淺論如何做好企業(yè)合同管理

1、淺論如何做好企業(yè)合同管理 淺論如何做好企業(yè)合同管理 摘 要 合同管理是企業(yè)管理中的一項(xiàng)重要工作，是企業(yè)躲避法律風(fēng)險(xiǎn)的一項(xiàng)重要措施。伴隨著現(xiàn)代企業(yè)法律制度的不斷完善，合同管理越發(fā)嚴(yán)謹(jǐn)，合同管理應(yīng)采取統(tǒng)一歸口管理與分口管理相結(jié)合的模式。通過(guò)合同管理信息系統(tǒng)上傳合同，要建立健全各項(xiàng)管理制度。在日常的合同管理中要做好審查工作，包括合同當(dāng)事人的資質(zhì)審查、合同文本的審查、合同履行情況的監(jiān)督檢查及重大合同審查。 關(guān)鍵詞 企業(yè)； 合同； 管理 doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2021 . 15. 047 中圖分類號(hào) F715.4； F273 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A

2、 文章編號(hào) 1673 - 019415- 0077- 02 市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)是法治經(jīng)濟(jì)、契約經(jīng)濟(jì)，合同是商品經(jīng)濟(jì)的產(chǎn)物，是商品交換的法律表現(xiàn)形式。合同管理作為現(xiàn)代企業(yè)法律參謀制度的重要內(nèi)容之一，能否實(shí)施有效管理把好合同關(guān)，是影響企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理成敗的一個(gè)重要因素。 1 企業(yè)的合同管理機(jī)構(gòu)和管理模式 企業(yè)的合同管理應(yīng)采取企業(yè)法規(guī)處統(tǒng)一歸口管理和各業(yè)務(wù)部門、各單位分口管理相結(jié)合的模式。企業(yè)法規(guī)處作為企業(yè)合同的統(tǒng)一管理部門，對(duì)企業(yè)合同的簽訂和履行負(fù)有監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)的職責(zé)。具體操作上，對(duì)合同實(shí)行分級(jí)管理，各業(yè)務(wù)部門和所屬各單位作為合同二級(jí)管理單位，負(fù)責(zé)本部門、本單位的合同簽訂和履行，并通過(guò)合同管理信息系統(tǒng)將合同

3、逐個(gè)上報(bào)審批。這樣，企業(yè)和所屬各部門、各單位對(duì)合同的管理做到機(jī)構(gòu)、人員、制度三落實(shí)，形成完善的合同管理體系。 2 合同管理工作 2.1 建立健全規(guī)章制度 要使合同管理標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、法律化，首先要從完善制度入手，制定切實(shí)可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。合同管理制度的主要內(nèi)容應(yīng)包括：合同的歸口管理，合同資信調(diào)查、簽訂、審批、會(huì)簽、審查、登記、備案，法人授權(quán)委托方法，合同示范文本管理，合同專用章管理，合同履行與糾紛處理，合同定期統(tǒng)計(jì)與考核檢查，合同管理人員培訓(xùn)，合同管理獎(jiǎng)懲與掛鉤考核等。企業(yè)通過(guò)建立合同管理制度，做到管理層次清楚、職責(zé)明確、程序標(biāo)準(zhǔn)，從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都

4、處于有效的控制狀態(tài)。 2.2 加強(qiáng)合同管理人員的培訓(xùn)教育 合同管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的上下，直接影響合同管理的質(zhì)量。通過(guò)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，使合同管理人員掌握合同法律知識(shí)和簽約技巧，堅(jiān)持持證上崗和年檢考核制度，這不但增強(qiáng)了合同管理人員的責(zé)任感，也提高了其合同法律意識(shí)。 2.3 日常合同的管理 有了制度和人員的準(zhǔn)備，接下來(lái)重要的就是合同的審理工作。合同的審理必須做到以下幾點(diǎn)： 對(duì)合同當(dāng)事人的資信審查。合同談判前，首先應(yīng)對(duì)合同相對(duì)人的資質(zhì)進(jìn)行審查，包括簽約資格、履約能力、以往的履約信譽(yù)等。簽約前的資質(zhì)審查十分重要，應(yīng)該引起高度重視，將資質(zhì)審查作為合同管理中一項(xiàng)必不可少的重要工作來(lái)做。資信審查主要看以下幾方面。一是

5、相對(duì)人的各種執(zhí)照及資質(zhì)證明，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、開(kāi)戶銀行許可證、稅務(wù)登記證等。查看的內(nèi)容包括：注冊(cè)資金額、法定代表人的、企業(yè)性質(zhì)、經(jīng)營(yíng)范圍以及年檢情況。二是授權(quán)委托書，如果合同對(duì)方不是法人簽訂，必須提供其法定代表人簽發(fā)的授權(quán)委托書原件。三是資產(chǎn)負(fù)債情況，從資產(chǎn)負(fù)債表和損益表中可以了解到該企業(yè)的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和經(jīng)營(yíng)狀況，要盡可能選擇有經(jīng)濟(jì)實(shí)力、經(jīng)營(yíng)狀況良好的企業(yè)。四是特許行業(yè)或特種商品的經(jīng)營(yíng)許可證、施工資格等級(jí)證、通信產(chǎn)品的進(jìn)網(wǎng)許可證、食品行業(yè)的食品流通許可證等。另外，質(zhì)量體系認(rèn)證書、銀行或稅務(wù)部門出具的信用證書、相關(guān)主要榮譽(yù)證書對(duì)了解合同當(dāng)事人的資信情況有參考作用，但不是合同當(dāng)事人必須提供

6、的。 合同文本的審查。談合同時(shí)，盡量使用本單位草擬的文本為根底，因?yàn)橛帽締挝黄鸩莸奈谋荆居谜Z(yǔ)條款和格式大多對(duì)本單位有利，也較熟悉，談判起來(lái)就方便一些，用基他單位的文本，往往比擬生疏，改動(dòng)量較大，有時(shí)有的單位成心將文本寫得很長(zhǎng)，其中設(shè)置文字陷阱，稍不注意就會(huì)簽訂不利合同。 企業(yè)要保證簽訂的合同統(tǒng)一合法有效，并得到嚴(yán)格履行，可以使用合同專用章這一方式。在合同管理制度中規(guī)定，對(duì)外簽訂合同必須統(tǒng)一加蓋合同專用章，只有加蓋合同專用章的合同，企業(yè)才予以認(rèn)可，這樣可防止一些部門和人員加蓋其他公章，對(duì)外簽訂合同，也可防止一些人員逃避合同綜合管理部門的監(jiān)督管理。 合同履行情況的監(jiān)督檢查和結(jié)算管理。合同綜合管

7、理部門監(jiān)督檢查合同的履行情況，一般采取重點(diǎn)檢查和抽查的方式。檢查內(nèi)容主要包括3方面：一要看各方是否按合同約定進(jìn)度全面履行合同，催促各方嚴(yán)格履約；二要看履行過(guò)程中是否存在合同數(shù)量、工期、設(shè)計(jì)等方面的變更情況，如有變更，應(yīng)履行變更簽約手續(xù)，以合同形式明確變更情況；三要看是否存在違約情況，這是監(jiān)督檢查的主要工作。合同當(dāng)事人任何一方違反合同約定的任何一項(xiàng)義務(wù)，都會(huì)導(dǎo)致違約情況發(fā)生，其中最多的是工期逾期、質(zhì)量不符合約定。因?yàn)樘幚磉`約情況涉及大量法律規(guī)定，所以，合同綜合管理部門對(duì)此過(guò)程應(yīng)重點(diǎn)監(jiān)控。合同履行過(guò)程中，當(dāng)事各方的往來(lái)函件、通知等文書都具有法律效力，如果發(fā)生糾紛，也是區(qū)分責(zé)任的重要證據(jù)，所以對(duì)合同

8、履行每一環(huán)節(jié)形成的書面材料都應(yīng)注意完整保存。另外，合同結(jié)算是合同履行的主要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，合同主管部門同財(cái)務(wù)部門密切配合，把好合同的結(jié)算關(guān)至關(guān)重要，這既是對(duì)合同簽訂的審查，也是對(duì)合同履行的監(jiān)督。 2.4 重大合同審查管理 企業(yè)重大合同主要有：中外合資合作合同、企業(yè)購(gòu)并合同、聯(lián)營(yíng)合同、獨(dú)家代理協(xié)議、重大技術(shù)改良或技術(shù)引進(jìn)合同、涉及擔(dān)保的合同、房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)與交易合同等。把這些對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)效益影響大的合同挑出來(lái)，作為合同的重點(diǎn)管理對(duì)象，從合同的工程論證、對(duì)方當(dāng)事資信調(diào)查、合同談判、文本起草、修改、簽約、履行或變更解除、糾紛處理的全過(guò)程，都要有法律參謀參與，嚴(yán)格管理和控制，預(yù)防合同糾紛的發(fā)生，有效維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益。 2.5 違約糾紛的及時(shí)處理 合同關(guān)系是一種法律關(guān)系，違約行為是一種違法行為，要承當(dāng)支付違約金、賠償損失或強(qiáng)制履行等法律后果。合同主管部門審查合同時(shí)選擇適宜的違約條款和糾紛處理?xiàng)l款非常重要，一旦發(fā)生違約情形，法律參謀要區(qū)別情況，及時(shí)采用協(xié)商、仲裁或訴訟等方式，積極維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，減少企業(yè)的經(jīng)濟(jì)損失。 合同管