財務制度部門五項費用支出管理辦法

1、部門五項費用支出管理辦法（征求意見稿）第一章 總 則第 一 條 為進一步降低非生產(chǎn)性成本，明確公司各經(jīng)營職能部門業(yè)務招待費、差旅費、辦公費、電話費、汽車使用費（以下簡稱：部門五項費用）支出標準及監(jiān)控管理，保證五項費用的開支能嚴格控制在公司預算范圍內(nèi)，提高公司整體競爭能力，特制訂本實施細則。第 二 條 本辦法適用于各職能部門及關聯(lián)子分公司，各經(jīng)營單位可依據(jù)實際情況制定相應的費用標準及管理細則，報財務部備案，經(jīng)營單位費用標準原則上不得高于本辦法所規(guī)定的標準。第二章 業(yè)務招待費第 三 條 業(yè)務招待費是指公司內(nèi)經(jīng)理級以上干部及駐外主管級以上職員和營銷系統(tǒng)內(nèi)有關人員在承擔難度較大的業(yè)務和重要接待活動中必

2、要的費用開支。主要指餐費、禮品費、禮金等。第 四 條 公司對營銷中心及各職能部門的業(yè)務招待費實行總額控制，由營銷中心及各職能部門在預算內(nèi)集中管理，自行控制，但原則上不允許分解指標（駐外分支機構除外） 。業(yè)務招待費標準參見附表一。第 五 條 在公司指定簽單招待餐館就餐的，經(jīng)有簽單權的負責人同意后，事先報餐，就餐完畢由授權負責人簽字確認。財務人員對轉來的無簽單權限的人員簽署的就餐結算單據(jù)不予承認。第 六 條 在公司以外消費的，各職能部門應采用事先申報制度。事先由相關單位填寫業(yè)務招待費用申請表 （見附表二） ，交相應部門主管審核， 200 元以下由主管總監(jiān)審批， 200-2000 元由主管副總經(jīng)理審

3、批，超過2000元以上呈總經(jīng)理審批。除特殊情況或總經(jīng)理批準外，對采用先開支后申報的單據(jù)，財務有權拒絕報銷。第 七 條 凡是因工作需要對外贈送禮品（包括公司產(chǎn)品） 、禮金的，由相關部門提出申請，由總經(jīng)理或其授權人審批后，方可執(zhí)行。第三章 辦公費第八條辦公費是指公司內(nèi)各單位辦公文具、辦公家具、辦公通訊器材、電器以及電腦配件、易耗材料等的購置費用。第九條公司辦公費用涉及物品由行政中心（電腦及耗材由系統(tǒng)管理員）在預 算額度內(nèi)統(tǒng)一購買、管理，辦公用品購置實行定點采購管理。第十條行政中心設專人對辦公用品進行管理。第 十一條 辦公用品采購審批程序：各職能部門部門填寫辦公用品購置申請 表（見附表三）報行政中心

4、審核，并經(jīng)行政總監(jiān)審批（2000元以下）或總經(jīng)理審批 （2000元以上）后到定點單位采購。第 十二條 公司行政中心應按月將辦公用品領用及費用分配表報財務部，財務部將費用劃轉入各職能部門。第 十三條 辦公用品領用審批程序：一般用品：領用人填寫辦公用品領用申請表一部門負責人批準-行政部門審核一文具倉領用電腦消耗材料：領用人填寫電腦消耗材料領用及配件維修申請表 7部門負責 人批準-行政總監(jiān)批準-財務審核一文具倉領用第 十四條 嚴禁公司內(nèi)部各單位自行采購有關辦公用品，否則，由此發(fā)生的費 用，將不予報銷。第 十五條 香港公司等異地分支機構的辦公費用， 按內(nèi)部目標考核方案下達指 標，自行制定制度進行限額控

5、制。未經(jīng)審批擅自采購辦公用品而發(fā)生的費用，不予 報銷。第四章 電話費第 十六條 電話費是指公司內(nèi)各單位和相關人員安裝、 使用電話所支出的費用 （包括：移動電話費用補貼）。第十七條公司管理干部、營銷人員及特殊崗位人員移動電話費標準實行定 額定人管理，補貼標準參照公司有關文件執(zhí)行。第 十八 條 公司內(nèi)總機、各單位所屬直撥電話、傳真機電話費用由行政中心進 行管理。將每月通話時間超過15分鐘以上電話分解到各相關部門，查明原因，與業(yè)務無關的電話，從當事人當月工資中按 1.5倍話費標準扣減處罰。第十九條營銷系統(tǒng)（包括內(nèi)、出銷、及香港公司等外派營銷人員）電話費施行限額控制。具體標準由各部門另行制定，報批后報

6、財務部備案。第 二十條 公司本部派出的國內(nèi)臨時出差人員發(fā)生的臨時電話、傳真、郵寄等 費用計入差旅費用。第五章 差旅費第 二十一條 差旅費是指因公外出發(fā)生的各種交通費、住宿費、伙食費補助 等。因公出差按出差地點分為：國內(nèi)臨時出差、國內(nèi)長期出差、境外出差。第 二十二 條 員工國內(nèi)臨時出差所發(fā)生差旅費按國內(nèi)差旅費開支標準（見附 表四）。1、 長途交通費總監(jiān)級以下人員未經(jīng)主管副總經(jīng)理或總經(jīng)理批準，擅自乘坐飛 機的費用，按飛機費用總額的60%艮銷。2、 原則上不允許乘坐軟臥、客輪豪華倉，夜間行走超過 8個小時方可乘坐硬 臥。特殊情況下，經(jīng)主管副總經(jīng)理書面批準請，憑票據(jù)報銷 80%否則憑票據(jù)只能報 銷50

7、%!用。3、 員工多人一起出差要安排二人間或三人間住宿，住宿費按原標準的70%丸行。四、出差期間內(nèi)報經(jīng)授權主管批準業(yè)務招待費開支或市內(nèi)的士費支出報銷人員，該費用發(fā)生差旅區(qū)域內(nèi)相應的所有伙食補貼或市內(nèi)交通補貼，一概不予以報銷。五、 公司委派的各種會議的費用開支，憑會議通知上注明的相關費用報銷；已 包食宿的，相關住宿費、伙食補貼不予以報銷。六、公司派出接受培訓人員的費用和補貼標準依據(jù)舉辦單位通知和培訓合約 確定。七、 公司因外延發(fā)展需要派駐外地長期工作的人員的差旅費及補貼標準由公 司另行規(guī)定，不適用本辦法。第 二十三 條 國內(nèi)臨時出差實行事先申報制度。經(jīng)理（含）以下人員當日未往返地區(qū)出差實行事前申

8、請制度，依據(jù)差旅費標準和預計出差時間填報出差（長途）申請表（見附表五），原則上省內(nèi)出差審批人為出差人員的直接上級，省外出差審批人為主管副總經(jīng)理，國外出差審批人為總經(jīng)理。且審批人對差旅費申請標準按以下授權金額范圍執(zhí)行，1000元以下報主管總監(jiān)審批， 1000-5000元報主管副總經(jīng)理審批，超過 5000元以上報總經(jīng)理審批。因特殊原因未能事前申請的，應于回公司后一周內(nèi)補辦申請審批手續(xù)。沒有經(jīng)過批準的出差（長途）申請表，財務部不予借款和報銷。駐外商務經(jīng)理出差審批程序由營銷單位制訂，報批后報公司財務部備案。第二十四條 國內(nèi)長期出差實行過程控制，各職能單位可在公司規(guī)定差旅費 開支標準范圍內(nèi)申報長期出差人

9、員的費用開支標準和管理辦法。報批后報財務部備 案。第 二十五 條 員工境外（含港、澳地區(qū)）出差所發(fā)生差旅費統(tǒng)一按出國人員差旅費開支標準（見附表六）執(zhí)行。1、 受境外客商邀請的出國人員，已由邀請單位支付交通費用和住宿費用的，不適用上述標準，但經(jīng)批準，可按 100港元/人*天標準，限額不超過1000港元/次, 一次性發(fā)放出差補貼。2、 屬于由國家、省、市外事、外貿(mào)部門組團赴國外參展和貿(mào)易洽談的，按代 表團統(tǒng)一規(guī)定標準執(zhí)行，不適用本章規(guī)定。三、境外出差計劃及費用預算由相關部門或境外出差人員編制后，報主管副總 經(jīng)理審核，總經(jīng)理審批。第二十六條出差借款程序：1、 各類出差人員需借款者，在填報臨時出差申請

10、表同時填報借款單（注明累計借款額及逾期借款額），參照審批權限報經(jīng)核準后，轉財務部門復查并辦理借 款。對借款額及逾期情況注明不符者，財務有權退回當事人更正，重新報批。2、 出差后的各類發(fā)票、單據(jù)，按業(yè)務招待費、差旅費（長途交通費、住宿費） 分類填報。差旅費用報銷單附于出差（長途）申請表 （結算聯(lián)）及外出放行條 后，其中：業(yè)務招待費填寫費用報銷審批單，長途交通費、住宿費填寫差旅費 報銷單，短途交通費、機場建設費、行李托運費、電話費等雜費匯總填寫在差旅費報銷單的其他欄中，并入差旅費報銷。3、 差旅期間發(fā)生的共同費用報銷，報銷單需有同行人員簽名確認。4、 嚴禁人為將同批次差旅開支項目拆零分次報銷，繞避

11、監(jiān)管，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，財 務有權不予受理未報銷拆零部分，并在報銷單上標識核銷。第 二十七 條 新招聘的外地專業(yè)人員，原則上不報銷前來報到發(fā)生的各項費 用，包括單程路費及行李托運費用（畢業(yè)生除外）。特殊情況需要報銷的，應由本人 申請，報總經(jīng)理審批。第六章 汽車使用費第 二十八 條 汽車使用費是指各單位業(yè)務用車向車輛歸口管理部門請用車而 發(fā)生的各項直接租車費用。第 二十九 條 汽車費用由財務部將費用分解到各職能部門，由相應部門進行 控制。第三十條汽車費用涉及油料按相關規(guī)定實行定點加油，由財務部統(tǒng)一負責結算，未經(jīng)總監(jiān)以上主管簽批的定點加油站以外的現(xiàn)金加油發(fā)票，財務不予以報銷 受理。第 三十一條 汽車內(nèi)部租

12、用產(chǎn)生的路橋費、停車費等直接費用，需附于派 車單后，由用車單位經(jīng)辦人簽字確認后，并同原始票據(jù)列入該單位汽車費支出。第 三十二 條 公務用車訂車流程、費用標準、審批程序，由車輛歸口管理部 門擬定相應管理辦法執(zhí)行。第七章費用報銷責任界定第三十三條報銷人的責任1、報銷人對所報銷項目的真實性、準確性、及時性、單據(jù)的合法性、完整性負 責。2、各項報銷票證、資料必須齊全并按要求粘貼，否則財務部有權拒絕報銷。單 據(jù)的規(guī)范要求見附件五。第三十四條職能經(jīng)理（主任）的責任1、負責審查費用項目是否經(jīng)過申請并得到批準， 報銷金額是否控制在標準之內(nèi)。2、對報銷的內(nèi)容真實性、完整性，各項附件是否合法性、完整性負責。3、職

13、能經(jīng)理（主任）的報銷由部門負責人審核，部門負責人承擔上述1、2款責任。第三十五條財務審核人員的責任1、負責審查單據(jù)的合法性、真實性，報銷內(nèi)容是否符合集團有關標準。2、審查報銷項目審批手續(xù)的完整性。第三十六條部門負責人的責任部門負責人對報銷項目的真實性、必要性負責。第八章費用報銷審批程序第三十七條費用審批、報銷流程1、標準內(nèi)費用審批、報銷流程報銷人一職能經(jīng)理（主任）-財務審核一主管副總經(jīng)理審批一報銷2、超標準的費用審批、報銷流程報銷人一職能經(jīng)理（主任）-財務審核一主管副總經(jīng)理審核一財務部負責人 審批-報銷3、超預算開支、預算外開支、專項費用必須先經(jīng)申請預算經(jīng)批準后才能報銷。 預算申請流程為：（1

14、） 1萬元以內(nèi)（含1萬元）部門申請 一主管副總經(jīng)理審核一財務部負責人審批（財務部費用由總經(jīng)理或其 授權人審批）（2） 1萬元以上部門申請一主管副總經(jīng)理審核一財務部負責人批轉一總經(jīng)理審批第三十八條報銷時間的規(guī)定所有費用應于發(fā)生之日起十日內(nèi)報銷（出差人員自返回公司之日起計算），駐外商務代表費用固定每月報帳一次，上個月的費用必須在下個月底之前報銷。每遲報天按報銷額的1咐口罰第九章核算及考核管理第 三十九 條 財務部門對各部門五項費用開支情況作好登記，按季度編制部門五項費用匯總表，并通報各部門。第 四十條跨不同費用考核單位發(fā)生的共同費用報銷， 費用責任雙方需書面注明各自相應承擔金額，否則，財務一并列入

15、報銷經(jīng)辦人及其部門費用核算項 目。第四十一條 各職能部門總監(jiān)以上管理干部個人發(fā)生的五項費用支出情況，由財務部另行登記匯總，按季度報總經(jīng)理備案。第 四十二 條 部門五項費用應嚴格按照本公司預算及目標管理方案的要求進 行控制和考核。第十章處罰規(guī)定第四十三條 報銷人營私舞弊、弄虛作假，對違規(guī)違紀金額不予報銷，對已經(jīng)報銷的，除退回違規(guī)報銷金額外，同時對報銷人予以違規(guī)報銷金額 5-20%的罰款。第四十四條 職能經(jīng)理（主任）在資料不全、原始憑證不充分、項目不真實的情況下簽名準予報銷的，對職能經(jīng)理（主任）予以違規(guī)報銷金額3%-15%勺罰款。第四十五條 財務審核人員審核不嚴使公司造成損失的，或者未執(zhí)行本辦法規(guī)

16、定處罰責任，擅用職權受理違規(guī)費用報銷者，對財務審核人員并處違規(guī)報銷金額 3%-15%勺罰款。第四十六條 除公司統(tǒng)一組織活動外，禁止公司內(nèi)各單位之間相互請客及送 禮，列支費用。一經(jīng)查核，該費用直接轉由經(jīng)辦部門負責人工資內(nèi)扣除。第四十七條 如果違反上述開支標準或手續(xù)不齊全，報帳時列入其他項目而 隱瞞實際金額或超預算報銷，財務有權拒絕受理。第四十八條 借款逾期滿三十天，當事人未能及時提供經(jīng)總監(jiān)以上主管核準 的有效書面情況說明，并辦理延期手續(xù)者，財務有權在當事人借款逾期當月工資中 扣回欠款。第四十九條 部門負責人對報銷人和職能經(jīng)理（主任）因違規(guī)造成的損失承 擔連帶責任。第 五十條 因審核過失造成費用借

17、款人未有效報帳沖銷借款，或者無法從工資扣回逾期借款者，由經(jīng)辦責任人（含：各級審批人）應承擔不低于流失款總額50%的經(jīng)濟責任。按責任人基本工資比例分別承擔相應損失金額，并在壞帳當期應發(fā)工 資中扣還。第五十一條 報銷審批程序中各相關審核、復核人員必須嚴格按照規(guī)定的標準和程序執(zhí)行，在未進入財務審核程序之前，由相關部門最后審核人員承擔責任。第九章 附則第五十二條 本細則由財務部制訂并解釋，修訂亦同。第五十三條 各報銷人員提供的報銷憑證、發(fā)票、單據(jù)的填報要求及標準見各類單據(jù)指引（見附件）。第五十四條 本細則自公司總經(jīng)理審批之日起生效，以前公司的相關制度與 本細則相抵觸的，以本辦法為準。永信家具制造有限公

18、司年月日發(fā)：送：抄報：印發(fā)份數(shù)：份其中存檔1份附件一業(yè)務應酬費標準一覽表單位：元/人陪同級別就餐地點國內(nèi)國夕卜備注主管45國外部分以臨時預算形式報總經(jīng)理審批陪餐人數(shù)原則上不 超就餐人數(shù)的50%且 最多不超過四人經(jīng)理60邙1 比 心、jin90副總經(jīng)壬田實報實銷說明：(1)本標準為業(yè)務接待支出的最高限額，若為一般性接待應從儉；(2)就餐標準為部門負責人控制開支的參考標準；(3)業(yè)務經(jīng)營單位費用按完成營業(yè)額、產(chǎn)值比例結合預算進行控制，職能部門按年度預算總額控制。附件二國內(nèi)差旅費標準一覽表單位：元/人天出差人員級別出差地點住宿 費憑票 報銷伙食費定額 補助市內(nèi)父通定額 補助長途交通 憑票報銷一類地區(qū)

19、1804040職員二類地區(qū)1503030除汽車、火車硬臥外，乘三類地區(qū)1203020坐飛機須經(jīng)主管副總以上人員一類地區(qū)2005040事先同意；以及因特殊性客戶接經(jīng)理二類地區(qū)1704040待，或者隨行攜帶貴重物品， 需三類地區(qū)1403020乘坐的士或接待用餐的，報經(jīng)部市外周邊 地區(qū)當日2015門總監(jiān)以上人員核準，且/、再核發(fā)該區(qū)域范圍內(nèi)交通補貼， 伙食經(jīng)理以下往返費補貼。樂完巾范 圍內(nèi)1020總監(jiān)當日未往 返的所有地區(qū)30060營銷單位及各子分公司報銷標準由經(jīng)營單位制訂，報財務部備案副總經(jīng)理及當日未往實報實報以上人員返的所有地區(qū)實銷實銷說明：1. 一類地區(qū)：北京、上海、深圳、珠海等沿海特區(qū)開放城

20、市；2. 二類地區(qū)：汕頭、廈門、?？凇⑶鄭u、天津等沿海開放城市，以及各省會直轄市；3. 三類地區(qū)：除上述一、二類地區(qū)外的，當日不能往返的城市或地區(qū)；4. 市內(nèi)周邊地區(qū)：50公里以內(nèi)的地區(qū)；5. 一般主管到一、二類地區(qū)出差，外派常駐人員出差，從廣州有直達火車且路程時間不超過24小時的，應乘火車；6. 外派常駐人員統(tǒng)一安排住房是指公司已在當?shù)刭徺I商住樓，或統(tǒng)一租用生活用房以及租用的辦公樓部分用于住房等。7、飛機乘坐標準。除總經(jīng)理可乘商務艙以上標準外，其他人員只能乘坐普通經(jīng)濟艙，特殊情況由總經(jīng)理特批。附件三出國人員差旅費標準一覽表單位：元（港幣）/天人出國人員 級別住宿費 憑票報銷出差定額補助長途交

21、通費憑票報銷主管600250車船票實報實銷；飛機票僅限于 普通艙機票經(jīng)理800350邙1 比 心、jin1000500副總經(jīng)理及以上人員實報實銷800說明：1、出差補助包括：膳食補助、交通補助、日常雜費補助；除來回長途交通費及中轉機票以外，其余一切交通費原則上不予報銷，特殊情況須經(jīng)主管副總經(jīng)理審核、總經(jīng)理審批后方可報銷。2、公司派往境外學習、實習和培訓且有固定住所者，每人每天給予 300港幣的 出差補助。3、當天往返的港澳出差，按150元/次予以定額補貼；3、飛機乘坐標準。除總經(jīng)理可乘商務艙以上標準外，其他人員只能乘坐普通經(jīng) 濟艙，特殊情況由總經(jīng)理特批。4、多人一同出差，應安排二人間或三人間住

22、宿，住宿費報銷標準相應降20%附件四異地駐外商務機構費用報銷標準一覽表費用項目內(nèi)容報銷標準備注長途交通總部一一區(qū)域飛機經(jīng)濟艙（限經(jīng)理以上）按實際報銷區(qū)域火車硬臥、汽布、船辦公費傳真、郵遞、打字、復印1500元/年（管轄兩個商務處以上的為 1800元/ 年）憑票限額報銷郵政、電話費商務處郵政、電話費500元/月（管轄兩個冏務處以上的為700元/月）憑票限額報銷住房補貼住房租金、水電費、管理費按公司訂的標準和管理辦法定額報銷文員工資工資試用期：900元/月憑本人收據(jù)報銷轉正后：1100元/月北京、上海文員可增加200元/月備注香港公司參照本規(guī)定，另行編制報批附件五辦公電話費執(zhí)行標準單位：元崗位 職

23、務業(yè)務特性基本標準（兀/人）涉外業(yè)務涉外公務非 對外外貿(mào)內(nèi)銷采購財務行 政其 它經(jīng)理職員300100200100300200100501005030部門劃分標準（元/月）部門 標準國內(nèi) 營銷中心外貿(mào)采購 部財務 部行政中供應中心心金額40001500800300300300備注業(yè)務人員移動話費標準，另行規(guī)定附件六辦公費執(zhí)行標準單位：元崗位 職務業(yè)務特性基本標準（兀/人）單據(jù)處理文案公務其它購銷財務倉庫人事行 政職門劃分標準（元/月）部門 標準國內(nèi) 營銷中心外貿(mào)采購 部財務 部行 政中心供應中心金額400250300300250200備注部門標準包括部門職能工作范圍應承擔公司公共部分附件七：報銷單據(jù)規(guī)范指引一、報銷單的填寫要求各項資金及費用的報銷單的填寫由各歸口部門負責填寫，差旅費報銷單和費用支出報銷單的各項要素必須填寫齊全，嚴格按文件的審批流程進行審批。二、報銷單據(jù)的粘貼要求各種單據(jù)粘貼應當整齊、牢固，單據(jù)的粘貼應保證財務人員方便復核