材料管理體系

1、設備、物資、配件材料采購方案及供給治理體系、夕 4刖百為了增強公司全面生產本錢治理,標準公司采購業(yè)務,保證設備使用質 量,到達公司規(guī)定的設備使用率、完好率,費用率的標準.更為了降低生產 本錢,提升生產效益,保證公司生產經營的持續(xù)穩(wěn)定開展,將公司做大做強, 依據(jù)相關法律法規(guī)和公司工程有關制度,特制定本方案及治理體系.一、公司物資采購治理組織機構圖：三、崗位責任說明: 一、材料信息主管崗位責任崗位名稱：材料信息主管直接上級：總經理責任范圍：1、依據(jù)材料治理體系及公司的規(guī)章制度, 根據(jù)工程部及設備部門提供的 實際需求,制定采購方案,根據(jù)工程部的實際需要,聯(lián)系生產廠家,形成系 統(tǒng)的采購信息檔案.2、做

2、好材料部員工治理工作及工作方案和月、 年總結報表并與工程部供 應科積極溝通,了解工程部在設備配件、技術方面的需求,配件采購做到貨 比三家,保證質量和供給,同廠家協(xié)調為工程部提供技術支持.3、根據(jù)公司、工程部的實際需要對生產廠家、配件供給商進行考察,選 擇質優(yōu)、價廉、售后效勞好的供給商,簽訂書面采購合同,建立長期合作關 系,保證工程部供給科的工作效益化、庫房和財務部門的工作標準化.4、對工程部采購物品使用、庫存、報廢、回收情況進行監(jiān)督,對工程部 采購季度報表、月報表、臨時報表進行審核,保證無誤情況集中購置,減少費用、減少庫存.5、在原有的供給根底上不斷搜集、整理、聯(lián)系新的信息供給資料,并整 理成

3、書面材料供總經理參考、決策.6、積極配合工程部,增強同工程部之間的聯(lián)系, 對工程部采購信息有全 面的掌握,保證工程部的工作正常進行.7、完成總經理臨時布置的其他方面的工作.二、材料信息員崗位責任：崗位名稱：材料信息員直接上級：材料信息主管責任范圍：公司、工程部材料信息收集、整理工作1、了解公司設備配件的規(guī)格、型號,并對工程采購訂單的要求、交期進行 掌控.2、負責工程材料、設備市場的資料信息收集,市場動態(tài)的調查,提供最正確 采購方案.3、熟悉設備、配件的市場價格及來源,每月提交?設備、配件價格跟蹤情 況表?及市場調查報告.4、保持對行業(yè)的關注,建立供給商檔案,協(xié)助上級領導對主要供給商進行 資信調

4、查,建立完善的信息檔案.5、協(xié)助部門主管優(yōu)化工作流程,開發(fā)、建立科學的材料數(shù)據(jù)庫.積極同項 目部采購科聯(lián)系溝通,優(yōu)化采購流程.6、增強與供給商的溝通、維護,建立長期良好的合作關系.7、完成領導交辦其他方面的工作.三、采購員崗位責任崗位名稱：材料信息員直接上級：材料信息主管1、產品供給：根據(jù)市場的需求,采購產品與維修配件,并保證及時供給;2、供給商信息反應：對供給商的價格、品質、交期、交量等作出信息反饋;3、采購本錢限制：把握公司所采購產品的主要物料的市場價格起伏狀況, 了解市場走勢,加以分析并限制本錢,尋找核心配件的供給來源,對核心配 件的供貨渠道加以調查和把握；4、合同治理：建立完備的采購合

5、同,降低企業(yè)經營風險；5、訂單治理：做好采購訂單的制定、發(fā)放、跟進、保存,并且根據(jù)采購 合同與采購訂單做好貨款的請款與付款工作；6、庫存治理：呆料與廢料的預防與處理；7、發(fā)票治理：做好發(fā)票的跟催、保管、核對工作；8、新供給商的開發(fā)：保持對行業(yè)的密切關注,尋找、開發(fā)更加優(yōu)秀的供 給商,建立供給商的資料；9、做到以公司利益為重,不索取回扣,饋贈錢物上繳公司,遵守國家法 律,不構成經濟犯罪；四、庫房主管崗位責任1、庫房主管必須具備較高的職業(yè)道德及治理知識,熱愛本職工作,愛崗 敬業(yè)及有較強溝通治理水平.2、負責工程部配件物品的治理供給工作,熟悉生產和機械設備的物資、 配件、材料的需求及使用情況,努力做

6、好工程的配件物品的保管效勞工作, 不斷提升效勞質量和治理水平.3、根據(jù)公司材料治理制度的長久性,增強實施庫房治理工作,嚴格執(zhí)行 庫房治理制度,各類配件物資的入庫要嚴格驗收、上架,在標簽上填寫對應 的配件名稱、圖號及貨位號等,及時記賬；對出庫的配件及物資要及時下賬, 做到賬目清楚,出、入庫手續(xù)齊全,賬物相符.4、做好材料統(tǒng)計賬務治理工作,定期向分管庫房的領導或工程經理匯報 配件物品的消耗和庫存情況,及時提出增添和申購方案.5、努力學習先進的治理知識的同時做好對員工工作水平的提升培訓工作 及員工是否勝任本崗位工作的考評,做出相關的獎、罰制度.6、日常工作中做好庫房材料配件物資保管的平安、質量、數(shù)量

7、和入庫、 出庫的治理工作.7、庫存配件物資的治理應標準化、科學化,做好月度、季度、年度對庫 房材料盤點,賬物相符的財務報表治理工作,做到各種領放物品的單據(jù)、憑 證要裝訂成冊,妥善保管.8、做好對庫存材料的清理,減少庫存及淘汰換代處理設備配件,最大的 減少材料庫的損失.五、材料會計崗位責任1、負責庫房的材料物品的出入庫的賬務登記、核對,協(xié)助庫房治理人員 處理庫房的日常工作.2、認真學習、虛心求教,不斷提升業(yè)務水品和工作水平,收集整理各個 方面的材料數(shù)據(jù),建檔備查.3、做到帳帳相實.每月結賬結束以后,材料會計要定時和財務部門進行 對賬,做到材料帳的金額和材料總賬完全相符,一分不差.4、材料在和財務

8、對賬的同時,也要和庫管進行實物和材料帳上本期庫存 余額的核對和檢查,做到帳物相符.5、熟悉配件物品的規(guī)格、型號、性能和用途.整理供給商的價格以及質量等信息資料.6、了解各種設備的常用件的使用周期, 掌握它的月使用量以及年使用量, 防止出現(xiàn)配件物品的積壓以及缺庫現(xiàn)象的發(fā)生.同時也為物價上漲時增加購 貨提供了數(shù)據(jù).7、根據(jù)配件物品的使用周期以及月使用量合理填報申購單,申購單上要 填清是那種設備上使用的,配件的名稱、規(guī)格型號、件號、限定購貨時間因 我公司有很多配件需在廠家訂貨,申購的時間要提前,給材料供給留夠足夠 時間,匯總各項材料的需用量要注明需用時間,建立需用量臺帳.8、材料物品的入庫,要詳細檢

9、查名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、單價、總價 與發(fā)票及清單是否相符；合格證、質量證實書等憑據(jù)是否齊全,并與庫房聯(lián) 系核對驗收情況,只有各項指標驗收全部合格、保管員簽字后,方能填制入 庫單據(jù),報帳付款.9、材料出庫要登記清配件物品的名稱、單價、數(shù)量、金額；要有用料單 位的主管領導、用料設備、領料人簽字,月底進行分類匯總,本錢核算到單 機、單車和個人.10、帳帳、帳物的相符.每月月底扎帳時和工程財務部進行核對,發(fā)現(xiàn)問 題及時糾正和合理處理,做到帳帳相符；在和財務對賬的同時,也要和庫管 進行帳和實物的核對,如有問題出現(xiàn),查明原因、總結經驗,協(xié)助庫房治理 人員合理處理,做到帳物相符；月底根據(jù)對賬情況向主管領導

10、寫出書面報告.11、完成財務、庫房主管及有業(yè)務往來部門安排的其他業(yè)務工作.六、倉庫治理員崗位責任1、按時上下班,到崗后巡視倉庫,檢查是否有可疑現(xiàn)象,發(fā)現(xiàn)情況及時 向上級匯報,下班時應檢查門窗是否鎖好,所有開關是否關好；2、認真做好倉庫的平安、整理工作,經常清掃倉庫,整理堆放貨物,及時檢查火災隱患；3、檢查平安舉措和衛(wèi)生舉措是否落實,保證庫存物資完好無損.4、負責工程物資的收、發(fā)、存工作,收貨時,對入庫必須嚴格根據(jù)已審 批的請購單按質、按量驗收,并根據(jù)發(fā)票記錄的名稱、規(guī)格、型號、單位、 數(shù)量、價格、金額打印入庫單或直拔單,并在貨物上標明進貨日期.屬不符 合質量要求的,果斷退貨,嚴格把好質量關；5

11、、驗收后的物資,必須按類別固定位置堆放,做到整潔、美觀；6、發(fā)貨時,一定要嚴格審核領用手續(xù)是否齊全, 并要嚴格驗證審批人的 簽名式樣,對于手續(xù)欠妥者,一律拒發(fā)；7、物品出庫或入庫要及時打印出庫單或入庫單,隨時查核,做到入單及 時,當日單據(jù)當日清理；8、做好月底倉庫盤點工作,及時結出月末庫存數(shù)報財務科,做好各種單 據(jù)報表的歸檔治理工作；四、工作分工和工作流程治理限制一具體的工作流程如下：1、在工程的初始運作階段,物資供給部科根據(jù)工程部、生產部門的 具體要求,進行投標的材料報價,從而到達在生產中限制本錢、增加效益的 目的.2、工程正式運作后,由工程經理、財務部科長、物資供給部科 長組成聯(lián)合小組、在

12、第一時間對所需材料的供給進行市場考察.生產方案部 門依據(jù)工程合同和比照庫存后的實際需求,對供給部下達?材料申購單?此單由申請人填寫,生產或者工程負責人簽字后生效.3、采購部接到?材料申購單?后,根據(jù)所需材料的規(guī)格,質量要求,數(shù) 量,生產地址等實際情況,向其發(fā)出?材料詢價單?.供給商根據(jù)要求確認價 格后對我司的?材料詢價單?簽字,蓋公章后回傳,簽字蓋章的?材料詢價 單?會做為以后向供給商付款的依據(jù)之一,需妥善保存.物資供給部、科應 根據(jù)幾家供給商的評價結果,參照其供給水平、歷史信譽、售后效勞、距離 遠近等.比照研究后確定其中的一家或者幾家供給商,確定供給商后,工程 部與供給商之間簽訂確實保雙方履

13、行約定的一份法律文件.向其發(fā)出?材料 訂購單?,通知供貨,同時建立供給商的供貨記錄臺帳,對于簽訂合同的供給 商,要建立完善的供給商信息檔案,對于沒有合作的供給商,也要將其信息 合理保存,以防不時之用,通知工程部、生產部門準備收貨.4、供給商根據(jù)?材料訂購單?安排生產運輸,各項具體要求以與我司簽 訂的供貨合同為準.隨貨攜帶各種合格證和材質證實書.5、工程部在所需材料到場后,庫管員要負責材料的質量、數(shù)量檢查,檢 查中必須將供給商的送貨單與我司的?材料申購單?和?材料訂購單?相對 照,質量和數(shù)量都準確無誤后才能進行收貨,然后填寫?材料到貨單?,相關責任人簽字后回傳采購部.6、采購部根據(jù)與供給商簽訂的

14、合同條款安排付款.付款時,采購部填寫 統(tǒng)一的?付款申請單?或者?支票領用單?,同時向財務部遞交此批材料的 ?材 料訂購單?和?到貨確認單?,如有需要,采購部有義務向財務部提供?材料 訂購單?以及各家供給商簽字蓋章的?材料詢價單?.由財務部根據(jù)實際情況 安排付款額度.7、供給商應于付款前開具出相符的增值稅發(fā)票或者普通發(fā)票,財務部在收到發(fā)票后即向供給商付款.二、公司材料信息部和工程部材料供給科的分工及合作1、公司材料信息部負責供給商信息的搜集、整理以及信息檔案的建立； 材料供給科對于自己掌握的比擬優(yōu)秀的供給商資料要報公司材料信息部存 檔.2、材料信息部負責市場信息的考察, 和供給商隨時保持溝通,隨

15、時掌握 市場行情的變化及時上報公司總經理并通知工程部材料供給科,及時采取應 急處理意見和處理方法.3、對年消耗量大的易損、易耗配件物品由材料信息部制定采購方案,選 定定點供給商并報總經理批準,和供給商簽訂常年的供給合同.年終完成或 超過合同量的廠家返點歸公司所有.4、材料信息部和材料供給科共同商定公司各類設備的定點供給商,寫出書面報告,報總經理審批.5、材料供給科在總經理批復的定點供給商根據(jù)工程部的材料申購單向發(fā) 出詢價單或 詢價,貨比三家后向質優(yōu)價廉,供貨時間最快的供給商發(fā)出 訂貨單,簽訂供貨合同公司已經簽訂常年供貨合同的除外進行采購工作.6、材料信息部協(xié)助材料供給科做好在西安的供給商的提貨

16、、發(fā)貨、對賬, 協(xié)助供給科查找緊急求購及定點供給商缺貨的配件物品.五、物資采購、庫房治理制度：一、物資采購治理1、采購部作為一個職能部門,在工程的具體生產經營中擔負了重要責任.采購工作的好壞,直接影響了工程的質量、工期、本錢.建立高效、實用、 完善的采購工作流程是提升采購效率,降低本錢最有效的方法.在采購的過 程中,必須堅持原那么、秉公辦事、維護公司利益；堅持綜合考慮質量、價格、 供給時效、售后效勞四個方面擇優(yōu)選取.工程實施的過程中,采購部需要生 產、設備、財務、技術等各個部門的大力支持才能順利的完成采購工作.每 個部門之間的聯(lián)系需要一個標準來規(guī)劃,來提升工作效率,杜絕工作失誤, 為工程的順利

17、實施做出各自的奉獻.2、采購核決權限：(1)、采購金額預估在1萬元以的,由科長核準.(2)、采購金額預估在1萬元以上3萬元以下者,由工程部經理核決, 采購金額預估在三萬元以上者,工程部匯報總公司,由總經理核決.(二)、庫房治理1、物資驗收凡入庫物資,倉庫治理員必須進行認真的檢驗,經檢驗合格后在驗收單 中簽字.驗收內容包括：(1)、憑證驗收：核對入庫材料的質保書或合格證,核對無誤后認真歸類 保存,材料發(fā)出時隨料同行,給用料單位.(2)、數(shù)量驗收：對入庫物資進行計件,與入庫單數(shù)量不符時按實收數(shù)為 準.(3)、質量驗收：檢查入庫物資,包裝是否完好,有無生銹、變形,規(guī)格 是否符合規(guī)定要求.(4)、在驗

18、收中發(fā)現(xiàn)不配套及無合格證或質保書的物資,必須另行堆放, 不得入庫,并填報質量反應單,報告部門負責人及時處理.2、倉儲臺帳物資驗收合格后,保管員根據(jù)收料單辦理入庫手續(xù),并分類建立材料臺 帳,倉庫臺帳必須帳物相符.3、物資保管物資驗收入庫后,要做到堆放整潔、井然有序、不同型號、規(guī)格的物資 應明顯間隔,并掛有標識,注明材料名稱、規(guī)格,易受潮物資要做好防潮防 漏工作.4、領料和發(fā)料保管員必須憑材料調撥單或領料單發(fā)料, 做到“先進先發(fā),推陳儲新.領 發(fā)料時,領、發(fā)雙方都必須認真核對物資的品種、規(guī)格、數(shù)量和質量,并由 保管員填寫出庫驗證單,經雙方查驗合格后,簽字存檔備查.5、物資搬運物資的搬運質量直接關系到工程的產品質量,因此在物資的搬運過程中 須嚴格注意人員、設備及被搬運物資的平安,盡量防止物資在搬運過程中的 劃傷磕碰.有包裝的物品嚴格根據(jù)包裝上標注的標志作業(yè),保證物品的包裝 完好無損,以保證物資搬運過程中不受損壞.6、材料盤點保管員必須按月對材