Office 2003培訓手冊

1、百丈漈鎮(zhèn)校 2011.3.Office 2003 培訓手冊目錄1.Word 2003基本操作41.1基本內(nèi)容41.1.1新建文檔41.1.2打開文檔51.1.3文檔和退出Word61.1.4 Word基本界面71.2排版的使用71.2.1文字的格式71.2.2段落的格式91.2.3邊框和底紋111.2.4項目符號和編號131.2.5制表位161.2.6使用格式刷181.2.7樣式191.2.8分欄211.3表格的使用221.3.1插入表格221.3.2單元格的選取231.3.3單元格的合并和拆分251.3.4單元格里的文字格式251.3.5繪制表格261.3.6插入行、列、單元格271.3.7

2、調(diào)整表格的大小271.3.8表格的復制和刪除281.3.9表格的格式設(shè)置281.3.10排序和數(shù)字計算301.3.11標題行重復311.3.12表格和文字的相互轉(zhuǎn)換321.4插入圖片331.5查閱文檔331.5.1文檔結(jié)構(gòu)圖和大綱級別331.5.2插入目錄352.PowerPoint 2003基本操作362.1建立演示文稿362.2演示文稿的裝飾372.3插入字符392.4插入圖片392.5插入影片和聲音402.6創(chuàng)建圖表412.7幻燈片的編輯442.7.1文本的復制和刪除442.7.2剪貼板的應用452.7.3查找與替換472.7.4撤消和重做482.7.5補充492.8設(shè)置幻燈片格式502

3、.8.1文字格式設(shè)置502.8.2格式刷的使用522.8.3項目符號和編號542.8.4字體的其他設(shè)置572.9幻燈片視圖602.9.1普通視圖602.9.2大綱視圖612.9.3幻燈片瀏覽視圖652.10表格的處理662.11插入組織結(jié)構(gòu)圖682.12幻燈片的放映702.12.1幻燈片的切換702.12.2自定義動畫712.12.3自定義放映722.12.4幻燈片放映752.12.5幻燈片上做標記771.Word 2003基本操作Word是微軟公司的Office系列辦公組件之一，是目前世界上最流行的文字編輯軟件。使用它我們可以編排出精美的文檔，方便地編輯和發(fā)送電子郵件，編輯和處理網(wǎng)頁等等。基

4、本界面介紹：1、 菜單欄：列出word所有可以使用的命令。2、 工具欄：列出word中最常用命令的按鈕。3、 標尺：可調(diào)節(jié)文檔的結(jié)構(gòu)。4、 正文編輯區(qū)：編寫文檔的區(qū)域。5、 滾動條：用于快速查看文檔。6、 狀態(tài)欄：顯示編輯文檔的行列，位置信息。1.1基本內(nèi)容1.1.1新建文檔Word啟動之后自動建立了一個新文檔，注意現(xiàn)在標題欄上的文檔名稱是“文檔1.doc”，單擊工具欄上的"新建空白文檔"按鈕，現(xiàn)在我們就又新建了一個空白的文檔，它的名字叫做“文檔2.doc”。再單擊這個按鈕，就出現(xiàn)了“文檔3”。這是我們新建一個文檔最常用的方法。如圖1所示：圖11.1.2打開文檔打開和新建一

5、樣，單擊工具欄上的“打開”按鈕，就可以打開一個“打開文件”對話框。如圖2所示：圖 2保存文檔：保存文檔和新建也是一樣的，單擊工具欄上的“保存”按鈕，就可對所編輯的文檔進行保存，如果該文檔是第一次建立它會彈出一個對話框，詢問該文檔保存的位置，如圖3、4所示：圖3將文件保存到相應位置的對話框：圖41.1.3文檔和退出Word單擊標題欄中的關(guān)閉按鈕或是工具欄中的關(guān)閉選項都可將當前正在編輯的文檔關(guān)閉，如果我們當前只編輯了一個word文檔，那么這一步操作將連同Word一并關(guān)閉。如圖5、6所示： 圖5 圖6在打開了幾個文檔的時候可以直接退出Word，打開“文件”菜單，選擇“退出”命令，就可以直接退出Wor

6、d。選擇這個命令后，出現(xiàn)了一個對話框，這是提示我們要關(guān)閉的文檔沒有存盤，要不要現(xiàn)在保存，圖7這是Word的一項功能。如果在上次保存之后你又對文檔做了改動，它就會提醒你進行保存。1.1.4 Word基本界面Office2003與Office2000類似同樣有個智能菜單的功能，可以根據(jù)你對菜單命令或按鈕的使用頻率來決定是否直接顯示它們。如果一個菜單項有很長時間沒有被使用的話，Word就會自動把它隱藏起來，減少菜單中直接顯示命令的數(shù)目。 如果要用隱藏起來的命令，只要單擊菜單中的向下雙箭頭或者雙擊這個菜單就可以了。圖 8我們還可以改變菜單欄的位置：在菜單欄的空白處按下鼠標左鍵，往下拖動，菜單欄的位置就

7、改變了。工具欄也可以這樣拖動，點住工具欄左邊的豎線，拖動鼠標，就可以改變工具欄的位置了。圖9改變工具欄位置：圖10還有其他一些工具欄沒有顯示，如果要顯示它們，可以在工具欄上單擊右鍵Word會列出所有工具的快捷選項，我們可以根據(jù)需要選擇常用的工具。1.2排版的使用1.2.1文字的格式在文檔中如何輸入一個X的平方：先輸入“X2”，然后將2選中，打開“格式”菜單，單擊“字體”命令，打開“字體”對話框，在下面的“效果”欄中選擇“上標”，單擊“確定”按鈕，這樣就可以了(如圖11)。圖11這個上標是文字格式的一種，在Word里，有關(guān)字的特殊效果基本上是用文字格式來實現(xiàn)的。下面說一下文字的格式： .常用文字

8、格式 文字的格式可以說就是文字的外觀，文字的字體和字號是最常用的文字格式。此外在Word里面可以設(shè)置的文字格式還有很多。我們來看一下：選中這里第一段的文字，單擊工具欄上的這個“加粗”按鈕，選中文字的筆畫就變粗了；再單擊這個按鈕，讓按鈕彈起來，文字又恢復原狀了；單擊這個“傾斜”按鈕，可以把文字變成斜體顯示；單擊“下劃線”按鈕，選中的文字下面就出現(xiàn)了下劃線。想把這個下劃線設(shè)置成紅色的波浪線，單擊“下劃線”按鈕中的下拉箭頭，選擇這種波浪線，下劃線變成波浪線了；再單擊這個箭頭，這次選擇“下劃線顏色”項，從彈出的顏色面板中選擇“紅色”，在文檔中單擊取消選擇狀態(tài)，它就變成你要的樣子了。 2.設(shè)置動態(tài)效果

9、選中文字，打開“格式”菜單，單擊“字體”命令，打開“字體”對話框，單擊“文字效果”選項卡，單擊“動態(tài)效果”列表中的“赤水情深”，單擊“確定”按鈕，這樣就設(shè)置好了。 剛才的那個對話框里好像還有很多選項，這些也都是文字的格式，不過我們平常能用到的不多。如果你感興趣的話，可以看對話框的預覽框中顯示的效果(如圖12)。圖123.西文字體的中文格式選中要設(shè)置的文字，打開“格式”菜單，單擊“字體”命令，打開“字體”對話框，在這里就可以設(shè)置文字的格式了。需要說明的是，這里的字體設(shè)置是把中文字體是和西文字體分開的，而不是像工具欄把中西文一起設(shè)置。單擊“中文字體”下拉列表框，選擇“黑體”，單擊“西文字體”下拉列

10、表框，選擇“使用中文字體”，這樣就可以讓西文字體也使用黑體。在“字形”列表框中選擇“加粗”，從預覽框中可以看到文字的變化，它的作用相當于選擇了工具欄中的“加粗”按鈕；從字號列表框中選擇“二號”，預覽框中的文字同時變大了；單擊“文字顏色”下拉列表框中的箭頭，單擊“其它顏色”按鈕，從彈出的顏色設(shè)置對話框中選擇想要的顏色，單擊“確定”按鈕，把顏色賦給選定的文字；單擊“下劃線”下拉列表框中的下拉箭頭，選擇這種較粗的雙線，然后這里的“下劃線顏色”就成為可選項了。單擊這個下拉箭頭，從面板中選擇“粉紅”，單擊“確定”按鈕，選中的文字格式就設(shè)置好了。1.2.2段落的格式.段落間距把光標定位在要設(shè)置的段落中，打

11、開“格式”菜單，選擇“段落”命令，打開“段落”對話框，在“間距”選擇區(qū)中，單擊“段后”設(shè)置框中向上的箭頭，把間距設(shè)置為“6磅”，單擊“確定”按鈕，這樣這個段落和后面的段落之間的距離就拉開了，這里的段和段之間并不是用回車來分開的。 .對齊方式在Word里我們通常用的段落的對齊方式有四種，分別是兩端對齊、居中、右對齊和分散對齊。這表示光標所在段落的對齊方式是兩端對齊；我們單擊這個“居中”按鈕，這是居中的效果；單擊“右對齊”按鈕，這是右對齊的效果，再單擊這個“分散對齊”按鈕，文字就這樣來排列了。 Word的左對齊，因為用得比較少，所以在Word里沒有把左對齊按鈕放到工具欄上來。日常使用中通常都是用兩

12、端對齊來代替左對齊。實際上，左對齊的段落里最右邊是不整齊的，會有一些不規(guī)則的空，而兩端對齊的段落則沒有這個問題。 .段落行距行距就是行和行之間的距離，選中全文，打開“格式”菜單，單擊“段落”命令，單擊對話框中“行距”下拉列表框中的下拉箭頭，選擇“1.5倍行距”，單擊“確定”按鈕，就可以改變整個文檔的全部行距了。 .段落的縮進段落的縮進有首行縮進、左縮進、右縮進和懸掛縮進四種形式，標尺上有這幾種縮進所對應的標記。這幾個標記分別代表了段落不同部分的位置：首行縮進就是一段文字的第一行的開始位置空兩格，首行縮進標記控制的是段落的第一行開始的位置；標尺中左縮進和懸掛縮進兩個標記是不能分開的，但是拖動不同

13、的標記會有不同的效果；拖動左縮進標記，可以看到首行縮進標記也在跟著移動，也就是說懸掛縮進標記只影響段落中除第一行以外的其它行左邊的開始位置，而左縮進標記則是影響到整個段落的。如果要把整個段的左邊往右挪的話，直接拖這個左縮進標記就行了，而且這樣可以保持段落的首行縮進或懸掛縮進的量不變。右縮進標記表示的是段落右邊的位置，拖動這個標記，段落右邊的位置發(fā)生了變化。 需要比較精確定位的地方可以按住Alt鍵后再拖動標記，這樣就可以平滑地拖動了。 .自動套用格式此外我們還可以利用Word提供的自動套用格式功能來設(shè)置一些常用文檔的格式：打開“格式”菜單，單擊“自動套用格式”命令，打開“自動套用格式”對話框，選

14、擇套用文檔類型為“常用文檔”，單擊“確定”按鈕，Word就自動套用了默認的常用文檔樣式來給這個文檔排版了；當然也可以選擇“信函”和“電子郵件”兩種樣式來進行設(shè)置。 .使用對話框段落格式也可以通過對話框來設(shè)置：打開“格式”菜單，單擊“段落”命令，打開“段落”對話框，在“縮進”一欄中單擊“特殊格式”下拉列表框，從列表中選擇“首行縮進”，在后面的輸入框中輸入縮進的數(shù)值，設(shè)置好左右縮進的距離，（可以設(shè)置負值）單擊“確定”按鈕，段落的格式就設(shè)置好了(如圖13)。圖131.2.3邊框和底紋.段落的邊框和底紋 把光標定位到要設(shè)置的段落中，打開“格式”菜單，打開“邊框和底紋”對話框，選擇“方框”，在“線型”列

15、表框中選擇虛線，單擊“顏色”下拉列表框中的箭頭，從彈出的面板中選擇“藍色”，然后在這個“應用范圍”下拉列表框中選擇“段落”，單擊“確定”按鈕，我們就給這個段落加上了一個邊框(如圖14)。圖14再來加一個底紋：打開剛才的對話框，單擊“底紋”選項卡，將填充顏色選擇為“灰色-30%”，同樣把“應用范圍”選擇為“段落”，單擊“確定”按鈕，段落的底紋就設(shè)置好了(如圖15)。圖15還可以通過工具欄來給段落設(shè)置邊框和底紋，單擊“常用”工具欄上的“表格和邊框”按鈕，在界面中出現(xiàn)“表格和邊框”工具欄，單擊“繪制表格”按鈕，取消繪制表格狀態(tài)；選中要添加邊框的段落，單擊“邊框”按鈕的下拉箭頭，從彈出的面板中選擇“外

16、部邊框”按鈕，選中的段周圍就出現(xiàn)了邊框，單擊“底紋”按鈕的下拉箭頭，選擇“灰色30%”，就給選中的文字添加了底紋。 這里還可以自己定義邊框線：使用“線型”下拉列表框選擇線型為雙線；選擇顏色為“藍色”，單擊“邊框”按鈕的下拉箭頭，選擇“左框線”單擊，就可以給段落設(shè)置一個藍色雙線的左框線 .頁面的邊框和底紋 打開剛才的對話框，單擊“頁面邊框”選項卡，單擊“藝術(shù)型”的下拉列表框，選擇第一個“蘋果”單擊，注意這里的“應用范圍”是“整篇文檔”，單擊“確定”按鈕，我們就給這個文檔設(shè)置了一個藝術(shù)型的頁面邊框。1.2.4項目符號和編號.自動編號自動識別輸入：當輸入1，頓號，然后輸入項目，回車，下一行就出現(xiàn)了一

17、個“2、”，如果認為輸入的是編號，就會調(diào)用編號功能，設(shè)置起編號來很方便。不想要這個編號，按一下Backspace鍵，編號就消失了。 .項目符號Word的編號功能是很強大的，可以輕松地設(shè)置多種格式的編號以及多級編號等。一般在一些列舉條件的地方會采用項目符號來進行。選中段落，單擊“格式”工具欄上的“項目符號”按鈕，就給它們加上了項目符號。和去掉自動編號的方法一樣，把光標定位到項目符號的后面，按Backspace鍵，就可以了。另外還有一種作法：把光標定位到要去掉的項目符號的段落中，單擊“格式”工具欄上的“項目符號”按鈕，也可以把這個項目符號去掉。 改變項目符號的樣子：打開“格式”菜單，單擊“項目符號

18、和編號”命令，打開“項目符號和編號”對話框，現(xiàn)在是“項目符號”選項卡，選擇一個喜歡的項目符號，然后單擊“確定”按鈕，就可以給選定的段落設(shè)置一個自選的項目符號了(如圖16)。 圖16自定義一個：打開“項目符號和編號”對話框，選擇一個項目符號的樣式，單擊“自定義”按鈕，打開“自定義項目符號列表”對話框，單擊“項目符號”按鈕，打開“符號”對話框，從“字體”列表中選擇一種喜歡的字體，然后選擇一個喜歡的符號，單擊“確定”按鈕，回到“自定義項目符號列表”對話框，單擊“確定”按鈕，就可以把剛才選中的符號作為項目符號了(如圖17)。圖17.編號設(shè)置 打開“格式”菜單，單擊“項目符號和編號”命令，打開“項目符號

19、和編號”對話框，現(xiàn)在這里默認的就是“編號”選項卡了，有很多的編號可以選擇(如圖18)。圖18想用中文的一、二、三也可以，但要設(shè)置一下。選擇一種編號，單擊“自定義”按鈕，打開“自定義編號列表”對話框；從“編號樣式”下拉列表框中選擇中文的“一，二，三 ”，在上面的“編號格式”的輸入框中就出現(xiàn)了我們選擇的樣式，我們在后面輸入一個頓號，將括號刪除；從右面的預覽框中可以看到設(shè)置的效果。單擊“字體”按鈕，打開“字體”對話框，將“中文字體”設(shè)置為“楷體”，單擊“確定”按鈕，回到“自定義編號列表”對話框，可以看到編號的字體已經(jīng)變成楷體了(如圖19)。圖191.2.5制表位.對齊功能 要使文字在分隔后再對齊，可

20、以使用空格，但這樣往往沒有辦法對齊，因此要使用制表位來進行設(shè)置。先來設(shè)置一下：打開“工具”菜單，單擊“選項”命令，打開“選項”對話框，在“視圖”選項卡中的“格式”選擇區(qū)中將“制表符”前面的復選框選中，單擊“確定”按鈕(如圖20)。 圖20在文檔中，選項A和B之間有一個灰色的箭頭，這個就是制表符，將光標定位到下面，輸入一個A，按一下Tab鍵，再輸入一個B，在標尺的中間位置單擊，文字的位置發(fā)生了變化，這就是制表位在起作用。剛才在標尺的中間位置單擊設(shè)置了一個制表位，這個B就是以設(shè)置的制表位的地方來對齊的。通常是在不想使用表格但又想獲得有合適對齊方式的列表中使用制表位，先設(shè)置好制表位，在標尺上單擊，設(shè)

21、置一個左對齊式制表位，單擊標尺左上角的制表符，把當前設(shè)置的制表位變成居中式制表位，再在標尺的合適位置單擊，設(shè)置一個居中式制表位，然后輸入文字；每個制表符后的文字都按照制表位的位置對齊了，在左對齊制表位下的文字靠左對齊，而居中式制表位下的文字則是居中對齊。 .前導字符功能這個目錄里的這些編號就是用制表位來定位的，同時它們也使用了前導字符。我們來做一下：新建一個文檔，打開“格式”菜單，單擊“制表位”命令，打開“制表位”對話框，在輸入框中輸入“8”，“對齊方式”選擇“右對齊”，“前導字符”選擇小圓點，單擊“確定”按鈕。輸入“第一章”，按一下Tab鍵，輸入1，現(xiàn)在在1的前面就有小圓點和前面的“第一章”

22、相連。圖211.2.6使用格式刷格式刷就是“刷”格式用的，也就是復制格式用的。在Word中格式同文字一樣是可以復制的：選中這些文字，單擊“格式刷”按鈕，鼠標就變成了一個小刷子的形狀，用這把刷子“刷”過的文字的格式就變得和選中的文字一樣了。圖22我們可以直接復制整個段落和文字的所有格式。把光標定位在段落中，單擊“格式刷”按鈕，鼠標變成了一個小刷子的樣子，然后選中另一段，該段的格式就和前一段的一模一樣了。 如果有好幾段的話，先設(shè)置好一個段落的格式，然后雙擊“格式刷”按鈕，這樣在復制格式時就可以連續(xù)給其他段落復制格式；單擊“格式刷”按鈕即可恢復正常的編輯狀態(tài)。 另外還可使用組合鍵：Ctrl+Shif

23、t+C、Ctrl+Shift+V 把光標定位在第一段中，按Ctrl+Shift+C鍵，把格式復制下來，再把光標定位到第二段中，按Ctrl+Shift+V鍵，上個段落的格式就復制了過來；再把光標定位到第三段中，按Ctrl+Shift+V鍵，格式也復制到了這里。1.2.7樣式如果想把文檔中所有小字的字體變成“幼圓”，若用格式復制的話要費好多時間，如果用樣式來設(shè)置就很簡單了，文檔中這些字體都使用了“正文”的樣式，將光標定位在該段落中，打開“格式”菜單中“樣式”對話框(如圖23)：圖23選中“樣式”中的“正文”，右鍵選中“修改”按鈕，彈出“更改樣式”對對話框(如圖24)：圖24單擊“格式”按鈕，從彈出

24、的菜單中選擇“字體”，打開“字體”對話框：圖25選擇“中文字體”為“幼圓”，“西文字體”為“使用中文字體”，單擊“確定”按鈕，回到“更改樣式”對話框，單擊“確定”按鈕，回到“樣式”對話框，單擊“關(guān)閉”按鈕，文檔就按我們的要求變化了。 樣式，可以說是一種格式的組合，格式刷在復制格式時是連同樣式一起來復制的。 我們來設(shè)置一個標題的樣式：選擇文檔中的任意一個段落，然后把它們的格式設(shè)置為我們要求的樣子：黑體、加粗、居中、一號字，然后把光標定位在這個段中，打開“格式”菜單，單擊“樣式”命令，打開“格式和樣式”對話框，單擊“新樣式”按鈕，彈出“新建樣式”對話框，在“名稱”一欄輸入“黑體標題”，確認“樣式類

25、型”為“段落”，單擊“后續(xù)段落樣式”下拉列表框，選擇我們剛起的名字“黑體標題”，單擊“確定”按鈕，這個樣式就建立好了。單擊“關(guān)閉”按鈕返回編輯狀態(tài)(如圖26)。圖261.2.8分欄打開“格式”菜單，單擊“分欄”命令，打開“分欄”對話框，選擇“兩欄”，單擊“確定”按鈕，現(xiàn)在我們的文檔就是按兩欄來排版的了(如圖27)。圖27若讓一段文字分四欄顯示，先選中整個段落，然后打開“格式”菜單，選擇“分欄”命令，打開“分欄”對話框，在“欄數(shù)”輸入框中輸入“4”，“應用范圍”選擇“所選文字”，單擊“確定”按鈕，文檔就設(shè)置好了。 調(diào)整欄寬：打開“分欄”對話框，這里有“欄寬”和“間距”兩個輸入框，單擊“欄寬”輸入

26、框中的上箭頭來增大欄寬的數(shù)值，“間距”中的數(shù)字也同時變化了。單擊“確定”按鈕即可。 在分欄中間加分隔線：打開“分欄”對話框，選中“分隔線”前的復選框，單擊“確定”按鈕，在各個分欄之間就出現(xiàn)了分隔線。設(shè)置欄寬不等：打開“分欄”對話框，選擇“偏左”，然后單擊“確定”按鈕，這樣就設(shè)置了一個偏左的分欄格式；如果想設(shè)置多欄的不等寬分欄，先打開“分欄”對話框，在“欄數(shù)”輸入框中輸入“3”，確認“欄寬相等”前的復選框沒有選中，對各個欄寬分別進行設(shè)置，單擊“確定”按鈕，一個不等寬的三分欄就設(shè)置好了。 使用分欄符在段落結(jié)束位置開始分欄：把光標定位到這個段落的后面，打開“插入”菜單，單擊“分隔符”命令，從彈出的“

27、分隔符”對話框中選擇“分欄符”，單擊“確定”按鈕，這樣就可以了。 1.3表格的使用1.3.1插入表格打開“表格”菜單，單擊“插入”選項，單擊“表格”命令，打開“插入表格”對話框，設(shè)置要插入表格的列、行,單擊“確定”按鈕，所需表格就插入到文檔中了(如圖 28)。圖28插入表格還可以使用“表格和邊框”工具欄中的“插入表格”按鈕，單擊這個“插入表格”按鈕拖動光標就可以插入表格了(如圖29)。圖29Word 2003允許在表格中插入另外的一個表格：把光標定位在表格的單元格中，插入的表格就顯示在了單元格中。 在單元格中單擊右鍵，選擇“插入表格”命令，也可以在單元格中插入一個表格。1.3.2單元格的選取就

28、像文章是由文字組成的一樣，表格也是由一個或多個單元格組成的。所以單元格就像文檔中的文字一樣，要對它操作，必須先選取它。 把光標定位到單元格里，在“表格”菜單里的“選則”選項中可選取行、列、單元格或者整個表格(如圖30)。圖30還有下面一些方法： 把光標放到單元格的左下角，鼠標變成一個黑色的箭頭，按下左鍵可選定一個單元格，拖動可選定多個。 像選中一行文字一樣，在左邊文檔的選定區(qū)中單擊，可選中表格的一行單元格。 把光標移到這一列的上邊框，等光標變成向下的箭頭時單擊鼠標即可選取一列。把光標移到表格上，等表格的左上方出現(xiàn)了一個移到標記時，在這個標記上單擊鼠標即可選取整個表格(如圖31)。圖311.3.

29、3單元格的合并和拆分合并一行單元格：先選中一行單元格，打開“表格”菜單，單擊“合并單元格”命令，把選中的單元格合并成一個(如圖32)。合并一列單元格：先選中一列單元格，打開“表格”菜單，單擊“合并單元格”命令，選中的這些單元格也就合并成一個(如圖32)。拆分單元格：選取單元格，打開“表格”菜單，單擊“拆分單元格”命令，彈出“拆分單元格”對話框，選擇拆分成的行和列的數(shù)目，單擊“確定”按鈕(如圖33)。 也可以在單元格中單擊鼠標右鍵，在打開的快捷菜單中選擇“拆分單元格”，或者單擊“表格和邊框”工具欄上的“拆分單元格”按鈕，可以打開“拆分單元格”對話框(如圖34)。 我們還可以選定幾個單元格同時進行

30、拆分或者合并。 圖32 圖33 圖341.3.4單元格里的文字格式選取單元格里的文字，單擊鼠標右鍵，選擇快捷菜單中的“單元格對齊方式”項，會彈出幾個按鈕供選擇，單擊需要的格式(如圖35)。圖35讓所有單元格里的文字格式都一樣：把鼠標移動到表格上，在表格的左上角的移動標記上單擊右鍵，從快捷菜單的“單元格對齊方式”的面板中選擇需要的格式，整個表格中的所有單元格就都一樣了。 把單元格中的文字豎著排行：把光標定位到單元格中，單擊工具欄上的“更改文字方向”按鈕。 事實上可以把表格中的每個單元格看作是一篇獨立的文檔，里面同樣可以有段落的設(shè)置，如“兩端對齊”、“居中”按鈕都可用。 1.3.5繪制表格插入一個

31、3×5的表格，單擊“常用”工具欄上的“表格和邊框”按鈕，鼠標的形狀好像是一支筆，在這個單元格的左上角按下左鍵，拖動鼠標到單元格的右下角，松開左鍵，就在單元格中加上了一條斜線。還用這支筆可以在表格中添加橫線和豎線來拆分單元格(如圖36)。 圖36繪制斜線表頭：這是Word2003提供的一個非常有用的功能，打開“表格”菜單，單擊“繪制斜線表頭”命令，打開“繪制斜線表頭”對話框，在左邊的“表頭樣式”列表框中選擇“樣式二”，右邊“字體大小”使用五號，在這里的行標題輸入“科目”，數(shù)據(jù)標題輸入“成績”，列標題輸入“姓名”，單擊“確定”按鈕，就可以在表格中插入一個合適的表頭了(如圖37)。 圖37

32、1.3.6插入行、列、單元格把光標定位在一個單元格里，在“表格”菜單欄里“插入”選項中選“行”、“列”或者“單元格”選項，就會相應的插入行、列、單元格。 或者選取一個單元格，單擊常用工具欄上的“插入單元格”按鈕，也可以選擇插入一行或一列單元格。 把光標定位到表格最后一行的最右邊的回車符前面，然后按一下回車，就可以在最后面插入一行單元格了。把光標定位在表格下面的段落標記前，單擊工具欄上的“插入行”按鈕，Word會彈出一個對話框，選擇要插入的行數(shù)，單擊“確定”按鈕，行單元格就插入進來了。 1.3.7調(diào)整表格的大小調(diào)整表格大小有以下一些方法：把鼠標放在表格右下角的一個小正方形上，鼠標就變成了一個拖動

33、標記，按下左鍵，拖動鼠標，就可以改變整個表格的大小了，拖動的同時表格中的單元格的大小也在自動地調(diào)整。 把鼠標放到表格的框線上，鼠標會變成一個兩邊有箭頭的雙線標記，這時按下左鍵拖動鼠標，就可以改變當前框線的位置，同時也就改變了單元格的大小，按住Alt鍵，還可以平滑地拖動框線。 選中要改變大小的單元格，用鼠標拖動它的框線，改變的只是拖動的框線的位置。 只改變一個單元格的大?。核械目蚓€在標尺上都有一個對應的標記，拖動這個標記，改變的就只是選中的單元格的大小了。 Word還提供了幾個表格自動調(diào)整的方式：在表格中單擊右鍵，單擊快捷菜單中的“自動調(diào)整”項，單擊“根據(jù)內(nèi)容調(diào)整表格”命令，可以看到表格的單元

34、格的大小都發(fā)生了變化，僅僅能容下單元格中的內(nèi)容了。選中整個表格，按一下Delete鍵，將表格中的所有內(nèi)容全部刪除，表格的所有單元格僅僅能容下一個段落標記了。 選擇表格的自動調(diào)整為“固定列寬”，選中整個表格，按Delete鍵，可以看到表格框線的位置沒有發(fā)生變化；選擇“根據(jù)窗口調(diào)整表格”，表格自動充滿了Word的整個窗口。 通常希望輸入相同性質(zhì)的文字的單元格寬度和高度一致，先選中這些列，單擊“表格和邊框”工具欄上的“平均分布各列”按鈕，選中的列就自動調(diào)整到了相同的寬度；行也可以這樣來做。 1.3.8表格的復制和刪除復制表格：表格可以全部或者部分的復制，與文字的復制一樣，先選中要復制的單元格，單擊“

35、復制”按鈕，把光標定位到要復制表格的地方，單擊“粘貼”按鈕，剛才復制的單元格形成了一個獨立的表。 刪除表格：選中要刪除的表格或者單元格，按一下Backspace鍵，彈出一個“刪除單元格”對話框，其中的幾個選項同插入單元格時的是對應的，單擊“確定”按鈕。 注意：Delete是刪文字，而這個Backspace是刪表格的單元格。1.3.9表格的格式設(shè)置格的格式與段落的設(shè)置很相似，有對齊、底紋和邊框修飾等。選中整個的表格，單擊“格式”工具欄上的“居中”、“左對齊”等按鈕即可調(diào)整表格的位置。 表格邊框修飾：把表格周圍的框線變粗一時，單擊“表格和邊框”工具欄上的“粗細”下拉列表框，選擇合式的線條，然后單擊

36、“框線”按鈕的下拉箭頭，單擊“外部框線”按鈕，這樣可以在表格的周圍放上一條所選線條的邊框；表格添加底紋：選中第一行，單擊鼠標右鍵，選中“邊框和底紋”命令，單擊“底紋”按鈕的下拉箭頭，選擇顏色，取消選擇，即見效果(如圖38)。圖38Word為我們提供了表格自動套用格式的功能。單擊“表格”菜單欄里“自動套用格式”選項，打開“自動套用格式”對話框，選擇格式，單擊“確定”按鈕，表格的格式設(shè)置好了?；旧铣Ｓ玫母袷綇倪@里都可以找到的(如圖39)。圖39單元格之間加一些間隙：在表格中單擊右鍵，選擇“表格屬性”命令，打開“表格屬性”對話框(如圖40)。圖40單擊“選項”按鈕，選中“允許調(diào)整單元格間距”復選框

37、(如圖41)，在后面的數(shù)字框中輸入“0.1”，單擊“確定”按鈕，回到表格屬性對話框，單擊“確定”按鈕，這樣就可以了。圖411.3.10排序和數(shù)字計算表格的排序：選中需要排序的一列，單擊“表格和邊框”工具欄山的“降序”或者“升序”按鈕即可。 表格的求和：把光標定位到需要求和的“列”的下面的單元格中，單擊“自動求和”按鈕。若要求“行”的和，先把光標定位到需要求和的“行”的右面的單元格中，單擊“自動求和”按鈕，然后選中這個數(shù)字，把它復制到下面的單元格中，選中這一列，按一下F9鍵，其余行的和就都出來了。 剛才單擊“自動求和”按鈕是在單元格中插入了一個求和公式，然后把求和公式復制到其它的單元格中。按F9

38、則是更新域，因為這些是公式域，我們把域更新一下就可以看到正確的結(jié)果了。1.3.11標題行重復標題行重復：如果表格分在了兩頁顯示，而第二頁中的表格沒有表頭，這樣在單看第二頁的表格時就會不知所云。在Word中可以使用標題行重復來解決這個問題：選中第一行表格，打開“表格”菜單，單擊“標題行重復”命令(如圖42)，在第二頁的表格中標題行就出現(xiàn)了。 圖421.3.12表格和文字的相互轉(zhuǎn)換使用Word可以把文字轉(zhuǎn)換成表格：選中這些文字，打開“表格”菜單，單擊“轉(zhuǎn)換”項，單擊“文字轉(zhuǎn)換成表格”命令(如圖43)，在這里的“文字分隔”位置選擇“制表符”，單擊“確定”按鈕，文字就轉(zhuǎn)換成了表格(如圖44)。 同樣可

39、以把表格轉(zhuǎn)換成文字：把光標定位在表格中，打開“表格”菜單中的“轉(zhuǎn)換”子菜單，單擊“表格轉(zhuǎn)換成文字”命令，打開“表格轉(zhuǎn)換成文字”對話框，在這里的“文字分隔符”欄選擇“制表符”，單擊“確定”按鈕，就把這個表格轉(zhuǎn)換成了文字。 圖43 圖44我們經(jīng)常會希望文字能環(huán)繞在表格的周圍，在表格中單擊右鍵，選擇快捷菜單中的“表格屬性”命令，打開“表格屬性”對話框（如圖45），在當前的“表格”選項卡中有一個“文字環(huán)繞”選擇區(qū)，選擇“環(huán)繞”，單擊“確定”按鈕，回到編輯狀態(tài)，拖動表格到文字的中間，文字就在表格的周圍形成了環(huán)繞。圖451.4插入圖片打開“插入”菜單，單擊“圖片”選項，單擊“來自文件”命令，選擇要插入的圖

40、片，單擊“插入”按鈕，圖片就插入到文檔中了。選中這個圖片，界面中還會出現(xiàn)一個“圖片工具欄”。 插入圖片 單擊“圖片”工具欄上的“插入圖片”按鈕，可以打開“插入圖片”對話框。（如圖46） 圖461.5查閱文檔1.5.1文檔結(jié)構(gòu)圖和大綱級別在Word里查閱文檔比較簡單，打開“視圖”菜單，單擊“文檔結(jié)構(gòu)圖”命令(圖47)，在頁面視圖中打開文檔結(jié)構(gòu)圖，左邊是文檔結(jié)構(gòu)圖，單擊這里的條目，可以把光標定位到文檔中相應的位置。不過左邊文檔結(jié)構(gòu)圖中出現(xiàn)的是大綱級別，不是正文的段落。圖47大綱級別是段落格式的一個選項，前面沒有接觸到，右邊是稿件的原稿，左邊的文檔結(jié)構(gòu)圖中沒有任何的文字，打開“格式”菜單，單擊“段落

41、”命令(圖48)，打開“段落”對話框，在 “大綱級別”的下拉列表框中選擇“2級”(圖49)，單擊“確定”按鈕，這個段落就在左邊的文檔結(jié)構(gòu)圖中出現(xiàn)了；把下面段落的大綱級別設(shè)置為“2級”，這個段落也出現(xiàn)在了文檔結(jié)構(gòu)圖的列表中。 圖48圖49Word共將段落分成了十個級別，其中只有正文一級不會在文檔結(jié)構(gòu)圖中出現(xiàn)，而從第一級到第九級的大綱級別是從屬的關(guān)系，這個2級大綱歸屬于1級來管，單擊這個減號，可以把層級折疊起來，而且減號變成了加號，單擊加號，層級又展開了。 事實上一般文檔多數(shù)用樣式來排版，而通常在樣式中已經(jīng)包含了大綱級別的設(shè)置，因此只要應用了標準的樣式排版，就可以在任何時候方便地查閱文檔。1.5.

42、2插入目錄在Word中可以對一個編輯和排版完成的稿件自動生成目錄。把光標定位到文檔的最后，打開“插入”菜單，單擊“索引和目錄”命令，單擊“目錄”選項卡，這里的目錄設(shè)置是按照樣式來進行的，單擊“格式”下拉列表框，選擇“簡單”，選中“頁碼右對齊”前的復選框，單擊“制表符前導符”下拉列表框，選擇圓點，單擊“確定”按鈕，Word就自動生成了文檔的目錄(圖50)。就像文檔結(jié)構(gòu)圖一樣，可以通過單擊這些目錄的條目直接跳轉(zhuǎn)到文檔中相應的位置。 圖502.PowerPoint 2003基本操作PowerPoint和Word、Excel等應用軟件一樣，都是Microsoft公司推出的Office系列產(chǎn)品之一，主要

43、用于設(shè)計制作廣告宣傳、產(chǎn)品演示的電子版幻燈片，制作的演示文稿可以通過計算機屏幕或者投影機播放；利用PowerPoint，不但可以創(chuàng)建演示文稿，還可以在互聯(lián)網(wǎng)上召開面對面會議、遠程會議或在Web上給觀眾展示演示文稿。隨著辦公自動化的普及，PowerPoint的應用越來越廣。2.1建立演示文稿我們創(chuàng)建一個新的演示文稿單擊“新建”按鈕新建后會出現(xiàn)一個空白頁面，在頁面的右側(cè)會有幻燈片版式的選擇?？筛鶕?jù)自己的需要選擇不同的版式。選擇后我們就可以個正文添加內(nèi)容了，占位符里面有提示“單擊此處添加”，我們按照它的提示單擊，提示文字消失，光標停留在占位符里，等待我們添加內(nèi)容，我們可以根據(jù)不同的需要添加不同的內(nèi)容

44、。2.2演示文稿的裝飾現(xiàn)在演示文稿都是白底黑字，不太好看，我們給演示文稿美美容。 套用模板是美化演示文稿的簡便方法，通俗地說，利用模板可以使幻燈片有背景，使幻燈片上的字都有顏色，內(nèi)容都能排列得很整齊。除內(nèi)容外應用相同模板的幻燈片形式是完全一樣的。點擊工具條下的格式幻燈片設(shè)計在界面的右側(cè)會出現(xiàn)應用涉及模板列表框中列出了PowerPoint本身給出的幾十種模板，這時可以根據(jù)文稿的內(nèi)容和自己的愛好，選擇合適的模板樣式。2.3插入字符下面我們再講一下如何插入特殊字符，比如插入一個“×”。把光標定位在要插入特殊字符的位置，單擊“插入”菜單，在彈出的菜單中選擇“符號”命令（圖左）出現(xiàn)“符號”對話

45、框（圖右） 單擊“字體”下拉列表框，里面顯示了很多種字體，我們選擇“Symbol”字體，這是比較常用的字體，里面的符號很全。常見的等都可以在這里找到，當我們用鼠標單擊一個符號時，符號會以選中狀態(tài)放大顯示。我們選中“×”，再單擊“插入”按鈕（雙擊這個符號也行），乘號就被插入到文稿中了；如果還想插入其它符號，可以繼續(xù)相同的操作；如果沒有其它符號要插入，就單擊“關(guān)閉”，回到文稿中。 插入的符號可以和其它文字一樣，進行各種編輯處理。剛才我們所插入的字符是在“Symbol”字體中，而在其它字體里面，比如字體 等符號在"Wingdings"字體中。2.4插入圖片我們可以通過在

46、幻燈片中插入圖片來增加視覺效果，提高觀眾的注意力，給觀眾傳遞更多的信息。更重要的是圖片能夠傳達語言難以描述的信息，有時需要長篇大論的問題，也許一幅圖片就解決問題了。單擊“插入”菜單中的“圖片”項，會出現(xiàn)許多選項我們可以根據(jù)我們的具體要求來選擇插入圖像的類型，我們好可以對圖像進行簡單的編輯和縮放等操作。2.5插入影片和聲音為了使幻燈片更加活潑、生動，我們還可以插入影片和聲音呢！ 單擊“插入”菜單，選取“影片和聲音”項，在子菜單中選取“文件中的聲音”命令。打開“插入聲音”對話框，在對話框中找到聲音文件保存的位置，然后選中它。我們就選這個logoff聲音文件，單擊“確定”按鈕。這時系統(tǒng)提示“是否需要

47、在幻燈片放映時自動播放聲音”，單擊“是”按鈕確認。插入的聲音在放映幻燈片時會自動播放，如果想在放映之前先聽一下，可以雙擊一下這個小喇叭狀的圖標。 你還可以把自己的聲音加到文稿里。插入的聲音可以是Office 2003的剪輯庫中提供的現(xiàn)成文件，也可以是用戶自己創(chuàng)建的，只要是PowerPoint支持的格式就行。比如Windows里錄音機錄WAV格式的聲音，MID格式的聲音文件、CD音樂和AVI格式的影片文件。插入影片和插入聲音操作是非常相似的，我們再來插入一段電影。單擊“插入”菜單，選擇“影片和聲音”命令，在子菜單中選取“文件中的影片”命令。哦，出來“插入影片”對話框了，找到一個電影文件，就選00

48、1這個影片。單擊“確定”按鈕。系統(tǒng)提示“是否需要在幻燈片放映時自動播放影片”，單擊“是”按鈕確認。最后雙擊播放。2.6創(chuàng)建圖表接下來我們學習插入圖表，這也是制作幻燈片時經(jīng)常要使用的。 圖表是什么呢？用圖表能表達任何數(shù)值信息，利用圖形表示數(shù)值直觀明了，并且可以美化數(shù)據(jù)，增加觀眾的興趣。使用條形圖、餅圖、面積圖等類型表示數(shù)據(jù)，原來比較枯燥的數(shù)據(jù)變得一目了然，大大增加了演示文稿的感染力。單擊“常用”工具欄上的“插入圖表”按鈕。彈出“數(shù)據(jù)表”窗口，默認的數(shù)據(jù)已出現(xiàn)在表格中了。這時就進入了圖表編輯環(huán)境，Graph的菜單和工具欄取代了PowerPoint的菜單和工具欄，只有上面的標題欄沒有變。數(shù)據(jù)表上有一

49、個單元格A1，它的周圍有個黑框（圖二），表示它是活動單元格，利用方向鍵或鼠標單擊可以移動活動單元格。我們在數(shù)據(jù)表的活動單元格中輸入數(shù)據(jù)，原有的數(shù)據(jù)就被替代了。數(shù)據(jù)改變后圖也隨著變化。 數(shù)據(jù)表的第一行和第一列是標題，直接就可以修改?？矗瑔螕羝渲幸粋€單元格，然后輸入修改值就行了。如果想添加列或行，直接在空白的列或行中輸入標題和數(shù)據(jù)就可以了，下面我們添加一行數(shù)據(jù)。如果要刪除列數(shù)據(jù)，例如要刪除第一列，可以用鼠標右鍵單擊第一列列標題欄(圖三），在打開的快捷菜單中選擇“刪除”命令(圖四）；如果要刪除行數(shù)據(jù)，例如第二行，同樣用鼠標右鍵單擊第二行行標題欄，在打開的快捷菜單中選擇“刪除”命令（圖五）。圖表會隨著

50、數(shù)據(jù)的變化而變化。（圖二）（圖三）（圖四）（圖五）接下來為圖表添加標題。關(guān)閉數(shù)據(jù)表，單擊“圖表”菜單下的“圖表選項”。在對話框中選擇“標題”選項卡，在“圖表標題”文本框中輸入標題，單擊“確定”按鈕，看，圖表有名字了。柱形圖是默認的圖表類型，我們可以根據(jù)需要修改圖表的類型。單擊工具欄中的“其他按鈕”，在彈出的菜單中單擊“圖表類型”下拉列表框，從列表中選擇“折線圖”。當前圖表就變?yōu)檎劬€圖了（圖七）。 我們還可以詳細地改變圖表類型，選擇菜單“圖表”中的“圖表類型”命令，在打開的“圖表類型”對話框中選取圖表類型，這時右面還會列出子圖表類型?？?，XY散點圖、面積圖、股價圖，種類很多吧！ 根據(jù)數(shù)據(jù)的特點，

51、我們選擇“三維簇狀柱形圖”（圖八）?？?，每個單位每個季度的銷量不就很清楚了嘛！ （圖七）（圖八）如果覺得這個圖表的背景太單調(diào)了，也可以裝飾一下。圖表中的各個對像都可以編輯。只要雙擊圖標本身，就會打開所選對象的格式設(shè)置對話框（圖九），就可以進行設(shè)置了。（圖九）如果要調(diào)整數(shù)據(jù)序列，直接單擊工具欄中的“按行”或“按列”就行了。“按行”就是按數(shù)據(jù)表中的行序列制作圖表，通俗點說，“按行”就是比較每個季度各單位的銷售量，“按列”就是比較每個單位在各個季度的銷售量。 圖表調(diào)整好后，單擊一下圖表外的任意位置，就退出圖表編輯環(huán)境，返回到PowerPoint中了。 提示：如果還有不明白的地方，可以參考一下Exce

52、l里對圖表更詳細的講解。 如果想要再次進入圖表環(huán)境進行編輯修改操作，只要雙擊一下圖表就行了。2.7幻燈片的編輯2.7.1文本的復制和刪除在建立演示文稿過程中，總要對它進行編輯。文字處理的最基本編輯技術(shù)是刪除、復制和移動等操作。在進行這些操作之前，您必須選擇所要編輯的文本。把光標放在選擇文本的開始處，按下左鍵，拖動鼠標到要選擇文本的結(jié)尾處，然后釋放鼠標。（如左圖）看，文字變成反白，表示文本已經(jīng)選中了。用鼠標拖動來選擇文本的方法是最常用的。把光標放在文本框中的文字內(nèi)，用鼠標雙擊，這時您選中的是一個字、詞組或單詞；連續(xù)三擊鼠標左鍵，可以選中整段文本；如果想選中所在文本框中的所有文字，就按一下Ctrl

53、+A鍵。如果要刪除這些文本，您可以按一下鍵盤上的DEL鍵，文本就被刪掉了。同樣，按一下“常用”工具欄上的“剪切”按鈕，文本也被刪掉了，而且這時剪切下來的文本還被保存到了剪貼板上。如果選中要刪除的文字后，直接輸入新的文本，這時既刪除了所選文本，又在所選文本處插入了新的內(nèi)容。您可以靠Backspace鍵和Delete鍵來分別刪除光標前面和后面的文本，但按一下鍵只能刪掉一個字符。在一個文稿中，總有許多內(nèi)容相同或相似的地方。復制，就是把選擇的文本保存在剪貼板中，然后在需要的地方進行粘貼，利用復制和粘貼可以節(jié)省大量重復性勞動。 在上面圖中，選中“湖泊的消長”這行文字，按一下工具欄上的“復制”按鈕，把鼠標

54、在這一段下面點一下，選擇工具欄上的“粘貼”按鈕；看，文本被復制過來了（如右圖）。移動文本與復制文本比較類似，區(qū)別在于它刪除了原來所選的文本，從另一個角度看，它是剪切和粘貼的過程。移動文本還有一種方法，先選定要移動的文本，再把光標移到選定文本上，當光標變成箭頭形狀時，按下左鍵并拖動到要放置文本的位置釋放鼠標，文本就過來了。實現(xiàn)這些操作的方法很多，比如用菜單命令啦，用鼠標右鍵啦，這些您都可以試一試。但有一點要告訴您，剪切、復制、粘貼有三個快捷鍵：分別是Ctrl+X、Ctrl+C和Ctrl+V，記住了這三個快捷鍵；這三個快捷鍵是Win98里通用的快捷鍵，也就是說在其它應用程序里，您也可以利用Ctrl

55、+X、Ctrl+C和Ctrl+V來完成剪切、復制和粘貼操作。2.7.2剪貼板的應用剪貼板是一個能夠存放多個復制內(nèi)容的地方，它可以使用戶進行有選擇的粘貼操作。例如，可以將多個不同的內(nèi)容，比如文本、圖片、表格或圖表等放到剪貼板中，然后有選擇性地粘貼。 如果想取最后一次加進去的內(nèi)容，直接進行粘貼就行了；如果要找前幾次存進去的，可以在工具欄處，單擊鼠標右鍵；選取“剪貼板”，彈出剪貼板的對話框；你復制的內(nèi)容都在里面存著呢。剪貼板里的三個按鈕分別是粘貼、全部粘貼和清空“剪貼板”，下面顯示的就是剪貼板的“庫房”，從小圖標上可以知道它是在PowerPoint中復制的，還是在其他Office成員中復制的。 剪貼板中最多只能放12個Office的復制內(nèi)容，當進行第13次復制操作時；對話框?qū)⒏嬖V你“繼續(xù)復制將刪除第一次復制的內(nèi)容”。當鼠標在小圖標上停留時，旁邊會顯示出里面的內(nèi)容。這樣，在文稿中確定要粘貼的位置，然后從剪貼板中找到要粘貼的內(nèi)容，單