財務報銷系統操作手冊

1、財務報銷操作手冊2006-12-8目 錄一、適用范圍3二、內容描述3三、操作界面說明33.1 系統操作界面33.2 查詢功能說明53.3 報銷流程說明53.3.1 流程操作環(huán)節(jié)說明73.3.2 報銷流程的財務制度要求7四、單據操作說明84.1 境內差旅費報銷單84.1.1 基本信息填寫84.1.2 明細填寫94.2 境外差旅費報銷單94.2.1 基本信息填寫94.2.2 明細填寫114.3 勞務費報銷單124.3.1 基本信息填寫124.3.2 明細填寫134.4 培訓費報銷單134.4.1 基本信息填寫134.4.2 明細填寫154.5 市內交通費報銷單154.5.1 基本信息填寫154.5

2、.2 明細填寫174.6 招待費報銷單174.6.1 基本信息填寫174.6.2 明細填寫184.7 禮品費報銷單194.7.1 基本信息填寫194.7.2 明細填寫204.8 會議費報銷單204.8.1 基本信息填寫204.8.2 明細填寫224.9 辦公費報銷單224.9.1 基本信息填寫224.9.2 明細填寫244.10 其他費用報銷單244.10.1 基本信息填寫244.10.2 明細填寫26五、常見問題265.1 如何打印報銷單？265.2 無法導入Excel明細怎么辦？275.3 怎樣填寫匯率？28一、適用范圍財務報銷適用于國際業(yè)務本部所有信息平臺用戶。二、內容描述財務報銷的內容

3、包括各類報銷單據的填寫審批流程和查詢功能，各類報銷單據有境內差旅費、境外差旅費、勞務費、培訓費、市內交通費、招待費、禮品費、會議費、辦公費、其他費用。三、操作界面說明3.1 系統操作界面l 打開 信息平臺>行政事務>財務報銷，如下圖：l 進入之后，會看到下圖所示界面：l 點擊前面的“+”號或文字部分可以展開相應的導航樹，例如境內差旅費報銷管理，如下圖所示，點擊“境內差旅費報銷”，會新建一個報銷單，其他單據的操作也一樣；點擊“境內差旅報銷查詢”，可以按照審批流程環(huán)節(jié)查找報銷單。3.2 查詢功能說明l 進入財務報銷模塊后，點擊“查詢”選項卡，進入查詢界面，如下圖所示：l 國際業(yè)務本部查

4、詢：按照年份、費用歸屬人、歸屬部門、項目和科目進行查詢，填好查詢條件點擊“按條件查詢”即可，查詢后可以點擊“導出Excel”，然后選擇“全部數據”，可以將查詢出的結果以Excel表格打開并可以保存為Excel文件。需要特別注意的是“年份”字段必須輸入精確的年份，例如“2006”，其他四個字段支持模糊查詢，并可以按照需要和“年份”任意組合進行查詢。l 出國預算批號查詢：按照出國預算批號進行查詢，直接輸入出國預算批號，然后點擊“按條件查詢”即可。員工因公出國一次發(fā)生的境外費用需按照費用種類分別填寫不同的報銷單據，在不同的單據上必須使用同一個“出國預算批號”，由國際業(yè)務本部辦公室進行出國預算批號的控

5、制。出國預算批號查詢可以查詢統計出一次出國所發(fā)生的費用情況。3.3 報銷流程說明l 境內差旅費、境外差旅費、市內交通費、招待費、禮品費、會議費、辦公費、其他費用的報銷流程圖如下所示，根據實際情況可選擇財務部長或財務副總審批。l 勞務費、培訓費報銷流程圖如下所示，根據實際情況可選擇財務部長或財務副總審批。3.3.1 流程操作環(huán)節(jié)說明1) 申請人填寫完報銷單后，點擊“提交”按鈕，報銷單就會流轉到費用歸屬部門部長處進行審批，如果有必填項沒有填，系統會將必填項黃色顯示并提示。2) 各級審批人處理時，填寫處理意見，如果同意就點擊“提交”按鈕，不同意點擊“駁回”按鈕，將報銷單駁回給申請人。3) 各級領導審

6、批通過后，申請人會收到提示郵件，此時申請人需要將報銷單打印出來，然后將報銷的發(fā)票等票據粘貼到打印出來的報銷單后面，送交給財務部會計進行審核。4) 財務部會計審核紙質報銷單以及發(fā)票等票據，審核無誤提交進入下一個環(huán)節(jié)，如果有問題，駁回給申請人重新填寫。5) 會計審核通過后報銷單流轉到出納處理，出納和申請人結算完費用后，點擊“提交”按鈕，整個報銷流程就結束了。3.3.2 報銷流程的財務制度要求1) 人民幣（無特殊票據）報銷：部門部長 二級審批人審批；2) 人民幣（特殊票據）報銷：部門部長 二級審批人 財務副總審批； 3) 外幣報銷（單項預算內）：部門部長 二級審批人 財務部長審批；4) 外幣報銷（單

7、項預算外）：部門部長 二級審批人 財務部長 財務副總審批； 5) 勞務費、培訓費報銷：部門部長 二級審批人 人力資源部長審批；6) 勞務費（單人單筆超5000元人民幣）：部門部長 二級審批人 人力資源部長 財務副總審批；7) 機票改簽費、退票費報銷：部門部長 二級審批人 財務部長審批；8) 二級審批人報銷：財務副總審批。四、單據操作說明4.1 境內差旅費報銷單4.1.1 基本信息填寫新建一個報銷單后，如下圖所示：l 一張申請單只能有一種報銷幣種，補助總金額填寫的幣種必須和報銷幣種保持一致。l 代辦人、報銷人、費用歸屬人、費用歸屬部門、報銷人員工代碼、費用歸屬人員工代碼、費用歸屬部門代碼、科目編

8、號/名稱、費用歸屬部門部長這幾個字段會默認帶出，用戶需要做的操作是根據實際報銷情況重新選擇報銷人、費用歸屬人、費用歸屬部門部長、二級審批人。l 如果報銷人員工代碼、費用歸屬人員工代碼、費用歸屬部門、費用歸屬部門代碼未自動帶出，請聯系管理員。l 非境外差旅報銷的幣別選擇，限于人民幣、美元、歐元、英鎊、港幣五種；結算方式選擇“京卡”時不能同時選擇外幣，選擇人民幣時不能選擇“現金”，選擇“電匯”或“匯票”時需填寫對方單位、匯入地、銀行帳號、開戶行等信息。l 選擇出差對應的項目名稱、出差開始日期、出差結束日期，填寫補助總金額、聯系電話。l 根據具體情況選擇是否需要財務部長或財務副總審批。.l 報銷總金

9、額明細總金額+補助總金額。4.1.2 明細填寫l 點擊“增加一行”按鈕，系統會在下面增加一行，根據實際情況進行填寫。l 點擊“計算總和”按鈕，系統會計算各項費用小計，并將結果加總到報銷總金額中。l 也可以通過Excel導入明細，需要首先下載Excel模版，填寫好后導入即可，如下圖所示。4.2 境外差旅費報銷單4.2.1 基本信息填寫新建一個報銷單后，如下圖所示：l 一張申請單只能有一種報銷幣種，補助總金額填寫的幣種必須和報銷幣種保持一致。l 代辦人、報銷人、費用歸屬人、費用歸屬部門、報銷人員工代碼、費用歸屬人員工代碼、費用歸屬部門代碼、科目編號/名稱、費用歸屬部門部長這幾個字段會默認帶出，用戶

10、需要做的操作是根據實際報銷情況重新選擇報銷人、費用歸屬人、費用歸屬部門部長、二級審批人。l 如果報銷人員工代碼、費用歸屬人員工代碼、費用歸屬部門、費用歸屬部門代碼未自動帶出，請聯系管理員。l 非境外差旅報銷的幣別選擇，限于人民幣、美元、歐元、英鎊、港幣五種；結算方式選擇“京卡”時不能同時選擇外幣，選擇人民幣時不能選擇“現金”，選擇“電匯”或“匯票”時需填寫對方單位、匯入地、銀行帳號、開戶行等信息。l 選擇出差對應的項目名稱、計劃出國開始日期、計劃出國結束日期、實際出國開始日期、實際出國結束日期，填寫出國預算批號、聯系電話、出差天數、國家/地區(qū)、護照號、補助總金額。l 根據具體情況選擇是否需要財

11、務部長或財務副總審批。.l 報銷總金額明細總金額+補助總金額。4.2.2 明細填寫l 點擊“增加一行”按鈕，系統會在下面增加一行，每行只能是一種幣種，并且需要填寫該幣種對報銷幣種的匯率。l 明細填完以后點擊“計算總和”按鈕，系統就會計算出每一行折合成報銷幣種的金額、各項費用折合成報銷幣種的小計，并將計算結果加總到“報銷總金額”中。l 也可以通過Excel導入明細，需要首先下載Excel模版，填寫好后導入即可，如下圖所示。4.3 勞務費報銷單4.3.1 基本信息填寫新建一個報銷單后，如下圖所示：l 代辦人、報銷人、費用歸屬人、費用歸屬部門、報銷人員工代碼、費用歸屬人員工代碼、費用歸屬部門代碼、科

12、目編號/名稱、費用歸屬部門部長這幾個字段會默認帶出，用戶需要做的操作是根據實際報銷情況重新選擇報銷人、費用歸屬人、費用歸屬部門部長、二級審批人。l 如果報銷人員工代碼、費用歸屬人員工代碼、費用歸屬部門、費用歸屬部門代碼未自動帶出，請聯系管理員。l 非境外差旅報銷的幣別選擇，限于人民幣、美元、歐元、英鎊、港幣五種；結算方式選擇“京卡”時不能同時選擇外幣，選擇人民幣時不能選擇“現金”，選擇“電匯”或“匯票”時需填寫對方單位、匯入地、銀行帳號、開戶行等信息。l 選擇項目名稱，填寫出國預算批號、聯系電話。l 根據具體情況選擇是否需要財務部長或財務副總審批。.l 報銷總金額實付金額。4.3.2 明細填寫

13、l 點擊“增加一行”按鈕，系統會在下面增加一行。l 填寫完明細后，點擊“計算總和”按鈕，系統根據勞務費及其稅率計算公式，計算出稅前金額，并將結果顯示到表單上部，實付金額+代扣稅金=稅前勞務費，報銷金額=實付金額。l 也可以通過Excel導入明細，需要首先下載Excel模版，填寫好后導入即可。4.4 培訓費報銷單4.4.1 基本信息填寫新建一個報銷單后，如下圖所示：l 代辦人、報銷人、費用歸屬人、費用歸屬部門、報銷人員工代碼、費用歸屬人員工代碼、費用歸屬部門代碼、科目編號/名稱、費用歸屬部門部長這幾個字段會默認帶出，用戶需要做的操作是根據實際報銷情況重新選擇報銷人、費用歸屬人、費用歸屬部門部長、

14、二級審批人。l 如果報銷人員工代碼、費用歸屬人員工代碼、費用歸屬部門、費用歸屬部門代碼未自動帶出，請聯系管理員。l 非境外差旅報銷的幣別選擇，限于人民幣、美元、歐元、英鎊、港幣五種；結算方式選擇“京卡”時不能同時選擇外幣，選擇人民幣時不能選擇“現金”，選擇“電匯”或“匯票”時需填寫對方單位、匯入地、銀行帳號、開戶行等信息。l 選擇項目名稱，填寫出國預算批號、聯系電話。l 根據具體情況選擇是否需要財務部長或財務副總審批。.4.4.2 明細填寫l 點擊“增加一行”按鈕，系統會在下面增加一行。l 填寫完明細后，點擊“計算總和”按鈕，系統就會將費用累計加總到“報銷金額”中。l 也可以通過Excel導入

15、明細，需要首先下載Excel模版，填寫好后導入即可。4.5 市內交通費報銷單4.5.1 基本信息填寫新建一個報銷單后，如下圖所示：l 代辦人、報銷人、費用歸屬人、費用歸屬部門、報銷人員工代碼、費用歸屬人員工代碼、費用歸屬部門代碼、科目編號/名稱、費用歸屬部門部長這幾個字段會默認帶出，用戶需要做的操作是根據實際報銷情況重新選擇報銷人、費用歸屬人、費用歸屬部門部長、二級審批人。l 如果報銷人員工代碼、費用歸屬人員工代碼、費用歸屬部門、費用歸屬部門代碼未自動帶出，請聯系管理員。l 非境外差旅報銷的幣別選擇，限于人民幣、美元、歐元、英鎊、港幣五種；結算方式選擇“京卡”時不能同時選擇外幣，選擇人民幣時不

16、能選擇“現金”，選擇“電匯”或“匯票”時需填寫對方單位、匯入地、銀行帳號、開戶行等信息。l 選擇項目名稱，填寫出國預算批號、聯系電話。l 根據具體情況選擇是否需要財務部長或財務副總審批。.4.5.2 明細填寫l 點擊“增加一行”按鈕，系統會在下面增加一行。l 填寫完明細后，點擊“計算總和”按鈕，系統就會將費用累計加總到“報銷金額”中。l 也可以通過Excel導入明細，需要首先下載Excel模版，填寫好后導入即可。4.6 招待費報銷單4.6.1 基本信息填寫新建一個報銷單后，如下圖所示：l 代辦人、報銷人、費用歸屬人、費用歸屬部門、報銷人員工代碼、費用歸屬人員工代碼、費用歸屬部門代碼、科目編號/

17、名稱、費用歸屬部門部長這幾個字段會默認帶出，用戶需要做的操作是根據實際報銷情況重新選擇報銷人、費用歸屬人、費用歸屬部門部長、二級審批人。l 如果報銷人員工代碼、費用歸屬人員工代碼、費用歸屬部門、費用歸屬部門代碼未自動帶出，請聯系管理員。l 非境外差旅報銷的幣別選擇，限于人民幣、美元、歐元、英鎊、港幣五種；結算方式選擇“京卡”時不能同時選擇外幣，選擇人民幣時不能選擇“現金”，選擇“電匯”或“匯票”時需填寫對方單位、匯入地、銀行帳號、開戶行等信息。l 選擇項目名稱，填寫出國預算批號、聯系電話。l 根據具體情況選擇是否需要財務部長或財務副總審批。.4.6.2 明細填寫l 點擊“增加一行”按鈕，系統會

18、在下面增加一行，每行一種幣種，并要填寫該幣種對報銷幣種的匯率。l 填寫完明細后，點擊“計算總和”按鈕，系統將原始發(fā)票金額折合為報銷幣種的金額，并將費用累計加總到“報銷金額”中。l 也可以通過Excel導入明細，需要首先下載Excel模版，填寫好后導入即可。4.7 禮品費報銷單4.7.1 基本信息填寫新建一個報銷單后，如下圖所示：l 代辦人、報銷人、費用歸屬人、費用歸屬部門、報銷人員工代碼、費用歸屬人員工代碼、費用歸屬部門代碼、科目編號/名稱、費用歸屬部門部長這幾個字段會默認帶出，用戶需要做的操作是根據實際報銷情況重新選擇報銷人、費用歸屬人、費用歸屬部門部長、二級審批人。l 如果報銷人員工代碼、

19、費用歸屬人員工代碼、費用歸屬部門、費用歸屬部門代碼未自動帶出，請聯系管理員。l 非境外差旅報銷的幣別選擇，限于人民幣、美元、歐元、英鎊、港幣五種；結算方式選擇“京卡”時不能同時選擇外幣，選擇人民幣時不能選擇“現金”，選擇“電匯”或“匯票”時需填寫對方單位、匯入地、銀行帳號、開戶行等信息。l 選擇項目名稱，填寫出國預算批號、聯系電話。l 根據具體情況選擇是否需要財務部長或財務副總審批。.4.7.2 明細填寫l 點擊“增加一行”按鈕，系統會在下面增加一行，每行一種幣種，并要填寫該幣種對報銷幣種的匯率。l 填寫完明細后，點擊“計算總和”按鈕，系統將原始發(fā)票金額折合為報銷幣種的金額，并將費用累計加總到

20、“報銷金額”中。l 也可以通過Excel導入明細，需要首先下載Excel模版，填寫好后導入即可。4.8 會議費報銷單4.8.1 基本信息填寫新建一個報銷單后，如下圖所示：l 代辦人、報銷人、費用歸屬人、費用歸屬部門、報銷人員工代碼、費用歸屬人員工代碼、費用歸屬部門代碼、科目編號/名稱、費用歸屬部門部長這幾個字段會默認帶出，用戶需要做的操作是根據實際報銷情況重新選擇報銷人、費用歸屬人、費用歸屬部門部長、二級審批人。l 如果報銷人員工代碼、費用歸屬人員工代碼、費用歸屬部門、費用歸屬部門代碼未自動帶出，請聯系管理員。l 非境外差旅報銷的幣別選擇，限于人民幣、美元、歐元、英鎊、港幣五種；結算方式選擇“

21、京卡”時不能同時選擇外幣，選擇人民幣時不能選擇“現金”，選擇“電匯”或“匯票”時需填寫對方單位、匯入地、銀行帳號、開戶行等信息。l 選擇項目名稱，填寫出國預算批號、聯系電話。l 根據具體情況選擇是否需要財務部長或財務副總審批。.4.8.2 明細填寫l 點擊“增加一行”按鈕，系統會在下面增加一行。l 填寫完明細后，點擊“計算總和”按鈕，系統會將費用累計加總到“報銷金額”中。l 也可以通過Excel導入明細，需要首先下載Excel模版，填寫好后導入即可。4.9 辦公費報銷單4.9.1 基本信息填寫新建一個報銷單后，如下圖所示：l 代辦人、報銷人、費用歸屬人、費用歸屬部門、報銷人員工代碼、費用歸屬人

22、員工代碼、費用歸屬部門代碼、科目編號/名稱、費用歸屬部門部長這幾個字段會默認帶出，用戶需要做的操作是根據實際報銷情況重新選擇報銷人、費用歸屬人、費用歸屬部門部長、二級審批人。l 如果報銷人員工代碼、費用歸屬人員工代碼、費用歸屬部門、費用歸屬部門代碼未自動帶出，請聯系管理員。l 非境外差旅報銷的幣別選擇，限于人民幣、美元、歐元、英鎊、港幣五種；結算方式選擇“京卡”時不能同時選擇外幣，選擇人民幣時不能選擇“現金”，選擇“電匯”或“匯票”時需填寫對方單位、匯入地、銀行帳號、開戶行等信息。l 選擇項目名稱，填寫出國預算批號、聯系電話。l 根據具體情況選擇是否需要財務部長或財務副總審批。.4.9.2 明細填寫l 點擊“增加一行”按鈕，系統會在下面增加一行，每行一種幣種，并要填寫該幣種對報銷幣種的匯率。l 填寫完明細后，點擊“計算總和”按鈕，系統將原始發(fā)票金額折合為報銷幣種的金額，并將費用累計加總到“報銷金額”中。l 也可以通過Excel導入明細，需要首先下載Excel模版，填寫好后導入即可。4.10 其他費用報銷單4.10.1 基本信息填寫新建一個報銷單后，如下圖所示：l 代辦人、報銷人、費用歸屬人、費用歸屬部門、報銷人員工代碼、費用歸屬人員工代碼、費用歸屬部門代碼、科目編號/名稱、費用歸屬部門部長這幾個字段會默認帶出，用戶需