的宏2、手動操作的宏就是你必須按工具宏宏再選 擇宏名點“執(zhí)行”才能執(zhí)行的宏。刪除自動處理宏：點菜單宏 Visual Basicxx器- 在新出現(xiàn)在窗口點菜單視圖工程資源管理器 在窗口新出現(xiàn)的框中雙點工作表名稱或是THISWORKBO字K羊就能發(fā)現(xiàn)代碼（大部分的宏病毒就是藏在這個位置），選擇之后刪 除就OK刪除手動操作宏：工具宏宏 xx 這樣就能打開Visual Basic窗口，找到相應(yīng)的宏。刪除代碼就行。 不過，刪除代

14、碼之后手動操作宏還會遺留下一個“模塊”刪除模塊 ”視圖“菜單- 工程資源管理器- 雙擊在“工程VBAProject"工具欄里的模塊區(qū)，右鍵移除模塊“XX模塊” 否（不保存模塊）刪除完畢Word2003:重復(fù)打印多頁表格標(biāo)題在日常辦公中，我們經(jīng)常要用 word制作一些具有相同標(biāo)題 的多張同樣表格，如果在每頁都制作一個相同標(biāo)題， 就會大大降 低辦公效率。首先選中表格的標(biāo)題行，選擇“表格”菜單下的“標(biāo)題行重 復(fù)”命令，這樣，當(dāng)你預(yù)覽或打印文件時，就會發(fā)現(xiàn)每一頁的表 格都有了相同的標(biāo)題。使用這個技巧的前提是表格必須是自動分 頁的。Word2003:撤消自動套用的格式在寫文章時，會經(jīng)常出現(xiàn)一些

15、自動套用格式的現(xiàn)象，如自動編號、自動縮進(jìn)等。如果快速撤消這些自動套用的格式呢？使用 快捷鍵是一個較快的辦法，操作如下：1、將光標(biāo)定位在段落的末尾，按下快捷鍵 Ctrl + Q,可以去除段落的附加樣式；2、回車后自動套用了格式，按下快捷鍵 Ctrl+Z，可以即時撤消套用 的格式。word2007:快速輸入中文省略號許多人都以為在word中，只能切換到英文輸入法狀態(tài)下才 可輸入省略號。如果點擊鍵盤上的“.”鍵，只能輸入中文標(biāo)點 符號中的句號而非中文的省略號。其實在中文輸入法狀態(tài)下只要同時按“ Ctrl+Alt+ 組合鍵，即可快速輸入省略號。Excel2003 :批量轉(zhuǎn)換全/全角在輸入大量數(shù)據(jù)時，如

16、果不小心出現(xiàn)了全、半角混雜的情況 怎么辦？有個簡單的方法可以快速修改，操作如下：先將Excel中數(shù)據(jù)復(fù)制到一個 word文檔中，然后單擊“格式一更改大小寫”， 在彈出的對話框中選擇“半角”，再單擊“確定”按鈕。接著再 把word文檔中的數(shù)據(jù)復(fù)制到Excel后，單擊“xx 選擇性粘貼”， 在彈出的對話框中，選擇“文本”，單擊“確定”按鈕，原來全、 半角混雜的數(shù)據(jù)就已經(jīng)都變成了半角。需要注意的是，在Excel中進(jìn)行選擇性粘貼時，一定要選擇文本方式，否則粘貼的數(shù)據(jù)將 以科學(xué)計數(shù)方法顯示。EXCEL2007 “凍結(jié)窗口”填寫表格在填寫大型表格時，往往需要填寫好幾個面頁， 一個屏幕顯 示不了全部內(nèi)容。但

17、是在填寫單元格數(shù)據(jù)的時候，我們經(jīng)常需要對照首行或首列來填內(nèi)容，用滾動條上下或左右查看很不方便。 這時，我們可以使用“凍結(jié)窗口”這一功能來固定首行或首列， 這樣首行或首列的內(nèi)容就一直顯示在屏幕上。具體操作如下：在EXCEL2007勺“視圖”中點擊“凍結(jié)窗口”，選擇“凍結(jié)首行” 或“凍結(jié)首列”即可。PPT2007去掉自動預(yù)覽為了讓演示效果更好，人們會在制作幻燈片的時候添加一些 效果，例如為某一段文字或圖片添加進(jìn)入、強調(diào)、退出等等效果 后，Powerpoi nt2007 會自動預(yù)覽效果。但是對經(jīng)常使用 powerpoi nt2007 的朋友來說，這個功能會降低工作效率。怎么 關(guān)閉這個功能呢？首先單擊

18、“動畫”選項卡，找到“動畫”功能組，單擊“自 定義動畫”按鈕，這時在工作區(qū)域的右側(cè)將會出現(xiàn)“自定義動畫”窗格，在此窗格最下方，有一個“自動預(yù)覽”復(fù)選框，去掉“自 動預(yù)覽”前面的鉤，powerpoint2007就不會自動預(yù)覽了。PPT2007在寬屏上完全顯示由于寬屏液晶顯示器的普及， 購買的人也越來越多，在寬屏 上用PPT的時候，演示文稿會在寬屏顯示器中呈現(xiàn)收縮狀態(tài)， 兩 側(cè)各自暴露無遺出一塊黑邊，這樣就相當(dāng)難看。其實office2007 組件中的Powerpoint就提供了對16:9寬 屏的支持，這個功能就可以充分利用寬屏顯示器的縱橫比特性， 更逼真地顯示并排的素材， 更生動地呈現(xiàn)圖形和圖像，

19、 從而真正 發(fā)揮寬屏顯示器的優(yōu)點。首先切換到“設(shè)計”選項卡，點擊“頁面設(shè)置”打開對話框， 在“幻燈片大小”下拉列表框中選擇“全屏顯示（16： 9） ”或“全屏顯示（16: 10）”，后者是寬屏筆記本常見的縱橫比，選 擇完成后單擊“確定”按鈕即可生效。Word2007:好用的“格式刷”快捷鍵“格式刷”是一個很有用的功能，單擊可以復(fù)制一次格式， 雙擊則可以無限次復(fù)制格式，從而免去了重復(fù)設(shè)置格式的煩惱。Word2007為“格式刷”自動分配的快捷鍵是“ ctrl+shift+C ”。使用時首先選中帶有格式的文字，按下快捷鍵“ ctrl+shift+C ”復(fù)制格式到剪貼板，接下來再選中需要應(yīng)用此 格式的

20、文字，再次按下“ ctrl+ shift+V ”粘貼格式，然后就可 以生效了，與我們熟悉的 ctrl+C、Ctrl+V相比較，就只是增加 了一個“ shift ”鍵而已。EXCEL2003在同一單元格內(nèi)應(yīng)用不同格式在xxexcel時，可能需要將同一個單元格內(nèi)的不同部分應(yīng)用 不同的格式，但是一般情況下只能應(yīng)用一種格式。對于這種情況，可以采取下列方法：首先確定單元格中內(nèi)容是不是“文本”型， 如果不是則右擊單元格，選擇右鍵菜單中的“設(shè)置單元格格式” 命令中的“數(shù)值”選項卡，將此單元格設(shè)置為“文本”型。然后 選定單元格中需要修改格式的部分內(nèi)容，按下“ ctrl+1 ”組合鍵，即可彈出“單元格格式”對話

21、框，就可以任意設(shè)置選定內(nèi)容的字 體、顏色等格式了。EXCEL2007篩選后的復(fù)制粘貼在excel2007中，有時需要把篩選后的數(shù)據(jù)復(fù)制粘貼到另一 個表中，但是粘貼時發(fā)現(xiàn)結(jié)果并不是篩選出來的數(shù)據(jù)，而是所有的數(shù)據(jù)。這個問題可以用下面三個方法來解決。方法1:進(jìn)行兩次以上的篩選操作，篩選操作可以是同一列 或不同列。只進(jìn)行一次篩選操作，表面上選擇的是篩選后的數(shù)據(jù)， 其實包括了未篩選的全部數(shù)據(jù)。所以我們在篩選后進(jìn)行復(fù)制粘貼時，有時是篩選后的可見數(shù)據(jù)，有時是全部數(shù)據(jù)。其實是可以判斷復(fù)制后的數(shù)據(jù)是篩選后的還是全部的： 如果 復(fù)制后許多行都有閃動的波紋線， 就是篩選后的數(shù)據(jù)，如果只在 所選數(shù)據(jù)的四周出現(xiàn)閃動的波

22、紋線，就是全部數(shù)據(jù)的。方法2:篩選后選擇需要復(fù)制的區(qū)域，選擇“開始f查找和 選擇f定位條件f可見單兀格”，再進(jìn)行復(fù)制粘貼，就是篩選后 的內(nèi)容了。方法3:篩選后選擇需要復(fù)制的區(qū)域，同時按下“ alt ”和 分號鍵，再復(fù)制粘貼即可。Word2003:快速刪除頁眉橫線在xxword文檔時，常需要在文檔中添加頁眉頁腳，但此時 word會自動在文字下方加一橫線。我們想去掉這根橫線，有兩 種方法可快速刪除頁眉橫線。方法一：雙擊頁眉區(qū)域，出現(xiàn)頁眉XX虛線框，在菜單“ XXf清除”下找到“格式”項，單擊，則頁眉中的橫線消失，只留 下文字信息。想要恢復(fù)橫線，點擊“ XX ”菜單的撤銷鍵入即可。方法二：雙擊頁眉區(qū)

23、域后，點擊“格式f邊框和底紋”，在“邊框”標(biāo)簽頁中的左側(cè)的邊框“設(shè)置”中點擊“無”，在右邊 找到“應(yīng)用于”組合框，選擇“段落”，點擊“確定”命令按鈕， 則頁眉中的橫線消失。Word2003:隱藏試卷答案很多老師都在制作試卷的同時會附上答案，如果不小心泄露出去，會引起教學(xué)事故。有三個解決辦法能將答案隱藏起來。方法1:選中答案，然后從“格式”菜單下打開“字體”對 話框，在“效果”小節(jié)下勾選“隱藏文字”復(fù)選項即可。方法2：選中需要隱藏的文字，按下“ ctrl+shift+H ”組合 鍵即可迅速隱藏文字。方法3:從“工具”菜單下打開“自定義”對話框，在“命 令”選項頁中的“類別”中選擇“格式”項，然后在右側(cè)對應(yīng)的“命令”中找到“隱藏”命令，將之拖到工具欄任意位置處，以 后需要使用時只要用鼠標(biāo)直接點擊就可以了。如果需要查看被隱藏的內(nèi)容， 只需要單擊工具欄上的“顯示 /隱藏xx