1公司會議管理制度-范文

1、1公司會議管理制度-范文 x x x 公 司 企 業(yè) 標(biāo) 準(zhǔn) 會議管理制度 1 前 言 說明： 2 xxx 公司 會議管理 制度 1 范圍 本制度規(guī)定了部門會議的管理范圍、組織程序和具體要求等內(nèi)容。 本制度適用于xxx公司及各二級部門。 2 規(guī)范性引用文件 無 3 術(shù)語和定義 3.1 xxx 公司級會議 3.1.1 部門高管會：根據(jù) xxx 公司經(jīng)營管理需要，要求 xxx 公司副部級以上管理干部參加的會議，每月召開 2 次，召開時間為第 1、3 周周二上午 8:30。 3.1.2 部門月度經(jīng)營分析會：根據(jù)一個時期總體的經(jīng)營、管理工作需要，要求 xxx 公司全體人員參加的會議，每月召開 1 次，

2、召開時間為每月第 1 周周三上午 8:00。 3.1.3 部門高管辦公擴(kuò)大會議：根據(jù) xxx 公司管理、業(yè)務(wù)需要，要求 xxx 公司副處級以上管理干部參加的會議，每月召開 1 次，召開時間為部門月度經(jīng)營分析會議之后。 3.1.4 其他會議：各項(xiàng)專題會議、技術(shù)例會、項(xiàng)目會議等各種因不同工作需求或突發(fā)情況而在 xxx 公司范圍內(nèi)召開的會議。 3.2 二級部門會議：根據(jù)二級部門管理、業(yè)務(wù)的需要，而在各二級或三級部門內(nèi)部召開的會議，包括例會、總結(jié)會、交流會等。 3.3 項(xiàng)目會議：各項(xiàng)目組根據(jù)項(xiàng)目管理需要召開的會議，可參照此制度執(zhí)行。 4 職責(zé) 4.1 會議管理部門：運(yùn)營部為部門會議管理部門 4.1.1

3、 負(fù)責(zé)會議管理制度的制定和落實(shí)； 4.1.2 負(fù)責(zé)部門各類會議的統(tǒng)籌、監(jiān)督、協(xié)調(diào)工作； 4.1.3 負(fù)責(zé)部門重大會議的組織工作； 4.1.4 負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查各二級部門會議的組織管理工作。 4.2 會議組織部門：xxx 公司級會議由運(yùn)營部負(fù)責(zé)組織；二級部門會議原則上由各部門負(fù)責(zé)組織，運(yùn)營部負(fù)責(zé)監(jiān)督與協(xié)調(diào)。 3 4.2.1 負(fù)責(zé)會議通知起草、下發(fā)； 4.2.2 負(fù)責(zé)會議材料準(zhǔn)備、收集、下發(fā)； 4.2.3 負(fù)責(zé)會議室預(yù)定； 4.2.4 負(fù)責(zé)會議室設(shè)備準(zhǔn)備；參會人員簽到； 4.2.5 負(fù)責(zé)會議現(xiàn)場服務(wù)；會議紀(jì)律檢查； 4.2.6 負(fù)責(zé)會議紀(jì)要整理、下發(fā)； 4.2.7 負(fù)責(zé)會議決議跟蹤； 4.2.8 負(fù)

4、責(zé)會議資料存檔等工作。 5 5 管理內(nèi)容與要求 1 5.1 會議召集原則 5.1.1 貫徹"精簡、高效'的原則，不召開準(zhǔn)備不充分、主題不明確的會議。 5.1.2 堅(jiān)持局部服從整體的原則，下級部門會議安排不得與上級部門沖突。 5 5. .2 2 會議通知 5.2.1 會議通知由會議組織部門負(fù)責(zé)起草，至少于會議召開前 2 天下發(fā)，建議格式見附錄 a。 5.2.2 會議通知應(yīng)當(dāng)使用會議組織部門的部門郵箱發(fā)送，嚴(yán)禁使用個人郵箱發(fā)送；會議通知發(fā)送范圍原則上為參會人員。 5.2.3 會議通知除郵件形式外，會議組織部門應(yīng)短信、電話通知并獲取答復(fù)，確保參會人員及時、準(zhǔn)確地獲取會議信息。 5

5、5. .3 3 會議材料準(zhǔn)備 5.3.1 會議組織部門應(yīng)提前準(zhǔn)備會議資料，包括匯報材料、計(jì)劃草案、決議草案、參會人員應(yīng)提交的各類資料等，至少于會議召開前 1 天發(fā)送至參會人員，確保參會人員會前了解會議內(nèi)容，做好相應(yīng)準(zhǔn)備。 5.3.2 會前無法發(fā)送會議材料的會議，如緊急會議，會議組織部門應(yīng)盡可能細(xì)化會議通知，明確會議議程，并提前與主要參會人員溝通。 5.3.3 各類會議材料，包括會議通知、會議紀(jì)要等，會后由會議組織部門統(tǒng)一規(guī)整存檔。 5 5. .4 4 會務(wù)工作 5.4.1 召開會議需使用公司會議室的，應(yīng)至少提前 2 天通過公司會議室預(yù)定系統(tǒng)預(yù)訂，由總裁辦統(tǒng)籌安排。 5.4.2 會議組織部門應(yīng)于

6、會前 15 分鐘準(zhǔn)備好會議所需物品，如筆記本電腦、激光筆、錄音筆、會議材料等，保證會議按時開始，并進(jìn)行會議考勤登記。 4 5 5. .5 5 會議紀(jì)要 5.5.1 會議紀(jì)要由會議組織部門負(fù)責(zé)整理撰寫，在會議結(jié)束后 3 個工作日內(nèi)整理完畢，經(jīng)會議組織部門第一負(fù)責(zé)人或會議主持人簽發(fā)后下發(fā)，建議格式見附錄 b。 5.5.2 會議紀(jì)要發(fā)送范圍由簽發(fā)人確定，一般為參會人員，發(fā)送要求同會議通知。 5 5. .6 6 會議決議跟進(jìn) 5.6.1 各類會議中形成的決議，由會議組織部門指定專人負(fù)責(zé)跟蹤，由具體責(zé)任部門或責(zé)任人按規(guī)定時限落實(shí)完成。 5.6.2 會議組織部門負(fù)責(zé)定期檢查會議決議的落實(shí)情況，進(jìn)行必要的提

7、醒和催促。 5 5. .7 7 會議違紀(jì)通報 5.7.1 會議組織部門負(fù)責(zé)會議紀(jì)律維護(hù)和檢查工作，并對違紀(jì)情況做好記錄，于會議結(jié)束后 2天內(nèi)出具并下發(fā)經(jīng)會議組織部門第一負(fù)責(zé)人或會議主持人簽發(fā)的違紀(jì)通報，通報格式見附錄c。xxx 公司級會議的違紀(jì)通報以紅頭文件的形式發(fā)送。 5.7.2 會議違紀(jì)通報發(fā)送范圍由簽發(fā)人確定，一般為參會人員，發(fā)送要求同會議通知。 5.7.3 會議通報發(fā)送前，會議組織部門應(yīng)與違紀(jì)人員溝通確認(rèn)違紀(jì)事實(shí)。會議違紀(jì)通報下發(fā)后，會議組織部門須報送公司人力資源部門，由人力資源部門在工資中予以兌現(xiàn)。 8 5.8 主持人 5.8.1 主持人應(yīng)于會議開始后，對會議議程、時間分配、議題、需

8、解決問題、應(yīng)達(dá)成目標(biāo)及應(yīng)注意的問題等內(nèi)容進(jìn)行必要的說明，并對整個會議的時間安排予以明確。 5.8.2 會議進(jìn)行過程中，主持人應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，對議程進(jìn)行適時、必要的控制，并有權(quán)規(guī)定發(fā)言時間和中止與議題無關(guān)的發(fā)言，以確保議程順利推進(jìn)，提高會議效率。 5.8.3 討論、決策性議題的會議，主持人應(yīng)引導(dǎo)會議做出結(jié)論。會議決議事項(xiàng)付諸實(shí)施的程序、責(zé)任人（部門）、達(dá)成標(biāo)準(zhǔn)和完成時間應(yīng)盡量在會上明確。對須集體議決的事項(xiàng)應(yīng)加以歸納和復(fù)述，適時提交參會人員進(jìn)行表決；對會上未議決事項(xiàng)也應(yīng)加以歸納，并引導(dǎo)會議就其后續(xù)安排達(dá)成統(tǒng)一意見。 5 5. .9 9 參會人 5.9.1 會前認(rèn)真準(zhǔn)備會議所需的材料及發(fā)言內(nèi)容； 5

9、.9.2 準(zhǔn)時到會，按照要求簽到，做好現(xiàn)場記錄； 5.9.3 緊扣會議議題，遵循會議流程，嚴(yán)格控制發(fā)言時間； 5.9.4 嚴(yán)格遵守會議紀(jì)律； 5.9.5 認(rèn)真落實(shí)會議決議事項(xiàng)。 5 6 檢查與考核 6.1 如因特殊情況不能參加會議的人員，必須在會議召開前一天向會議主持人或指定請假人請假，否則視同缺席。缺席者負(fù)激勵 100 元/次。 6.2 參會人員不得遲到、早退，無故遲到 5 分鐘以內(nèi)的，負(fù)激勵 20 元/次；遲到 30 分鐘以內(nèi)的，負(fù)激勵 50 元/次；遲到 30 分鐘以上，負(fù)激勵 100 元/次。 6.3 會議期間嚴(yán)禁出現(xiàn)打盹、睡覺、交頭接耳、私自討論影響他人等影響會議秩序的現(xiàn)象，如有發(fā)現(xiàn)

10、，負(fù)激勵 20 元/次。 6.4 參會人員須將手機(jī)調(diào)至靜音或震動狀態(tài)，會議期間手機(jī)響鈴負(fù)激勵 20 元/次。 7 7 附錄 6 附 錄 a a （規(guī)范性附錄） 關(guān)于召開 會議的通知 簽發(fā)人： 2021 3x xx 號 xxx 公司各位員工： 茲定于 月 日 時 分在（會議地點(diǎn)）召開（會議名稱）會議。 一、會議議題 議題一 議題二 二、會議參加人員 三、組織部門 四、會議主持人 五、 會議記錄人 六、 議程安排 第一項(xiàng) 發(fā)言人： 時間 第二項(xiàng) 發(fā)言人： 時間 第三項(xiàng) 發(fā)言人： 時間 七 、參會要求/ / 注意 請參會人員準(zhǔn)時參會，如因故不能參會者，請向 xxx 請假。 （會議組織部門名稱） 年月日 7 附 錄 b b （規(guī)范性附錄） x xxx 公司 x xxxxxxxxxx 會議紀(jì)要 簽發(fā)人： 2021 3x xx 號 會議時間： 年 月 日