人力資源管理系統(tǒng)EHR用戶手冊

1、 深圳市玉禾田人力資源系統(tǒng)操作手冊（人事系統(tǒng)） 第 47 頁 共 47 頁 深圳市玉禾田人力資源管理系統(tǒng)(EHR)用戶手冊普通員工、和人事專員類文檔作者:創(chuàng)建日期:2009-6-一五確認(rèn)日期:當(dāng)前版本:1.01系統(tǒng)登陸的初始設(shè)置32普通員工的相關(guān)操作72.1個人資料的查詢與維護(hù)72.1.1我的消息72.1.2我的職位82.1.3我的檔案92.2個人歷史薪資信息的查看123人事專員的相關(guān)操作一三3.1新入職員工的添加一三3.2對在職人員人事檔案信息的維護(hù)143.3人事其他方面功能操作介紹一八3.3.1職員信息查詢功能一八3.3.2人事檔案審核203.3.3職員信息套打203.4離職人員的管理21

2、3.4.1查詢離職人員的信息213.4.2離職人員重新入職處理253.5人事事務(wù)處理253.5.1轉(zhuǎn)正事務(wù)253.5.2異動事務(wù)273.5.3辭職事務(wù)283.5.4辭退事務(wù)293.6合同管理303.6.1合同文檔管理303.6.2職員合同記錄323.7職員管理報表383.7.1職員基本情況統(tǒng)計表383.7.2職員明細(xì)表421 系統(tǒng)登陸的初始設(shè)置系統(tǒng)登陸后默認(rèn)如下界面，用戶初次使用HR系統(tǒng)時，需完成如下工作：步驟一：登陸密碼修改員工第一次登陸HR系統(tǒng)時，系統(tǒng)的初始密碼為空，為保證本人數(shù)據(jù)的安全性，不被別人盜用自己的賬號查看自己機(jī)密信息，請在登陸到HR系統(tǒng)右上角 圖標(biāo)，修改個人密碼后保存即可，如下

3、圖所示。步驟二、組件安裝如果客戶端是第一次通過IE登錄人力資源系統(tǒng)時，系統(tǒng)會自動提示下載信息，此時，請直接選擇“打開”來下載安裝組件。如果首次登錄時沒有下載安裝，也可以從系統(tǒng)中手工下載安裝。第一次登錄進(jìn)入人力資源系統(tǒng)后，必須下載并安裝以下 “報表客戶端組件”在本地電腦上，以保證系統(tǒng)的正常使用：步驟三、IE的安全站點設(shè)置1、建議在使用金蝶K/3系統(tǒng)人力資源系統(tǒng)的時候要客戶端IE版本必須是IE6（并且最好是6.0.2600.0000）版本，還須進(jìn)行如下的設(shè)置或下載安裝或操作，方可能夠正常使用金蝶K/3人力資源系統(tǒng)。 設(shè)置 檢查所存網(wǎng)頁的較新版本 為 每次訪問此頁時檢查。方法如下： 1、在IE的菜單

4、選擇工具internet 選項常規(guī) internet 臨時文件設(shè)置中可完成此項設(shè)置。如下圖所示： 2、設(shè)置 安全設(shè)置 中為安全級別。方法如下： 在IE的菜單：工具internet 選項安全受信任的站點站點中可完成此項設(shè)置。 進(jìn)入“可信站點”設(shè)置后，將“對該區(qū)域中的所有站點要求服務(wù)器驗證（https:）”的選項去掉，在“將該網(wǎng)站添加到區(qū)域中”輸入框中輸入 人力資源WEB服務(wù)器的IP地址，例如“x”，此處可以設(shè)置多個受信任網(wǎng)站，單擊【添加】，將設(shè)置的可信任站點添加到信 任站點列表中。如圖設(shè)置： 3、對于“受信任站點”設(shè)置其安全級別，在IE的菜單：工具internet 選項安

5、全，選中“受信任的站點”， 單擊【自定義級別】，彈出“受信任站點”的安全設(shè)置頁面，將“受信任站點”的有關(guān)“ActiveX”的選項都設(shè)置為“啟用”。如果是Web服務(wù)器 本機(jī)的IE，還要對“本地的Intranet”的【自定義級別】把相關(guān)“ActiveX”的選項都設(shè)置為“啟用”。 2 普通員工的相關(guān)操作2.1 個人資料的查詢與維護(hù)通過EHR系統(tǒng)“我的工作臺”，能夠幫助企業(yè)各級管理者和普通員工通過系統(tǒng)平臺來自上而下協(xié)作完成各項人力資源管理工作任務(wù)。不同用戶組的用戶登錄時進(jìn)入不同的工作平臺方式：“CEO平臺用戶組”的成員登錄時默認(rèn)進(jìn)入CEO平臺；“經(jīng)理人用戶組”的成員登錄時默認(rèn)進(jìn)入經(jīng)理人平臺；其他用戶都

6、默認(rèn)為“我的工作臺用戶組”的成員并默認(rèn)登錄我的工作臺。2.1.1 我的消息人力資源系統(tǒng)的人事審批、績效管理、培訓(xùn)、招聘等和工作流相關(guān)的任務(wù)、消息都會匯總在我的消息中，如果某個經(jīng)理人平臺用戶在系統(tǒng)中有未處理的任務(wù)、未閱讀的消息，則該用戶登錄系統(tǒng)時就會默認(rèn)進(jìn)入我的消息功能頁面；如果沒有任何消息或任務(wù)時，則經(jīng)理人平臺用戶登錄時默認(rèn)進(jìn)入我的人力資源功能頁面。如下圖所示：2.1.2 我的職位系統(tǒng)將員工的當(dāng)前職位及兼職的職位的相關(guān)信息開放給員工本人查看，增加員工可以查看本人所任職位的職位說明書（包括兼職），使每個員工都明確自己的工作職責(zé)；同時各級負(fù)責(zé)人可在我的職位功能中編寫由人力資源管理人員授權(quán)的各自下屬

7、或熟悉職位的職位說明書，可大大降低人力資源管理人員進(jìn)行職位分析編寫職位說明的難度。如下圖所示：2.1.3 我的檔案系統(tǒng)可以開放某些員工檔案供員工本人來查看、修改，保證員工檔案的真實、有效、實時性，提高了人力資源檔案管理的效率。員工本人還可在本功能中查看到自己的系統(tǒng)權(quán)限、權(quán)限范圍、修改維護(hù)自己的密碼。主要操作步驟如下：（包括查看檔案和檔案維護(hù)）查看檔案選擇我的檔案，出現(xiàn)“個人檔案中心”的頁面，個人檔案分為人事檔案、績效考核檔案、人事業(yè)務(wù)、系統(tǒng)信息、常用文檔幾類。在人事檔案菜單下，分別選取不同的人事信息表（如員工基本信息、學(xué)歷及學(xué)位等信息），即可查看相關(guān)人事檔案信息，如下圖：檔案維護(hù)如果在K/3主

8、控臺人力資源人力資源數(shù)據(jù)管理數(shù)據(jù)字典中設(shè)置某些人事信息表的內(nèi)容可以由員工本人修改，那么員工可以在個人檔案中心修改自己的檔案。數(shù)據(jù)字典的詳細(xì)操作請參見K/3主控臺人力資源人力資源數(shù)據(jù)管理中的操作說明。選擇我的檔案，單擊工具欄中的【檔案維護(hù)】，員工可對顯示的各個人事信息表進(jìn)行維護(hù)。步驟一：點擊“檔案維護(hù)”步驟二：針對單信息表的維護(hù)（如員工基本信息、執(zhí)業(yè)資格信息表等）操作時選取【員工基本信息】“”，在右界面列表填寫相關(guān)字段信息（如籍貫、聯(lián)系地址等），填寫完成后點擊左上角鈕即可。步驟三：針對多行表的維護(hù)（如員工簡歷、語言能力等）操作時選取【員工簡歷】“”，點擊左上角鈕在彈出的如下窗口中，維護(hù)相關(guān)信息（

9、如所在單位、從事工作或擔(dān)任職務(wù)等），完成后點擊鈕提交。用戶可以通過點擊鈕返回查看檔案信息界面2.2 個人歷史薪資信息的查看選擇我的工作臺我的薪資【我的薪資】，在該頁面列出了員工本人的所有薪資發(fā)放情況。如下圖：員工也可使用條件過濾根據(jù)“期間”對薪資進(jìn)行查詢。在我的薪資頁面，單擊【條件過濾】，在“條件過濾”頁面，輸入薪資記錄會計期間要查詢的范圍，單擊【確定】，即可將所要查詢范圍內(nèi)的薪資情況列在“我的薪資”頁面。3 人事專員的相關(guān)操作3.1 新入職員工的添加步驟一：選取職員管理【在職管理】，選取所新增職員的所屬“職位”（如圖例中的“主管“），點擊 鈕， 把新入職員工的簡單基本信息填寫完成后保存即可。

10、步驟二：在彈出的“新建職員”窗口，分別填寫基本信息、必填選項、任職信息和時間信息，其中帶“*”的人事信息項目為必填項，如下圖所示：填寫所有信息，后點擊鈕即可完成新入職員工的簡單人事信息錄入工作。步驟三：新入職員工基本信息添加成功后，用戶可通過郵件、電話方式通知OA系統(tǒng)管理員，把最新入職的人員相關(guān)信息在OA中維護(hù)。3.2 對在職人員人事檔案信息的維護(hù)步驟一：選取職員管理【在職管理】，選取需要修改信息的職員（如圖例“錢磊“），雙擊該員工列表或選中點擊鈕，如下圖：步驟二：在彈出的員工基本信息表中，分別對籍貫、婚姻狀況等人事信息字段進(jìn)行維護(hù)，完成后點擊鈕即可，如下圖：也可以點擊，把員工的個人照片上傳到

11、系統(tǒng)中。注明：照片文件大小不能超過50K，且必須是GIF或JPEG格式類型。以上是針對單行表的維護(hù)操作，針對多行表（如學(xué)歷及學(xué)位），在操作時點擊鈕，如下圖所示：在彈出的窗口中填寫完成相關(guān)信息即可提交步驟四：關(guān)于職員身兼多職的信息維護(hù)（非必填項內(nèi)容）如果某一員工存在身兼多職的情況，則可通過系統(tǒng)中的【兼職信息表】來添加，如兼多職則添加多條記錄，如下圖：進(jìn)入【兼職信息表】列表界面，如下圖：點擊鈕，在彈出的窗口選取需要兼職的職位和兼職開始時間，如下圖：注：1、是否占兼職職位編制和是否占兼職組織單元人數(shù)，數(shù)據(jù)要設(shè)置為“否”；2、如果用戶兼職是跨營業(yè)部的，則需要聯(lián)系總部系統(tǒng)管理員，由系統(tǒng)管理員進(jìn)行維護(hù)。添

12、加兼職信息成功后的顯示界面，見下圖（圖例中唐琦是兼任“信息維護(hù)員”這個職位的）：3.3 人事其他方面功能操作介紹3.3.1 職員信息查詢功能選擇職員管理在職管理【發(fā)展部&海外業(yè)務(wù)部】，該頁面是顯示本部門的職員列表，如下圖：點擊查詢鈕，彈出如下職員查詢窗口：選取“查詢字段”，如職員姓名，點擊左邊窗口或回車，在查詢界面右邊即可查找到符合條件的內(nèi)容列表。 或點擊左邊窗口鈕，彈出如下窗口，可以在右邊列表中選取字段進(jìn)行組合查詢。3.3.2 人事檔案審核職員檔案經(jīng)審核后，員工在“我的工作臺”中只可以查看本人檔案信息，不再可以進(jìn)行檔案維護(hù)操作功能，如需修改，則需要人事專員對該職員的檔案進(jìn)行反審核。步驟一：選

13、取需要進(jìn)行檔案審核的職員，如下圖：步驟二：點擊檔案審核即可。3.3.3 職員信息套打為了方便掌握員工的信息，在職員管理【在職管理】中，點擊按鈕后，選擇【職員信息套打】套打表，即可獲取所需要職員詳細(xì)信息報表。3.4 離職人員的管理3.4.1 查詢離職人員的信息步驟一：選擇職員管理【離職管理】，選取查詢方案，即進(jìn)入離職職員列表，如下圖：方案設(shè)置步法：【條件】頁簽，可設(shè)置離職人員的掛靠部門、離職時間【項目】頁簽，在查詢的結(jié)果中需要顯示哪些字段，如：姓名、職務(wù)、職稱、年齡等。選中的項目字段可以使用【上移】、【下移】調(diào)整顯示的順序。【過濾】頁簽，在中，依次選擇、，并填寫。如果有多個查詢條件，選擇多個條件

14、之間的邏輯關(guān)系：且、或?！九判颉宽摵?，在中，依次填寫，選擇、，可有多個排序條件，查詢結(jié)果按排序字段顯示?！靖呒墶宽摵?，可選擇多行表、選擇離職職員、選擇離職類別和選擇離職原因。把上述內(nèi)容設(shè)置完成后，點擊，則可把所設(shè)置內(nèi)容保存下來，方便下次查詢時直接調(diào)用即可。步驟二：單擊【確定】后進(jìn)入“離職職員管理”頁面，查看離職人員的具體內(nèi)容，如下圖所示：3.4.2 離職人員重新入職處理步驟一：選取重新入職的員工在離職人員列表中，查詢到需要重新入職的員工，點擊鈕，如下圖：步驟二：添加重新入職員工的檔案信息在彈出的窗口中輸入相關(guān)信息確認(rèn)即可。3.5 人事事務(wù)處理人事事務(wù)操作包括轉(zhuǎn)正、異動、辭職和辭退等，以下操作所

15、有人事事務(wù)不走工作流審批流程即可生效，自動更新職員相關(guān)信息。3.5.1 轉(zhuǎn)正事務(wù)步驟一：選取需要轉(zhuǎn)正職員選擇職員管理人事事務(wù)【轉(zhuǎn)正】，在【轉(zhuǎn)正】頁面，系統(tǒng)默認(rèn)不列出任何一個待轉(zhuǎn)正人員，直接彈出“過濾條件”對話框，可以通過轉(zhuǎn)正日期和職員屬性的模糊查詢進(jìn)行查詢。如下圖所示：在頁面上方，有一轉(zhuǎn)正日期條件過濾。用戶可以根據(jù)自己需要，在該處設(shè)置轉(zhuǎn)正日期的起止時間，單擊【確定】，可以列出所有轉(zhuǎn)正日期在該時間段內(nèi)的待轉(zhuǎn)正人員。列出項目包括職員姓名、組織單元、職位、職級、入職日期、試用期、轉(zhuǎn)正日期。步驟二：提交生效設(shè)置即將轉(zhuǎn)正的職員的轉(zhuǎn)正日期并選中即將轉(zhuǎn)正的職員，單擊【提交生效】，可以將設(shè)置好轉(zhuǎn)正日期并且被選

16、中的職員轉(zhuǎn)正。在此頁面支持同時選擇多個職員轉(zhuǎn)正。3.5.2 異動事務(wù)步驟一：選擇職員選擇職員管理人事事務(wù)【異動】，單擊【選擇職員】，在彈出的“職員查詢”通用頁面中選擇需要異動的員工，可以多選，并可以選擇多個職位異動到同一個職位的職員。選擇好需要異動的職員后單擊【確定】，頁面上列出異動職員姓名、異動前公司/部門、異動前職位、異動前職務(wù)、異動前職級和異動前職稱信息。步驟二：提交生效選擇好異動對象后，選擇異動類型，設(shè)置異動對象異動后職位、申請日期、生效日期、具體原因等職員異動相關(guān)的資料，單擊【提交生效】，可以將當(dāng)前人員列表中的職員異動到選定的職位?？膳刻峤簧?。 一般異動： 高級異動（批量異動）：

17、3.5.3 辭職事務(wù)步驟一：選擇職員選擇職員管理人事事務(wù)【辭職】，單擊【選擇職員】，在彈出的“職員查詢”通用頁面中選擇需要辭職的員工，可以多選。選擇好需要辭職的職員后單擊【確定】，頁面上列出辭職職員姓名、組織單元、職位、職稱、入司日期、入職日期，以及需要選擇的辭職類別和必須填寫的辭職日期和辭職原因。如下圖所示：步驟二：提交生效選擇好需要作辭職處理的員工后，填入辭職原因，單擊【提交生效】，提交成功后當(dāng)前頁面設(shè)置辭職信息的職員辭職成功?？膳刻峤簧АＨ缦聢D所示：3.5.4 辭退事務(wù)步驟一：選擇職員選擇職員管理人事事務(wù)【辭退】，單擊【選擇職員】，在彈出的“職員查詢”通用頁面中選擇需要辭退的員工，可

18、以多選。選擇好需要辭退的職員后單擊【確定】，頁面上列出辭退職員的姓名、組織單元、職位、職稱、入司日期、入職日期，以及需要選擇的辭退類別和必須填寫的辭退日期和辭退原因。步驟二：提交生效選擇好要辭退的員工后，填入辭退原因，單擊【提交生效】。提交成功后當(dāng)前頁面設(shè)置辭退信息的職員辭職成功?？梢酝瑫r選擇多個員工提交生效。3.6 合同管理合同管理是針對職員合同的分類管理。合同管理模塊突破了僅僅實現(xiàn)存檔備查的功能，與職員維護(hù)、事務(wù)預(yù)警、我的工作臺等模塊結(jié)合，實現(xiàn)信息活躍狀態(tài)。主要包括合同文檔管理和職員合同記錄兩大細(xì)項模塊：合同管理中的合同類別增加權(quán)限控制，可以設(shè)置某個合同類別的類別擁有者，類別擁有者可為組織

19、單元、職位或職員。3.6.1 合同文檔管理系統(tǒng)提供對合同文檔管理的功能，可對合同類別進(jìn)行添加、修改、刪除操作，也可以對合同文件進(jìn)行添加、修改、刪除操作，還可以根據(jù)合同名稱模糊查詢合同文件。步驟一：添加合同類別在職員管理合同管理合同文檔管理“合同管理”頁面，在左側(cè)樹中，選中需要添加合同類別的父類別，單擊頁面上方的【添加合同類別】按鈕，在彈出的“添加合同類別”網(wǎng)頁對話框中，輸入類別名稱，如果需要連續(xù)添加合同類別，選中，單擊【確定】保存輸入內(nèi)容，單擊【取消】則放棄保存輸入的內(nèi)容。步驟二：設(shè)置類別擁有者在職員管理合同管理合同文檔管理“合同管理”頁面，在左側(cè)樹中，選中需要設(shè)置類別擁有者的合同類別，單擊頁

20、面上方的【設(shè)置類別擁有者】按鈕，在彈出的“設(shè)置合同類別擁有者”網(wǎng)頁對話框中，可通過“添加職員”、“添加職位”、“添加職務(wù)”、“添加組織單元”等方式添加合同類別的擁有者，單擊【刪除】刪除合同類別擁有者。步驟三：添加合同文件在職員管理合同管理合同文檔管理“合同管理”頁面，在左側(cè)樹中，選中任意合同類別，右側(cè)列表中將列出該類別下已經(jīng)存在的合同文件。在“合同文件管理”頁面，單擊【添加合同文件】按鈕，彈出添加合同文件的網(wǎng)頁對話框。3.6.2 職員合同記錄設(shè)置好合同文檔管理模塊的合同類別、合同名稱等之后，可以在職員合同記錄里，對不同職員簽訂的各種合同進(jìn)行統(tǒng)一管理。選擇職員管理合同管理職員合同記錄，進(jìn)入職員合

21、同記錄的“條件查詢”頁面。條件查詢方案：【條件】在條件查詢的條件頁面，可以選擇如下信息【項目】在查詢的結(jié)果中需要顯示哪些內(nèi)容，例如部門、職位、職員等，選中的項目還可以使用【上移】、【下移】調(diào)整顯示的順序。【過濾】過濾中可以選擇并設(shè)置查詢條件，在過濾頁面的空白表格出雙擊，可以出現(xiàn)選擇過濾的列表內(nèi)容。在字段列雙擊，則出現(xiàn)可供選擇字段的列表，在比較列雙擊，可以出現(xiàn)比較條件。例如可以設(shè)置條件：（部門等于人力資源部）且（職位等于人事經(jīng)理），查詢的內(nèi)容就是信息部部門經(jīng)理擁有的合同列表。【排序】可以按照選定的字段排序，例如選擇部門按照升序方式排列，在查詢出的結(jié)果中就是按照部門名稱的升序方式排列。條件查詢的高

22、級、條件、排序、項目頁面的條件都選定后，可以單擊【另存方案】，輸入方案名稱，將固定的條件保存下來方便以后的使用。條件選擇好之后單擊【確定】，可以查詢出條件范圍內(nèi)的職員合同列表。在條件查詢頁面，不輸入任何條件單擊【確定】，會查詢出目前登錄用戶權(quán)限數(shù)據(jù)范圍內(nèi)所有的職員合同的明細(xì)情況。1、新增、批新增職員合同在職員管理合同管理職員合同記錄頁面，通過條件過濾，進(jìn)入“職員合同管理列表”之后，單擊【新增】、【批新增】按鈕，可以進(jìn)行職員合同的添加和職員合同的批量添加。 單個職員合同新增界面：員工合同的批量新增界面：2、員工合同續(xù)簽在“職員合同管理列表”頁面，選中需要續(xù)簽的職員合同，單擊【續(xù)簽】按鈕，打開“員

23、工合同續(xù)簽”對話框，進(jìn)行該職員合同的續(xù)簽。3、員工合同變更在“職員合同管理列表”頁面，選中需要變更的職員合同，單擊【變更】按鈕，打開“員工合同變更”對話框，進(jìn)行該職員合同的變更。4、員工合同終止在“職員合同管理列表”頁面，選中需要終止的職員合同，單擊【終止】按鈕，打開“員工合同終止”對話框，進(jìn)行該職員合同的終止。5、 員工合同解除在“職員合同管理列表”頁面，選中需要解除的職員合同，單擊【解除】按鈕，打開“員工合同解除”對話框，進(jìn)行該職員合同的解除。3.7 職員管理報表針對職員查詢分析報表（如圖所示）主要分為管理統(tǒng)計分析類和職員明細(xì)分析類，管理分析類報表主要通過不同的緯度對職員信息進(jìn)行分析；職員

24、明細(xì)分析類報表主要展示職員的明細(xì)信息。以下通過職員基本情況統(tǒng)計表和職員明細(xì)表分別對管理分析類和職員明細(xì)分析表做以介紹。3.7.1 職員基本情況統(tǒng)計表選擇查詢報表職員管理報表，進(jìn)入“職員管理報表”頁面，雙擊職員基本情況統(tǒng)計表，進(jìn)入“職員基本情況統(tǒng)計表”條件查詢頁面。在此頁面，用戶首先需要確定查看方案。查看數(shù)據(jù)是在用戶的權(quán)限范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)。用戶可以查看到其權(quán)限范圍內(nèi)的所有組織單元及各級組織單元的職員基本情況統(tǒng)計數(shù)據(jù)。步驟一：條件查詢與方案選擇在此頁面中，用戶可根據(jù)需要選擇查詢范圍及顯示項目；還可以選擇不同的顯示方式、年齡段劃分方式、人數(shù)統(tǒng)計方式；用戶還可以對條件查詢方案進(jìn)行維護(hù)。條件頁簽：選擇職務(wù)體

25、系：選擇需要查詢的職務(wù)體系。選擇組織單元：選擇需要查詢的組織單元范圍，單擊“啟用已選列表”，可進(jìn)行多選。選擇顯示項目：職務(wù)類型、職務(wù)、教育水平、工作年限、職稱類別、集團(tuán)服務(wù)年限、本公司服務(wù)年限、性別情況、婚姻狀況、年齡情況、職稱、職稱類別、職稱級別、專業(yè)類別。過濾頁簽：高級頁簽：選擇職員類別：選擇需要查詢的職員類別。在“職員類型查詢”頁面中單擊“啟用已選列表”，可進(jìn)行多選。選擇顯示方式：不顯示下級組織單元、顯示直接下級組織單元、顯示所有下級組織單元。選擇年齡段劃分方式：選擇不同的年齡段劃分方式。選擇人數(shù)統(tǒng)計方式：實際人數(shù)、占組織單元人數(shù)。步驟二：另存方案 把設(shè)置好的條件等內(nèi)容保存下來，以供下次調(diào)出來查詢。步驟三：查詢結(jié)果 選取查詢方案，點擊后，進(jìn)入如下界面：結(jié)果顯示列表：3.7.2 職員明細(xì)表步驟一：條件查詢在條件查詢中，用戶可以利用“條件”模式設(shè)置條件查詢；也可利用“過濾”進(jìn)行復(fù)雜查詢；