【管理制度】辦公物資采購及發(fā)放規(guī)定

1、辦公物資采購及發(fā)放規(guī)定 第一條 為使公司辦公物資采購及發(fā)放工作規(guī)范化，依據(jù)公司預(yù)算計(jì)劃制度和倉儲(chǔ)管理制度特制訂本規(guī)定。第二條 辦公物資的采購及發(fā)放須遵從“保證供應(yīng)、方便工作、節(jié)省開支”的原則。采購要從實(shí)際需要出發(fā)，嚴(yán)格按預(yù)算執(zhí)行。員工使用辦公用品和設(shè)備時(shí)要珍惜愛護(hù)，杜絕破壞和浪費(fèi)。第三條 本規(guī)定所指辦公物資是指文具、紙張等文案用品，辦公桌椅、檔案柜等家俱器具，電話機(jī)、傳真機(jī)、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等辦公機(jī)具設(shè)備，電扇、空調(diào)等家電設(shè)備。第四條 各部門所需的辦公物資要統(tǒng)籌計(jì)劃，納入年度預(yù)算計(jì)劃當(dāng)中，經(jīng)批準(zhǔn)后，按月制訂具體計(jì)劃。第五條 辦公物資的采購及發(fā)放實(shí)行集中管理，由總務(wù)部負(fù)責(zé)，具體細(xì)則如下：（一） 辦

2、公物資的月度采購。各部門負(fù)責(zé)人根據(jù)批準(zhǔn)的月度費(fèi)用預(yù)算，結(jié)合本部門的實(shí)際需要，填寫“月度采購申請(qǐng)單”，將本部門下月需用的辦公物資分類填寫清楚，并于每月30日?qǐng)?bào)至管理會(huì)計(jì)部，管理會(huì)計(jì)部審查是否在預(yù)算之內(nèi)。如在預(yù)算外，管理會(huì)計(jì)部要求各部門重新填單，如在預(yù)算內(nèi)，管理會(huì)計(jì)部簽署意見后轉(zhuǎn)總務(wù)部后勤組，后勤組根據(jù)庫存情況和各部門的緩急需要編制“月度采購計(jì)劃”，報(bào)總務(wù)部經(jīng)理審核和行政總監(jiān)審批后，由采購員實(shí)施采購，同時(shí)“月度采購計(jì)劃”報(bào)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部一份，由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部負(fù)責(zé)采購資金的準(zhǔn)備。（二） 辦公物資的臨時(shí)采購。各部門因臨時(shí)或預(yù)算外需要而申請(qǐng)采購時(shí)，應(yīng)填寫“采購申請(qǐng)單”（本單一式四聯(lián)，一聯(lián)本部門留存，一聯(lián)報(bào)財(cái)務(wù)會(huì)

3、計(jì)部，一聯(lián)交采購員，一聯(lián)交物資管理員。），經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽準(zhǔn)，然后視采購所需金額報(bào)相應(yīng)批準(zhǔn)人批準(zhǔn)。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部負(fù)責(zé)采購資金的準(zhǔn)備及對(duì)某些物品的比價(jià)工作。（三） 申請(qǐng)采購的審批權(quán)限。1、 預(yù)算內(nèi)單項(xiàng)資金使用審批權(quán)限：1000元（含）以內(nèi)由部門經(jīng)理批準(zhǔn)；1000元以上2000元（含）以內(nèi)由系統(tǒng)總監(jiān)批準(zhǔn)；2000元以上由總經(jīng)理批準(zhǔn)。2、 預(yù)算外單項(xiàng)資金使用審批權(quán)限：2000元（含）以內(nèi)由總經(jīng)理批準(zhǔn)；2000元以上由董事長批準(zhǔn)。3、 動(dòng)用1000元（含）以下資金由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部經(jīng)理核準(zhǔn)；1000元以上由財(cái)務(wù)總監(jiān)核準(zhǔn)。第六條 采購工作細(xì)則。（一） 采購物資單價(jià)在100元（含）以下的，由采購員直接采買。采購物資

4、單價(jià)超過100元的，采購員須事先進(jìn)行市場(chǎng)尋價(jià)，填寫“尋價(jià)單”。單價(jià)在200元以下的尋價(jià)結(jié)果由后勤組組長確認(rèn)；單價(jià)在200元（含）以上尋價(jià)結(jié)果由總務(wù)部經(jīng)理確認(rèn)。采購員根據(jù)確認(rèn)的尋價(jià)結(jié)果，辦理具體的采購業(yè)務(wù)。（二） 采購員在實(shí)施采購業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)充分了解所購物資的品名、規(guī)格、質(zhì)量要求及其他特別要求，要做到貨比三家，保證物美價(jià)廉。采購后要及時(shí)辦理入庫手續(xù)并登記采購臺(tái)帳。第七條 物資管理員負(fù)責(zé)辦理采購物資的驗(yàn)收入庫手續(xù)，并搞好庫房管理。（一） 采購員在辦理入庫手續(xù)時(shí)，物資管理員應(yīng)根據(jù)“采購申請(qǐng)單”進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，仔細(xì)檢查品名、規(guī)格、數(shù)量和質(zhì)量是否符合要求，如不符合要求，有權(quán)拒絕入庫并督辦采購員辦理退貨。如果

5、符合要求，應(yīng)填寫“入庫單”（本單一式兩聯(lián)，一聯(lián)物資管理員留存，一聯(lián)交采購員辦理請(qǐng)款或報(bào)銷手續(xù)并留存于會(huì)計(jì)室。），辦理入庫手續(xù)，并登記庫存數(shù)量帳。（二） 物資管理員應(yīng)確保庫房及庫存物資的安全完整和庫容整潔，要做到“八防四檢”：1、 八防：防火、防盜、防潮、防霉、防鼠、防塵、防爆、防漏電。2、 四檢： 上班必須檢查倉庫門鎖有無異常，物品有無丟失。l 下班檢查是否已鎖門、拉閘、斷電及是否存在其它不安全隱患。l 經(jīng)常檢查庫內(nèi)溫度、濕度，保持通風(fēng)。l 檢查易燃、易爆物品是否單獨(dú)存儲(chǔ)、妥善保管。（三） 物資管理員應(yīng)合理有效地使用庫容，分門別類碼放物品，保證出入方便、整齊有序。（四） 物資管理員應(yīng)嚴(yán)格遵守倉

6、庫保管工作紀(jì)律。倉庫保管工作紀(jì)律內(nèi)容如下：1、 嚴(yán)禁在倉庫內(nèi)吸煙、動(dòng)用明火。2、 嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入倉庫。3、 嚴(yán)禁在倉庫堆放雜物。4、 嚴(yán)禁在倉庫內(nèi)存放私人物品。5、 嚴(yán)禁私領(lǐng)、私分倉庫物品。6、 嚴(yán)禁在倉庫內(nèi)談笑、打罵。7、 嚴(yán)禁隨意挪動(dòng)倉庫的消防器材。8、 嚴(yán)禁在倉庫內(nèi)私拉亂接電源電線。（五） 物資管理員對(duì)庫存物資要經(jīng)常盤點(diǎn)，做到日清月結(jié)。發(fā)現(xiàn)盈余、短少、殘損必須查明原因，分清責(zé)任，寫出書面報(bào)告，呈報(bào)總務(wù)部經(jīng)理和財(cái)會(huì)部門。第八條 辦公物資的發(fā)放采用集中時(shí)間辦理：定于每周二、四下午2時(shí)至5時(shí)。第九條 各部門要指定專人負(fù)責(zé)辦公物資的領(lǐng)用、內(nèi)部發(fā)放及統(tǒng)計(jì)工作，需要時(shí)負(fù)責(zé)同管理會(huì)計(jì)部核對(duì)。 領(lǐng)用時(shí)

7、由指定專人填寫“物品領(lǐng)用單”（本單一式三聯(lián)，一聯(lián)領(lǐng)用部門存根，一聯(lián)物資管理員留存，一聯(lián)報(bào)會(huì)計(jì)室。）如系以舊換新或?qū)兕A(yù)算內(nèi)或經(jīng)申購采買的物品，由部門經(jīng)理簽準(zhǔn)。如系預(yù)算外則視具體領(lǐng)用物品金額報(bào)相應(yīng)批準(zhǔn)人批準(zhǔn)，領(lǐng)用批準(zhǔn)權(quán)限同申請(qǐng)采購時(shí)的規(guī)定。第十條 物資管理員要認(rèn)真核對(duì)“物品領(lǐng)用單”所列項(xiàng)目和審批手續(xù)，準(zhǔn)確無誤辦理發(fā)放，并登記庫存數(shù)量帳。每月最末一日填寫“月度庫存報(bào)表”（本表一式三份，一份自存，一份報(bào)后勤組組長，一份報(bào)總務(wù)部經(jīng)理。），同時(shí)按部門別匯總統(tǒng)計(jì)各部門本月辦公物資的領(lǐng)用情況，編制“月度辦公物資領(lǐng)用匯總表”（本表一式兩份，一份自存，一份報(bào)管理會(huì)計(jì)部）。管理會(huì)計(jì)部根據(jù)物資管理員上報(bào)的“月度辦公物資領(lǐng)用匯總表”審核各部門的辦公物資領(lǐng)用是否超出了預(yù)算，視情況采取相應(yīng)的措施。第十一條 對(duì)家俱器具、辦公設(shè)備和家電設(shè)備的登記與管理，按公司財(cái)產(chǎn)管理制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第十二條 凡純屬人為原因致使辦公用具、設(shè)備損壞的，如責(zé)任人清楚，視情況由責(zé)任人賠償修理費(fèi)的70%-100%，造成報(bào)廢或丟失的視情況由責(zé)任人賠償原值的70%-100%。如責(zé)任人不清，由該部門負(fù)責(zé)人承擔(dān)賠償額的50%，保管人承擔(dān)另50%。對(duì)有意破壞者