(完整版)公司會(huì)議管理辦法(試行)

1、公司會(huì)議管理辦法（試行） 第一章 總則 第一條 為進(jìn)一步加強(qiáng)我公司會(huì)務(wù)工作管理，規(guī)范會(huì)議組織服務(wù)程序，嚴(yán)肅會(huì)議紀(jì)律，提高會(huì)議質(zhì)量，增強(qiáng)會(huì)議效果，降低會(huì)議成本，不斷提高會(huì)務(wù)管理服務(wù)水平，結(jié)合公司實(shí)際，特制訂本管理辦法。 第二條 會(huì)議召開(kāi)應(yīng)遵循如下原則： （一） 高效原則。會(huì)議召開(kāi)應(yīng)確有必要，注重實(shí)效，主題鮮明，準(zhǔn)備充分，嚴(yán)禁召開(kāi)沒(méi)有明確目的、缺乏實(shí)際內(nèi)容的研討會(huì)、座談會(huì)、經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)等。 （二） 精簡(jiǎn)原則。大力精簡(jiǎn)會(huì)議，盡量縮短會(huì)期和控制會(huì)議規(guī)模，減少與會(huì)人員。盡量控制大型會(huì)議召開(kāi)；能合并召開(kāi)的會(huì)議統(tǒng)籌合并召開(kāi)；對(duì)可開(kāi)可不開(kāi)的會(huì)議堅(jiān)決不開(kāi)；對(duì)能會(huì)下協(xié)調(diào)解決或用其他方式解決問(wèn)題的盡量不開(kāi)會(huì)議。 （三

2、） 節(jié)約原則。會(huì)議要厲行勤儉節(jié)約，嚴(yán)禁鋪張浪費(fèi)。 第三條 本辦法適用于公司各類會(huì)議組織管理。 第二章 會(huì)議的組織管理及分類 第四條 辦公室為各類會(huì)議工作的歸口管理部門，負(fù)責(zé)指導(dǎo)和統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司各類會(huì)議工作，制定和修訂會(huì)議管理有關(guān)規(guī)章制度并監(jiān)督執(zhí)行。 會(huì)議提擬人或主辦部門負(fù)責(zé)會(huì)議的組織工作，并有 第五條權(quán)對(duì)違反本制度的行為提出處罰。 第六條 各項(xiàng)會(huì)議依據(jù)公司召開(kāi)會(huì)議的性質(zhì)由主辦部門和協(xié)辦部門共同完成。主辦部門會(huì)議工作的主要負(fù)責(zé)部門，統(tǒng)籌完成會(huì)議各項(xiàng)工作；協(xié)辦部門需在主辦部門的指導(dǎo)下協(xié)助完成會(huì)議有關(guān)工作。 第七條 公司召開(kāi)的會(huì)議主要分為以下幾類： （一） 省公司、集團(tuán)公司到公司內(nèi)視察、調(diào)研、檢查、指

3、導(dǎo)、接洽等召開(kāi)的會(huì)議，由辦公室負(fù)責(zé)召開(kāi)； （二） 省公司本部各部門、外省公司、兄弟地（市）公司在我公司召開(kāi)的與公司經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)有關(guān)的會(huì)議，由相關(guān)部門主要負(fù)責(zé)，辦公室給予配合； （三） 省公司、集團(tuán)公司在我公司舉辦或由我公司承辦的大型會(huì)議及交流研討會(huì)，由相關(guān)部門主要負(fù)責(zé)，辦公室給予配合； （四） 公司組織召開(kāi)的各類工作會(huì)、表彰會(huì)，由辦公室負(fù)責(zé)召開(kāi)； （五） 專業(yè)研討會(huì)、部門日常工作等內(nèi)部各類會(huì)議，由各相關(guān)部門主要負(fù)責(zé)； （六） 其它需要公司承辦的各類會(huì)議，辦公室具體負(fù)責(zé)，相關(guān)部門給予配合。 第三章 會(huì)議提擬與審批 第八條 為充分有效利用公司會(huì)議資源 ，公司各類會(huì)議的召開(kāi)必須由主辦部門提前提擬，履行審

4、批程序，經(jīng)批準(zhǔn)后方可組織實(shí)施。（會(huì)議的提擬和審批詳見(jiàn)會(huì)議室、酒店管理辦法） 第四章 會(huì)議的計(jì)劃與統(tǒng)籌 第九條 會(huì)議計(jì)劃一經(jīng)公司審批同意，如無(wú)特殊情況應(yīng)如期召開(kāi)。 第十條 凡已列入計(jì)劃的會(huì)議，如需改期，或遇特殊情況需安排新的臨時(shí)行政會(huì)議時(shí)，會(huì)議召集部門應(yīng)提前一天報(bào)請(qǐng)辦公室調(diào)整會(huì)議計(jì)劃。未經(jīng)辦公室同意，任何人不得隨意打亂正常會(huì)議計(jì)劃。 第十一條 會(huì)議安排的原則為：小會(huì)服從大會(huì)，局部服從整體，臨時(shí)會(huì)議服從例會(huì)。各類會(huì)議的優(yōu)先順序?yàn)椋汗纠龝?huì)、公司臨時(shí)行政會(huì)議、部門會(huì)議。因處置突發(fā)事件而召集的緊急會(huì)議不受此限。 第五章 會(huì)議準(zhǔn)備及總結(jié)工作 第十二條 會(huì)議通知遵照以下規(guī)定： （一） 已列入月度會(huì)議計(jì)劃表

5、的會(huì)議，月中無(wú)需調(diào)整的，不再另行通知，由部門按月度會(huì)議計(jì)劃表直接通知與會(huì)人； （二） 屬下列情況之一者，按“誰(shuí)提擬，誰(shuí)通知”的原則進(jìn)行會(huì)議通知： 1.未列入月度會(huì)議計(jì)劃而臨時(shí)提擬的會(huì)議； 2.雖然已列入月度會(huì)議計(jì)劃，但需對(duì)會(huì)議議題、需準(zhǔn)備的會(huì)議資料、會(huì)務(wù)安排等作特別說(shuō)明； 其它提擬人認(rèn)為應(yīng)另行通知的情況。3. （三） 會(huì)議通知期一般應(yīng)提前一天以上，通知對(duì)象為與會(huì)人、會(huì)務(wù)服務(wù)提供部門； （四） 會(huì)議通知形式一般為電話通知。但需對(duì)會(huì)議議題、需準(zhǔn)備的會(huì)議資料、會(huì)務(wù)安排等作特別說(shuō)明的會(huì)議，應(yīng)以會(huì)議通知單進(jìn)行書面通知；涉及多個(gè)部門和參加人數(shù)眾多的大型會(huì)議，主辦部門還應(yīng)編制詳細(xì)的會(huì)議計(jì)劃通知相關(guān)部門。 第

6、十三條 會(huì)議的其它準(zhǔn)備工作遵照以下規(guī)定： （一） 會(huì)議提擬部門應(yīng)提前做好會(huì)議資料（如會(huì)議議程議題、提案、匯報(bào)材料、計(jì)劃草案、決議決定草案、與會(huì)人應(yīng)提交資料等）準(zhǔn)備的組織工作； （二） 會(huì)務(wù)服務(wù)提供部門應(yīng)提前做好會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作，如落實(shí)會(huì)場(chǎng)，布置會(huì)場(chǎng)，備好座位、會(huì)議器材、茶具茶水等會(huì)議所需的各種設(shè)施、用品等。 第六章 會(huì)議組織 第十四條 會(huì)議組織遵照“誰(shuí)提擬，誰(shuí)組織”的原則。 第十五條 主持人須遵守以下規(guī)定： （一） 主持人應(yīng)不遲于會(huì)前10分鐘到達(dá)會(huì)場(chǎng)，檢查會(huì)務(wù)落實(shí)情況，做好會(huì)前準(zhǔn)備； （二） 主持人一般應(yīng)于會(huì)議開(kāi)始后，將會(huì)議的議題、議程、須解決問(wèn)題及達(dá)成目標(biāo)、議程推進(jìn)中應(yīng)注意的問(wèn)題等，進(jìn)行必要的說(shuō)

7、明； 主持人應(yīng)根據(jù)會(huì)議進(jìn)行中的實(shí)際情況，會(huì)議進(jìn)行中， （三）對(duì)議程進(jìn)行適時(shí)、必要的控制，并有權(quán)限定發(fā)言時(shí)間和中止與議題無(wú)關(guān)的發(fā)言，以確保議程順利推進(jìn)及會(huì)議效率； （四） 屬討論、決策性議題的會(huì)議，主持人應(yīng)引導(dǎo)會(huì)議作出結(jié)論。對(duì)須集體議決的事項(xiàng)應(yīng)加以歸納和復(fù)述，適時(shí)提交與會(huì)人表明意見(jiàn)；對(duì)未議決事項(xiàng)亦應(yīng)加以歸納并引導(dǎo)會(huì)議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見(jiàn)； （五） 主持人應(yīng)將會(huì)議決議事項(xiàng)付諸實(shí)施的程序、實(shí)施人（部門）、達(dá)成標(biāo)準(zhǔn)和時(shí)間等會(huì)后跟進(jìn)安排向與會(huì)人明確。 第十六條 與會(huì)人須遵守以下規(guī)定： （一） 應(yīng)準(zhǔn)時(shí)到會(huì)，并在會(huì)議簽到表上簽到； （二） 會(huì)議發(fā)言應(yīng)言簡(jiǎn)意賅，緊扣議題； （三） 遵循會(huì)議主持人對(duì)議程控制的要

8、求； （四） 屬工作部署性質(zhì)的會(huì)議，原則上不在會(huì)上進(jìn)行討論性發(fā)言； （五） 遵守會(huì)議紀(jì)律； （六） 做好本人的會(huì)議紀(jì)錄。 第十七條 主持人為會(huì)議考勤的核準(zhǔn)人，考勤記錄由會(huì)議記錄員負(fù)責(zé)。 第十八條 會(huì)議記錄 （一） 公司各類會(huì)議均應(yīng)以專用記錄本進(jìn)行會(huì)議記錄。 （二） 公司各類會(huì)議原則上應(yīng)確定專人負(fù)責(zé)記錄。會(huì)議記 錄員的確定應(yīng)遵守以下規(guī)定： 1.各部門應(yīng)常設(shè)一名會(huì)議記錄員（一般為本部門的內(nèi)務(wù)文員，名單報(bào)公司辦公室備案），負(fù)責(zé)本部門會(huì)議及本部門負(fù)責(zé)組織的會(huì)議的記錄工作。 2.會(huì)議記錄遵照“誰(shuí)組織，誰(shuí)記錄”的原則，如有必要，主持人可根據(jù)本原則及考慮會(huì)議議題所涉及業(yè)務(wù)的需要，臨時(shí)指定會(huì)議記錄員。 3.公

9、司總經(jīng)理主持的公司例會(huì)、臨時(shí)行政會(huì)議原則上由總經(jīng)理秘書負(fù)責(zé)會(huì)議記錄工作；公司總經(jīng)理另有指定的，從集團(tuán)總經(jīng)理指定。 （三） 會(huì)議記錄員應(yīng)遵守以下規(guī)定： 1.以專用會(huì)議記錄本做好會(huì)議的原始記錄及會(huì)議考勤記錄，根據(jù)需要整理會(huì)議紀(jì)要。 2.會(huì)議記錄應(yīng)盡量采用實(shí)錄風(fēng)格，確保記錄的原始性。 3.對(duì)會(huì)議已議決事項(xiàng)，應(yīng)在原始記錄中括號(hào)注明“議決”字樣。 4.會(huì)議原始記錄應(yīng)于會(huì)議當(dāng)日、會(huì)議紀(jì)要最遲不遲于次日呈報(bào)會(huì)議主持人審核簽名。 5.做好會(huì)議原始記錄的日常歸檔、保管工作，及時(shí)將經(jīng)主持人核準(zhǔn)的會(huì)議簽到表的考勤記錄報(bào)考勤人員。 第十九條 會(huì)議紀(jì)要 （一） 下列情況下，應(yīng)整理會(huì)議紀(jì)要： 公司各類臨時(shí)行政會(huì)議；1.

10、2.須會(huì)后對(duì)會(huì)議精神貫徹落實(shí)進(jìn)行跟進(jìn)的會(huì)議； 3.其它主持人要求整理會(huì)議紀(jì)要的會(huì)議。 （二） 會(huì)議紀(jì)要的發(fā)放或傳閱范圍由主持人確定。 第二十條 會(huì)議原始記錄的備檔按以下規(guī)定： （一） 本部門負(fù)責(zé)組織的公司各類行政會(huì)議的會(huì)議記錄，由本部門常設(shè)會(huì)議記錄員負(fù)責(zé)日常歸檔、保管，但用完后的記錄本應(yīng)作為機(jī)要檔案及時(shí)轉(zhuǎn)辦公室統(tǒng)一歸檔備查。 （二） 本部門會(huì)議記錄由本部門常設(shè)會(huì)議記錄員統(tǒng)一歸檔備查。 （三） 會(huì)議記錄為公司的機(jī)要檔案，保管人員不得擅自外泄。其調(diào)閱應(yīng)嚴(yán)格按公司文檔管理制度和保密制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 第七章 會(huì)議跟進(jìn) 第二十一條 會(huì)議決議、決策事項(xiàng)須會(huì)后跟進(jìn)落實(shí)的，遵照“誰(shuí)組織，誰(shuí)跟進(jìn)”的原則；會(huì)

11、議主持人另有指定的，從主持人指定。 第二十二條 公司總經(jīng)理主持的會(huì)議的會(huì)后跟進(jìn)工作原則上由辦公室負(fù)責(zé)落實(shí)，總經(jīng)理另有指定的，從集總經(jīng)理指定。 第二十三條 會(huì)議跟進(jìn)的依據(jù)以會(huì)議原始記錄及會(huì)議紀(jì)要為準(zhǔn)。 第八章 會(huì)議紀(jì)律及獎(jiǎng)懲 參會(huì)人員要嚴(yán)格按照會(huì)議通知要求，準(zhǔn)時(shí)參加 第二十四條會(huì)議，不得遲到、早退，不能參加會(huì)議要及時(shí)向主管部門履行請(qǐng)假手續(xù)。參會(huì)時(shí)需按規(guī)定著裝并按指定位置就座。 第二十五條 參會(huì)人員應(yīng)提前進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，原則上提前十分鐘，不準(zhǔn)遲到、早退和中途退場(chǎng)（如有緊急事務(wù)處理，須經(jīng)主持人批準(zhǔn)后方可離場(chǎng)）。對(duì)遲到早退者處以50元/人次的罰款。無(wú)故缺席者處100元/人次的罰款 第二十六條 參會(huì)人員需帶好筆記本，做好會(huì)議記錄，積極發(fā)言，踴躍提出各種合理化的意見(jiàn)和建議，同時(shí)注意保持會(huì)場(chǎng)衛(wèi)生，維持會(huì)場(chǎng)秩序，不得在會(huì)場(chǎng)內(nèi)交頭接耳，閑談。 第二十七條 會(huì)議期間，一律關(guān)閉通訊工具或調(diào)為靜音，不得頻繁出入會(huì)場(chǎng)，不得大聲喧嘩、交頭接耳。發(fā)言要有順序，主動(dòng)服從主持人安排，如有不同意見(jiàn)或建議，應(yīng)以禮待人、協(xié)商解決或會(huì)