XToolsCRMBoss用戶引導(dǎo).doc

1、謝謝你的觀賞XToolsCRM-Boss 用戶 引導(dǎo)XToolsCRM-Boss 用戶引導(dǎo) 1OverView/ 概要 2XToolsCRM 是軟件，也是工具2主要功能模塊2誰來使用XToolsCRM ?2Notice/您需要注意3銷售人員對(duì)CRM的態(tài)度決定了 CRM的效果 3 Confirm/您需要確定 4 個(gè)人客戶&企業(yè)客戶4 使用合同，還是使用訂單？ 4 客戶式跟蹤還是銷售機(jī)會(huì)式跟蹤？4是否啟用庫存管理4獲取免費(fèi)試用 5 什么是試用帳戶，什么演示帳戶5獲取試用帳戶5開設(shè)新用戶6需要幾層用戶？6允許開設(shè)幾個(gè)老板？6數(shù)據(jù)權(quán)限是怎樣的？6個(gè)性化設(shè)置7上傳企業(yè)Logo （標(biāo)志）7設(shè)置數(shù)據(jù)

2、字典7開始應(yīng)用 8 第1步：應(yīng)用培訓(xùn)8第2步：確定操作規(guī)范8第3步：配套制度9第4步：數(shù)據(jù)準(zhǔn)備10謝謝你的觀賞OverView/ 概要:XToolsCRM 是軟體，血是工真既輔助老板，也幫助銷售人員。銷售人員的專屬助理，享受銷售過程樂趣！管理人員的理想工具，打造銷售團(tuán)隊(duì)凝聚力! 11 1 « 1 I r主要功能模塊管理整個(gè)銷售環(huán)節(jié)以及銷售相關(guān)的各環(huán)節(jié)誰來使用XToolsCRM ?下面方式都可以發(fā)揮 CRM的功效，由企業(yè)的具體情況而定：1. 銷售團(tuán)隊(duì)銷售相關(guān)崗位使用CRM,核心目標(biāo)為售前過程的優(yōu)化和提升成交率。2. 銷售團(tuán)隊(duì)+服務(wù)團(tuán)隊(duì)。服務(wù)團(tuán)隊(duì)泛指與客戶有關(guān)的各種服務(wù)支持崗位，包括：庫

3、管、客服、維修等。綜合應(yīng)用的效果更好，有利于形成客戶驅(qū)動(dòng)的協(xié)作模型。3. 銷售團(tuán)隊(duì)+服務(wù)團(tuán)隊(duì)+財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)財(cái)務(wù)崗位的介入使得應(yīng)收款、費(fèi)用報(bào)銷、采購付款甚至人員薪資等全部納入CRM體系，實(shí)現(xiàn)人財(cái)物全掌控Notice/您需要注意銷售人員對(duì)CRM的態(tài)度決定了-CRM的效果銷售人員是實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)的采集者，是銷售活動(dòng)的參與者和執(zhí)行者。不應(yīng)傳遞給銷售人員這樣的感覺：“CRM是老板用來限制和管理我們的，是負(fù)擔(dān)！ ”要讓銷售人員感受到：“XToolsCRM是個(gè)不錯(cuò)的工具，對(duì)我的工作確實(shí)有幫助”作為XToolsCRM的設(shè)計(jì)者，我們已經(jīng)充分考慮了這個(gè)問題，通過產(chǎn)品設(shè)計(jì)和操作界面優(yōu)化，讓銷售人員用起來舒心，方 便。企業(yè)的老

4、板或管理者在部署 CRM應(yīng)用時(shí)，請(qǐng)您多向銷售人員介紹它的工具特性：它能夠像專屬助理一樣輔助銷售人 員享受銷售過程。經(jīng)驗(yàn)表明：這一點(diǎn)很重要錯(cuò)誤！未指定書簽。CRM數(shù)據(jù)金字塔圖示Confirm/您需要確定XToolsCRM功能很多，在啟用之前，確定一些功能的選擇會(huì)加快啟用過程，包括:不入客戶一 一瓦五亞客產(chǎn)個(gè)人客戶和企業(yè)客戶是根據(jù)客戶的自身的性質(zhì)而定。比如：北京沃力森信息技術(shù)有限公司，就是企業(yè)客戶；上海的王德生先生，就是個(gè)人客戶。在新建客戶時(shí)，區(qū)分企業(yè)和個(gè)人；在查詢和維護(hù)中，沒有明顯差異。多數(shù)企業(yè)既有企業(yè)客戶也有個(gè)人客戶。,便再合同;還硒再訂單.?L在XToolsCRM中，合同和訂單都是用來管理合

5、約的，都支持對(duì)回款的計(jì)劃、記錄和發(fā)票的管理。區(qū)別在于:合約類型包含產(chǎn)品種類產(chǎn)品需關(guān)聯(lián)庫存合同服務(wù)類產(chǎn)品合約一個(gè)或者少數(shù)的幾個(gè)不支持訂單實(shí)物類產(chǎn)品合約一個(gè)或者多個(gè)支持簡單說：訂單更適合與實(shí)物型銷售的企業(yè)，其不僅在一次銷售多種產(chǎn)品時(shí)操作方便，還支持產(chǎn)品的出庫和發(fā)貨。 注意：對(duì)于同一個(gè)合約，或者使用合同、或者使用訂單，不能同時(shí)使用。.客百即前I逐星宿售和S式施添?一L在售前跟蹤時(shí)，根據(jù)銷售模式不同，可分為 客戶式跟蹤 和銷售機(jī)會(huì)式跟蹤。它們的區(qū)別是:跟蹤主體操作界面適用范圍建議客戶式跟蹤客戶客戶視圖幾乎所有的銷售模式客戶多，跟蹤過程較短機(jī)會(huì)式跟蹤客戶的銷售機(jī)會(huì)銷售機(jī)會(huì)視圖大單且售前跟蹤期很長， 幾個(gè)

6、月甚至更久復(fù)雜的售前跟蹤，需分階段管理銷售機(jī)會(huì)跟蹤 注重售前的階段、可能性、預(yù)期金額等非常詳細(xì)的參數(shù)。適用于大單、跟蹤周期較長的跟單模式。一般適 合于大項(xiàng)目打單的銷售模式。客戶式跟蹤以具體的行動(dòng)為主，比如電話、郵件、拜訪等，跟蹤周期較短，且并不把售前分為很多階段。如果每個(gè)銷售 每月跟蹤的售前期客戶在幾十個(gè)甚至更多，一般使用客戶式跟蹤比較合適。如果需要使用庫存管理配合訂單發(fā)貨，則需要對(duì)產(chǎn)品、倉庫、庫管等初始設(shè)置后，方可啟用。具體過程可通過XToolsCRM提供的視頻培訓(xùn)會(huì)議、支持文檔，或撥打 xxx 了解。姆免H試 1L 1 - 11 11 1 I 1111 1 - - 1 i1 - 11- 1

7、 I - I 111 - 1111 - 1 什么是試用帳戶，什么演示帳戶Li試用帳戶：專為貴司開啟的，如同正式租用帳戶功能幾乎一致。帳戶內(nèi)數(shù)據(jù)內(nèi)容為空，專門用于試用。試用帳戶轉(zhuǎn)為正式帳戶時(shí)，試用時(shí)錄入的數(shù)據(jù)均可保留。演示帳戶/demo :公用帳戶，有大量的模擬數(shù)據(jù)，用于直接感受系統(tǒng)功能。一般用于在線培訓(xùn)和新功能體驗(yàn)。試再產(chǎn);1. 訪問網(wǎng)站，xxx2.點(diǎn)擊注冊(cè)免費(fèi)試用按鈕，如下圖:填寫注冊(cè)信息，Email地址要寫清楚，提交。3.4. 在一個(gè)工作日內(nèi)，您會(huì)收到 XToolsCRM專為您開通的試用帳戶 Email,包含：老板用戶名和密碼。5. 訪問帳號(hào)郵件中提供的 登錄地址，輸入用戶、公司、密碼和驗(yàn)

8、證碼，即可登錄進(jìn)入您的XToolsCRM試用帳戶。注意：您收到的帳號(hào)信，提供的是Boss/老板用戶名和密碼，在XToolsCRM中，這也是最高管理權(quán)限的用戶名密碼。開設(shè)新用戶需要冗層用刀廠IXToolsCRM的人員角色設(shè)置靈活，可根據(jù)企業(yè)情況設(shè)置多級(jí)部門結(jié)構(gòu)。1 .用戶級(jí)別分為老板用戶和普通用戶（主管a、助理骨、員工），2 .每個(gè)部門有且僅有一個(gè)主管。部門主管可以帶多個(gè)助理。3 .最多支持九級(jí)部門。至少有一個(gè)老板用戶，可以設(shè)置多個(gè)老板。多個(gè)老板用戶之間，數(shù)據(jù)權(quán)限沒有區(qū)別。還可以設(shè)置沒有賬戶權(quán)限的老板用戶。沒有賬戶權(quán)限指的是不能設(shè)置CRM帳戶的各種參數(shù)，但可以管理公司全部的銷售數(shù)據(jù)。可用于副總、

9、總經(jīng)理助理等。藪施叔說樂祥的3i_XToolsCRM的數(shù)據(jù)權(quán)限基礎(chǔ)是：根據(jù)上下級(jí)關(guān)系的自動(dòng)權(quán)限，只要設(shè)置好用戶的上下級(jí)關(guān)系，就自動(dòng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)權(quán)限包括：1. 數(shù)據(jù)權(quán)限以客戶為中心，相關(guān)的聯(lián)系人、日程任務(wù)、銷售機(jī)會(huì)、合同回款等子數(shù)據(jù)權(quán)限依附于該客戶的權(quán)限2. 銷售人員只能管理自己錄入的客戶數(shù)據(jù)3. 主管可以管理自己和下屬錄入的數(shù)據(jù)，部門間是互相隔離的4. 主管助理的權(quán)限和主管的權(quán)限一樣5. 老板用戶可以管理整個(gè)公司的數(shù)據(jù)6. 在自動(dòng)權(quán)限基礎(chǔ)上，可以對(duì)個(gè)別客戶共享或轉(zhuǎn)移權(quán)限另有一些特殊權(quán)限需要由老板用戶單獨(dú)設(shè)置，比如：產(chǎn)品管理權(quán)限、成本管理權(quán)限、采購權(quán)限、數(shù)據(jù)導(dǎo)出權(quán)限、客 戶服務(wù)權(quán)限、報(bào)表查看權(quán)限、庫

10、管權(quán)限等。個(gè)性化設(shè)置i"±# 0"-Logo（棕恚+；LJXToolsCRM軟件界面上，左上角的 Logo可以自行更換。在菜單：帳戶企業(yè)帳戶信息內(nèi)操作。亶數(shù)據(jù)李典 i*1 LI 1 B-iata L1 ,A I ,LB 1 LIB 1 LB3 L，一 ，,*3 11 一 ！TFLI，1，!:，- 1 ！IFWLI 1 !'!:，I ,，I ，a',，"比如客戶種類、客戶來源、聯(lián)系人分類等，這些字段的待選項(xiàng)支持自定義，更符合企業(yè)自身的習(xí)慣。以客戶種類字段為例：有的企業(yè)把客戶種類分為：VIP客戶、普通客戶、潛在客戶；有的企業(yè)則把客戶種類分為：

11、單個(gè)購買、大宗采購、分銷代理等。這個(gè)功能在 帳戶菜單 數(shù)據(jù)字典內(nèi)設(shè)置。注意：帳戶菜單負(fù)責(zé)對(duì) CRM各種參數(shù)的設(shè)置，只有 Boss用戶（有賬戶權(quán)限的）可以看到。開始應(yīng)用方-彳塞應(yīng)甬語加XToolsCRM向潛在客戶和客戶提供的培訓(xùn)方式很多，包括：Flash操作動(dòng)畫說明手冊(cè)下載網(wǎng)絡(luò)視頻培訓(xùn)會(huì)議（推薦?。┬Ч詈?，我們會(huì)有專門的售前培訓(xùn)人員在線為貴司的用戶講解使用方法和操作步驟。 經(jīng)驗(yàn)表明，半小時(shí)到一小時(shí)的培訓(xùn)會(huì)可以解決大多數(shù)操作問題。= 一 1 , 0"""H """" "" " "HH 一

12、1" H 一= ««：" """" = 1 """S操作規(guī)范可以讓公司各員工內(nèi)對(duì)CRM的應(yīng)用符合相同規(guī)則，這樣大家的數(shù)據(jù)習(xí)慣保持一致，便于協(xié)作管理。請(qǐng)您根據(jù)" Confirm/您需要確定”部分的幾個(gè)問題，統(tǒng)一確定貴司對(duì)CRM的應(yīng)用規(guī)范。舉例：CRM統(tǒng)一應(yīng)用規(guī)范（參考）II1. 錄入正在跟蹤的客戶，未簽約的作為潛在客戶.，已經(jīng)簽約的作為普迪客廣.，在客戶試圖內(nèi)記錄客戶的聯(lián). 系人2. 用待辦任務(wù)安排每天的客戶跟蹤計(jì)劃，并設(shè)置手機(jī)短信提醒I 3. 把客戶來電、來信、來訪、在線等溝

13、通內(nèi)容記入行動(dòng)歷史記錄。溝通內(nèi)容的要點(diǎn)直接記入標(biāo)題中，便于1 i日后在客戶視圖中查看4. 使用訂單記錄客戶合約，使用出庫 和發(fā)貨5. 根據(jù)合約記錄回款計(jì)劃.和丹熬田君，開翠田逑6. 按每天跟蹤情況，調(diào)整熱點(diǎn)客戶.，增加或減少，每人設(shè)置的熱點(diǎn)客戶不超過10個(gè)7. 工作總結(jié)用于對(duì)客戶的主觀評(píng)價(jià)或需要其他部門協(xié)助的說明注意：這只是一個(gè)例子，可能根據(jù)實(shí)際情況不同有差異，比如使用合同而不是用訂單，比如不需要出庫就直接發(fā)貨等。具體情況可以和我們溝通，請(qǐng)來電咨詢：xxx把操作規(guī)范發(fā)給每個(gè)員工，統(tǒng)一使用方法，確保數(shù)據(jù)獲取的一致性。通過一些輔助推行 CRM的行政制度，可促使 CRM啟動(dòng)更加順利。頒布行政制度不是

14、目的，讓銷售人員開始使用并感受到XToolsCRM的與眾不同，進(jìn)而開始喜歡這個(gè)工具庫帶來的便捷，才是終極目標(biāo)。基于這個(gè)目標(biāo)，我們?cè)谥贫ㄅ涮字贫葧r(shí)首先要充分考慮到銷售人員的感受，避免由于制度生硬而 催生抵觸情緒。啟發(fā)：1. 基于良好的銷售習(xí)慣2. 基于解決銷售人員日常頭疼的問題3. 基于XToolsCRM是銷售人員工作助理4. 結(jié)合CRM應(yīng)用，清晰標(biāo)準(zhǔn)但避免生硬5. 和考核數(shù)據(jù)結(jié)合，比如：銷售業(yè)績的計(jì)算以CRM中的數(shù)據(jù)為準(zhǔn)6. 管理層查看數(shù)據(jù)匯總可通過 CRM,比如綜合報(bào)表，統(tǒng)計(jì)圖等參考：下面提供一個(gè)配套制度的參考，配套制度和應(yīng)用規(guī)范也經(jīng)常放在一起。根據(jù)每個(gè)企業(yè)具體情況不同，請(qǐng)?jiān)趨⒖紤?yīng)用 時(shí)根據(jù)

15、貴司情況作相應(yīng)的調(diào)整。iiii! CRM銷售工具應(yīng)用細(xì)則：IIII;>iI1i 1、總則：近期公司引入先進(jìn)的輔助銷售工具軟件：XToolsCRM ,旨在降低由于銷售工作“雜、細(xì)、急、累”等1 特點(diǎn)給銷售人員帶來的工作壓力；輔助條理各種銷售數(shù)據(jù)，達(dá)成科學(xué)記錄、智能分析、自動(dòng)提醒的效果。|1 2、適用范圍：公司內(nèi)全部銷售人員、銷售經(jīng)理、客戶服務(wù)部、財(cái)務(wù)相關(guān)人員、市場部。?3、日常應(yīng)用細(xì)則： ! a）關(guān)于潛在客戶：錄入潛在客戶 基本信息和聯(lián)系人信息， CRM可以發(fā)短信和郵件，手機(jī)號(hào)碼和郵件地址須準(zhǔn)確， :不能使用全角數(shù)字和字母。，從即日起，開始使用客戶視圖 內(nèi)的行動(dòng)歷史 記錄對(duì)客戶的拜訪、電話

16、、郵件等跟蹤內(nèi)容。 每次跟蹤客戶后，須安排下次跟蹤回訪的時(shí)間和要點(diǎn)，作為待辦任務(wù)加入該客戶的客戶視圖 內(nèi)。!I每天下班前，回顧當(dāng)日銷售活動(dòng)，查閱第二天的待辦任務(wù) 和日程，并補(bǔ)充添加第二天的工作安排， 以待辦任務(wù) 分別記入各客戶視圖內(nèi)。 ： b）關(guān)于熱點(diǎn)客戶;當(dāng)客戶可能在本月簽單，且把握較大時(shí)才作為熱點(diǎn)客戶（注意：條件請(qǐng)根據(jù)貴司情況而修改） II客戶簽約后，熱點(diǎn)取消；客戶簽約出現(xiàn)問題擱置，熱點(diǎn)也取消!每個(gè)銷售人員所設(shè)置的熱點(diǎn)客戶人數(shù)不多于一個(gè)（注意：一般15個(gè)內(nèi)為宜，熱點(diǎn)過多即失去熱!點(diǎn)的意義）!C）關(guān)于正式客戶：|錄入以往的正式客戶基本信息和聯(lián)系人信息，要求同潛在客戶。如果是由潛在客戶轉(zhuǎn)為正式

17、，需 I要修改該客戶的種類字段內(nèi)容為“普通客戶” 。簽約或發(fā)生購買是潛在轉(zhuǎn)為正式客戶的標(biāo)志。， d） 關(guān)于合約|使用訂單記錄簽約情況，在編輯訂單明細(xì) 產(chǎn)品時(shí)，須注意折扣。 使用訂單中的發(fā)貨功能記錄發(fā)貨情況，如果發(fā)貨產(chǎn)品有涉及到庫存，則需要庫管確認(rèn)相應(yīng)出庫單 出庫后再發(fā)貨。 II!e)吳于向ITSii薪!由銷售人員根據(jù)合約制定回款計(jì)劃 ，也就是應(yīng)收款項(xiàng)，記入訂單視圖或者客戶視圖均可。在到期 II|I前一個(gè)月會(huì)在工作臺(tái)出現(xiàn)提醒。ji由財(cái)務(wù)人員統(tǒng)一記錄回款.。記錄回款時(shí)須確定回款方式、所有者(負(fù)責(zé)跟單的銷售人員)?；乜頸后，取消回款計(jì)劃提醒。開票記錄也由財(cái)務(wù)人員統(tǒng)一錄入。 . ! f) 關(guān)于客服|客

18、戶服務(wù)部使用客服控制臺(tái) 查詢客戶資料，記錄服務(wù) 情況和客戶投訴。當(dāng)遇到客戶投訴時(shí)，需馬II上反應(yīng)給客服經(jīng)理，客服經(jīng)理負(fù)責(zé)跟蹤投訴的處理和反饋，處理和反饋客戶的時(shí)間不得長于一個(gè)ii工作日。QA的整理由客服經(jīng)理統(tǒng)一安排，客服經(jīng)理對(duì)QA內(nèi)容的準(zhǔn)確性負(fù)責(zé) IIi g)關(guān)于庫管i庫管負(fù)責(zé)審核入庫單確認(rèn)入庫、審核出庫單確認(rèn)出庫。 盤點(diǎn)工作每月一次，記錄盤點(diǎn)差異和原因。1 h) 關(guān)于銷售目標(biāo)|i以銷售回款和當(dāng)月的合同額作為主要目標(biāo)參數(shù)由總經(jīng)理制定各小組目標(biāo)值，組內(nèi)各銷售人員目標(biāo)值由各經(jīng)理制定 |每月5日之前，當(dāng)月目標(biāo)需制定好，各銷售人員可在工作臺(tái)自我激勵(lì)模塊查看。對(duì)目標(biāo)值有疑問|1的，須向上級(jí)溝通。不可隨意自行修改目標(biāo)值。；IIi) 關(guān)于內(nèi)部公告和知識(shí)庫內(nèi)部公告為銷售部門公共信息發(fā)布專用，無關(guān)信息不可發(fā)布 > 知識(shí)庫內(nèi)會(huì)發(fā)布行業(yè)發(fā)展情況、銷售技巧和公司產(chǎn)品的一些技術(shù)文檔，可供大家在銷售過程中取 1 用Ij) 關(guān)于CRM中的短信用CRM發(fā)短信只用于工作，由于短信日志不可刪除和編輯，請(qǐng)不要發(fā)送私人信息發(fā)短信時(shí)直接寫手機(jī)號(hào)碼，外地號(hào)碼不需要加0;如給小靈通發(fā)送，先寫區(qū)號(hào)再寫小靈通號(hào)，中間不能空格不能增加其他字符，前面