電力物資配送管理中存在的問題與對策

1、我市供電公司電力物資配送管理中存在的問題與對策江蘇省電力公司為了規(guī)范電力物資管理工作 ,適應(yīng)公司 “集約化發(fā)展、精益化管 理、標準化建設(shè) ”的需 要,保障公司電網(wǎng)建設(shè)和生產(chǎn)經(jīng)營的物資供應(yīng) ,提高電力物資 管理效率和效益 ,從 2007年開始全面推行 “四 個集中 ”的物資管理模式 ,即集中招 標、集中采購、集中配送、集中結(jié)算。構(gòu)建了 “以省公司為主導(dǎo)、以省 電力物資公 司為主體、以基層供電公司為支撐 ”的組織體系。在江蘇電力物資配送體系中 ,省電 力物資公司、 省電力公司、市 （縣供電公司、市 （縣供電公司物資配送中心是物資采 購配送的責(zé)任主體。電力物資配 送管理的基本流程為 ,市（縣供電公司

2、上報物資需求 計劃,省電力物資公司匯總?cè)∥镔Y需求計劃集中進 行招標 ,負責(zé)將中標通知發(fā)供應(yīng) 商 ,省電力物資公司負責(zé)簽訂供應(yīng)商合同 ,供應(yīng)商根據(jù)合同進行生產(chǎn) ,向市 （縣供電公 司物資配送中心送貨 ,市 （縣供電公司物資配送中心驗收后與供應(yīng)商會簽到貨物資驗 收單, 市（縣供電公司物資配送中心將物資配送至市 （縣供電公司 ,供應(yīng)商會簽后的物 資驗收單與結(jié)算發(fā)票與 省電力物資公司辦理結(jié)算。由于 “四個集中 ”的物資管理模 式剛剛起步 ,因此在物資需求計劃、物資招標、 合同簽訂、合同履約、物資配送、 物資結(jié)算等環(huán)節(jié)還存在較多問題 ,本文主要從我市供電公司的角度出發(fā)對 物資需求 計劃、合同履約、物資

3、配送、物資結(jié)算當中的一些問題進行分析,并提出一些合理的建議與對策。 一、我市供電公司在電力物資配送管理中存在的問題（一電力物資需求計劃相對滯后、經(jīng)常出現(xiàn)遺漏或不完整 電力物資配送管理工作按照業(yè)務(wù)操作流程 ,分為物資需求計劃、物資招標、合 同簽訂、合同履約、物資 配送、物資結(jié)算等環(huán)節(jié)?；鶎庸╇姽旧蠄蟮奈镔Y需求 計劃是貫穿物資管理全過程的主線 ,對構(gòu)建規(guī)范、順 暢的物流體系 ,保障物資供應(yīng)起 至關(guān)重要的作用。但由于我們對該項工作艱巨性的認識不夠深刻,工作不夠 細致、不周密 ,導(dǎo)致物資需求計劃相對滯后、經(jīng)常出現(xiàn)遺漏或不完整 ,直接導(dǎo)致物資供應(yīng)脫 節(jié),從而影響整 個物資配送管理。如 :省公司通報 2

4、007年 12 月物資需求計劃正確性 如下 :江陰 98.48%,宜興 86.32%,無錫 98.43%。認真分析原因 ,我們認為我市供電公 司物資需求計劃主要有以下幾個問題。1、物資需求計劃準確性不高首先,我市供電公司對電力物資的需求量大 , 2007年物資需求總計劃約 2.81億 元, 2008年面臨 4.6億元 物資需求, 2009年估計物資需求將達 5.2億元,每年上報的 物資需求計劃達兩萬八千多條?？梢娢镔Y需求計 劃具有數(shù)量多、參數(shù)細、要求嚴 特點 ,而在 2007年省公司物資管理信息化手段尚未健全 ,物資需求計劃上報 基本依 靠基層供電公司手工操作上報 ,自然難免會有差錯。其次 ,

5、我市供電公司物資對需求 計劃上報的人員 沒有固定 ,計劃上報人員素質(zhì)不高 ,使得他們對計劃上報的要求不理 解 ,或要提供的相關(guān)資料不具備 ,或不 按照要求上報 ,通常按照原有的習(xí)慣或俗語進行 上報 ,如物資名稱、規(guī)格型號、計量單位、參數(shù)描述不按照 省公司招標文件規(guī)定的 技術(shù)標準要求填寫 ,提供的圖紙資料不全等。第三 ,我市供電公司因項目沒有成立或 資金渠道沒有落實就填報了物資需求計劃 ,或因項目設(shè)計而導(dǎo)致變化卻沒有相應(yīng)更 改物資需求計劃 ,或受到 政府決策等不可抗力原因而導(dǎo)致變化卻沒有相應(yīng)更改物資 需求計劃 ,在物資需求上的差錯給物資管理工作帶 來了極大的困難。2、物資需求計劃缺乏及時性現(xiàn)在省

6、公司要求市供電公司每月 20日報送物資需求計劃 , 在次月完成報送計劃 的招標工作。 中標通知書 發(fā)出后 ,省物資公司組織在 7天內(nèi)完成與供貨商技術(shù)協(xié)議 和合同的簽訂 ,合同簽訂前將中標結(jié)果發(fā)給各市供 電公司核對 （一般是 1 天時間 ,配 送中心在接到核對的中標文件后與供貨商聯(lián)系送貨。而我市供電公司上報 物資需 求計劃的時間往往與物資需用的時間脫節(jié)。往往要用的工程物資,到用時計劃才剛報出 ,給招標、合 同簽訂、制造、配送的時間不足 ,造成施工延誤。3、物資需求計劃不夠完整性問題我市供電公司設(shè)計提供的物資清單與實際現(xiàn)場需用的物資有遺漏或差別,上報物資需求計劃時按照設(shè)計 清單上報 ,到施工現(xiàn)場勘

7、察時發(fā)現(xiàn)物資有遺漏或差別 ,絕大 部分通過各自調(diào)整解決 ,但也有不少因物資補招 標而延遲施工。（二物資供應(yīng)商逾期交貨率高 , 延誤項目施工進度目前合同簽訂的交貨期與項目單位實際需要的交貨日期有誤差的現(xiàn)象比較普 遍。 部分需求在合同簽訂時 , 交貨期已非常緊張 ,廠商很難保證交貨時間 ;供應(yīng)商按 照合同簽訂的交貨期安排生產(chǎn) ,當準備配送到項目單 位的時候 ,經(jīng)常被要求等項目單 位電話通知 ,再安排送貨。這種情況降低了供應(yīng)商生產(chǎn)效率 ,也影響了供應(yīng) 商按時交 貨 ;部分中標的供應(yīng)商 ,超出了他們實際的生產(chǎn)能力 ,供應(yīng)商無法按時完成生產(chǎn) ,也會 影響供應(yīng)商 按時交貨。 據(jù)統(tǒng)計 2007 年全年合同逾

8、期交貨率占合同總金額的 35%, 特別是項目物資的延遲交貨 ,對我市供 電公司項目施工進度造成了嚴重影響。（三物資供應(yīng)商交貨物資質(zhì)量問題嚴重 ,延誤項目進度據(jù)我市供電公司統(tǒng)計資料表明 :2007 年物資供應(yīng)商交貨質(zhì)量不符合要求按金額 計算占合同總金額的 3%, 按上報物資計劃條目計算 ,全年有 200 多條物資有質(zhì)量問 題。究其原因 ,一是有的供應(yīng)商由于交貨期比較緊張,為了按期交貨就忽視物資質(zhì)量問題。二是我市供電公司在上報物資計劃時 是按照地方標準上報 ,而中標 的供應(yīng)商是按照國家標準生產(chǎn) ,而國家標準低于地方標 準 ,造成物資質(zhì)量問題。三是省公司經(jīng)常將大件物資 與零配件物資打包招標 ,而中標

9、 供應(yīng)商只注重大件物資質(zhì)量 ,忽視零配件物資質(zhì)量。物資質(zhì)量問題雖然可以 要求供 應(yīng)商修理、重做 ,或要求供應(yīng)商按合同賠償損失再重新招標解決 ,但這樣必然會延誤 工程項目進度。 （四物資配送人員配置不合理 ,無法滿足高要求的物資配送工作我市供電公司配送中心人員無充足的崗位和人員設(shè)置 ,配送人員偏少 ,多從生產(chǎn) 上借用,無明確崗位 , 級別待遇普遍比較低?，F(xiàn)有崗位人員面臨老化等問題 ,特別是倉 儲人員年齡結(jié)構(gòu)偏大 ,身體健康狀況差。同 時,部分員工的業(yè)務(wù)能力和管理能力無法 滿足物資管理工作要求 ,工作中能獨當一面的骨干力量。這些現(xiàn)狀 經(jīng)常會造成物資 配送不及時和配送差錯問題。（五物資結(jié)算率低我市供

10、電公司 2007年物資需求計劃約 2.81億元 ,到目前已結(jié)算 6001.5萬元 ,結(jié) 算率為 21.36%,可見結(jié) 算情況很差。分析其主要原因 :一是物資供應(yīng)商送貨時 ,配送 單、到貨驗收單不齊全 ,尤其是由廠家委托物 流公司負責(zé)運送的物資 ,廠家沒有把相 關(guān)手續(xù)交給物流公司 ,致使配送中心接受物資后 ,無法辦理配送單、 到貨驗收單等手 續(xù) ,無法完成結(jié)算。二是供應(yīng)商的物資可能是多家市 （縣級供電公司需用的物資 ,而各 市 （縣級供電公司由于項目不同或項目進度不同 , 對到貨期、結(jié)算時間要求不同 ,而 供應(yīng)商的結(jié)算發(fā)票是一 起開的 ,所以結(jié)算發(fā)票不能及時送達 ,無法及時完成結(jié)算。三 是結(jié)算發(fā)

11、票需經(jīng)省公司物資中心多個部門審核 , 而且在 2007年物資結(jié)算發(fā)票都是靠 人工完成 ,導(dǎo)致結(jié)算發(fā)票流轉(zhuǎn)時間過長 ,無法及時完成結(jié)算。二、加強我市供電公司電力物資配送管理問題的建議與對策（一加強電力物資需求計劃的準確性、及時性、完整性物資需求計劃是物資管理工作的龍頭 ,從物資計劃開始 ,就成為物資招標、物資 采購、物資配送、物資 驗收、物資結(jié)算的唯一線索 ,所有環(huán)節(jié)的工作都圍繞物資計 劃開展 ,因此物資需求計劃是整個物資配送管理 能否順暢的最關(guān)鍵工作。目前要把 物資需求計劃的準確性、超前性和完整性放在最突出的位置。1、完善物資信息系統(tǒng) ,確保物資需求計劃準確07 年由于基礎(chǔ)管理臺賬不夠健全 ,

12、省公司物資信息系統(tǒng)處于試用階段而顯現(xiàn)出 的諸多不足等不利因素 , 因此完善物資信息系統(tǒng)迫在眉睫。 2008年省公司推出了新 版的物資管理系統(tǒng)（SG186物資信息系統(tǒng)，由于在起步階段，該系統(tǒng)尚不健全，其功能 仍需不斷完善和調(diào)整。首先,進一步加大推行標準化設(shè)計的力度。省公司在新的物資信息系統(tǒng)中已經(jīng) 進行標準化設(shè)計了部分物 資,以后要在物資信息系統(tǒng)中要進一步嚴格按照新編的物 資辭條進行標準化設(shè)計 ,我市供電公司上報計劃也 必須按照標準化編制 ,避免物資計 劃上報技術(shù)標準的偏差。其次 ,應(yīng)加強我市供電公司應(yīng)用人員的信息系統(tǒng)操作實務(wù)培訓(xùn),加強計算機應(yīng)用知識和物資規(guī)范填寫要求的培訓(xùn),通過培訓(xùn)使物資計劃上報

13、人員熟悉管理制 度,能熟練掌握和應(yīng)用物資信息系統(tǒng) ,全面提高物資計劃上報水平 ,圓滿 完成當月的物資計劃上報工作。最 后,我們要進一步的加快適應(yīng) ,加速應(yīng)用新信息系 統(tǒng)的速度和能力 ,在不斷完善調(diào)整中不斷學(xué)習(xí) ,要緊跟省 公司的要求補充完善數(shù)據(jù) ,其 中的問題要及時反映 ,促進新信息系統(tǒng)運作的有效性和穩(wěn)定性 ,確保物資計劃 的準 確。2、提高計劃人員素質(zhì) ,保證物資需求計劃質(zhì)量完善物資需求計劃流程 ,市 （縣供電公司各部門設(shè)立計劃人員 ,由計劃人員將本部 門物資需求上報單 位項目主管部門 ,市（縣供電公司項目主管部門設(shè)立計劃管理專職 崗位 ,計劃管理專職負責(zé)按照省公司物 資需求計劃上報要求 ,

14、組織物資需求計劃的編 制、整理、匯總、審核、上報工作。負責(zé)每月專項物資計劃（包 括部門通過條線上報計劃的登記和整理工作 ,最后匯總審核并上報公司招投標管理中心。我市供電公 司目 前要把計劃的超前性和編制的準確性、完整性放在最突出的位置 ,因計劃編制 有相當?shù)臉I(yè)務(wù)要求 ,各部門要 相對固定計劃人員 ,計劃管理人員也必須相對固定 ,以保 證計劃人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。經(jīng)常對物資計劃人員進行物 資需求計劃編制要求、物資標 準化、物資信息系統(tǒng)使用等方面的培訓(xùn) ,提高計劃人員素質(zhì) ,保證物資需求計 劃質(zhì) 量。3、完善物資計劃流程 ,解決物資需求計劃差錯完善物資計劃流程 ,為強調(diào)物資計劃的唯一性和嚴肅性 ,物資需求

15、計劃上報并經(jīng) 省公司招標中心審核確 認后 ,不得隨意變更。因受到特殊情況確需變化的 ,須按合同 簽訂前變更流程執(zhí)行 ;因項目設(shè)計、受到政府 決策、計劃外項目導(dǎo)致變化的應(yīng)急物 資 ,需按應(yīng)急物資處理流程執(zhí)行。因此要建立江蘇省電力公司物資采購供應(yīng)業(yè)務(wù)操作手冊 ,規(guī)范合同簽訂前變更流程和應(yīng)急物資處理流程。如因特殊情況確需變更的,須嚴格按照 合同簽訂前變更流程和應(yīng)急物資處理流程 ,經(jīng)我市供電公司項目主管部 門審核確認后 ,從物資需求計劃源頭 進行變更 ,規(guī)范解決物資需求計劃差錯。4、提前物資計劃上報 ,確保物資需求計劃及時我市供電公司要在物資需求計劃和到貨期限的準確性上下工夫,達到省公司 “物資招標、

16、制造、交貨周期”規(guī)定的要求。上報物資計劃既要保證正常的招標、制造、交貨周期,防止因上報延遲造成的招標、制造、 交貨周期緊張而無法按時供應(yīng)。因此物資計劃上報 要考慮一定的物資招標采購周期 ,計劃要適當超前。對于 搶修常規(guī)性物資提前上報 , 保證搶修物資供應(yīng)。公司各部門、單位應(yīng)根據(jù)工程時間節(jié)點,充分考慮招投標時間和物資生產(chǎn)周期 ,及早上報物資計劃 ,盡量控制緊急計劃上報條數(shù)。但上報物資計劃 也不是越早越好 ,上報物資計劃時要細細斟酌 ,使之與項目實際進度能夠盡量接近 ,以 減輕庫存和二次運輸?shù)膲毫Α?、強化物資計劃審核與考核 ,保證物資需求計劃準確、完整、及時按照省公司的工作流程 ,我市供電公司可

17、以在四個環(huán)節(jié)上加強對物資計劃正確 性、完整性的審核。首先 是物資計劃編制上報人員的自身檢查 ,在編制上報物資計 劃的時候?qū)椖啃畔?、物資信息都很了解 ,上報的時候不要再出現(xiàn)錯誤 ;其次是部門 領(lǐng)導(dǎo)的審核 ,領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該對本部門 （單位的物資上報情況都有了解 ,避免出現(xiàn)不符合實 際情況的事情發(fā)生 ;第三是公司內(nèi)部審核會時的檢查 ,在相關(guān)專業(yè)部門、單位的參與 下,檢查所有上報的物資計劃 ,對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行修改。同時在會上公布上月的 物資上報計劃的正確率 ,并形成會議紀要。最后是省公司的審核。通過審核我們還 應(yīng)加強考核 ,參照省公司辦法 ,從設(shè)計提供的清單開始 , 實行一級對一級負責(zé) ,我們也 將對

18、計劃的及時性、準確性和完整性進行匯總考核。并根據(jù)考核結(jié)果落實相關(guān) 責(zé) 任,以次來確保物資計劃的及時、正確與完整。（二積極溝通協(xié)調(diào)、加大催交力度 ,降低物資逾期交貨率1、突出重點 ,跟蹤到位 ,積極與相關(guān)專業(yè)人員的溝通協(xié)調(diào)我市供電公司配送人員要主動與各項目主管部門和施工單位加強溝通,抓住“迎峰度夏”和“百日沖刺”工作重點 ,全面梳理和排查重要物資和供應(yīng)難點 ,加強跟蹤落 實,建立周報制度 ,切實協(xié)調(diào)和解決物資供應(yīng) 和項目施工之間的矛盾和困難。一是通 過工程協(xié)調(diào)或上門溝通 ,加強和主管部門、施工單位的實時溝通 ,了解工程整體實施 進度,了解物資供應(yīng)進度和項目施工之間的匹配情況 ,一旦發(fā)現(xiàn)問題及時與

19、供應(yīng)商和 項目單位進行溝通 ,保證物資按期供應(yīng)。二是指定項目負責(zé)人 ,采取電話催交、傳真 催交和駐廠催交 ,隨時跟蹤物 資生產(chǎn)進度和交貨進度。三是關(guān)注緊急計劃物資供應(yīng) , 提前介入 ,即使合同尚未簽訂 ,配送人員也能積極與 廠家溝通 ,取得理解并及時生產(chǎn) , 保證供應(yīng)。四是關(guān)注安裝和售后服務(wù)中出現(xiàn)的問題 ,及時與廠家聯(lián)系尋求 解決辦 法。2、加大催交力度 ,降低物資逾期交貨率 ,保障物資配送到位我市供電公司配送人員要嚴格按照省公司有關(guān)按照合同交貨期配送物資的工作 要求, 加大物資催交力度 , 保障全年物資配送到位 ,為項目施工提供物質(zhì)保障 ,為工程 結(jié)算提供保證。一是全方位加大催交力度 ,所有

20、 物資嚴格按照合同交貨期保質(zhì)保量 配送 ,凡是無法按照合同交貨期交貨的物資 ,按照生產(chǎn)廠家原因、項目單 位原因進行 分類梳理 ,分別落實交貨。二是對于生產(chǎn)能力無法滿足配送交貨期要求的生產(chǎn)廠家,主動與廠家 聯(lián)系 ,講清利害關(guān)系 ,要求廠家及時安排生產(chǎn) ,加快交貨進度。三是對于配 送中出現(xiàn)的交貨難點問題、多次 催交無果的工程緊急物資 ,及時向省公司匯報 ,反映 情況,爭取上級支持 ,同時加強與廠家溝通 ,主動作為 , 及時協(xié)調(diào)解決問題 ,落實供應(yīng)渠 道。（三加強驗收監(jiān)造 ,嚴把物資質(zhì)量關(guān)貨物驗收是保證物資質(zhì)量的關(guān)鍵 ,必須嚴格把關(guān)。我市供電公司配送員應(yīng)嚴格 執(zhí)行省公司物質(zhì)驗收監(jiān)造 管理辦法 ,切實

21、做好物資到貨驗收工作。一是要組織專業(yè) 人員嚴格按照省公司物資驗收規(guī)定 ,按照合同約定 的數(shù)量 ,規(guī)格型號和質(zhì)量要求進行 驗收,對發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題要及時向廠方提出更換或修復(fù) ,并做好雙方簽字的 書面記錄 ,確 保到貨物資的質(zhì)量。二是要嚴格按照物資工作手冊做好物資驗收單、投運單和質(zhì)保 單的簽署工 作,根據(jù)配送物資的驗收情況 ,準確而翔實地評價供應(yīng)商履約情況 ,不斷提 高配送物資質(zhì)量。三是要配合好 省公司組織的監(jiān)造工作 ,派技術(shù)人員到廠監(jiān)造 ,從嚴 把好質(zhì)量關(guān) ,確保進入施工安裝的物資質(zhì)量符合相關(guān)標 準。（四加強物資配送隊伍建設(shè) ,提升物資配送水平物資“四集中 ”管理對物資配送人員所具有的綜合素質(zhì)提出了

22、較高的要求。物資 管理是重要工作 ,責(zé)任 重要求高 ,因此我市供電公司首先必須提高物資配送人員待遇 , 吸引高素質(zhì)人才穩(wěn)定物資配送隊伍。讓他們 成為物資配送隊伍中能獨當一面的骨 干力量。其次 ,認真組織配送中心職工學(xué)習(xí)上級公司文件精神 ,嚴格執(zhí) 行省公司的工 作要求和制定的崗位職責(zé)以及工作流程 ,加強物資配送人員的技術(shù)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí) ,結(jié)合崗 位實際, 采用請進來 ,走出去和自學(xué)相結(jié)合的方法 ,開展經(jīng)常性的技術(shù)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí) ,有針 對性地進行電腦操作培訓(xùn)和物 資系統(tǒng)管理軟件的應(yīng)用。力爭使配送中心每一個員 工的技能水平盡快勝任崗位的要求 ,從源頭上確保配送零 誤差。最后 ,積極組織配送 中心職工加強對省公司物資配送工作要求的文件學(xué)習(xí),加強對企業(yè)文化有關(guān)服務(wù) 理念的學(xué)習(xí) ,開展配送服務(wù)勞動決賽活動 ,進一步轉(zhuǎn)變觀念 ,提高服務(wù)意識和責(zé)任意識 ,提 高服務(wù)能力和業(yè) 務(wù)工作能力 ,更好地服務(wù)于工程項目建設(shè)、生產(chǎn)運行 ,按時保質(zhì)保量 把物資配送到位 ,不斷提高配送服務(wù)質(zhì) 量。（五積極采取措施 ,力保結(jié)算工作順利進行1、堅決貫徹執(zhí)行到貨物資驗收單管理規(guī)定的通知經(jīng)過對“四集中 ”的物資管理模式運作 ,我市供電公司積累了一定